Checklisten-Software für Unternehmen mit mehreren Teams

Checklisten-Software verwaltet Prüfvorlagen zentral und steuert, wer sie wann ausführt. Sie unterscheidet sich von einer reinen Checklisten-App darin, dass Vorlagen versioniert und freigegeben werden und die Ergebnisse über alle Prüfungen hinweg auswertbar sind. firstaudit deckt beides ab, die Verwaltung am PC und die Durchführung am Gerät.

Das hängt vom Einsatz ab. Wer nur Aufgaben abhakt, kommt mit einer einfachen App aus. Für Prüfungen mit Fotos und Maßnahmen, die auch ohne Netz in der Halle laufen müssen, braucht es mehr. firstaudit bündelt das in einem System und erzeugt den Bericht direkt am Ende der Prüfung. Die Daten liegen in Deutschland, und für einen Benutzer ist firstaudit dauerhaft kostenlos.

Der übliche Weg ist das Nachbauen im neuen System, und daran scheitern die meisten Projekte. firstaudit liest bestehende Excel-, Word- und PDF-Listen ein und erzeugt daraus die digitale Vorlage.

Ja. firstaudit bringt Vorlagen für häufige Prüfungen mit, etwa Gebäudebegehung, Brandschutz, Wareneingang, 5S-Audit, Maschinenprüfung und HACCP. Sie lassen sich direkt nutzen oder an den eigenen Ablauf anpassen. Die Bibliothek wächst laufend.

Nein. Checklisten entstehen im Baukasten, per Klick statt per Code. Sie registrieren sich, bauen oder importieren die erste Vorlage und starten auf dem Smartphone. Die IT kommt erst ins Spiel, wenn firstaudit an andere Systeme angebunden werden soll.

Ja. Fragen lassen sich an Bedingungen knüpfen. Beantwortet der Prüfer „Zustand der Anlage in Ordnung?“ mit Nein, erscheinen ein Pflichtfeld für ein Foto und eine Maßnahme mit Frist. Bei Ja bleiben beide ausgeblendet. So bleibt die Checkliste im Normalfall kurz, und im Fehlerfall fehlt kein Nachweis.

Ja. In der Auftragsverwaltung legen Sie ein Intervall fest, täglich, wöchentlich, monatlich oder frei gewählt. firstaudit erzeugt die Aufträge dann selbst und weist sie den zuständigen Mitarbeitern zu. Schichtprüfungen und Sicherheitsrundgänge muss so niemand mehr von Hand planen.

Aufgaben entstehen direkt in der Prüfung. Findet der Prüfer eine Abweichung, legt er die Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist gleich am Prüfpunkt an. firstaudit erinnert an offene Punkte, bis sie erledigt sind. Eine separate Aufgabenliste in Excel oder per Mail fällt damit weg.

Ja, und das ist der Hauptgrund für eine Software statt einer App. Die Vorlage wird einmal freigegeben und gilt für alle Standorte. Wird sie geändert, arbeiten alle ab der Freigabe mit der neuen Fassung, ältere Prüfungen behalten ihren Stand.

Ja. Jede Frage lässt sich einzeln übersetzen, und jeder Mitarbeiter führt die Checkliste in seiner Sprache aus. Ausgewertet wird trotzdem über eine gemeinsame Vorlage. Die Oberfläche von firstaudit gibt es ebenfalls in mehreren Sprachen.

Ja. Prüfer und Abnehmer unterschreiben direkt auf dem Touchscreen, am Smartphone genauso wie am Tablet oder Windows-Gerät. Die Unterschrift steht im Prüfbericht und lässt sich danach nicht mehr ändern. Bei Abnahmen und Übergaben ersetzt das den Papierbeleg.

Jeder Prüfbericht wird mit Zeitstempel und Benutzer gespeichert. Spätere Änderungen protokolliert firstaudit, damit im Audit nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat. Das deckt die Nachweispflichten ab, die etwa ISO 9001 oder GMP an die Dokumentation stellen. Die Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.

Rundgänge und Schichtübergaben laufen direkt an der Linie auf dem Gerät, ohne Papier und ohne Abtippen im Büro. Abweichungen gehen sofort mit Foto ins System, die Maßnahme ist gleich zugewiesen. Gemba Walks oder 5S-Audits funktionieren auch in Hallen ohne Netz: Auftrag einmal abrufen, offline prüfen, der Abgleich folgt automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.

Ja. Alle Daten lassen sich vollständig exportieren, als PDF für Berichte und als CSV oder XML für die Weiterverarbeitung. Für die Anbindung an ERP- oder MES-Systeme steht eine API bereit. Wie viel Aufwand eine Integration macht, hängt vom Zielsystem ab. Das klären wir vorab im Gespräch.

Der Preis richtet sich nach der Zahl der Benutzer. firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Ab dem zweiten Benutzer gilt der Standard-Tarif, abgerechnet ab mindestens fünf Benutzern.

Der Einstieg ist die kostenlose Version für einen Benutzer, ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit. Teams arbeiten im Standard-Tarif in der Cloud. Ab 50 Benutzern lässt sich firstaudit auch auf eigenen Servern installieren. Aktuelle Preise stehen unter firstaudit.de/preise.

Der größte Posten ist die Nacharbeit nach der Prüfung, also Notizen abtippen und Fotos zuordnen. Mit firstaudit fällt sie weg, weil der Bericht am Ende der Prüfung fertig ist. Prüft ein Team von fünf Personen jede Woche, sind die Lizenzkosten meist nach wenigen Wochen eingespielt. Schwerer zu beziffern, aber oft teurer: eine lückenhafte Dokumentation im Audit.