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Dokumentations Software auf firstaudit basierend

Dokumentationssoftware für Prüfungen, Wartungen und Berichte

firstaudit digitalisiert operative Dokumentation direkt vor Ort. Teams erfassen Prüfergebnisse, Mängel, Fotos, Wartungsnachweise und Begehungsprotokolle mobil, auch offline. Aus den Daten entstehen automatisch nachvollziehbare Berichte, Maßnahmen und auditfähige Nachweise.

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Kostenlos

starten, keine Kreditkarte

60% weniger

Dokumentationsaufwand

100%

offlinefähig, auch ohne Internet

DSGVO

konform, Server in Deutschland

4.8auf Capterra
1000+Unternehmen
Entwickelt in Deutschland

Weltweit eingesetzt. Täglich bewährt.

LiebherrNTTDaimlerEG GroupSchulerAndritzPhilippsPartnerPartnerPartnerPartnerPartner

Eingesetzt in Qualitätssicherung • Arbeitssicherheit • Instandhaltung • Facility Management • Bauwesen
Fertigung • Energie • Gesundheitswesen • Lebensmittel • Logistik • Handel

Warum operative Dokumentation in der Praxis scheitert

Nicht weil Teams schlecht arbeiten. Sondern weil Papier, Excel und viele Softwarelösungen nicht für die Arbeit vor Ort gemacht sind.

Dokumentation passiert nicht direkt vor Ort

Ergebnisse werden auf Papier notiert, später ins Büro getragen und abgetippt. Der Aufwand verdoppelt sich – und Fehler entstehen genau beim Übertragen.

Offline-Probleme erzeugen Papier-Parallelprozesse

Viele Softwarelösungen funktionieren nur online. In Hallen, Kellern oder auf Baustellen weichen Teams auf Papier aus – und das digitale System wird zur Parallel-Dokumentation.

Ein Mangel im Protokoll ist noch keine gelöste Aufgabe

Wer ihn behebt, bis wann und mit welchem Ergebnis – das bleibt in vielen Systemen offen. Ohne direkte Verknüpfung zwischen Befund und Maßnahme versanden offene Punkte unbemerkt.

Jede Dokumentation endet mit manueller Nacharbeit

Daten erfassen ist eine Sache – einen verwendbaren Bericht daraus zu machen eine andere. Solange beide Schritte getrennt sind, frisst die Nacharbeit die eingesparte Zeit wieder auf.

firstaudit verbindet, was im operativen Alltag zusammengehört

Digitale Formulare, mobile Erfassung vor Ort, Fotodokumentation, Maßnahmenverfolgung und automatische Berichte. In einem System, vollständig offline nutzbar, DSGVO-konform und entwickelt in Deutschland.

Was ist Dokumentationssoftware?

Dokumentationssoftware für Prüfungen, Wartungen und Inspektionen

Dokumentationssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Prüfprozesse, Wartungsnachweise, Begehungsprotokolle und Inspektionsergebnisse digital zu erfassen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Im Unterschied zu allgemeinen Dokumentenmanagement-Systemen ist firstaudit speziell für operative Prüf- und Dokumentationsprozesse entwickelt.

firstaudit ist eine Dokumentationssoftware und App aus Deutschland für Qualitätsprüfungen, Sicherheitsbegehungen, Wartungsnachweise, Fotodokumentationen, Mängelberichte und Compliance-Dokumentation. Teams dokumentieren mobil direkt vor Ort, auch ohne Internetverbindung. Berichte entstehen automatisch aus den erfassten Daten.

Im Unterschied zu klassischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie Confluence, SharePoint oder Notion richtet sich firstaudit nicht an Wissensmanagement oder IT-Dokumentation, sondern an Teams, die operative Prüfprozesse digital abbilden und daraus direkt Berichte, Maßnahmen und Nachweise erzeugen müssen.

Einsatzbereiche

Für welche Dokumentationsprozesse eignet sich firstaudit?

🔧

Wartungsdokumentation

Wartungsnachweise, Prüfprotokolle und Maschinenzustände direkt vor Ort digital erfassen. Wartungsfristen überwachen und Nachweise revisionssicher archivieren.

🦺

Arbeitssicherheit

Sicherheitsbegehungen, Gefährdungsbeurteilungen und DGUV-Prüfungen mobil dokumentieren. Mängel direkt als Maßnahme erfassen und eskalieren.

🏭

Qualitätsdokumentation

Qualitätsprüfungen, Produktionskontrollen und Abweichungsberichte digital erfassen. Grundlage für ISO 9001 und IATF-Zertifizierung.

🏢

Facility Management

Gebäudebegehungen, Reinigungskontrollen, Brandschutzprüfungen und Zustandsdokumentation mobil abbilden. Einheitlicher Standard über alle Standorte.

🏗️

Baudokumentation

Bauabnahmen, Mängelprotokolle und Übergabedokumentationen direkt auf der Baustelle erstellen. Fotos mit Zeitstempel und GPS-Zuordnung.

🍽️

Hygiene und HACCP

HACCP-Kontrollen, Temperaturmessungen und Hygienedokumentationen für Lebensmittelbetriebe. Nachvollziehbare Dokumentation für Behörden und Zertifizierungen.

📋

Compliance-Dokumentation

Gesetzliche Anforderungen, interne Vorgaben und Normen systematisch prüfen und nachvollziehbar dokumentieren. Audit-ready jederzeit.

⚡

Technische Prüfungen

UVV-Prüfungen, BGV/DGUV-Kontrollen und Betriebsmittelprüfungen digital erfassen. Prüffristen automatisch überwachen, Nachweise auf Knopfdruck.

🚛

Fuhrpark und Logistik

Fahrzeugprüfungen, Übergabeprotokolle und Transportdokumentationen mobil erstellen. Rechtssichere Nachweise direkt in der App.

So funktioniert es

Von der Begehung bis zum fertigen Bericht in 4 Schritten

1

Dokumentationsvorlage erstellen

Prüfformulare per Baukastenprinzip erstellen, ohne Programmierkenntnisse. Bestehende Papierformulare direkt übertragen. Ihr Team startet in Minuten, nicht in Wochen.

2

Vor Ort dokumentieren

Mitarbeiter öffnen das Formular auf Smartphone, Tablet oder Windows und dokumentieren direkt vor Ort. Kein Zurück ins Büro, kein Abtippen.

3

Mängel und Maßnahmen erfassen

Abweichungen werden direkt im Prüfschritt dokumentiert und sofort als Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist weiterverfolgt.

4

Bericht automatisch erstellen

Nach Abschluss erstellt firstaudit automatisch einen strukturierten Prüfbericht. Export als PDF, XML oder CSV. Beim nächsten Audit sind alle Nachweise auf Knopfdruck abrufbar.

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Funktionen

Was die Dokumentationssoftware von firstaudit leistet

Digitale Checklisten und Formulare

Eigene Prüfformulare per Baukastenprinzip erstellen, ohne Programmierkenntnisse. Für jeden Dokumentationstyp anpassbar.

Fotodokumentation im Prüfschritt

Fotos direkt in der App aufnehmen. Automatisch dem passenden Standort, Objekt oder Asset zuordnen. Kein manuelles Übertragen.

Vollständig offline

Dokumentation auch ohne WLAN oder Mobilfunk. In Hallen, Kellern, auf Baustellen. Automatische Synchronisation bei Verbindung.

Maßnahmen direkt aus der Dokumentation

Abweichungen sofort als Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist weiterverfolgen. Status zentral nachverfolgen.

Automatische Prüfberichte

Berichte werden automatisch aus den erfassten Daten erstellt. Export als PDF, XML oder CSV. Revisionssicher archiviert.

Barcode und QR-Code-Scan

Objekte, Maschinen und Standorte per Scan identifizieren. Dokumentation direkt dem richtigen Asset zuordnen.

Objekt-, Standort- und Asset-Zuordnung

Jede Dokumentation wird dem passenden Standort, Objekt, Anlage oder Asset zugeordnet. Nachvollziehbar wo ein Mangel entstanden ist und welche Maßnahme abgeleitet wurde.

Cloud oder On-Premise ab 50 Nutzern

Cloud-Lösung sofort verfügbar. Ab 50 Nutzern auch On-Premise in eigener Infrastruktur. DSGVO-konform, Server in Deutschland.

iOS, Android und Windows

Auf allen gängigen Geräten einsetzbar. Smartphones, Tablets und Windows-PCs. Gemischte Plattformen im selben Team kein Problem.

Vergleich

Dokumentationssoftware im Vergleich: Worauf kommt es an?

Bei der Auswahl einer Dokumentationssoftware für Prüfungen und Wartungen sind Offline-Fähigkeit, Maßnahmenmanagement, automatische Berichte und DSGVO-Konformität die entscheidenden Kriterien für Unternehmen im DACH-Raum.

KriteriumfirstauditKlassische Dokumentationssoftware
Mobile Dokumentation✓ JaHäufig ja, je nach Anbieter
Offline nutzbar✓ Vollständig offlineJe nach Anbieter
Fotodokumentation im Prüfschritt✓ Ja, direkt zugeordnetJe nach Anbieter
Objekt-, Standort- und Asset-Zuordnung✓ JaJe nach Anbieter
Maßnahmen direkt aus Mängeln✓ IntegriertHäufig über Zusatzmodule
Automatische Prüfberichte✓ PDF, XML, CSVJe nach Prozess und Tool
Fokus auf Prüfungen, Audits, Wartungen✓ KernfokusUnterschiedlich
DSGVO, Server in Deutschland✓ JaJe nach Anbieter
On-Premise verfügbar✓ Ab 50 NutzernJe nach Anbieter, oft unklar
Kostenlos starten✓ Ja, ohne KreditkarteHäufig nur Testzugang

Stand: Mai 2026. Angaben basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen. Funktionen und Verfügbarkeit können je nach Anbieter und Tarif abweichen.

Vorteile

Warum Teams firstaudit für Dokumentation nutzen

Sofort starten, keine IT nötig

Kostenlos registrieren, erste Vorlage erstellen und in wenigen Minuten mit der Dokumentation beginnen. Keine Implementierung, kein Programmierer.

Papier vollständig ersetzen

Bestehende Formulare und Protokolle direkt in firstaudit übertragen. Keine doppelte Datenhaltung, keine manuelle Nacharbeit.

Offline überall einsatzbereit

Kein WLAN, kein Problem. firstaudit funktioniert in Hallen, Baustellen und abgelegenen Standorten. Automatische Synchronisation bei Verbindung.

Nachweise auf Knopfdruck

Alle Prüfberichte und Dokumentationen revisionssicher archiviert. Beim nächsten Audit sofort abrufbar, kein Suchen in Papierordnern.

DSGVO und Made in Germany

Entwickelt und gehostet in Deutschland. Klare Datenschutzgrundlage. On-Premise ab 50 Nutzern für Unternehmen mit besonderen IT-Anforderungen.

Maßnahmen direkt verbunden

Aus jedem dokumentierten Mangel entsteht direkt eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist. Kein separates Tool, alles in einem System.

Normen und Standards

Dokumentation nach Normen und gesetzlichen Anforderungen

firstaudit unterstützt die strukturierte Dokumentation nach internen Vorgaben sowie relevanten Normen und gesetzlichen Anforderungen.

Qualitätsmanagement

ISO 9001IATF 16949VDA Vol. 1-16EFQM

Arbeitssicherheit

DGUVISO 45001BetrSichVArbSchG

Lebensmittel und Hygiene

HACCPISO 22000IFS FoodBRC Global

Pharma und reguliert

GMPFDA 21 CFRISO 13485EU GMP

Brandschutz und Facility

ASR A2.2VdSVDMA 24186DIN 14096

Bau und Technik

VOBDIN 276VDI 6022ISO/IEC 17025
Kundenstimmen

Das sagen Kunden zur Dokumentationssoftware firstaudit

  • "

    firstaudit hat uns dabei geholfen, unsere Auditprozesse vollständig zu digitalisieren. Die papierlose Dokumentation direkt während der Inspektion spart enorm viel Zeit und macht unsere Prüfungen deutlich nachvollziehbarer.

    Holger Lass
    Holger LassQA Manager
    Bayer Pharmaceuticals
  • "

    Mit firstaudit haben wir unsere Sicherheitsinspektionen an allen Standorten standardisiert. Was früher Stunden an Nacharbeit bedeutete, ist jetzt mit einem Klick erledigt. Unsere Teams arbeiten endlich alle nach demselben Standard.

    Frances Grünler
    Frances GrünlerPublic Affairs Manager
    EG Group
  • "

    Die Einführung war überraschend einfach. Unsere Mitarbeiter haben firstaudit sofort angenommen, ohne große Schulung. Die automatischen Berichte allein haben unseren Aufwand deutlich reduziert.

    Ahmet Cansever
    Ahmet CanseverTechnical Sales Engineer
    Schuler Pressen GmbH
  • "

    firstaudit hat in unserem Unternehmen echte Veränderung gebracht. Die digitalen Checklisten laufen intuitiv, die Dokumentation passiert automatisch und unsere Prozesse sind endlich standortübergreifend vergleichbar.

    Gerhard Gieschen
    Gerhard GieschenGeschäftsführender Gesellschafter
    MCR
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FAQ

Häufige Fragen zur Dokumentationssoftware

Dokumentationssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Prüfprozesse, Wartungsnachweise, Begehungsprotokolle und Inspektionsergebnisse digital zu erfassen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. firstaudit ist eine Dokumentationssoftware aus Deutschland speziell für operative Prüf- und Dokumentationsprozesse in Qualität, Wartung, Arbeitssicherheit, Facility Management und Compliance.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie SharePoint oder Confluence verwaltet Dokumente, Dateien und Wissensartikel. firstaudit ist keine DMS-Lösung, sondern eine Dokumentationssoftware für operative Prüfprozesse: Checklisten ausfüllen, Fotos aufnehmen, Mängel erfassen, Maßnahmen zuweisen und Prüfberichte automatisch erstellen.
Ja. firstaudit funktioniert vollständig offline. Mitarbeiter können Checklisten ausfüllen, Fotos aufnehmen und Prüfergebnisse erfassen, auch ohne WLAN oder Mobilfunk. Ideal für Produktionshallen, Baustellen, Keller und abgelegene Standorte. Automatische Synchronisation sobald eine Verbindung besteht.
firstaudit erstellt Prüfberichte vollautomatisch aus den erfassten Daten. Nach Abschluss einer Prüfung enthält der Bericht alle Prüfpunkte, Ergebnisse, Fotos, Messwerte und Maßnahmen. Export als PDF, XML oder CSV auf Knopfdruck. Keine manuelle Nacharbeit.
KEVOX ist stark bei der Dokumentation im Bereich Brandschutz, Facility Management und Bau. firstaudit ist stärker auf digitale Prüfprozesse mit Checklisten, Fotodokumentation, Maßnahmen und automatischen Prüfberichten ausgerichtet und deckt Qualität, Arbeitssicherheit, Wartung, Hygiene und Compliance ab. Beide Lösungen sind in Deutschland entwickelt und DSGVO-konform.
firstaudit kann kostenlos gestartet werden, ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit. Für größere Teams und erweiterte Funktionen stehen kostenpflichtige Pakete zur Verfügung. Ab 50 Nutzern ist auch eine On-Premise-Installation möglich.
Ja. Alle mit firstaudit erstellten Prüfberichte werden mit Zeitstempel, Benutzer und Gerät archiviert. Nachträgliche Änderungen sind nachvollziehbar protokolliert. Die Dokumentation ist audit-ready und erfüllt die Anforderungen für ISO 9001, DGUV, GMP und weitere Normen.
firstaudit wird in Industrie und Produktion, Bauwesen, Facility Management, Lebensmittel und Gastronomie, Logistik, Pharmaindustrie, Energieversorgung, Gesundheitswesen und im Außendienst eingesetzt. Die Software ist branchenunabhängig anpassbar.
Mit firstaudit kann man in wenigen Minuten starten. Kostenlos registrieren, erste Vorlage im Baukastenprinzip erstellen und direkt auf dem Smartphone nutzen. Bestehende Papierformulare lassen sich direkt übertragen. Eine IT-Abteilung ist nicht nötig.
firstaudit unterstützt die strukturierte Dokumentation nach ISO 9001, IATF 16949, HACCP, DGUV-Vorschriften, GMP, BetrSichV und weiteren Normen. Die fachliche Normauslegung bleibt Aufgabe der verantwortlichen Prüfer. firstaudit liefert die digitale Infrastruktur für nachvollziehbare, auditfähige Dokumentation.
firstaudit eignet sich für die mobile Wartungsdokumentation direkt vor Ort: Wartungsnachweise, Prüfprotokolle, Maschinenzustände digital erfassen, Wartungsfristen überwachen und Berichte automatisch erstellen. Für klassisches CMMS mit Wartungsplanung und Ersatzteilmanagement sind spezialisierte Systeme besser geeignet. firstaudit ergänzt diese als mobile Dokumentationsebene.
firstaudit unterstützt die digitale Dokumentation von Sicherheitsbegehungen, Gefährdungsbeurteilungen, DGUV-Prüfungen und Unfallberichten. Mängel werden direkt mit Foto, Standort und Maßnahme erfasst. Alle Nachweise sind auditfähig archiviert und bei Betriebsprüfungen sofort abrufbar.
firstaudit funktioniert vollständig offline. Formulare ausfüllen, Fotos aufnehmen, Barcodes scannen ohne WLAN oder Mobilfunk. Besonders wichtig für Produktionshallen, Keller, Baustellen und abgelegene Standorte. Nicht alle Dokumentationssoftware-Tools bieten vollständige Offline-Fähigkeit – das sollte bei der Auswahl explizit geprüft werden.

Dokumentation, die wirklich funktioniert

Prüfformulare erstellen, vor Ort dokumentieren, Berichte automatisch erhalten. Kostenlos starten, auch offline.

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