Dokumentationssystem für Prüfungen und Nachweise

Dokumentationssystem: Grundlage für eine einheitliche digitale Dokumentation

Ein Dokumentationssystem legt fest, wo Nachweise liegen, wer sie erstellt und in welcher Fassung sie gelten. Es beginnt dort, wo eine App allein nicht mehr reicht, also bei mehreren Teams, die dieselbe Vorlage nutzen und deren Ergebnisse vergleichbar bleiben sollen.

Die technische Grundlage dafür bildet die papierlose, elektronische Zusammenstellung und Speicherung von Dokumenten. Dateien wie Texte, Bilder oder Videos werden auf elektronischen Speichermedien abgelegt und können berechtigten Mitarbeitern intern über ein Netzwerk oder online über eine zentrale Plattform zugänglich gemacht werden.

Qualitätssicherung durch strukturierte Dokumentation

In Unternehmen hat ein professionelles Dokumentationssystem eine hohe Bedeutung für die Qualitätssicherung – unabhängig davon, ob es in der produzierenden Industrie, im Dienstleistungsbereich oder in wissenschaftlichen und behördlichen Institutionen eingesetzt wird. Ein hoher Qualitätsstandard lässt sich nur durch kontrollierende und nachvollziehbar dokumentierte Maßnahmen erreichen und dauerhaft sichern. Ob Audits, Prüfungen oder Prozessbeschreibungen: Alle relevanten Punkte müssen Schritt für Schritt einheitlich abgearbeitet und dokumentiert werden.

Listen und Prozesse digitalisieren

Mit firstaudit können Unternehmen bestehende Checklisten, Prüfabläufe und Arbeitsanweisungen in einer zentralen Anwendung abbilden. Wer seine bisher papiergebundenen Listen und Prozesse digitalisieren möchte, übernimmt die vorhandenen Arbeitsschritte in strukturierte digitale Vorlagen. Diese lassen sich branchenübergreifend einsetzen und individuell an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen.

Die firstaudit Checklisten-App ist ein Managementsystem zur Qualitätssicherung, mit dem Prüfungen, Audits und weitere betriebliche Abläufe einheitlich durchgeführt und dokumentiert werden können. Mitarbeiter bearbeiten die vorgegebenen Schritte auf dem Tablet oder Smartphone und erfassen alle erforderlichen Angaben direkt am Einsatzort.

firstaudit wird von der reinstil GmbH & Co. KG in Deutschland entwickelt und auf deutschen Cloud-Servern betrieben.

Digitale Dokumentation im laufenden Betrieb

Im laufenden Betrieb unterstützt die digitale Dokumentation Mitarbeiter dabei, Prüfungen, Wartungen und Audits nach einheitlichen Vorgaben durchzuführen. Die einzelnen Arbeitsschritte werden auf dem Tablet oder Smartphone nacheinander abgearbeitet. Kommentare, Texte, Bilder und weitere Nachweise können direkt am Prüfstandort erfasst und der jeweiligen Aufgabe zugeordnet werden.

Damit fasst firstaudit den gesamten Arbeitsablauf in einer Anwendung zusammen. Die einzelnen Arbeitsschritte werden strukturiert durchgeführt, Ergebnisse unmittelbar erfasst und anschließend zentral verwaltet. Nach Abschluss einer Aufgabe wird das Dokument automatisch gesichert und auf dem Server oder in einer zentralen Datenbank abgelegt. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Prüfung wann, wo und von wem durchgeführt wurde.

Freigegebene Mitarbeiter und Vorgesetzte können unmittelbar auf die erfassten Dokumente und Informationen zugreifen. Dokumentationen lassen sich als Microsoft-Word- oder PDF-Datei weiterleiten sowie auf einem Server oder in einer zentralen Datenbank ablegen, vollständig papierlos.

Die Anwendung kann auf Tablets und Smartphones genutzt werden und ermöglicht eine geräteunabhängige Verwaltung der Dokumentationsaufgaben. Auf Wunsch können die erfassten Daten automatisch mit GPS-Standortinformationen ergänzt werden.

Prüfungen, Wartungen und Audits effizient dokumentieren

Durch die Automatisierung von Arbeitsschritten, die zuvor manuell auf Papier dokumentiert und anschließend in Aktenordnern archiviert wurden, sparen Unternehmen Zeit und reduzieren ihren Verwaltungsaufwand. Die dadurch frei werdenden Ressourcen können für andere betriebliche Aufgaben eingesetzt werden.

Auch komplexe Bereiche wie Maschinenparks lassen sich mit firstaudit einfacher prüfen und dokumentieren. Wartungs-, Prüf- und Auditprozesse werden mithilfe digitaler Checklisten einheitlich durchgeführt. Über den integrierten QR-Code-Scanner können beispielsweise Maschinen, Anlagen oder andere betriebliche Objekte eindeutig identifiziert und die zugehörigen Betriebshandbücher, Produktmerkmale und Prüfaufgaben aufgerufen werden.

Anwender können Objekte fotografieren und den mit der weiteren Bearbeitung beauftragten Mitarbeitern über die Kommentarfunktion wichtige Hinweise geben. Texte, Bilder, Prüfergebnisse und Maßnahmen werden in einem Dokument zusammengeführt. Eine digitale Signatur ermöglicht die eindeutige Zuordnung und verbessert die Nachvollziehbarkeit des Protokolls.

Administratoren können das System so konfigurieren, dass Mitarbeiter nur auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Bereiche und Funktionen zugreifen können. Dadurch wird die Software gezielt an den Bedarf einzelner Teams und Abteilungen angepasst. Sobald ein Prozess abgeschlossen ist, wird der aktuelle Status durch die automatische Synchronisation für alle berechtigten Beteiligten sichtbar.

Dokumentationssoftware für mehrere Standorte

Für international tätige Unternehmen bietet firstaudit den Vorteil, Aufgaben und Prüfprozesse an verschiedenen Standorten einheitlich aufzubauen und miteinander abzustimmen. Die Dokumentationssoftware schafft verbindliche Vorgaben für einzelne Teams, Abteilungen und Filialen, sodass Ergebnisse standortübergreifend verglichen werden können. Die Unternehmensführung behält dadurch die gesamte Prozesskette im Blick.

Über firstaudit lassen sich Mitarbeiter, Tätigkeitsbereiche, Aufgaben, betriebliche Objekte und Produkte in die jeweiligen Abläufe einbinden. Unternehmen können Zuständigkeiten festlegen, Prozesse zentral verwalten und die Durchführung der Aufgaben kontrollieren.

Die mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützt den Einsatz in international aufgestellten Unternehmen. Die Standardsprachen sind Deutsch, Englisch und Französisch. Weitere Sprachdateien können bei Bedarf ergänzt und an unternehmensspezifische Bezeichnungen angepasst werden.

Einsatzbereiche des digitalen Dokumentationssystems

Die intuitiv bedienbare und übersichtlich aufgebaute firstaudit Checklisten-App wird an die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens angepasst. Damit eignet sie sich für Bereiche, in denen nachvollziehbare Abläufe und ein hoher Qualitätsstandard besonders wichtig sind, z.B. bei der Herstellung und Verarbeitung von Lebensmitteln, im Gesundheitsmanagement oder in der Industrie.

Mit digitalen Checklisten erhalten Unternehmen ein zuverlässiges Instrument für ein lückenloses Dokumentenmanagement. Mitarbeiter arbeiten die vorgegebenen Prüfschritte auf dem Tablet oder Smartphone bis ins Detail ab. Ist eine Aufgabe erledigt, werden die Ergebnisse automatisch gesichert und zentral abgelegt.

Mit einer Versionsverwaltung  behalten Sie jederzeit die Kontrolle

über Dokumente und Änderungen. So lässt sich nachvollziehen, welche Fassung einer Vorlage verwendet wurde und wie sich deren Inhalte im Laufe der Zeit verändert haben. Das schafft die Grundlage für eine einheitliche und lückenlose Dokumentation.

Sprechen Sie uns an und lernen Sie die vielseitigen Funktionen von firstaudit kennen. Gemeinsam bilden wir Ihre bestehenden Prüf- und Dokumentationsprozesse digital ab und passen das System an die Anforderungen Ihres Unternehmens an.