Inspektionen, Wartungen, Begehungen, Kontrollrundgänge, Übergabeprotokolle. Es gibt viele Anlässe und Prozesse, für die spezielle digitale Formulare benötigt werden. Digitale Formulare schaffen den Überblick. Und vor allem eine individuelle und zudem noch einfach zu bedienende. Wir bieten Ihnen die passende mobile App dafür. firstaudit ist eine Formular App, die sich an ganz unterschiedliche Unternehmen und Branchen anpassen lässt.
Statt Papier, Word-Dokument oder PDF zum Ausdrucken nutzt Ihr Team elektronische Formulare, die direkt am Gerät ausgefüllt werden. Bringen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen in digitale Form.
Digitales Formular oder ausfüllbares PDF
Ein digitales Formular füllen Sie auf Smartphone, Tablet oder PC aus. Die Antworten landen strukturiert in einer Datenbank. So lassen sich die Ergebnisse über viele Formulare hinweg auswerten und weiterverarbeiten. Ein ausfüllbares PDF hält die Daten dagegen meist in der einzelnen Datei.
In firstaudit bauen Sie Formulare im Browser ohne Programmierung oder importieren sie aus Excel, CSV oder per KI. Den Bericht gibt es als PDF.
Digitale Formulare erstellen ohne Programmierkenntnisse
Aus welchen Bausteinen besteht ein digitales Formular?
Mit firstaudit bauen Sie digitale Formulare und ergänzen die Funktionen, die Sie dafür brauchen. Im gewünschten Design: Formulare aus Elementen, die wir als Widget bezeichnen. Sie können Fotos, Signaturen und vieles mehr zu den digitalen Formularen hinzufügen. Aus diesen Bausteinen stellen Sie Ihr Formular zusammen, Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.
Importieren Sie Kundendaten, Materialbestände oder zu inspizierende Objekte. Die App lässt sich in Ihre Systeme einbinden, zum Beispiel in CRM-, Planungs- oder ERP-Systeme.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für digitale Formulare, Checklisten und Protokolle. Formulare bauen Sie im Browser, ausgefüllt werden sie in der App mit Fotos und Unterschrift, auch offline.
Digitale Formulare im eigenen Corporate Design
Wie sieht die App für Ihr Unternehmen aus?
Der Clou: Wir erstellen Ihre App mit individuellem Icon, Logo, Namen, Beschreibung und Screenshots für den App Store. Selbstverständlich im Look und Farbgestaltung gemäß Ihrer Corporate Identity. Ihre branded App für Android und iOS.
Die App ist nativ für Android, iOS und Web verfügbar. Die Browservariante steht für Windows bereit. firstaudit funktioniert aber auch offline. Alle Formulare und Daten werden sofort versendet, sobald eine Internetverbindung besteht. Vervollständigte Formulare können zudem einfach per E-Mail versendet werden, zum Beispiel als PDF, versehen mit Ihrem Firmenlogo.
Einsatzbereiche für digitale Formulare
Für welche Branchen eignen sich elektronische Formulare?
Wer etwa in der Logistik-Branche zuhause ist, bildet mit firstaudit professionell, übersichtlich und extrem zeitsparend über digitale Checklisten alle Parameter rund ums Logistikmanagement ab. Auch komplexe Vorgaben, etwa bei Gefahrguttransporten, lassen sich klar strukturiert erfassen.
Ebenso kinderleicht lassen sich digitale Formulare erstellen und über diese etwa auch sämtliche Anforderungen des Facility Managements darstellen. firstaudit liefert Ihnen die individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte mobile Instandhaltungs-App. So funktioniert Arbeit in digitaler Form und mit System. Vor Ort und im Büro. Sie wünschen ein elektronisches Formular für Hausinspektionen? Kein Problem. Sie haben ab sofort alles im Blick.
Sie führen ein Hotel? Die firstaudit App für digitale Formulare vereinfacht Ihre betrieblichen Abläufe. Ob Zimmerservice-Check, Kontrolle der Zimmerreinigung oder Hygiene-Checkliste für die Küche: firstaudit passt sich auch hier an. Online wie offline.
Vom digitalen Formular zum fertigen Prüfbericht
Was lässt sich vor Ort direkt im Formular erfassen?
Mit firstaudit arbeiten mobile Teams besser zusammen. Alles ganz einfach: Setzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet für Inspektionen und Dokumentationsaufgaben ein. Natürlich auch außerhalb des Büros. Dokumentationen, Checklisten, Formulare und Sicherheitshinweise zu Papier sind Geschichte: Integriert in mobile Endgeräte à la Smartphone oder Tablet, werden diese zum Erlebnis in Sachen Darstellung, Be- und Weiterverarbeitung, Geschwindigkeit, Komfort, Effizienz und Sicherheit.
Sie möchten zu Ihrem Prüfbericht Fotos, Skizzen, Zeichnungen oder sogar Videos gesellen? Sie möchten Barcodes scannen, einpflegen und eine Unterschrift hinzufügen? Kein Problem. Daten, Scans und Fotos fügen Sie mit einem Tippen dem passenden Abschnitt Ihres Prüfprozesses hinzu.
Step by Step führt Sie firstaudit durch alle Schritte Ihrer Prozesskette. Dabei erhalten Sie nützliche Hilfestellungen zu den jeweiligen Aufgaben. Interne Unternehmensprozesse die mobil und digital nachverfolgt werden können. Die Resultate werden automatisch und in Echtzeit per Schnittstelle in Ihr CRM und Ihren Report integriert. Unsere Software passt sich also individuell an Ihre Prozesse und Bedürfnisse an. Ganz nach Ihren Vorstellungen und Ihrer CI.
Formulare zentral verwalten und im Team weitergeben
Wie arbeiten mehrere Personen und Standorte an einem Formular?
Auch die Verwaltung funktioniert sehr einfach: Anwender können spezifische Zugriffsrechte zum Ausfüllen und Verwalten von Formularen, Ordnern, Registrationen, Anweisungen, zu Nutzern, Datenbanken und Credits erhalten: So können Teile des Formulars im Voraus ausgefüllt werden und die Anweisung an mehrere Nutzer gesendet werden. Diese Anwender erhalten dann eine Benachrichtigung und können das Formular im Anschluss sofort weiter ausfüllen. So stellen Sie digitales Management in den Fokus.
Formulare mit der firstaudit App zu verwalten spart Zeit und Nerven. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mit der mobilen firstaudit App für Smartphone, Tablet und Co. erstellen Sie Formulare in kurzer Zeit. Werden Sie digital und mobil, indem Sie Ihre Aufträge wie Arbeitsanweisungen, Wartungen, Inspektionen, die Stundenzettel Ihres Personals sowie Arbeitsaufträge und Formulare zur Abwicklung von Bestellungen und vieles mehr einfach, schnell und unkompliziert über die intuitiv zu bedienende firstaudit Software für intelligentes Formularmanagement in Ihre betriebliche Alltagsroutine integrieren.
Mit den Funktionen der firstaudit App erstellen Sie Formulare und Checklisten, die zu Ihren Abläufen passen, und arbeiten damit den Alltag in Ihrem Betrieb ab. Ohne auch nur ein Detail zu vergessen.
In einer zentralen Datenbank laufen die Fäden zusammen. Jeder von einem Administrator auf das Formular Zugriffsberechtigte kann jederzeit dort ansetzen, wo seine Aufgabe liegt. Kollegen greifen gleichzeitig von ihrem Gerät auf die Formulare mit Arbeitsaufträgen zu, egal an welchem Standort. Auch international verteilte Filialen arbeiten so zusammen, denn das Formularmanagement von firstaudit ist mehrsprachig. So arbeiten alle Standorte mit denselben Daten. Dank der automatischen Synchronisation aller Datensätze sowie der Verfügbarkeit durch Archivierung auf dem zentralen Server sind kurze Wege garantiert.
Außendienst ohne Papierstapel
Was ändert sich mit digitalen Formularen für Ihre Mitarbeiter unterwegs?
Ein Stapel Papierkram auf Ihrem Schreibtisch war gestern. Ab sofort räumt firstaudit in Ihrem Büro auf und sorgt auch nach intensiver Arbeitswoche für einen entspannten Übergang ins Wochenende. Schließlich lässt sich mit firstaudit der komplette Arbeitsprozess im Außendienst digital erfassen und in Echtzeit dokumentieren.
Formulare ausfüllen, Daten eingeben, Fotos einfügen und beschriften, fertig. So wird der Freitag für Außendienstmitarbeiter zur bürofreien Zone: Per Schnittstelle gelangen die Daten automatisch in Ihr CRM und der vollständige Bericht in Ihr internes System.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zum Erstellen digitaler Formulare
Gestaltung, Rechtsgültigkeit, Aufbewahrung und Start: die Antworten vor dem ersten Formular.
Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Formular und einem ausfüllbaren PDF?
Ein ausfüllbares PDF bildet das Papierformular am Bildschirm nach. Die Daten bleiben in der einzelnen Datei, und ob alle Felder sinnvoll ausgefüllt sind, prüft niemand. Ein digitales Formular arbeitet mit Pflichtfeldern, Auswahllisten und Fotos direkt am Prüfpunkt. Die Ergebnisse landen in einer Datenbank, lassen sich über viele Formulare hinweg auswerten und werden auf Wunsch trotzdem als PDF verschickt.
Wie gestaltet man ein gutes digitales Formular?
Bauen Sie das Formular in der Reihenfolge auf, in der die Arbeit vor Ort tatsächlich abläuft, zum Beispiel entlang des Rundgangs. Nutzen Sie Auswahlfelder statt Freitext, wo immer es geht, denn sie lassen sich später auswerten. Setzen Sie Pflichtfelder gezielt und nicht überall. Und testen Sie die erste Version mit zwei oder drei Kollegen, die das Formular später ausfüllen. Deren Rückmeldung ist mehr wert als jede Vorlage.
Wie verhindert man unvollständig ausgefüllte Formulare?
Mit Regeln, die schon beim Ausfüllen greifen. Pflichtfelder lassen kein Abschließen zu, solange etwas fehlt. Wertebereiche fangen Tippfehler bei Messwerten ab. Bei einer Abweichung kann ein Foto oder ein Kommentar verpflichtend werden. So kommt das Formular gleich beim ersten Mal vollständig zurück, und niemand muss im Büro nachfragen.
Sind digitale Formulare mit Unterschrift rechtsgültig?
Für die meisten betrieblichen Dokumente ja. Prüfprotokolle, Übergabe- und Abnahmeprotokolle oder Arbeitsnachweise werden in der Praxis mit einer Unterschrift auf dem Tablet bestätigt, einer einfachen elektronischen Signatur. Anders ist es, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa bei bestimmten Verträgen. Dann ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder Papier nötig. Im Zweifel klären Sie das im Einzelfall rechtlich ab.
Sind digitale Formulare DSGVO-konform?
Das hängt weniger vom Formular ab als vom System dahinter. Prüfen Sie, wo die Daten liegen, ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt und wer worauf zugreifen darf. Für personenbezogene Daten brauchen Sie Löschfristen. Entwicklung und Datenhaltung von firstaudit liegen in Deutschland. Fragen Sie in Formularen außerdem nur ab, was Sie für den Zweck wirklich brauchen.
Wie lange müssen ausgefüllte Formulare aufbewahrt werden?
Das richtet sich nach dem Inhalt. Handels- und Geschäftsbriefe bewahren Sie sechs Jahre auf, Buchungsbelege zehn Jahre. Nachweise über Arbeitszeiten über die werktägliche Grenze hinaus verlangt das Arbeitszeitgesetz für mindestens zwei Jahre. Prüfaufzeichnungen nach Betriebssicherheitsverordnung müssen mindestens bis zur nächsten Prüfung vorliegen. Digital archivierte Formulare erfüllen das, wenn sie unveränderbar und jederzeit lesbar abgelegt sind.
Mit welchen Formularen fängt man am besten an?
Mit denen, die häufig ausgefüllt werden und heute den meisten Aufwand machen. Typisch sind Prüf- und Wartungsprotokolle, Übergabeprotokolle, Stundenzettel und Mängelmeldungen. Gute Kandidaten erkennen Sie daran, dass Daten später abgetippt werden, Fotos nachgereicht werden müssen oder ausgefüllte Blätter regelmäßig verloren gehen.
Kann ich digitale Formulare kostenlos erstellen?
Ja. Für digitale Formulare, Checklisten und Protokolle nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Damit können Sie Ihre ersten Formulare in Ruhe aufbauen und testen. Setzt ein Team firstaudit als Formulareditor ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Alle Details stehen auf der Preisseite.
Wie schnell ist ein erstes digitales Formular einsatzbereit?
Ein einfaches Formular mit wenigen Abschnitten ist meist am selben Tag fertig und lässt sich sofort auf dem Smartphone testen. Umfangreiche Prüfformulare mit vielen Regeln brauchen etwas mehr Zeit, vor allem für die Abstimmung im Team. In einer persönlichen Demo bauen wir gern ein erstes Formular gemeinsam mit Ihnen auf.