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Branchen: Fertigung • Energie • Gesundheitswesen • Lebensmittel • Logistik • Handel
Was ist eine Checklisten-App?
Eine Checklisten-App ist eine Anwendung für Smartphone, Tablet oder PC, mit der Prüfungen, Inspektionen und Kontrollrundgänge anhand fester Prüfpunkte digital erledigt werden. Statt die Checkliste auszudrucken, hakt der Prüfer jeden Punkt in der App ab, hängt Fotos direkt an den betroffenen Punkt und schließt mit Unterschrift ab. Der Bericht entsteht dabei, nicht am Abend im Büro.
Mit firstaudit bekommt Ihr Team beides: den Editor für eigene Vorlagen und eine Checkliste-App für die Prüfung vor Ort, auf iOS, Android und Windows, auch offline. Wie aus Papier- und Excel-Listen digitale Checklisten werden, zeigt die eigene Themenseite.
Checklisten in der App erstellen: Vorlage, Excel-Import oder Foto
Starten Sie mit einer fertigen Vorlage, übernehmen Sie eine bestehende Excel-, Word- oder PDF-Liste per KI-Import, oder fotografieren Sie eine Papierliste. Daraus entsteht eine digitale Checkliste, die Sie im Baukasten weiter an Ihre Abläufe anpassen.
So läuft eine Prüfung mit der Checklisten-App
Vom Auftrag bis zum fertigen Bericht, auch ohne Netz.
- 1Auftrag laden
Der Prüfer öffnet den zugewiesenen Auftrag einmal mit Verbindung. Danach liegt die Checkliste auf dem Gerät.
- 2Offline prüfen
Er arbeitet die Punkte der Reihe nach ab, auch im Keller, in der Halle oder im Kühlraum ohne Empfang. Pflichtfelder lassen keinen Punkt aus.
- 3Mangel mit Foto erfassen
Ein Mangel wird direkt am betroffenen Prüfpunkt fotografiert und kommentiert. Daraus entsteht auf Wunsch gleich eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist.
- 4Unterschreiben, Bericht erhalten
Mit der Unterschrift ist die Prüfung abgeschlossen. Sobald wieder Netz da ist, gleicht die App ab und erstellt den Bericht als PDF.
Checklisten-App statt Papier: der Unterschied
Was sich im Prüfalltag ändert, wenn die Liste aufs Gerät wandert.
- Auf Papier fehlt am Ende oft ein Punkt. In der App sind Pflichtfelder Pflicht, kein Prüfpunkt bleibt leer.
- Fotos hängen am betroffenen Prüfpunkt statt lose auf dem Handy.
- Der Bericht entsteht beim Prüfen. Abends tippt niemand mehr Ergebnisse ab.
- Maßnahmen gehen mit Frist direkt an die verantwortliche Person.
- Alle Ergebnisse liegen zentral und lassen sich auswerten, statt in Ordnern zu verschwinden.
Aus der Praxis: ADAC
Der ADAC prüft mit firstaudit die Qualität in rund 300 Reisebüros. Die Checklisten laufen vor Ort auf mobilen Geräten, ausgewertet wird zentral.
Der zuständige Qualitätsmanager sieht in der App einen entscheidenden Beitrag zur Zeiteinsparung und zur Qualitätssicherung. Zur Fallstudie
Mit unseren Produkten arbeiten über 1.000 Industriekunden in mehr als 50 Ländern.
Checklisten-App für Ihre Branche
Typische Einsatzbereiche mit eigenen Beispielen.
- Hotellerie und Housekeeping
- HACCP und Hygiene
- Logistik
- Bauwirtschaft
- Öffentliche Hand
- Facility Management
Arbeitssicherheit
Sicherheitsbegehungen und Gefährdungsbeurteilungen mit Foto, Bewertung und Maßnahme direkt am Arbeitsplatz. Mehr dazu auf der Seite zur Gefährdungsbeurteilung.
Begehung
Objekt- und Kontrollrundgänge in Gebäuden, Lagern und Hallen. Ein QR-Code am Objekt öffnet die passende Checkliste. Details zeigt die Objektbegehungs-App.
Wartung
Wiederkehrende Wartungen mit festem Intervall. Nach jeder erledigten Prüfung plant firstaudit den nächsten Termin, mehr dazu beim Wartungsplaner.
Aufgaben und Prüfpunkte am Gerät abarbeiten
Mit firstaudit verteilen Sie Checklisten und Prüfaufträge gezielt an die zuständigen Mitarbeiter. Die Aufgabenverwaltung App zeigt jedem Prüfer, welche Aufgaben anstehen, welche Fristen gelten und welche Kontrollen bereits abgeschlossen wurden.
Am Einsatzort arbeitet der Prüfer die vorgegebenen Punkte in der festgelegten Reihenfolge ab. Pflichtfelder stellen sicher, dass notwendige Angaben nicht übersprungen werden. Auch bei umfangreichen oder komplizierten Abläufen bleibt dadurch kein Prüfpunkt offen.
Welche Fragen, Kriterien und Eingabefelder eine Checkliste enthält, bestimmen Sie selbst. Die Vorlagen folgen Ihren Arbeitsprozessen, Ihrer Prüflogik und den Anforderungen des jeweiligen Einsatzbereichs. So entsteht eine individuell zugeschnittene Audit- und Prüfcheckliste für den Arbeitsalltag.
Digitale Unterschrift und direkte Auswertung
Sie benötigen Bilder vom Prüfstandort? Fotografieren Sie die betreffende Stelle mit dem Smartphone und fügen Sie das Foto direkt am zugehörigen Prüfpunkt ein. Ergänzen Sie die Aufnahme bei Bedarf mit einem Kommentar. Das eignet sich beispielsweise für interne Audits, Inspektionen und Abnahmen.
Nach Abschluss der Prüfung setzt der Prüfer seine elektronische Unterschrift in das dafür vorgesehene Feld der mobilen Audit- und Checklisten-App. Dadurch wird die Prüfung eindeutig abgeschlossen und fehlenden Angaben wird vorgebeugt.
Die erfassten Eingaben können unmittelbar nach dem Ausfüllen und Dokumentieren der Prüf- und Arbeitsabläufe ausgewertet werden. Vollständige Ergebnisse stehen damit ohne nachträgliche Übertragung aus Papierformularen zur Verfügung.
Funktionen der Checklisten-App im Überblick
KI-Import
Bestehende Checklisten aus Excel, Word oder PDF einlesen. Auch das Foto einer Papierliste reicht als Ausgangspunkt.
Vorlagen-Baukasten
Fragen, Pflichtfelder und bedingte Fragen ohne Programmierung anlegen. Fragenbasierte Übersetzungen machen Vorlagen mehrsprachig.
Offline auf jedem Gerät
Die App läuft auf Android, iOS und Windows. Auftrag einmal laden, dann ohne Netz prüfen, der Abgleich folgt automatisch.
Fotos und Videos am Prüfpunkt
Bilder, Videos und Kommentare hängen direkt an der betroffenen Frage und machen Mängel nachvollziehbar.
Unterschrift und PDF-Bericht
Der Prüfer unterschreibt am Gerät, der Bericht entsteht automatisch als PDF. Export auch als Word oder Excel.
Maßnahmen mit Frist
Aus einer Feststellung wird direkt eine Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist, ergänzt um Notizen.
Teams und Rollen
Aufgaben verteilen, Schichtübergaben organisieren und Rechte pro Rolle festlegen.
Cloud oder eigener Server
Betrieb in der firstaudit Cloud oder On-Premises, mit Anbindung an ERP, MES oder CAQ.
Individuell an Ihre Arbeitsprozesse angepasst
Erstellen Sie mit firstaudit Protokolle für Prüfvorgänge und Abnahmen auf Grundlage Ihrer bisherigen Papierformulare. Anforderungen, Fragestellungen und Prüfpunkte lassen sich strukturiert in der App abbilden. Sie können Checklisten, Eingabefelder und Abläufe ohne weitreichende Programmierkenntnisse selbst bearbeiten.
Die Anwendung ist individualisierbar und skalierbar. Durch ihre Erweiterbarkeit lässt sie sich an unterschiedliche Branchen und Arbeitsprozesse anpassen sowie in die bestehende IT-Umgebung integrieren. Ihre Daten können Sie in der firstaudit Cloud oder auf der von Ihnen gewählten Infrastruktur speichern und ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Ergebnisse auswerten und weiterverarbeiten
Die gesammelten Daten und Informationen stehen im Kontrollcenter nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team, reduziert manuelle Übertragungen und unterstützt automatisierte Abläufe.
Über verschiedene Exportmöglichkeiten können Sie die erfassten Daten in gängigen Formaten wie Word, Excel oder PDF weiterverarbeiten und per E-Mail versenden. Dank des digitalen Datentransfers entfällt die aufwendige Papierablage und Ergebnisse stehen unmittelbar für die weitere Auswertung bereit.
Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prüf- und Arbeitsprozesse mit firstaudit digital abzubilden und an Ihre betrieblichen Anforderungen anzupassen.
Lassen Sie uns über Ihren spezifischen Anwendungsfall sprechen.
Haben Sie eine Frage oder möchten Sie mehr darüber erfahren?
Rufen Sie uns einfach an: +49 6131 9450914
Häufige Fragen zur Checklisten-App
PDF-Bericht, Import, Offline-Einsatz und Kosten: die Antworten vor dem Start.
Welche App ist die beste für Checklisten bei Prüfungen?
Das hängt vom Einsatz ab. To-do-Apps reichen für private Listen. Für Prüfungen im Betrieb zählen andere Punkte: Pflichtfelder, Fotos am Prüfpunkt, Offline-Betrieb, ein automatischer PDF-Bericht und Maßnahmen mit Frist. firstaudit ist genau dafür gebaut und lässt sich für einen Benutzer dauerhaft kostenlos testen.
Welche Checklisten-App eignet sich für mobile Inspektionen mit PDF-Bericht?
Eine App für mobile Inspektionen sollte die Prüfung ohne Netzverbindung aufnehmen, Fotos direkt am Prüfpunkt anhängen und den Bericht ohne Nacharbeit als PDF ausgeben. firstaudit erfüllt das auf Smartphone, Tablet und PC.
Gibt es eine kostenlose Checklisten-App?
Ja. firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos, ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte. Enthalten sind einfache Checklisten, wiederkehrende Prüfungen und die mobile App. Für Teams gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern, Details stehen auf der Preisseite.
Kann ich meine bestehenden Excel-Checklisten übernehmen?
Ja. firstaudit liest Excel, Word und PDF ein und erzeugt daraus die digitale Vorlage. Selbst ein abfotografierter Papierbogen lässt sich als Ausgangspunkt nutzen.
Funktioniert die Checklisten-App ohne Internet?
Ja. Der Auftrag wird einmal mit Verbindung geladen, danach läuft die Prüfung auf dem Tablet oder Smartphone vollständig offline, auch im Keller oder in der Halle ohne Empfang. Sobald wieder Netz verfügbar ist, gleicht die App ab und versendet den Bericht.
Läuft die Checklisten-App auch auf Windows?
Ja. firstaudit gibt es als native App für iOS, Android und Windows. So lassen sich auch Windows-Tablets und stoßfeste Geräte wie Toughbooks einsetzen, und gemischte Geräte im selben Team sind kein Problem.
Lassen sich Checklisten regelmäßig automatisch einplanen?
Ja. Für wiederkehrende Prüfungen hinterlegen Sie ein Intervall, etwa täglich, wöchentlich oder monatlich. Die Aufträge legt firstaudit dann automatisch an und ordnet sie den zuständigen Personen zu.
Wie kann ich selbst Checklisten erstellen?
In firstaudit legen Sie Prüfpunkte im Browser an und wählen je Punkt die Antwortart, etwa Ja/Nein, Zahl, Text oder Foto. Alternativ starten Sie mit einer Vorlage oder importieren eine bestehende Liste aus Excel. Danach steht die Checkliste in der App bereit.