Eine Inventur-App erfasst Bestände direkt am Lagerplatz: Artikel scannen, Menge eingeben, weiter zum nächsten Fach. Die firstaudit Inventur-App ersetzt Zähllisten aus Papier und Excel, funktioniert auch ohne Internet und übergibt die Ergebnisse an Ihr ERP- oder SAP-System. So sorgt sie überall, wo es um die Bestandsaufnahme geht, für klare Verhältnisse: unkompliziert, sorgfältig und vor allem schnell. Denn niemand möchte einen Prozess wiederholen, der von Detailtreue, Akribie und exakten Ergebnissen abhängt.
Inventur mit dem Smartphone
Wie läuft eine Inventur mit der App ab?
Steht eine Inventur ins Haus, werden viele nervös: Hier darf nichts vergessen werden, jedes Produkt und jeder Artikel ist zu sichten. Mit Zetteln und Formularen ist das eine logistische Mammutaufgabe, und der Papierkram muss anschließend sortiert, gegliedert und im übervollen Aktenregal abgelegt werden.
Die firstaudit Inventur-App schafft Abhilfe: Sie erhalten ein für alle mobilen Endgeräte funktionierendes, digitales System, mit dem Sie intuitiv und komfortabel Checkliste für Checkliste abhaken und abarbeiten:
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Lagerort wählen Die Zählliste ist nach Lagerort und Lagerfach gegliedert.
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Artikel scannen Der integrierte Scanner liest Barcode oder QR-Code und ordnet den Artikel zu.
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Menge eingeben Sie tragen die ermittelte Menge direkt in die Checkliste ein.
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Zählung abschließen Die Ergebnisse werden übertragen und als Bericht gespeichert.
Mit unserem Warehouse-Management unterstützen wir Ihre Inventur mit Zuordnungsformularen nach Lagerort und Erfassungsdatenlisten. Ausverkaufte Produkte tragen Sie mit dem Wert Null ein, neue Artikel legen Sie als neuen Eintrag an.
Barcode-Scanner und manuelle Erfassung
Was passiert, wenn ein Artikel keinen lesbaren Barcode hat?
Die Zeiten, in denen ein Meer von Hilfskräften wie die Ameisen an den Regalreihen steht und die abgezählten Artikel mit dem Kugelschreiber manuell ins Formular einträgt, gehen dem Ende entgegen. Machen Sie mobil mit der digitalen firstaudit Inventur-App und erfassen Sie Artikeltypen und -nummern bequem mit dem integrierten Barcode-Scanner. Dafür genügt die Kamera des Smartphones oder Tablets.
Sollte die Artikelnummer eines neu in den Markt eingeführten Produkts vom Hersteller (noch) nicht aktualisiert oder unbekannt sein, lässt sie sich kurzerhand manuell in die digitale Checkliste eingeben und mit der Bezeichnung des Produkts ergänzen.
Offline zählen im Lager
Funktioniert die Inventur-App ohne Internetverbindung?
Ja. Die firstaudit Inventur-App aktualisiert alle Vorgänge bei vorhandenem Online-Zugang sofort und synchronisiert die Daten auf dem Speicherplatz. Ist der mit der Inventur beauftragte Lagerist in Bereichen ohne Empfang unterwegs, etwa in Kühlräumen oder Kellern, arbeitet er offline weiter: Er erfasst jedes Lagerfach Schritt für Schritt und trägt die abgezählte Menge in die Checkliste ein. Sobald wieder ein Internetzugang besteht, aktualisiert sich das System automatisch.
Stichtagsinventur, permanente Inventur und Stichprobeninventur
Welche Inventurarten lassen sich mit der App durchführen?
Das Handelsgesetzbuch erlaubt mehrere Inventurverfahren (§§ 240 und 241 HGB). Die Inventur-App unterstützt alle, denn Sie legen für jedes Verfahren eigene Zähllisten an:
Stichtagsinventur
Körperliche Bestandsaufnahme zum Bilanzstichtag, in der Regel innerhalb von zehn Tagen davor oder danach.
Permanente Inventur
Der Bestand wird laufend über die Lagerbuchführung fortgeschrieben. Jeder Artikel wird mindestens einmal im Jahr körperlich gezählt.
Verlegte Inventur
Die Zählung findet bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag statt, der Bestand wird wertmäßig fortgeschrieben.
Stichprobeninventur
Gezählt wird nur eine statistisch ausgewählte Stichprobe, aus der der Gesamtbestand hochgerechnet wird.
Digitale Inventurliste statt Excel
Was ersetzt die Inventurliste aus Papier oder Excel?
Am Ende erhalten Sie ein übersichtliches Dokument, das Sie im gewünschten Format wie PDF, Excel oder Word in unserem Cloud-System oder in Ihrer betriebsinternen zentralen Datenbank abspeichern oder per E-Mail versenden. Es ist jederzeit für die Wiedervorlage oder etwaige Ergänzungen verfügbar.
Jeder Eintrag enthält die Angaben, die Steuerberater und Wirtschaftsprüfer erwarten:
- Artikelnummer
- Bezeichnung
- Lagerort
- Menge und Einheit
- Zählerin oder Zähler
- Datum und Uhrzeit
Weil jede Zählung mit Person und Zeitpunkt gespeichert ist, lassen sich Inventurdifferenzen später nachvollziehen. Die Liste ist stets verfügbar und auf dem neuesten Stand, ganz gleich ob zur Eigenkontrolle oder zur Überprüfung gemäß gesetzlicher Vorgaben.
Anlageninventur und Übergabe an ERP oder SAP
Wie gelangen die Zählergebnisse in Ihr Warenwirtschaftssystem?
Ist das Anlagevermögen vollständig erfasst, lassen sich die Datensätze lücken- und fehlerlos über ERP- oder SAP-Schnittstellen übernehmen und abspeichern. Sie sind jederzeit datensicher und zu jedem Zeitpunkt für eine spätere Überprüfung, Sichtung oder den Abgleich mit früheren Anlageninventuren verfügbar.
Stets präzise und verlässlich: Ihre Anlageninventur mit der digitalen firstaudit Inventur-App für mobile Endgeräte wie Smartphone, Tablet-PC und Co., erhältlich für Apple iOS und Google Android. Wer seine Anlagen darüber hinaus mit Stammdaten, Prüfungen und Prüfhistorie verwalten möchte, nutzt die Anlagenverwaltungs-App.
Inventur in Lager, Einzelhandel und Gastronomie
Für welche Betriebe eignet sich die Inventur-App?
Lager und Logistik
Große Bestände werden Lagerfach für Lagerfach gezählt, verteilt auf mehrere Zählteams.
Einzelhandel
Verkaufsfläche und Lager einer Filiale werden getrennt erfasst und am Ende zusammengeführt.
Gastronomie
Getränke und Lebensmittel werden monatlich gezählt, um den Wareneinsatz zu ermitteln.
Industrie
Rohstoffe, Ersatzteile und Verbrauchsmaterial werden je Lagerort bestätigt.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Inventuren und Bestandskontrollen. Bestände erfassen Sie per Barcode am Smartphone, auch im Lager ohne Netz.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Inventur-App
Pflichten, Aufbewahrung, Geräte und Kosten im Überblick.
Ist eine Inventur gesetzlich vorgeschrieben?
Ja. Kaufleute müssen nach §§ 240 und 241 HGB zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die die Umsatz- und Gewinngrenzen des § 241a HGB nicht überschreiten.
Wie lange müssen Inventurunterlagen aufbewahrt werden?
Inventare gehören zu den Unterlagen, die nach § 257 HGB und § 147 AO zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Digitale Inventurlisten erfüllen diese Pflicht, solange sie unverändert und lesbar archiviert sind.
Wie vermeidet man Fehler bei der Inventur?
Teilen Sie die Zählbereiche vorab eindeutig auf und kennzeichnen Sie alle Lagerplätze. Ware, die während der Zählung bewegt wird, sollte gesperrt oder gesondert erfasst werden. Auffällige Mengen zählen Sie sofort nach, solange der Bereich noch zugänglich ist.
Können mehrere Personen gleichzeitig zählen?
Ja. Mehrere Zählteams arbeiten parallel, jeder Bereich wird einer Person zugeordnet. So wird nichts doppelt gezählt und nichts übersehen.
Auf welchen Geräten läuft die Inventur-App?
Auf Smartphones und Tablets mit iOS oder Android. Auswertungen und Zähllisten bearbeiten Sie im Browser am PC.
Lassen sich bestehende Artikellisten übernehmen?
Ja. Artikelstämme aus Excel oder als CSV-Datei aus dem ERP-System lassen sich übernehmen, sodass Sie nicht bei null beginnen. Wie das für Ihre Daten aussieht, zeigen wir Ihnen in einer persönlichen Demo.
Gibt es die Inventur-App kostenlos?
Für Inventuren und Bestandskontrollen nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Setzt ein Team firstaudit als Inventur-App ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Details finden Sie auf der Preisseite.
Was ist eine Inventur?
Bei der Inventur erfasst ein Unternehmen alle Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag nach Art, Menge und Wert. Körperliche Bestände werden gezählt, gemessen oder gewogen, Forderungen und Schulden anhand von Unterlagen erfasst. Das Ergebnis ist das Inventar. Kaufleute sind grundsätzlich nach § 240 HGB verpflichtet, für bestimmte Einzelkaufleute gilt die Befreiung nach § 241a HGB.
Was ist eine permanente Inventur?
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand laufend über die Lagerbuchhaltung fortgeschrieben, statt alles am Stichtag zu zählen. Jeder Artikel muss trotzdem mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich gezählt werden.
Wie gehe ich mit Zähldifferenzen um?
Weicht eine Zählung deutlich vom Sollbestand ab, zählt eine zweite Person denselben Lagerplatz nach. Prüfen Sie auch Buchungsfehler und falsche Lagerplatzzuordnungen. Den Bestand korrigieren Sie erst, wenn die Differenz geprüft und freigegeben ist.