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Was in ein Prüfprotokoll gehört
Ein Prüfprotokoll dokumentiert, was von wem, wann und nach welcher Vorgabe geprüft wurde und mit welchem Ergebnis. Behörden und Versicherer verlangen es als Nachweis, oft auch der Auftraggeber. Je nach Prüfart gehören diese Angaben hinein:
- Prüfgegenstand und Standort
- Prüfgrundlage, etwa DGUV Vorschrift 3
- Datum und Name des Prüfers
- Prüfpunkte mit Ergebnis und Messwerten
- Mängel mit Foto
- Unterschrift
In firstaudit füllen Sie es am Gerät aus, das PDF ist danach fertig.
Digitale Prüfungen einfach via App
Ein Prüfprotokoll hält fest, wer wann welches Objekt nach welcher Vorgabe geprüft hat und mit welchem Ergebnis.
Ob Maschinen, Anlagen oder Gebäude: Wo reibungslose Abläufe erforderlich sind, müssen regelmäßig Überprüfungen durchgeführt werden, gerade wenn es um Sicherheit geht. Prüfprotokolle können Unternehmen helfen, Aufgaben mit System zu managen und den Betrieb zu strukturieren. Nach DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ (früher BGV A3) und Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sind diese Prüfprotokolle bei elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln Pflicht.
Die von firstaudit entwickelten digitalen Prüfprotokolle können Sie auf Smartphones und Tablets darstellen und nutzen. Für Prüfungen aller Art können ganz einfach und digital Protokolle erstellt werden, und das komplett intuitiv. Mit der App und dem entsprechenden Protokoll sparen Sie nicht nur viel Zeit, Sie gewinnen gleichzeitig an Sicherheit: Alle Einträge werden automatisch dokumentiert und bieten Ihnen eine einfache digitale Unterstützung bei der Qualitätsplanung sowie der Qualitätssicherung und -verbesserung.
Prüfprotokoll für elektrische Anlagen nach DGUV Vorschrift 3
Für die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel geben die DIN-VDE-Normen vor, was gemessen und protokolliert wird. Je nach Anlass gilt eine andere Norm:
Erstprüfung neuer Anlagen
DIN VDE 0100-600 regelt die Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme, etwa nach einer Neuinstallation oder Erweiterung.
Wiederholungsprüfung ortsfester Anlagen
DIN VDE 0105-100 beschreibt die wiederkehrende Prüfung von Verteilungen, Leitungen und fest installierten Geräten.
Ortsveränderliche Geräte
Die frühere DIN VDE 0701-0702 ist seit 2022 in zwei Normen geteilt: DIN VDE 0701 für die Prüfung nach einer Reparatur, DIN VDE 0702 für die Wiederholungsprüfung.
Im digitalen Prüfprotokoll erhält jede Messung ein eigenes Feld mit Grenzwert, etwa Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand oder Ableitstrom. Liegt ein Wert außerhalb, ist das sofort sichtbar, und der Mangel wird als Maßnahme an die zuständige Person weitergegeben.
Vom Papierformular zum digitalen Prüfprotokoll
Wer häufig in seinem beruflichen Alltag mit komplexen Prozessabläufen zu tun hat und diese zugleich regelmäßig zu kontrollieren, zu prüfen und zu evaluieren hat, wird sich in der Regel mit einer Reihe von Formularen abkämpfen. Diese sind anschließend abzulegen und immer wieder aufs Neue, nach Wartung oder Inspektion, durch aktuellere Papiere zu ergänzen. Dabei sind im Protokoll viele Prüfpunkte abzuhaken und zu dokumentieren.
Das Verfahren zur Datenerfassung von Prüfprozessen ist damit aber immer noch nicht vollständig: Schließlich müssen die auf dem Prüfungsbeleg eingetragenen Informationen ausgewertet und dann an eine zentrale Einrichtung übermittelt werden. Diese Arbeitsschritte kosten Zeit, Material und Vorbereitung. Mit einer Software können die Prüfung und die Protokollierung deutlich professionalisiert werden.
Das gilt für Prüfprotokolle aller Art, von der Sicherheitsprüfung an der Maschine bis zur Qualitätsprüfung in der Fertigung. Für Erstbemusterungen in der Zulieferindustrie gibt es einen eigenen Beitrag zum Erstmusterprüfbericht.
Prüfprotokolle erstellen mit minimalem Aufwand
Sämtliche Prüfpunkte, Arbeitsschritte und Resultate werden in übersichtlich aufgebaute, komplett auf die Bedürfnisse und Abläufe von Prüfer und Unternehmen zugeschnittene digitale Checklisten integriert. Sie lassen sich bequem digital verarbeiten, zusammenfassen und evaluieren.
Am Ende steht ein vollständiges Prüfprotokoll: Lässt der Prüfer etwas aus, erinnert die App an das Versäumnis und sorgt so für ein vollständiges Ergebnis. Durch Upload digitaler, am Ort des Geschehens mit der Tablet- oder Smartphonekamera angefertigter Fotos lässt sich das Prüfprotokoll sinnvoll ergänzen. Mehr dazu bei der Fotodokumentation.
So entsteht ein Protokoll, aus dem direkt hervorgeht, ob das Gerät der Vorschrift gemäß geprüft wurde. Die Angaben der jeweiligen Geräte sind jederzeit zur Hand und können einfach als Report per Mail versendet werden. Über eine Schnittstelle wird der Bericht schließlich in Ihr eigenes System integriert. Protokolle können Sie als PDF, RTF, CSV oder XML exportieren.
Ganz egal, welche Betriebsmittel: Mit firstaudit wird jede Prüfung zur Routine. Schritt für Schritt, Punkt für Punkt. Getreu dem Motto: Prüf, was geprüft werden muss. Das Produkt hilft Ihnen bei der Erfüllung der BetrSichV und der DGUV, einfach und digital.
Bewährte Funktionen der firstaudit Software
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für digitale Prüfprotokolle und wiederkehrende Prüfungen. Prüfpunkte, Messwerte, Fotos und Unterschrift landen direkt im Protokoll, das als PDF entsteht. Prüfprotokolle erstellen Sie per Drag & Drop im Baukastensystem und geben sie digital frei. Die Protokolle können bequem über Ihre Aufträge, QR-Code-Scan oder über die Suche aufgerufen werden. Die während der Prüfung erzeugten Datenpunkte und Informationen zum Prozessfortschritt werden in einer zentralen Übersicht (firstaudit-Backend) ausgewertet, sodass sichergestellt werden kann, dass alle Prüfungen abgeschlossen sind und Vorfälle behoben wurden.
Prüffristen nach DGUV Vorschrift 3
Wie oft werden elektrische Anlagen und Geräte geprüft?
| Prüfobjekt | Richtwert | Höchstwert bei Fehlerquote unter 2 % |
|---|---|---|
| Ortsfeste elektrische Anlagen | 4 Jahre, in besonderen Betriebsstätten kürzer | keiner |
| Ortsveränderliche Geräte auf Baustellen | 3 Monate | 1 Jahr |
| Ortsveränderliche Geräte in Werkstätten und Fertigung | 6 Monate | 1 Jahr |
| Ortsveränderliche Geräte in Büros | 6 Monate | 2 Jahre |
Maßgeblich bleiben Gefährdungsbeurteilung und Einsatzbedingungen. Ein Protokoll für ortsveränderliche Geräte enthält typischerweise Sichtprüfung, Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand, Ableitstrom und Funktionsprüfung. Welche Messwerte nötig sind, hängt von Schutzklasse und Prüfverfahren ab.
Bleiben Sie agil, hosten Sie das System in unserer Cloud oder onpremise auf Ihren Servern.
Anbindung Ihrer digitalen Prüfprotokolle an ERP, MES und CAQ-Systeme.
Schichtübergabe sowie das Übertragen von Prüfaufträgen war noch nie so einfach.
Einfügen und Bearbeiten von Fotos und Videos, um Fehler zu dokumentieren
Ergänzen Sie Sachverhalte, legen Sie automatisierte Maßnahmen an.
Flexibel auf allen gängigen Plattformen (Android, iOS und Windows) sowie fragenbasierte Übersetzungen.
Lassen Sie uns über Ihren spezifischen Anwendungsfall sprechen.
Haben Sie eine Frage oder möchten Sie mehr darüber erfahren?
Rufen Sie uns einfach an: +49 6131 9450914
Häufige Fragen zu digitalen Prüfprotokollen
Inhalte, Rechtsgrundlagen, Fristen und Kosten im Überblick.
Welche Daten gehören auf ein Prüfprotokoll?
- Art der Prüfung (z.B. Funktionstest, Sicherheitstest)
- Datum und Uhrzeit der Prüfung
- Namen der Prüfer und der beteiligten Personen
- Detaillierte Beschreibung der durchgeführten Prüfungen und Messungen
- Ergebnisse der Prüfungen und Messungen
- Festgestellte Fehler und Defekte
- Maßnahmen zur Fehlerbehebung
- Zusammenfassung der Ergebnisse der Prüfung
- Empfehlungen für weitere Maßnahmen
- Unterschriften der beteiligten Personen und eventuell auch ein Abnahmestempel oder -vermerk.
Welche Arten von Prüfungen gibt es in der Industrie?
- Qualitätskontrollen in der industriellen Fertigung
- Gefährdungsbeurteilung
- Prüfung zur erstmaligen Inbetriebnahme
- Nachprüfungen von Änderungen, die einer Prüfpflicht unterliegen
- Prüfungen zur Erteilung von Konformitätsbescheinigungen/CE-Kennzeichnung für Hersteller
- Endabnahmeprüfungen von Produkten, Anlagen oder Systemen.
- Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten
- Kundendienst- und Reparaturaufträge
- Betriebs- und Nutzungsüberwachung von Anlagen und Maschinen
- Umweltüberwachung (z.B. Luftqualität, Wasserqualität)
- Prüfungen zur Lebensmittelsicherheit
- Sicherheitsprüfungen im Rahmen von Arbeitsplatzbegehungen
Welche rechtlichen Grundlagen für Prüfungen in der Industrie gibt es?
Rechtliche Grundlagen für Prüfungen können Gesetze, Verordnungen, Normen oder technische Regeln sein, die für bestimmte Produkte, Dienstleistungen oder Tätigkeiten festlegen, wie sie sicher, zuverlässig und qualitativ hochwertig erbracht werden müssen. Hier sind einige Beispiele für rechtliche Grundlagen für Prüfungen:
- Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
- Maschinenrichtlinie (2006/42/EG), ab 2027 abgelöst durch die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230
- Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
- DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“
- Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetz (MPDG) und EU-Medizinprodukteverordnung (MDR)
- Chemikaliengesetz (ChemG) und Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)
- Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
- Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS)
- DIN-, DIN-EN- und DIN-VDE-Normen
- Internationale Normen der IEC und ISO
Wie oft müssen elektrische Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 geprüft werden?
Die Fristen legt der Unternehmer in der Gefährdungsbeurteilung fest. Die DGUV nennt Richtwerte: für ortsfeste Anlagen vier Jahre, für ortsveränderliche Geräte sechs Monate, auf Baustellen drei Monate. Bei geringer Fehlerquote, etwa im Büro, kann die Frist für ortsveränderliche Geräte auf bis zu zwei Jahre verlängert werden.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Nach der Betriebssicherheitsverordnung sind die Aufzeichnungen über Prüfungen von Arbeitsmitteln mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. In der Praxis werden sie meist über die gesamte Nutzungsdauer des Geräts archiviert, damit die ganze Prüfhistorie greifbar bleibt.
Muss ein digitales Prüfprotokoll unterschrieben werden?
Entscheidend ist, dass Prüfer, Datum und Ergebnis eindeutig zugeordnet werden können. Eine Unterschrift direkt auf dem Tablet oder Smartphone schafft diese Zuordnung und erscheint im fertigen Bericht.
Was kostet die Software für digitale Prüfprotokolle?
Für digitale Prüfprotokolle und wiederkehrende Prüfungen nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Setzt ein Team firstaudit als Prüfprotokoll-Software ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Details finden Sie auf der Preisseite.
Was ist ein Prüfprotokoll nach DGUV Vorschrift 3?
Es weist die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel nach. Üblich sind Angaben zum Betriebsmittel und zur Prüfart, die Messwerte entsprechend Prüfart und Prüfverfahren, das Ergebnis, der Prüfer, das Datum und der nächste Prüftermin.
Wer darf ein Elektro-Prüfprotokoll unterschreiben?
Die Person, die die Prüfung durchgeführt oder verantwortlich beaufsichtigt hat. Welche Qualifikation nötig ist, richtet sich nach Prüfaufgabe und Rechtsgrundlage. Eine Elektrofachkraft ist nicht automatisch eine zur Prüfung befähigte Person im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung.
Darf die Prüffrist nach DGUV Vorschrift 3 verlängert werden?
Eine Fehlerquote unter 2 Prozent bei den bisherigen Prüfungen kann eine Verlängerung bis zum Höchstwert begründen. Maßgeblich bleiben die Gefährdungsbeurteilung und die tatsächlichen Einsatzbedingungen, eine automatische Verlängerung gibt es nicht.
Wie behalte ich den nächsten Prüftermin im Blick?
firstaudit erinnert an fällige Prüfungen. Die durchgeführte Prüfung dokumentieren Sie anschließend im Prüfprotokoll.