Ein Wartungsplaner legt fest, welche Anlage wann von wem geprüft wird. Er ersetzt die Excel-Liste mit Fälligkeitsdaten und die Erinnerung im Kalender durch einen Plan, der sich selbst fortschreibt. Ein Intervall wird einmal hinterlegt, der nächste Termin entsteht automatisch, sobald die Wartung abgeschlossen ist.
Was ist eine Wartungs-App?
Eine Wartungs-App bringt den Wartungsplan auf das Tablet oder Smartphone. Der Techniker sieht seine fälligen Wartungen, arbeitet die Checkliste an der Anlage ab und erfasst Messwerte, Fotos und Unterschrift direkt im Protokoll. Geplant wird am PC, geprüft wird mobil, auch ohne Netz.
| Begriff | Wofür |
|---|---|
| Wartungsplaner | legt Anlagen, Intervalle und Zuständige fest und erzeugt die Folgetermine |
| Wartungs-App | führt die fällige Wartung vor Ort durch und erstellt das Protokoll |
| Wartungssoftware | Oberbegriff für beides, oft mit Auswertung und Schnittstellen (mehr zur Wartungssoftware) |
Ab dem Tarif Standard weisen Sie in firstaudit fällige Wartungen als Auftrag zu, der Techniker bearbeitet sie dann in der App. Instandhaltungs-Apps decken meist auch Störungen und Reparaturen ab, mehr dazu bei der Instandhaltungs-App.
Wo Wartungstermine heute verloren gehen
In vielen Betrieben steht der Wartungsplan in einer Excel-Datei. Die Erinnerung kommt aus dem Kalender eines einzelnen Mitarbeiters, während der Prüfbericht auf Papier im Ordner landet. Das funktioniert nur so lange, wie keine Zuständigkeit wechselt und jede Information zuverlässig übertragen wird.
Kommt eine neue Anlage oder ein weiterer Standort hinzu, wird die Planung schnell unübersichtlich. Es ist nicht mehr eindeutig, welche Prüfung offen ist, wer sie durchführen soll und welcher Nachweis bereits vorliegt. Spätestens beim Audit oder nach einem Zwischenfall wird diese Lücke zum Problem.
Was in einen Wartungsplan gehört
Ein Wartungsplan sorgt dafür, dass Maschinen und Anlagen lange halten und Vorgaben aus Normen und Herstellerangaben eingehalten werden. Diese Angaben gehören hinein:
- Liste zu prüfender Objekte
- Details zu den Objekten
- Detaillierte Beschreibung der Wartungsarbeit
- Hinweise
- Wartungsintervalle
- Maßnahmen bei Abweichungen
Wartungsplan digitalisieren in 3 Schritten
In drei Schritten legen Sie Ihren Wartungsplan in firstaudit an. Vorhandene Checklisten aus Excel oder Papier dienen als Grundlage.
So arbeitet der Wartungsplaner in firstaudit
Wartungsplaner und Wartungs-App greifen in firstaudit ineinander. Anlagen, Wartungsintervalle, Zuständigkeiten und Ergebnisse werden in einem System zusammengeführt. Prüf- und Wartungsarbeiten müssen nicht mehr per Hand aufgeschrieben und anschließend in andere Listen übertragen werden.
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Anlagen und Intervalle anlegen Erfassen Sie jede Anlage, jedes Arbeitsmittel und jedes Prüfobjekt mit Standort, Wartungsintervall und verantwortlicher Person. Das Intervall wird einmal hinterlegt. Nach jeder erledigten Wartung setzt firstaudit den nächsten Termin.
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Wartungsaufträge verteilen Fällige Wartungen werden als Aufgabe bereitgestellt und einem internen Mitarbeiter oder externen Dienstleister zugewiesen. Damit ist vor Beginn der Arbeiten geklärt, wer die Wartung übernimmt und bis wann sie abgeschlossen sein muss.
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Vor Ort mit der App prüfen Der Prüfer arbeitet die Wartungs-Checkliste auf dem Smartphone oder Tablet ab. Messwerte, Fotos, Kommentare und festgestellte Mängel werden direkt am jeweiligen Prüfpunkt erfasst. Das funktioniert auch dort, wo keine stabile Internetverbindung verfügbar ist.
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Bericht und Folgetermin erstellen Nach Abschluss stehen die erfassten Daten und der Wartungsbericht zentral zur Verfügung. Gleichzeitig wird auf Grundlage des hinterlegten Intervalls der nächste Termin geplant. Niemand muss Ergebnisse oder Fälligkeiten nachträglich in andere Systeme übertragen.
Wartungs-App für Smartphone und Tablet
Mit der firstaudit Wartungs-App öffnet der Techniker den fälligen Auftrag an der Anlage, arbeitet die Prüfpunkte ab und schließt die Wartung vor Ort. Alles, was er vor Ort erfasst, findet sich direkt im Bericht. Wie das Wartungsprotokoll aufgebaut ist und was es nachweisen muss, erklärt die Seite Wartungsprotokoll-App.
Mobile Wartung ohne Papier heißt: Papierlisten und Excel-Tabellen fallen weg, der Nachweis entsteht digital in dem Moment, in dem die Arbeit erledigt ist. Niemand tippt Ergebnisse im Büro nach, und das Protokoll ist sofort für alle Verantwortlichen sichtbar.
Ein QR-Code an der Anlage öffnet direkt die passende Checkliste. Die App läuft auf iOS, Android und Windows und funktioniert auch offline. Sobald wieder Netz da ist, gleichen sich die Daten ab.
Software für die Wartungsplanung mehrerer Anlagen
Die Wartungsplaner Software von firstaudit führt Anlagen, Intervalle, Zuständigkeiten und Fälligkeiten in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Verantwortliche erkennen, welche Wartungen anstehen, bereits erledigt oder überfällig sind, ohne mehrere Excel-Dateien und Kalender abgleichen zu müssen.
Inspektionen und Kontrollrundgänge werden detailliert erfasst und dokumentiert. So behalten Sie Produktion, Maschinenpark und Abnahmen im Blick, ohne jeden Vorgang einzeln nachverfolgen zu müssen.
Wartungskalender: alle Fälligkeiten im Blick
Aus den hinterlegten Intervallen ergibt sich ein Wartungskalender, der sich selbst fortschreibt. Für jede Anlage ist sichtbar, wann die nächste Wartung fällig ist, welche Termine anstehen und welche überfällig sind.
Ist eine Wartung erledigt, plant firstaudit den Folgetermin automatisch ein. Eine zweite Liste oder eine persönliche Kalendererinnerung braucht es dafür nicht.
Wartungsplanung über Standorte hinweg
Eine zentrale Wartungsplanung zeigt fällige und abgeschlossene Aufgaben über Werke, Abteilungen und Standorte hinweg. Filter nach Standort, Anlage oder Zuständigkeit ersetzen den manuellen Abgleich verschiedener Tabellen.
Die Planung erfolgt zentral, die Verantwortung bleibt vor Ort. Jedes Werk und jedes Team sieht die eigenen Aufgaben, während die verantwortliche Leitung den Gesamtüberblick über Termine, Rückstände und Ergebnisse behält.
Tourenplanung für Servicetechniker
Fällige Aufträge lassen sich nach Termin, Standort und Techniker ordnen, Einsätze an nahe gelegenen Standorten werden gebündelt. Jeder Techniker, ob eigene Servicekraft oder externer Partner, erhält seine Aufträge mit Checklisten und Anlagendaten. Mehr dazu auf der Seite Tourenplanung Wartung.
Nachweise zu jeder Wartung
Die Wartungsdokumentation entsteht während der Durchführung und nicht erst später im Büro. Der fertige Nachweis enthält die Ergebnisse der Prüfpunkte, Datum und Prüfer sowie die direkt vor Ort erfassten Messwerte, Fotos, Kommentare und Unterschriften.
Wird ein Mangel festgestellt, entsteht daraus ab Premium direkt eine Maßnahme mit verantwortlicher Person und Frist. firstaudit erinnert, bis sie erledigt ist.
Die Nachweise liegen zentral bei der betreffenden Anlage und können bei einer internen Prüfung oder einem externen Audit ohne Suche in Papierordnern abgerufen werden.
Mehr zur Organisation von Wartung und Prüfung erfahren Sie in unserem Beitrag zum Instandhaltungsmanagement.
Wartung, Inspektion und Mängel in einer App
Was bei der Wartung auffällt, wird direkt als Mangel erfasst. Mit derselben App führt Ihr Team auch Kontrollrundgänge und Inspektionen durch. firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland und erstellt das Protokoll als PDF.
Audits und Wartungs-Checklisten lassen sich unkompliziert in Eigenregie erstellen und an die eigenen Anforderungen anpassen. Vorhandene Prüfpunkte und Formulare können dabei als Grundlage dienen. So entstehen einheitliche digitale Wartungs-Checklisten für den gesamten Anlagenpark, ohne dass jede Wartung neu vorbereitet werden muss.
Sie benötigen eine digitale Wartungs-Checkliste?Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und profitieren Sie von unseren Lösungen zur mobilen Dokumentation von Wartung und Inspektion in Ihrem Unternehmen.
Typische Einsatzbereiche
firstaudit eignet sich unter anderem für:
- Prüfungen elektrischer Betriebsmittel
- Kontrollen von Regalen, Leitern und Tritten
- Wartungen von Produktionsmaschinen nach Herstellervorgaben
- Prüfungen von Feuerlöschern, Brandschutztüren und Notbeleuchtung
- Wartungen von Kranen, Hebezeugen und Flurförderzeugen
- Wiederkehrende Kontrollrundgänge in Lager und Produktion
- Inspektionen von Anlagen und technischen Einrichtungen
- Dokumentation sicherheitsrelevanter Prüftermine
Wartungsplaner in Excel oder als Software?
Für den Anfang reicht oft eine Excel-Tabelle. Wie ein solcher Plan aufgebaut ist, zeigt unsere Wartungsplan-Vorlage mit Aufbau und Inhalten.
An Grenzen stößt Excel, sobald mehrere Personen am Plan arbeiten. Termine erinnern nicht von selbst, Folgetermine muss jemand eintragen, und der Prüfnachweis liegt an anderer Stelle. firstaudit läuft als Wartungsplaner online im Browser, ohne Installation. Bestehende Excel-Listen lassen sich übernehmen, geprüft wird in der App am Gerät.
Klein anfangen und später erweitern
Mit firstaudit können Sie kostenlos und ohne lokale Installation starten. Legen Sie erste Wartungs-Checklisten an und prüfen Sie den Ablauf in der App. Intervalle mit automatischen Folgeterminen kommen ab dem Tarif Standard dazu.
Wenn weitere Anlagen, Mitarbeiter oder Standorte hinzukommen, lässt sich die Planung schrittweise erweitern. Auch zusätzliche Berechtigungen, individuelle Prozesse und Schnittstellen können entsprechend den betrieblichen Anforderungen ergänzt werden.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Wartungsplanung
Intervalle, Kosten und Offline-Einsatz: die Antworten vor dem Start.
Was ist ein Wartungsplaner?
Ein Wartungsplaner verwaltet wiederkehrende Wartungs- und Prüftermine. Er hält fest, welche Anlage in welchem Intervall geprüft wird, wer zuständig ist und was bei der letzten Prüfung herauskam. firstaudit legt den Plan am PC an und stellt die fällige Prüfung als Auftrag auf das Smartphone oder Tablet.
Wie erstelle ich einen Wartungsplan?
Ein Wartungsplan braucht vier Angaben je Anlage: das Prüfobjekt, das Intervall, die zuständige Person und die Prüfpunkte. In firstaudit wird das Intervall einmal gesetzt, danach erzeugt das System den nächsten Termin selbst, sobald eine Wartung abgeschlossen ist.
Gibt es eine kostenlose Wartungs-App?
Ja, mit Einschränkung. Für einen Benutzer ist firstaudit dauerhaft kostenlos: Checklisten in der App abarbeiten, mit Fotos, Unterschrift und PDF-Bericht. Wiederkehrende Intervalle mit automatischen Folgeterminen gibt es ab dem Tarif Standard. Maßnahmen mit Verantwortlichen, Fristen und Erinnerungen bis zur Erledigung gibt es ab Premium. Premium testen Sie 14 Tage kostenlos.
Was kostet eine Wartungsplaner-Software?
Der Preis richtet sich meist nach Benutzern und Anlagenzahl. Setzt ein Team firstaudit als Wartungsplaner ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern.
Gibt es den Wartungsplaner als App für Smartphone und Tablet?
Ja. Die firstaudit App läuft auf iOS, Android und Windows. Der Prüfer erfasst Messwerte und Fotos direkt am Prüfpunkt und schließt die Wartung mit seiner Unterschrift auf dem Display ab.
Kann ich meine bestehende Excel-Liste übernehmen?
Ja. Ihren bisherigen Plan müssen Sie nicht neu abtippen. Der KI-Import liest Checklisten aus Excel und PDF direkt ein, sogar Fotos von Papierformularen.
Funktioniert die Wartungsdokumentation ohne Internet?
Technikräume, Keller und Außenanlagen haben selten Empfang, deshalb ist das die entscheidende Frage. firstaudit lädt den Auftrag einmal mit Verbindung herunter, danach läuft die Prüfung offline weiter. Sobald wieder Netz da ist, gleicht die App ab und versendet den Bericht.
Was gehört in einen Wartungsplan?
Die Anlage mit Standort, die Wartungsarbeiten, das Intervall, die zuständige Person und die Vorgaben des Herstellers. Dazu kommt, wo das Ergebnis jeder Wartung dokumentiert wird.
Kann ich einen Wartungsplan in Excel erstellen?
Für wenige Anlagen reicht eine Tabelle mit Anlage, Tätigkeit, Intervall sowie letztem und nächstem Termin. Erinnerungen und die Zuordnung von Fotobelegen müssen Sie dann zusätzlich organisieren.
Erinnert firstaudit an fällige Wartungen?
Ja, ab dem Tarif Standard. Wird eine Wartung fällig, erinnert firstaudit die zuständige Person. Die Erinnerung hilft, fällige Wartungen auch bei vielen Anlagen im Blick zu behalten.
Gibt es eine Vorlage für Wartungscheckliste und Wartungsprotokoll?
Ja. Eine Wartungs-Checkliste und Wartungsprotokoll-Vorlagen als Word-Datei stehen kostenlos bereit. In firstaudit übernehmen Sie bestehende Listen per Excel-Import oder KI.
Was ist der Unterschied zwischen Wartungsplaner und Wartungs-App?
Der Wartungsplaner steuert Termine und Zuständige. Die Wartungs-App ist das Werkzeug vor Ort: Der Techniker arbeitet damit die fällige Wartung ab und erstellt das Protokoll. In firstaudit wird die fällige Wartung als Auftrag in die App gestellt.
Welche Software kann ich für die Wartungsplanung verwenden?
Für wenige Anlagen reicht Excel. Sobald mehrere Anlagen, Intervalle und Prüfer dazukommen, hilft ein Wartungsplaner mit App wie firstaudit: Folgetermine entstehen ab dem Tarif Standard automatisch, die Prüfung läuft in der App, der Nachweis liegt als PDF vor.
Kann ich Wartungen nach Betriebsstunden planen?
Üblich ist die Planung nach Datum und Intervall. Nach Betriebsstunden geht es im Tarif Enterprise mit angebundenen IoT-Sensoren, die zum Beispiel die Laufzeit der Maschine erfassen. Die Anbindung richten wir individuell ein.