Housekeeping arbeitet unter Zeitdruck und mit wechselndem Personal. Eine Checklisten-App hält den Standard fest, den jedes Zimmer erfüllen muss, und macht die Kontrolle nachvollziehbar. Wer hat wann geprüft, was war zu beanstanden, wurde es behoben. Die Hausdame sieht den Stand, ohne jedes Zimmer selbst abzugehen.
Gäste zufriedenzustellen, setzt Organisationstalent und klar geregelte Abläufe voraus. In einem Hotel oder Gastronomiebetrieb finden nahezu alle dafür notwendigen Arbeiten im Hintergrund und für den Gast nicht sichtbar statt. Dabei muss jeder Schritt sitzen. firstaudit unterstützt Hoteliers und Gastronomen dabei, diese betrieblichen Abläufe digital zu organisieren und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Zimmerkontrolle mit fester Prüfliste
Mit firstaudit erhält jeder Mitarbeiter eine digitale Checkliste, die auf seine Tätigkeit zugeschnitten ist. Bei der Zimmerkontrolle werden die festgelegten Prüfpunkte Schritt für Schritt auf dem Smartphone oder Tablet abgearbeitet. So gelten für alle Mitarbeiter dieselben Anforderungen, egal wer das Zimmer gereinigt oder kontrolliert hat.
Ob Sauberkeit, Ausstattung, Minibar, Bettwäsche oder Funktionsprüfung: Alle relevanten Punkte werden in einer festen Reihenfolge geprüft und direkt in der App bestätigt. Dadurch wird kein Arbeitsschritt übersehen und die Hausdame kann nachvollziehen, welche Zimmer bereits kontrolliert und freigegeben wurden.
Mit der firstaudit App für Hotel und Gastronomie lassen sich Aufgaben des Managements und innerbetriebliche Abläufe in einem System zusammenführen. Individuelle Zugriffsrechte regeln, welche Aufgaben und Informationen für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Der Administrator verwaltet das System, das Management steuert die Abläufe und die Mitarbeiter dokumentieren die Durchführung.
Beanstandungen mit Foto an die Technik
Werden bei der Zimmerkontrolle Mängel festgestellt, können diese direkt in firstaudit erfasst werden. Mitarbeiter fotografieren die Beanstandung und ergänzen bei Bedarf eine schriftliche Notiz oder Sprachnotiz. So ist für die zuständige Abteilung unmittelbar erkennbar, wo sich der Mangel befindet und was behoben werden muss.
Die Beanstandung kann der Technik oder einem anderen verantwortlichen Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen werden. Alle berechtigten Beteiligten sehen den aktuellen Status und können nachvollziehen, ob die Aufgabe noch offen, bereits in Bearbeitung oder abgeschlossen ist. Eine digitale Signatur ermöglicht bei Bedarf die eindeutige Zuordnung der erfassten und erledigten Arbeiten.
Mängel werden dokumentiert und gleich in den weiteren Arbeitsablauf übergeben. Telefonische Meldungen, handschriftliche Notizen und Rückfragen zwischen Housekeeping, Rezeption und Technik werden reduziert. Die Hausdame sieht, ob eine Beanstandung behoben wurde, ohne das betreffende Zimmer erneut selbst kontrollieren zu müssen.
Auswertung je Etage, Schicht und Mitarbeiter
Die erfassten Kontrollen schaffen eine einheitliche Datengrundlage für das Hotelmanagement. Ergebnisse können nach Etage, Schicht oder Mitarbeiter ausgewertet werden. So lässt sich erkennen, wo Beanstandungen besonders häufig auftreten, welche Kontrollen abgeschlossen wurden und bei welchen Aufgaben noch Handlungsbedarf besteht.
Durch die automatische Synchronisation stehen abgeschlossene Kontrollrundgänge allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Die Unternehmensführung behält den Überblick über Zimmerstatus, festgestellte Mängel und offene Maßnahmen. Gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand im Hotel-Office, weil Ergebnisse nicht mehr aus Papierformularen übertragen und manuell zusammengeführt werden müssen.
Die Daten können in die interne IT-Infrastruktur oder auf Wunsch in ein verfügbares Cloud-System übertragen und dort gespeichert werden. Digitale Reports lassen sich als PDF- oder XLS-Datei erstellen und per E-Mail an ausgewählte Empfänger versenden. Die papierintensive Ablage von Kontrollformularen in Aktenordnern gehört damit der Vergangenheit an.
Housekeeping-Checkliste und Zimmerkontrolle
Eine Housekeeping-Checkliste legt fest, welche Punkte nach der Reinigung eines Zimmers kontrolliert werden. Die Zimmerkontrolle prüft anhand dieser Liste, ob das Zimmer bezugsfertig ist.
In firstaudit läuft die Kontrolle in der App, Mängel halten Sie mit Foto fest.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
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Kostenlos startenHäufige Fragen zur Housekeeping-Checkliste
Offline-Einsatz, Anpassung und Zugriffsrechte: die Antworten vor dem Start.
Kann die Checkliste ohne Internetverbindung ausgefüllt werden?
Ja. Mitarbeiter rufen ihre Aufgaben einmal mit Verbindung ab und arbeiten sie danach offline ab, auch in Zimmern oder Kellerräumen ohne WLAN. Sobald wieder Netz da ist, gleicht die App abgeschlossene Kontrollrundgänge automatisch ab.
Lassen sich die Housekeeping-Checklisten individuell anpassen?
Ja. Prüfpunkte, Abläufe und Zuständigkeiten passen Sie an Ihr Hotel oder Ihren Gastronomiebetrieb an, ohne Programmierkenntnisse. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie.
Wer darf auf die Kontrollen und Berichte zugreifen?
Das legt der Administrator über Zugriffsrechte fest. Er bestimmt, wer welche Aufgaben, Bereiche, Ergebnisse und Berichte sieht. So hat jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die er für seine Tätigkeit braucht.
Eignet sich firstaudit nur für die Zimmerkontrolle?
Nein. Neben Zimmerkontrolle und Housekeeping bilden Sie auch Abläufe in Service, Küche und Technik ab. Hotels und Gastronomiebetriebe verwalten damit alle Kontrollen in einer Anwendung.
Was ist Housekeeping im Hotel?
Housekeeping ist die Abteilung, die Gästezimmer und öffentliche Bereiche reinigt und für Ordnung sorgt. Dazu gehören Zimmerreinigung, Wäsche und die Kontrolle, ob ein Zimmer bezugsfertig ist. Geleitet wird sie meist von der Hausdame oder dem Executive Housekeeper.
Welche Zimmer werden nach der Reinigung kontrolliert?
Je nach Hotelstandard werden alle gereinigten Zimmer oder Stichproben kontrolliert. Zusätzliche Kontrollen sind etwa nach Beschwerden oder vor der Anreise wichtiger Gäste üblich.