firstaudit ist eine HACCP-App mit zugehöriger Software für den PC. Lebensmittelbetriebe planen damit ihre Eigenkontrollen nach HACCP und führen die HACCP-Checklisten auf Smartphone oder Tablet durch. Die Ergebnisse werden revisionssicher gespeichert. Die App ist klar strukturiert und dadurch unkompliziert zu bedienen, auch für weniger technikaffine Mitarbeiter.
Warum entscheidet die Dokumentation mit, wie oft kontrolliert wird?
Lebensmittelkontrollen werden häufig in unregelmäßigen Abständen durchgeführt, um sicherzustellen, dass Unternehmen die geltenden Lebensmittelsicherheitsvorschriften einhalten. Wie oft ein Betrieb Besuch bekommt, legt die Behörde nach einer Risikobeurteilung fest. In Deutschland regelt das die Allgemeine Verwaltungsvorschrift Rahmen-Überwachung (AVV RÜb). Eines ihrer Hauptmerkmale ist die Verlässlichkeit der Eigenkontrollen, und dieses Merkmal wird stärker gewichtet als die Einhaltung der übrigen lebensmittelrechtlichen Bestimmungen. Auch die EU-Kontrollverordnung (EU) 2017/625 nennt Verlässlichkeit und Ergebnisse der Eigenkontrollen als Kriterium für die Häufigkeit amtlicher Kontrollen.
Die HACCP-Dokumentation wirkt also über die Pflicht hinaus. Lückenhafte oder nachträglich ausgefüllte Listen fließen in die Beurteilung Ihres Betriebs ein.
Wo stößt die Papierliste an ihre Grenzen?
Ein Beispiel aus der Temperaturführung: Nach DIN 10508 müssen heiß ausgegebene Speisen mindestens 65 °C haben. Werden heiße Speisen abgekühlt, sollte der Bereich zwischen 65 °C und 10 °C innerhalb von zwei Stunden durchschritten sein. Auf Papier sind das zwei Einträge mit zwei Uhrzeiten. Ob die zwei Stunden eingehalten wurden, fällt erst auf, wenn jemand nachrechnet.
Hinzu kommt der Schichtalltag. Listen werden oft erst am Ende ausgefüllt, und bei mehreren Standorten führt jeder seine eigene Version.
Die sieben HACCP-Grundsätze in der firstaudit-App
Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 legt sieben Grundsätze fest. Die Tabelle zeigt, welche Aufgabe bei Ihrem HACCP-Team bleibt und wo die App die Arbeit übernimmt.
| Grundsatz | Was die Verordnung verlangt | Umsetzung in firstaudit |
|---|---|---|
1Gefahrenanalyse | Gefahren ermitteln, die vermieden, ausgeschaltet oder auf ein akzeptables Maß reduziert werden müssen | Bleibt Aufgabe Ihres HACCP-Teams. Das Ergebnis ist die Grundlage der Vorlage. |
2Kritische Kontrollpunkte | Die Prozessstufen bestimmen, auf denen eine Kontrolle notwendig ist | Jeder CCP wird zum Prüfpunkt in der Checkliste. |
3Grenzwerte | Grenzwerte festlegen, die akzeptable von nicht akzeptablen Werten trennen | Messfelder mit Toleranzgrenzen. Die App gibt Warnungen aus, wenn Schwellenwerte überschritten werden. |
4Überwachung | Verfahren zur Überwachung der CCPs festlegen und durchführen | Terminierte Checklisten, täglich oder pro Schicht, mit Benachrichtigung. |
5Korrekturmaßnahmen | Festlegen, was geschieht, wenn ein CCP nicht unter Kontrolle ist | Maßnahme direkt am Prüfpunkt, mit Foto. |
6Verifizierung | Regelmäßig prüfen, ob die Grundsätze 1 bis 5 eingehalten werden | Freigabeprozess mit Prüfung durch mehrere Personen, Export der Daten für Auswertungen. |
7Dokumentation | Dokumente und Aufzeichnungen, die Art und Größe des Betriebs angemessen sind | Revisionssichere Speicherung, nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen. Vorlagen sind versioniert. |
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Wer füllt aus, und wer wertet aus?
In Küche oder Produktion arbeitet das Personal die Checkliste am Smartphone oder Tablet ab, Prüfpunkt für Prüfpunkt. Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, bevor sich die Checkliste abschließen lässt.
Qualitätsverantwortliche und Inhaber sehen die Ergebnisse am PC. Ein Kühlraum, der wochenlang knapp unter dem Grenzwert läuft, fällt dort in der Auswertung auf, bevor er zum Befund wird.
Welche Vorteile bringt firstaudit HACCP im Alltag?
Es gibt gute Gründe, sich für den Einsatz unserer firstaudit Software zu entscheiden:
- Effizienz trotz Mitarbeitermangel: Arbeitsabläufe werden optimiert und die notwendigen Kontrollen terminiert. Dadurch wird die Effizienz erhöht und es bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.
- Zeitersparnis: Durch Nutzung des Systems lassen sich Checklisten schneller ausfüllen und verwalten, da alle notwendigen Informationen elektronisch gespeichert und auf einfache Weise abgerufen werden können.
- Terminierung: Durch die Terminierung und das Vordefinieren von HACCP-Checklisten können Unternehmen das Risiko minimieren, dass wichtige Checklisten verloren gehen oder vergessen werden. Benachrichtigungen helfen Ihnen zusätzlich.
- Verbesserte Genauigkeit: Mit firstaudit können Fehler bei der Dateneingabe minimiert werden, da alle Einträge elektronisch erfolgen und unleserliche handschriftliche Einträge entfallen.
- Verbesserte Einhaltung von Vorschriften: firstaudit bietet integrierte Funktionen, mit denen Sie die Einhaltung der relevanten Vorschriften überwachen. Diese Funktionen können beispielsweise Warnungen ausgeben, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.
- Erleichterte Zusammenarbeit, kollaboratives Arbeiten: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten können auf die gleichen Checklisten zugreifen und diese gemeinsam ausfüllen.
- Erleichterte Datenanalyse: Mit der firstaudit HACCP-Checklisten-Software können Daten einfach exportiert und analysiert werden, um Trends und Problembereiche zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen.
- Nachweisbarkeit gegenüber Behörden: Mit firstaudit können Unternehmen jederzeit auf alle relevanten Dokumente und Ergebnisse zugreifen und sind somit für eventuelle Kontrollen vorbereitet.
- Transparenz: Alle Daten werden manipulationssicher und revisionssicher gespeichert, wodurch nachträgliche Änderungen verhindert werden. Ein einfacher Freigabeprozess ermöglicht eine transparente Überprüfung der Checklisten durch mehrere Personen.
- Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit: Die Verwendung unserer Software kann die Kosten für Papier, Drucker, Archivierung und besonders für Verwaltungstätigkeiten reduzieren.
firstaudit — Vom manuellen Arbeitsprozess
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Jetzt Demo anfragenHäufige Fragen zur HACCP-App
Pflichten bei der Dokumentation und der Umstieg vom Papier: die Antworten vor dem Start.
Was bedeutet HACCP?
HACCP steht für Hazard Analysis and Critical Control Points, auf Deutsch Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte. Das Konzept sucht die Stellen im Ablauf, an denen eine Gefahr für das Lebensmittel beherrscht werden muss, und legt dort Grenzwerte und Kontrollen fest. Grundlage sind sieben Grundsätze, von der Gefahrenanalyse bis zur Dokumentation.
Wer muss ein HACCP-Konzept haben?
Jeder Lebensmittelunternehmer nach der Primärproduktion. Die Pflicht steht in Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 und gilt für den Hersteller genauso wie für Restaurant, Kantine oder Catering. Kleine Betriebe dürfen das Konzept vereinfachen. Verzichten dürfen sie nicht.
Was muss ich bei HACCP dokumentieren?
Zuerst das Konzept selbst mit Gefahrenanalyse, kritischen Kontrollpunkten und deren Grenzwerten. Dazu kommen die laufenden Aufzeichnungen: Kühltemperaturen, Wareneingangskontrollen, Reinigungsnachweise und die Korrekturmaßnahme, wenn ein Wert daneben lag. Jeder Eintrag braucht ein Datum und den Namen der Person, die ihn gemacht hat.
Akzeptiert die Lebensmittelkontrolle eine digitale HACCP-Dokumentation?
Ja. Die Verordnung schreibt keine Papierform vor. Die Kontrolle erwartet vollständige, datierte Einträge, die sich einer Person zuordnen lassen und nicht unbemerkt geändert werden können. firstaudit speichert abgeschlossene Checklisten revisionssicher, den Bericht zeigen Sie bei der Kontrolle am Tablet oder geben ihn als PDF weiter.
Worin unterscheiden sich HACCP-App und HACCP-Software?
Die App ist das Werkzeug vor Ort, am Kühlraum oder in der Warenannahme. Dort misst das Personal und hakt ab. Die Software dahinter verwaltet Vorlagen, Termine und Auswertungen am PC. In firstaudit ist beides ein System: Was in der App erfasst wird, steht sofort in der Auswertung.
Wie übertrage ich bestehende HACCP-Checklisten in die App?
Vorhandene Listen lassen sich aus Excel, Word oder PDF importieren. Auch ein Foto der Papierliste reicht als Vorlage. firstaudit baut daraus eine digitale Checkliste, die Sie vor der Freigabe prüfen und anpassen. Die Prüfpunkte aus Ihrem HACCP-Konzept bleiben erhalten, nur das Ausfüllen ändert sich.
Eignet sich die HACCP-App für Gastronomie und Catering?
Ja. Typische Einsätze sind Temperaturlisten für Kühlung und Speisenausgabe sowie der tägliche Reinigungsplan. Im Catering kommt die Kontrolle beim Transport dazu. Mehrere Filialen arbeiten mit derselben freigegebenen Vorlage, und die Zentrale sieht alle Ergebnisse an einer Stelle.
Wie hilft die App bei der Temperaturkontrolle?
Für jeden Messpunkt hinterlegen Sie den Grenzwert aus Ihrem HACCP-Konzept. Liegt ein eingetragener Wert außerhalb, markiert die App ihn sofort. Die Korrekturmaßnahme lässt sich als Pflichtfeld einstellen. Dann ist die Checkliste erst abgeschlossen, wenn die Maßnahme dokumentiert ist.
Funktioniert die HACCP-App ohne Internet?
Ja. Kühlhäuser und Kellerküchen haben oft keinen Empfang. Die App lädt den Auftrag einmal mit Verbindung herunter, danach läuft die Checkliste offline weiter. Sobald wieder Netz da ist, gleicht sie die Daten ab und versendet den Bericht.
Gibt es die HACCP-App kostenlos?
firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Ab dem zweiten Benutzer gilt der Standard-Tarif, abgerechnet ab mindestens fünf Benutzern.