Digitales Prozessaudit: Software für Fragenkatalog, Audit und Bericht

Was wird bei einem Prozessaudit geprüft?

Um interne Abläufe und Prozess zu prüfen, zu überwachen und zu verbessern, lassen sich Unternehmen zertifizieren. Infolgedessen werden alle im Unternehmen relevanten Aktivitäten, darunter insbesondere die Abläufe der Herstellung von Produkten oder Materialien sowie von Dienstleistungen, genauestens unter die Lupe genommen und auf Störanfälligkeit und Fehler hin überprüft.

Im Rahmen solcher Prozessaudits steht das gesamte Unternehmen auf dem Prüfstand: Wie gut funktioniert der Betrieb insgesamt? Werden alle Vorgaben wie interne Vorschriften, darunter Arbeits- und Produktionsanweisungen und externe Vorgaben von Seiten des Gesetzgebers sowie der Kundenanforderungen erfüllt?

Weist das Resultat nach Abschluss des Prozessaudits Mängel auf, lassen sich diese über die clevere, digitale Software firstaudit Prozessaudit vollumfänglich identifizieren und im Nachgang beheben. Nicht selten führt ein professionelles Audit in Form einer Checkliste zu einer signifikanten Verbesserung der Gesamtsituation und damit durch gestiegene Effizienz und Effektivität der Abläufe zu einem wertvollen Vorsprung im Wettbewerb um Kunden und Marktanteile. Die Durchführung interner digitaler Audit Checklisten und damit Prüfung und Organisation von Daten birgt viele Vorteile - digital audit for everyone.

Prozessaudit digital durchführen: vom Fragenkatalog zum Gesamtergebnis

Der oben beschriebene Prozess erfordert intensive Vorbereitung und ein professionelles Instrument zur Umsetzung, Durchführung und Prüfung aller für das Prozessaudit im Unternehmen relevanten Fragen und Forderungen. Dafür braucht es einen ganzen Katalog von Fragen, Formularen und Dokumentationsvorlagen.

Gegenüber der Zettelwirtschaft mit Papierformularen hat die Audit Software firstaudit einen klaren Vorteil: Die ganze Zertifizierung lässt sich mit der App Prozessaudit auf Smartphone oder Tablet mit iOS oder Android abarbeiten. Dabei werden zunächst alle bedeutenden Kriterien über digitale Checklisten und Formulare erstellt, individuell an die gegebenen Rahmenbedingungen des Anwenders angepasst und zu einem digitalen Katalog zusammengefasst.

Zu den Bausteinen eines klassischen Prozessaudits gehören die das geplante digitale Prozessaudit betreffenden Informationen, Dokumente und Daten, die Betrachtung der den Prozessablauf bestimmenden Regelungen mit Produktfreigaben und Arbeitsanweisungen. Dazu kommen personelle Kriterien wie Arbeitsbedingungen und Qualifizierung, Anlagen, Gebäude, Maschinen und Wartungen sowie ergebnisbezogene Kriterien, aus denen sich Einsparmöglichkeiten ergeben. Sie können einfach über die Checkliste kontrolliert werden.

Nach dieser Kette von Betrachtungsgegenständen werden Fragen rund um die Lagerlogistik, Warenkennzeichnung sowie die Vorgaben der Spezifikationen formuliert: Fragen, denen sich eine Evaluation unmittelbar anschließt, um unmittelbar nach Begutachtung aller Prüfpunkte ein Gesamtergebnis zu erhalten. Sollte das Resultat unter dem Maximalwert von 100 Prozent liegen, sind Nachbesserungen indiziert.

firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Prozessaudits, Systemaudits und Produktaudits. Den Fragenkatalog arbeiten Auditoren am Tablet ab, Feststellungen landen mit Foto im PDF-Bericht.

Fragenkatalog im Web-Portal, Durchführung in der App

Der Clou der digitalen Lösung für intelligentes Prozessaudit mit firstaudit ist die clevere Mischung aus App und Website: Die Vorplanung des Prozessaudits lässt sich komfortabel über das webbasierte firstaudit Portal umsetzen, hier vor allem die Erstellung standardisierter Fragenkataloge, womit die Prozesse und die auditierten Segmente vergleichbar werden. Gleiches gilt später für die Nachbereitung der Audits mit Analyse und Abschlussbericht.

Das Audit selbst läuft mobil: In der firstaudit App Prozessaudit arbeitet der Auditor die digitalen Formulare auf Smartphone oder Tablet Punkt für Punkt ab. Das funktioniert übrigens auch offline, mit sofortiger Aktualisierung auf der Datenbank wenn wieder online. Und kann praktischerweise bei Bedarf mit einem Scan von Barcodes an Anlagen oder Maschinen oder Fotos von den Prüfobjekten über die Scan- und Fotofunktion der App als zusätzliche Belege sinnvoll ergänzt werden: Damit lassen sich etwaige Mängel noch leichter lokalisieren und im Nachgang zeitnah beheben.

Zu jeder Zeit bleiben alle an diesem umfangreichen Arbeitsprozess Beteiligten stets Up to date: Denn alle Dokumente und Reports stehen den je nach Vergabe von Rechten und Rollen durch den Administrator bestimmten Zugangsberechtigten unmittelbar nach Abschluss automatisch zur Verfügung, dem Bedarf, Kompetenzen und speziellen Aufgaben entsprechend angepasst. Ebenso wie neue Arbeitsaufträge, dazugehörige Checklisten und speziell auf den bevorstehenden Bedarf zugeschnittene Audit- oder etwa Wartungsformulare für Reparaturen. Die Daten der internen digitalen Abschlussprüfung können einfach nachverfolgt werden. Audit Checklisten lohnen sich für alle.

Prozessaudit nach VDA 6.3, ISO 9001 und IATF 16949

Mit den cleveren Software-Lösungen von firstaudit lassen sich für jedes System und in jeder Branche anhand eines digitalen Fragenkataloges ein Systemaudit durchführen, lassen sich für einen Auditbericht gemäß einem Maßnahmenplan individuelle auf den jeweiligen im Prozessaudit gebotenen Bedarf angepasste, für das QM relevante Punkte im Fragenkatalog erstellen, in denen das Produkt Portfolio, Leistungen, die große Zahl der verschiedenen Prozesse sowie jeweils gültiger Standard wie etwa ISO und ISO 9001 oder IATF 16949 und Prozessaudit VDA 6.3 aus der Automobilindustrie bspw., gemäß den gebotenen Anforderungen aller Prozesse dokumentiert werden.

Es gilt stets, ausnahmslos alle Prozesse auf Schwachstellen und Risiken hin einer Überprüfung auszusetzen und zu auditieren. Ziel ist, bei den Prozessen aller Bereiche des Unternehmens durch die Durchführung einer Auditierung höchste Sicherheit zu erreichen. Für ein gutes Qualitätsmanagement bündelt das Unternehmen sein Wissen und gibt es an die Auditoren weiter, damit ein möglichst vollständiges Bild des QM-Prozesses entsteht. Der Auditor befasst sich im Rahmen seiner Arbeit mit den verschiedensten Auditformen.

In der Automobilbranche zum Beispiel hat der Verband der Automobilindustrie (Prozessaudit VDA) für Automobilhersteller und Zulieferer ein entsprechendes Prozessaudit nach VDA 6.3 eingeführt: die VDA Dokumentation beinhaltet in diesem Teil die VDA Qualitätsstandards der deutschen Automobilindustrie und dient der Definition, wie ein Prozessaudit für die Produktentwicklung, Fertigung sowie für Dienstleistung, Serienproduktion und Leistungserbringung durchgeführt werden soll. Ein Audit nach VDA 6.3 ist jedoch auch auf andere Branchen übertragbar.

Wichtig ist, dass Auditoren über entsprechende spezielle Kenntnisse verfügen müssen, über für das Qualitätsmanagement in den verschiedenen Auditformen relevante Normen wie IATF, ISO und VDA, dabei im Besonderen über IATF 16949, ISO 9001 und VDA 6.3, und etliche mehr. Mittlerweile setzt die Automobilindustrie ein regelmäßiges Prozessaudit für die Prozesse der Zulieferer und der Lieferkette nach VDA 6.3 voraus. Erfüllen die Lieferanten diese Anforderungen nicht oder nur zum Teil, kann das fehlende Wissen durch Learning in einem entsprechenden Kurs zu Aktualisierungen im VDA Band 6.3 nachgeholt werden.

Vom HSEQ-Audit bis zum 5S-Audit: alle Auditarten in einer Software