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Prozessaudits einfach mobil und digital gestalten

Um die Abläufe in Unternehmen zu überprüfen, zu überwachen und zu optimieren, setzen Unternehmer Zertifizierungsprozesse in Gang. Infolgedessen werden alle im Unternehmen relevanten Aktivitäten, darunter insbesondere die Abläufe der Herstellung von Produkten oder Materialien sowie von Dienstleistungen, genauestens unter die Lupe genommen und auf Störanfälligkeit und Fehler hin überprüft. Im Rahmen solcher Prozessaudits steht das gesamte Unternehmen auf dem Prüfstand: Wie gut funktioniert der Betrieb insgesamt? Werden alle Vorgaben wie interne Vorschriften, darunter Arbeits- und Produktionsanweisungen und externe Vorgaben von Seiten des Gesetzgebers sowie der Kundenanforderungen erfüllt? Weist das Resultat nach Abschluss des Prozessaudits Mängel auf, lassen sich diese über die clevere, digitale Software firstaudit Prozessaudit vollumfänglich identifizieren und im Nachgang beheben. Nicht selten führt ein professionelles Audit zu einer signifikanten Verbesserung der Gesamtsituation und damit durch gestiegene Effizienz und Effektivität der Abläufe zu einem wertvollen Vorsprung im Wettbewerb um Kunden und Marktanteile.

Vollständig digital: Mobiles Prozessaudit mit firstaudit

Der oben beschriebene Prozess erfordert intensive Vorbereitung und ein professionelles Instrument zur Umsetzung aller für das Prozessaudit im Unternehmen relevanten Fragen. Ein ganzheitlicher Vorgang, der einen ganzen Katalog von Fragen, Formularen und Dokumentationsvorlagen bedingt. Der Vorteil der digitalen Software firstaudit gegenüber der einst mühsamen Zettelwirtschaft mit einem Dschungel an Papierformularen liegt auf der Hand, lässt sich das komplette Spektrum der Zertifizierung mit der intelligenten, mobilen, intuitiv zu managenden firstaudit App Prozessaudit über das auf Apple iOS oder Google Android basierende Endgerät wie Smartphone oder Tablet mühelos bedienen. Dabei werden zunächst alle bedeutenden Kriterien über digitale Checklisten und Formulare erstellt, individuell an die gegebenen Rahmenbedingungen des Anwenders angepasst und zu einem digitalen Katalog zusammengefasst. Zu den Bausteinen eines klassischen Prozessaudits gehören die das geplante Prozessaudit betreffenden Informationen und Dokumente, die Betrachtung der den Prozessablauf bestimmenden Regelungen mit Produktfreigaben und Arbeitsanweisungen. Weitere Parameter sind personelle Kriterien wie Arbeitsbedingungen, Qualifizierungsmaßnahmen, Anlagen, Gebäude, Maschinen, Wartungen und produktionsergebnisorientierte Kriterien wie Effizienz und Effektivität, aus denen sich mögliche Einspar- und Optimierungspotenziale ergeben. Nach dieser Kette von Betrachtungsgegenständen werden Fragen rund um die Lagerlogistik, Warenkennzeichnung sowie die Vorgaben der Spezifikationen formuliert: Fragen, denen sich eine Evaluation unmittelbar anschließt, um unmittelbar nach Begutachtung aller Prüfpunkte ein Gesamtergebnis zu erhalten. Sollte das Resultat unter dem Maximalwert von 100 Prozent liegen, sind Nachbesserungen indiziert.

Mix aus App und Web

Der Clou der digitalen Lösung für intelligentes Prozessaudit mit firstaudit ist die clevere Mischung aus App und Webportal: Die Vorplanung des Prozessaudits lässt sich komfortabel über das webbasierte firstaudit Portal umsetzen, hier vor allem die Erstellung standardisierter Fragenkataloge, womit die Prozesse und die auditierten Segmente vergleichbar werden. Gleiches gilt später für die Nachbereitung der Audits mit Analyse und Abschlussbericht. Das eigentliche Audit aber wird mobil durchgeführt, nativ über die Bearbeitung digitaler Formulare und in der intelligenten firstaudit App Prozessaudit auf dem Smartphone oder Tablet, lückenlos Punkt für Punkt abgearbeitet und abgehakt. Das funktioniert übrigens auch offline, mit sofortiger Aktualisierung auf der Datenbank wenn wieder online. Und kann praktischerweise bei Bedarf mit einem Scan von Barcodes an Anlagen oder Maschinen oder Fotos von den Prüfobjekten über die Scan- und Fotofunktion der App als zusätzliche Belege sinnvoll ergänzt werden: Damit lassen sich etwaige Mängel noch leichter lokalisieren und im Nachgang zeitnah beheben. Zu jeder Zeit bleiben alle an diesem umfangreichen Arbeitsprozess Beteiligten stets Up to date: Denn alle Dokumente und Reports stehen den je nach Vergabe von Rechten und Rollen durch den Administrator bestimmten Zugangsberechtigten unmittelbar nach Abschluss automatisch zur Verfügung, dem Bedarf, Kompetenzen und speziellen Aufgaben entsprechend angepasst. Ebenso wie neue Arbeitsaufträge, dazugehörige Checklisten und speziell auf den bevorstehenden Bedarf zugeschnittene Audit- oder etwa Wartungsformulare für Reparaturen.

Die firstaudit Software deckt das gesamte Spektrum an Audits ab

Professionelle Software für individuelle Audits
Firstaudit lässt keine Wünsche offen und deckt alle Formen von Audits ab. Skalierbar, jederzeit anpassbar und individuell können Formulare jedweder Art auf den gebotenen Bedarf zugeschnitten werden. Digital, mobil, effizient.

Erstklassiges Qualitätsmanagement mit firstaudit
Mit den cleveren Software-Lösungen von firstaudit lassen sich für jedes System und in jeder Branche anhand eines digitalen Fragenkataloges ein Systemaudit durchführen, lassen sich für einen Auditbericht gemäß einem Maßnahmenplan individuelle auf den jeweiligen im Prozessaudit gebotenen Bedarf angepasste, für das QM relevante Punkte im Fragenkatalog erstellen, in denen das Produkt Portfolio, Leistungen, die große Zahl der verschiedenen Prozesse sowie jeweils gültiger Standard wie etwa ISO und ISO 9001 oder IATF 16949 und VDA 6.3 aus der Automobilindustrie beispielsweise, gemäß den gebotenen Anforderungen aller Prozesse dokumentiert werden. Es gilt stets, ausnahmslos alle Prozesse auf Schwachstellen und Risiken hin einer Überprüfung auszusetzen und zu auditieren. Ziel ist, bei den Prozessen aller Bereiche des Unternehmens durch die Durchführung einer Auditierung höchste Sicherheit zu erreichen. Für ein optimales Qualitätsmanagement wird die gesamte Energie im Unternehmen gebündelt, um Kenntnisse über Wirksamkeit und Energie im Unternehmen an die Auditoren weiterzugeben und um ein möglichst vollständiges Bild des QM-Prozesses zu erhalten. Der Auditor befasst sich im Rahmen seiner Arbeit mit den verschiedensten Auditformen. In der Automobilbranche zum Beispiel hat der Verband der Automobilindustrie (VDA) für Automobilhersteller und Zulieferer ein entsprechendes Prozessaudit nach VDA 6.3 eingeführt: die VDA Dokumentation beinhaltet in diesem Teil die VDA Qualitätsstandards der deutschen Automobilindustrie und dient der Definition, wie ein Prozessaudit für die Produktentwicklung, Fertigung sowie für Dienstleistung, Serienproduktion und Leistungserbringung durchgeführt werden soll. Ein Audit nach VDA 6.3 ist jedoch auch auf andere Branchen übertragbar. Wichtig ist, dass Auditoren über entsprechende spezielle Kenntnisse verfügen müssen, über für das Qualitätsmanagement in den verschiedenen Auditformen relevante Normen wie IATF, ISO und VDA, dabei im Besonderen über IATF 16949, ISO 9001 und VDA 6.3, und etliche mehr. Mittlerweile setzt die Automobilindustrie ein regelmäßiges Prozessaudit für die Prozesse der Zulieferer nach VDA 6.3 voraus. Erfüllen die Lieferanten diese Anforderungen nicht oder nur zum Teil, kann das fehlende Wissen durch Learning in einem entsprechenden Kurs zu Aktualisierungen im VDA Band 6.3 nachgeholt werden.

Professionelle Umsetzung von HSEQ Audits
Wenn es um die Bewertung von Arbeitsschutz, Sicherheit, Qualität und Aspekte hinsichtlich der Umwelt im Unternehmen geht, kommt ein HSEQ Audit zur Anwendung. Intuitiv und einfach navigiert der Prüfer mit der cleveren firstaudit App HSEQ Audits von Punkt zu Punkt und hakt alle zu inspizierenden Parameter auf dem speziell für HSEQ Audits konzipierten Formular ab. Digital, fehlerfrei, schnell und sofort verfügbar für alle am Prozess Beteiligten.

Strukturierte Prozessaudits mit firstaudit
Prozessaudits helfen Unternehmen dabei, nicht nur einzelne, sondern alle Prozesse im Unternehmen abzubilden und auf den Prüfstand zu stellen, um etwaige Störquellen, Mängel und Defizite abstellen zu können. Ein effektives Prozessaudit führt in der Regel zu einer signifikanten Steigerung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit durch effizientere und effektivere Abläufe.

Verkaufsfördernde Produktaudits mit firstaudit
Wer billig kauft, kauft zweimal: Qualität zahlt sich aus und um diese durchgängig zu gewährleisten und teils zu erhöhen, helfen Maßnahmen wie ein effektives Produktaudit. firstaudit bewertet über ein intelligentes digitales Checklisten-Management das Produktportfolio in Bezug auf die Kundenerwartungen und merzt etwaige Fehler und Mängel aus. Dabei werden dem Audit alle der Referenz entsprechenden Qualitätskennzahlen zugrunde gelegt.

Mit LPA zu betrieblichem Höchststandard
Beim Layered Process Audit, kurz LPA, werden alle im Unternehmen relevanten Arbeitsschritte dezidiert geprüft. Dabei wird bewertet, ob alle begutachteten Vorgänge verlässlich aus- und durchgeführt werden. Ein Prozedere, das sich ideal über die firstaudit App LPA mit digitalen Formularen umsetzen lässt.

5S Audits mit firstaudit
Wer seinen Arbeitsplatz in Ordnung hält, gewinnt Übersicht und Zeit. Beim 5S Audit mit firstaudit stehen Kriterien wie Sauberkeit, Ordnung, Sicherheit und Übersichtlichkeit der Arbeitsplätze im Unternehmen unter Beobachtung: Dabei lassen sich alle Mängel in Echtzeit über die App erfassen, dokumentieren und auswerten.

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