firstaudit: Digitale Qualitätslenkung und -kontrolle

Digitale Qualitätslenkung im laufenden Betrieb

Wie kommt ein Prüfergebnis dorthin, wo jemand darauf reagiert?

Qualitätslenkung heißt, Abläufe so zu steuern, dass die Qualitätsziele erreicht werden. In der Praxis hängt das an einer Übergabe. Ein Prüfer sieht eine Abweichung und hält sie fest, danach muss jemand anderes rechtzeitig reagieren. Auf Papier dauert das oft bis zur nächsten Besprechung.

Mit firstaudit wird daraus ein kurzer Weg. Die Prüfung läuft auf dem Tablet oder Smartphone. Foto und Kommentar hängen am Prüfpunkt, und aus einem NOK wird direkt eine Maßnahme, die jemand bis zu einem festen Termin erledigt.

Produkte müssen dabei nicht nur materielle Gegenstände sein. Die Qualitätslenkung und -kontrolle ist ebenso sinnvoll bei Teambuilding, Fortbildungen oder Dienstleistungen. Wer seine Abläufe regelmäßig kontrolliert, wird nach und nach besser.

firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Qualitätsprüfungen in der laufenden Fertigung. Abweichungen erfassen Prüfer mit Foto direkt am Prozess, der Bericht entsteht als PDF.

Was ist Qualitätslenkung?

Definition, Einordnung und der Qualitätsregelkreis

Kurz gesagt: Qualitätslenkung ist der Teil des Qualitätsmanagements, der laufende Prozesse so steuert, dass die Qualitätsanforderungen erfüllt werden. Die DIN EN ISO 9000 nennt das heute Qualitätssteuerung. Zusammen mit Qualitätsplanung und Qualitätsverbesserung bildet sie die Qualitätstrilogie nach Joseph M. Juran.

Den Begriff „Qualitätslenkung” kennt man als Teil des Qualitätsmanagements. Dieses steht übergeordnet für den gesamten Prozess der Qualitätssicherung, -lenkung und -kontrolle. Sie soll planen, umsetzen und prüfen, wie am besten die Qualitätsanforderungen des Unternehmens an die eigene Produktion eingehalten werden können. Die Qualitätslenkung konzentriert sich in diesem Rahmen auf Arbeitstechniken, Abläufe und Jobs, die zur Erreichung der Qualitätsstandards beitragen sollen.

Man kann sich den Ablauf der Qualitätslenkung als einen Regelkreis vorstellen. Zu Beginn steht die Zielformulierung. Welche Ziele sollen bezüglich der Qualität des Produktes bzw. der Dienstleistung erfüllt werden? Danach erfolgt die konkrete Zielumsetzung, etwa durch angeleitete Mitarbeiter. Bei der Zielerreichung wird nun ein Audit durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Untersuchung können in einem Qualitätsbericht zusammengefasst werden. Dieser kann wiederum als Grundlage dafür dienen, welche Ziele neu gesetzt werden oder angepasst werden müssen. An einem sog. Quality Gate wird überprüft, ob die festgelegten Standards zu diesem Zeitpunkt erreicht wurden, bevor der Prozess weitergeht.

Der Qualitätsregelkreis in fünf Schritten

Wer den PDCA-Zyklus kennt, erkennt das Muster. Entscheidend ist das Tempo: Je früher der Bericht vorliegt, desto schneller kann das Team nachsteuern. Wie sich Qualitätsziele sauber planen lassen, zeigt unser Beitrag zur Qualitätsplanung.

Was ist Qualitätskontrolle?

Und wo liegt sie im Regelkreis der Qualitätslenkung?

Oftmals wird die Qualitätskontrolle mit der Qualitätssicherung gleichgesetzt. Das stimmt jedoch nicht vollkommen: Während die Qualitätssicherung bereits in der Phase der Produktion überprüft, ob Qualitätsstandards eingehalten werden, setzt die Qualitätskontrolle nach Abschluss der Herstellung an diesem Punkt erneut an. Im Bereich des Regelkreises der Qualitätslenkung findet die Qualitätskontrolle also etwa auf Höhe des Audits bzw. des Qualitätsberichtes statt. Sie prüft die zuvor formulierten Qualitätsziele und soll Lücken und Fehlerquellen offenlegen, die beim produzierten Gut oder der ausgeführten Dienstleistung noch vorhanden sind. Diese Informationen sind nützlich, um Korrektur- und Präventivmaßnahmen zu ergreifen.

Die festgestellten Ausfälle müssen festgehalten werden und anschließend nach Lösungen für diese Fehler gesucht werden. Diese Korrekturen sollten schnellstmöglich umgesetzt werden, damit der gesamte Ablauf auf ein besseres Endprodukt hinarbeiten kann. Hat die Qualitätskontrolle das Ergebnis, dass die Ausfälle oder die Anzahl von unzureichenden Dienstleistungen zu groß ist, muss die Qualitätsplanung möglicherweise völlig neu aufgerollt werden. Alleine um eine solche Gefahr zu umgehen, ist es ratsam, Qualitätskontrollen regelmäßig durchzuführen. Nur so können Probleme rechtzeitig aus dem Weg geschafft und die Ziele erreicht werden.

Die Begriffe im Überblick

Im Qualitätsmanagement liegen diese vier Begriffe nah beieinander. Den Unterschied macht vor allem der Zeitpunkt.

Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

Was passiert nach einem NOK?

Ein Fehler ist gefunden. Ob er wiederkommt, entscheidet sich in den Tagen danach.

Die ISO 9001 trennt dabei zwei Schritte. Die Korrektur beseitigt die Abweichung selbst, etwa durch Nacharbeit oder Sperren. Die Korrekturmaßnahme geht an die Ursache. Wer nur korrigiert, repariert denselben Fehler in der nächsten Woche wieder.

Den Umgang mit fehlerhaften Teilen regelt Kapitel 8.7 der Norm unter dem Titel Steuerung nichtkonformer Ergebnisse, früher als Lenkung fehlerhafter Produkte bekannt. Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen stehen in Kapitel 10.2. Eigene Vorbeugemaßnahmen kennt die ISO 9001 seit der Revision 2015 nicht mehr, an ihre Stelle ist das risikobasierte Denken getreten. In der Medizintechnik fordert die ISO 13485 sie weiterhin ausdrücklich, dort meist unter dem Kürzel CAPA.

Ein Beispiel aus der Fertigung

Befund

NOK: Bei der Endkontrolle haben drei Gehäuse Kratzer.

Korrektur

Die Teile gehen in die Nacharbeit. Das Team prüft die restliche Charge.

Ursache

Ein Transportwagen hat eine scharfe Kante.

Korrekturmaßnahme

Kante polstern und den Prüfpunkt „Zustand Transportwagen“ in die Schichtcheckliste aufnehmen.

Vorbeugung

Die Instandhaltung prüft alle baugleichen Wagen im Werk.

Wirksamkeit

OK: In den Folgeprüfungen tritt der Fehler nicht mehr auf.

So läuft das in firstaudit

• Bei einem NOK legt der Prüfer direkt eine Maßnahme an und belegt den Befund mit Foto. Wer sie erledigt und bis wann, steht gleich dabei.
• Offene Maßnahmen sieht die Qualitätsleitung gesammelt an einer Stelle. Nachtelefonieren entfällt.
• Ob eine Maßnahme gegriffen hat, zeigt die nächste Prüfung.
• Für das Zertifizierungsaudit ist jeder Schritt mit Datum und Namen dokumentiert. Mehr dazu auf der Seite zur ISO 9001 Qualitätsmanagement App.

Qualitätslenkung per App mit firstaudit

Was ändert sich, wenn Checklisten nicht mehr auf Papier laufen?

Im Qualitätsmanagement fallen viele Aufgaben an, die möglichst transparent von Stufe zu Stufe der Qualitätslenkung weitergereicht werden sollten. Dokumente, wie etwa Checklisten, sind hierbei ein wichtiger Bestandteil. Statt sie auf Papier zu drucken und am Ende vor einem riesigen Haufen an Zetteln zu stehen, sind digitale Checklisten die bessere und zeitgemäße Alternative.

Mit firstaudit laufen alle Stufen des Regelkreises in einem System. Die Qualitätsabteilung baut die Checkliste einmal. Der Prüfer arbeitet sie auf dem Gerät ab, und der Bericht steht, sobald er fertig ist. Das spart das Abtippen und nimmt eine alte Fehlerquelle heraus: die unleserliche Notiz auf dem Klemmbrett.

firstaudit läuft auf iOS und Android, am Arbeitsplatz auch unter Windows. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland.