Kostenlos
starten, keine Kreditkarte nötig
bis zu 60%
weniger Dokumentationsaufwand laut Kundenangaben
Offline
Prüfungen ohne Internet erfassen
DSGVO
konform, entwickelt in Deutschland
Vertrauen von Teams in der Industrie weltweit
Branchen: Fertigung • Energie • Gesundheitswesen • Lebensmittel • Logistik • Handel
Warum scheitert Fotodokumentation in der Praxis?
Fotografiert ist schnell. Schwierig wird es danach.
Fotos landen in WhatsApp statt im Bericht
Teams fotografieren auf dem Smartphone. Die Bilder verschwinden in Gruppenchats, privaten Galerien oder lokalen Ordnern. Beim nächsten Audit sind genau die Aufnahmen weg, die den Zustand belegen sollten.
Nacharbeit frisst die eingesparte Zeit wieder auf
Fotos exportieren, umbenennen, in Word einfügen, dem richtigen Auftrag zuordnen. Was vor Ort in Sekunden gemacht wurde, kostet im Büro Stunden.
Ohne Kontext kein nachvollziehbarer Nachweis
Ein Foto ohne Zeitstempel, Standort und Prüfer erfüllt die Anforderungen bei Begehungen, Abnahmen oder Schadensregulierungen nicht. Ohne diesen Kontext bleibt ein Bild eben nur ein Bild.
Jeder dokumentiert anders
Ohne einheitlichen Standard dokumentiert jeder Mitarbeiter nach eigenem System. Die Folge sind Chaos in der Verwaltung, Lücken im Archiv und Standorte, die sich nicht vergleichen lassen.
Das muss nicht so sein. firstaudit löst diese vier Probleme direkt vor Ort, ohne Nacharbeit und auch offline.
Fotodokumentation App und Software: mehr als ein Foto machen
firstaudit ist eine Fotodokumentation App und Software aus Deutschland. Sie verbindet digitale Fotodokumentation mit Checklisten, Maßnahmenverfolgung und automatischem Berichtswesen für Teams in Industrie, Bauwesen, Facility Management und Qualitätssicherung.
Ein Foto allein ist kein Nachweis. Erst die Kombination aus Bild, Zeitstempel, Prüfschritt, Standort und Verantwortlichem ergibt eine nachvollziehbare Dokumentation. Mit firstaudit werden Fotos direkt dem passenden Prüfpunkt zugeordnet, mit Kommentaren versehen, in automatische Berichte eingebunden und revisionssicher archiviert. Kunden berichten von bis zu 60% weniger Dokumentationsaufwand.
Fotodokumentation Software für jede Branche
Baustelle
Baufortschritt, Mängel und Abnahmen nachvollziehbar festhalten. Jedes Foto ist Projekt, Prüfschritt und Datum zugeordnet, auch ohne WLAN.
Industrie
Qualitätsprüfungen und Produktionsfehler mit Fotos dokumentieren. Die Bilder bleiben dem jeweiligen Prüfschritt zugeordnet.
Wartung
Zustände vor und nach der Wartung dokumentieren, Schäden festhalten, Reparaturnachweise erstellen. Fotos fließen automatisch in den Wartungsbericht.
Facility Management
Begehungen, Brandschutzprüfungen und Gebäudezustände dokumentieren. Teams arbeiten standortübergreifend nach demselben Standard.
Audits
Auditfeststellungen und Abweichungen mit Fotobelegen dokumentieren. Fotos werden direkt der Auditfrage zugeordnet und erscheinen im Prüfbericht.
Logistik
Wareneingang, Lieferzustand und Fahrzeugübergaben nachvollziehbar dokumentieren. Fotos sind in Echtzeit im Büro verfügbar.
Auch im Handwerk und Service, etwa in Schlosserei, Sanitär und Haustechnik, dokumentieren Teams ihre Arbeit mit Fotos direkt beim Kunden. Auf der Baustelle hilft zusätzlich die Mängelverwaltung.
Fotodokumentation erstellen: in 4 Schritten zum Bericht
Checkliste öffnen
Öffnen Sie die Checkliste auf dem Smartphone, Tablet oder Windows-Gerät. Sie können auch offline arbeiten. Fehlt das Netz, bleiben die Fotos auf dem Gerät und werden später übertragen.
Foto aufnehmen
Fotografieren Sie direkt im Prüfschritt. Das Foto gehört automatisch zum jeweiligen Prüfpunkt. Ergänzen Sie einen Kommentar und markieren Sie relevante Stellen im Bild.
Maßnahme zuweisen
Zeigt das Foto einen Mangel, legen Sie direkt eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist an.
Bericht erstellen
Fotos, Kommentare und Bewertungen erscheinen automatisch im Prüfbericht. Der Bericht geht als PDF raus, die Rohdaten stehen als XML oder CSV bereit.
Was die Fotodokumentation Software von firstaudit leistet
Foto direkt im Prüfschritt
Kein separater Fotoordner. Jedes Bild ist sofort mit Prüfpunkt, Zeitstempel und Prüfer verknüpft.
Zuordnung zu Standort, Objekt oder Anlage
Fotos werden nicht lose gespeichert. Jedes Bild ist mit Prüfschritt, Standort, Objekt oder Anlage verknüpft und bleibt so auch später nachvollziehbar.
Vollständig offline
In Hallen, Kellern und auf Baustellen. Automatische Synchronisation sobald Verbindung besteht.
Kommentare und Markierungen
Mängel direkt im Bild markieren, Kommentare hinterlegen und Pfeile ergänzen, vor Ort, ohne Nacharbeit.
Maßnahme direkt aus Foto
Aus dem dokumentierten Mangel wird mit einem Klick eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist angelegt.
Automatischer Bericht mit Fotos
Alle Fotos, Kommentare und Bewertungen fließen automatisch in den Prüfbericht. Export als PDF, XML oder CSV.
Revisionssicher, DSGVO-konform
Alle Fotodokumentationen mit Zeitstempel und Prüfer gespeichert. Entwickelt und gehostet in Deutschland.
Android, iOS und Windows
Auf allen gängigen Geräten nutzbar. Auch auf gemischten Plattformen im selben Team einsetzbar.
Fotodokumentation Vorlage: Word und Excel oder App?
Viele starten mit einer Vorlage in Word oder Excel: eine Tabelle mit Spalten für Nummer, Ort, Beschreibung und Foto. Für einzelne Termine reicht das. Mühsam wird es beim Einfügen der Bilder. Fotos müssen vom Handy übertragen, verkleinert, in die richtige Zelle gesetzt und beschriftet werden.
In der App fällt dieser Schritt weg. Das Foto entsteht direkt im passenden Feld der Vorlage, Zeitstempel und Prüfer kommen automatisch dazu, und der Bericht ist fertig, wenn der letzte Punkt erledigt ist. Ihre bestehende Word- oder Excel-Vorlage übernimmt der KI-Import als digitale Vorlage, die Struktur bleibt erhalten.
Fotodokumentation im Außendienst und Service: Foto, Maßnahme, Bericht
Servicetechniker dokumentieren beim Kunden, was sie vorgefunden und was sie erledigt haben. Mit firstaudit hängt jedes Foto am passenden Arbeitsschritt, mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten. Das Original bleibt unverändert gespeichert, ergänzen lassen sich ein Kommentar oder eine Sprachnotiz.
Fällt dabei ein Mangel auf, wird daraus direkt eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist. Zum Abschluss unterschreibt der Kunde auf dem Gerät, die Unterschrift steht im Bericht. Der Bericht geht als PDF an den Kunden, noch bevor der Techniker den nächsten Termin anfährt.
Fotodokumentation mit firstaudit statt Smartphone und Excel
Fotos auf dem Smartphone sind schnell gemacht. Ohne Struktur sind sie beim nächsten Audit keine nachvollziehbaren Nachweise für Audits, Abnahmen oder Schadensfälle.
| Kriterium | Smartphone / Excel | firstaudit |
|---|---|---|
| Foto automatisch Prüfschritt zugeordnet | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Zuordnung zu Standort, Objekt oder Anlage | ✗ Manuell | ✓ Automatisch |
| Offline nutzbar | Nur Kamera, kein Sync | ✓ Vollständig offline |
| Kommentare im Bild | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Automatisch im Bericht | ✗ Manuell einfügen | ✓ Automatisch |
| Maßnahme direkt aus Foto | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Revisionssicher archiviert | ✗ Nein | ✓ DSGVO-konform |
| In Echtzeit im Büro verfügbar | Nur manuell | ✓ Automatisch |
| Einheitlich über alle Standorte | ✗ Schwierig | ✓ Zentraler Standard |
Das sagen Kunden zur Fotodokumentation mit firstaudit
- "
firstaudit hat uns dabei geholfen, unsere Auditprozesse vollständig zu digitalisieren. Die papierlose Dokumentation direkt während der Inspektion spart enorm viel Zeit und macht unsere Prüfungen deutlich nachvollziehbarer.
- "
Mit firstaudit haben wir unsere Sicherheitsinspektionen an allen Standorten standardisiert. Was früher Stunden an Nacharbeit bedeutete, ist jetzt mit einem Klick erledigt.
- "
Die Einführung war überraschend einfach. Unsere Mitarbeiter haben firstaudit sofort angenommen, ohne große Schulung. Die automatischen Berichte allein haben unseren Aufwand deutlich reduziert.
- "
firstaudit hat in unserem Unternehmen echte Veränderung gebracht. Die digitalen Checklisten laufen intuitiv, die Dokumentation passiert automatisch und unsere Prozesse sind endlich standortübergreifend vergleichbar.
Häufige Fragen zur Fotodokumentation App und Software
Fotodokumentation die wirklich funktioniert
Fotos aufnehmen, automatisch zuordnen, Bericht erstellen. Ohne Nacharbeit. Auch offline.
Kostenlos starten, keine Kreditkarte nötig.