Wer regelmäßig Daten erfasst, sollte sie auch nutzen. Die Software für mobile Datenerfassung von firstaudit bietet Ihnen genau dafür die passende Lösung. Statt mit Papierformularen, Excel-Tabellen oder zusätzlicher Hardware zu arbeiten, erfassen Sie Informationen direkt digital: schnell, sicher und übersichtlich. Entscheidend ist die Qualität der Daten, die am Ende im System ankommen.
Datenerfassungssoftware
Eine Datenerfassungssoftware nimmt Daten strukturiert auf und stellt sie für die Weiterverarbeitung bereit. Bei mobiler Datenerfassung geschieht das auf Smartphone oder Tablet dort, wo die Daten entstehen.
Datenerfassungssoftware mit Plausibilitätsprüfung und Pflichtfeldern
Wie verhindert die Software fehlerhafte Daten?
Die meisten Datenfehler entstehen bei der Eingabe. Ein Zahlendreher, ein leeres Feld oder eine unklare Abkürzung reichen aus. Die Software prüft deshalb jeden Wert, bevor er gespeichert wird:
Pflichtfelder
Ein Datensatz lässt sich erst abschließen, wenn alle nötigen Angaben vorhanden sind.
Plausibilitätsprüfung
Werte außerhalb des zulässigen Bereichs werden sofort markiert und vor Ort korrigiert.
Scannen statt Tippen
Barcodes und QR-Codes übernehmen Nummern fehlerfrei, ganz ohne Abtippen.
Automatische Metadaten
Datum, Uhrzeit und Benutzer werden ohne zusätzliche Eingabe mitgespeichert.
Ob Barcodes oder QR-Codes scannen, Fotos aufnehmen, digitale Unterschriften einholen oder automatisch generierte Checklisten abarbeiten: Die Software ist flexibel einsetzbar und intuitiv bedienbar. Auswahllisten statt Freitext sorgen dafür, dass alle Beteiligten dieselben Begriffe verwenden.
Datenmanagement: ein Datenbestand statt verstreuter Listen
Wo landen die erfassten Daten?
Führt jede Abteilung eigene Listen, entstehen Datensilos. Dieselbe Information existiert dann mehrfach und in unterschiedlichen Ständen. Mit firstaudit verbessern Sie Ihr unternehmensweites Datenmanagement.
Alle erfassten Daten stehen zentral zur Verfügung, sind strukturiert abgelegt und jederzeit nachvollziehbar. Jeder Datensatz folgt demselben Aufbau, unabhängig davon, wer ihn erfasst hat. Sie behalten den Überblick, ganz ohne Papierberge.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für mobile Datenerfassung in Prüfungen und Kontrollen. Werte, Fotos und Unterschriften landen strukturiert im System, auch wenn sie offline erfasst wurden.
Stammdaten aus ERP und SAP als Grundlage der Erfassung
Wie fließen die Daten in Ihre bestehenden Systeme?
Gute Datenerfassung baut auf vorhandenen Stammdaten auf. Anlagen, Artikel, Standorte und Mitarbeitende werden aus dem ERP-System importiert. Bei der Erfassung wählen Nutzer diese Einträge aus, statt sie neu einzutippen. So passen die Daten von Anfang an zu Ihren Systemen.
Die Ergebnisse fließen über eine API-Schnittstelle oder als CSV-Datei zurück in SAP und andere ERP-Systeme. Die Software fügt sich damit in bestehende Arbeitsprozesse ein, statt eine weitere Insellösung zu schaffen.
Erfasste Daten auswerten und im Audit belegen
Was bringen strukturierte Daten im Alltag?
Strukturierte Daten minimieren Fehlerquellen, reduzieren Doppelarbeit und schaffen eine verlässliche Grundlage für Auswertungen, Analysen und Audits. Sie filtern nach Standort, Zeitraum oder Kategorie und erkennen Abweichungen, bevor sie zum Problem werden.
Im Audit zeigen Sie mit wenigen Klicks, wer wann welche Daten erfasst hat. So entsteht echte Transparenz im Alltag, mit weniger Aufwand, dafür mehr Sicherheit und Verlässlichkeit.
Software für mobile Datenerfassung ohne Programmierung anpassen
Wie passt sich die Software an Ihre Abläufe an?
Die Software für mobile Datenerfassung von firstaudit begleitet Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu digitalen, auswertbaren Daten. Sie ist jederzeit unkompliziert und individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbar. Auch komplexe Prozesse lassen sich digital abbilden, papierlos und mit weniger Aufwand.
Als No-Code-Lösung braucht sie keine Programmierkenntnisse. Fachabteilungen bauen Erfassungsmasken selbst, steuern Folgefragen über Bedingungen und vergeben Rollen und Rechte. Neue Versionen einer Vorlage werden freigegeben, bevor sie im Einsatz sind.
Sechs Prüffragen vor der Wahl einer Datenerfassungssoftware
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Viele Programme können Formulare anzeigen. Den Unterschied macht, was mit den Daten danach passiert. Prüfen Sie vor der Entscheidung diese Punkte:
Validierung
Prüft die Software Pflichtfelder und Wertebereiche schon bei der Eingabe?
Datenmodell
Lassen sich Stammdaten importieren und alle Daten vollständig exportieren?
Integration
Gibt es eine API und einen Austausch mit ERP und SAP?
Datenschutz
Wo werden die Daten gehostet, und ist ein Betrieb auf eigenen Servern möglich?
Rechte und Versionen
Sind Rollen, Freigaben und Vorlagenversionen sauber geregelt?
Kostenmodell
Wächst der Preis planbar mit der Zahl der Benutzer?
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Datenerfassungssoftware
Datenqualität, Verantwortung, Integration und Test im Überblick.
Was ist eine Datenerfassungssoftware?
Eine Datenerfassungssoftware nimmt Daten strukturiert auf, prüft sie und stellt sie für die Weiterverarbeitung bereit. Bei mobiler Datenerfassung geschieht das auf Smartphone oder Tablet direkt dort, wo die Daten entstehen.
Was ist eine Plausibilitätsprüfung?
Die Software prüft bei der Eingabe, ob ein Wert logisch möglich ist. Liegt eine Temperatur außerhalb des erwarteten Bereichs oder ein Datum in der Zukunft, wird der Wert sofort markiert. So lässt er sich korrigieren, solange die Person noch vor Ort ist.
Woran erkennt man gute Datenqualität?
Gute Daten sind vollständig, korrekt, aktuell, widerspruchsfrei und eindeutig. In der Praxis helfen einfache Kennzahlen: der Anteil vollständig ausgefüllter Datensätze, die Zahl nachträglicher Korrekturen und die Zeit zwischen Erfassung und Verfügbarkeit im System.
Wer ist im Unternehmen für die Datenerfassungssoftware zuständig?
Die Fachabteilung legt fest, welche Daten erfasst werden, und pflegt die Vorlagen selbst. Die IT kümmert sich um Schnittstellen, Benutzer und Rechte. Diese Aufteilung entlastet die IT und hält die Vorlagen nah an der Praxis.
Wem gehören die erfassten Daten?
Ihnen. Sie können alle Daten jederzeit vollständig exportieren und in andere Systeme übernehmen.
Wie aufwendig ist die Anbindung an ein ERP-System?
Ein Austausch per CSV-Datei funktioniert sofort. Eine direkte Anbindung über die API wird je nach System gemeinsam geplant. Wie das für Ihre Umgebung aussieht, klären wir in einem persönlichen Gespräch.
Kann ich die Software vor dem Kauf testen?
Ja. firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos nutzbar, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Für den Test im Team gibt es eine kostenlose 14-tägige Demo der Premium-Version. Die Konditionen finden Sie auf der Preisseite.