Wareneingangskontrolle digital und einfach!

Die Wareneingangskontrolle ist ein Verfahren zur Qualitätssicherung. Güter werden angeliefert und anschließend geprüft. Das Ziel aller Logistiker besteht darin, Mängel aufzudecken, um Störungen in den folgenden Prozessen entgegenzuwirken. Wie kann die Wareneingangskontrolle mit digitalen Checklisten dazu beitragen?

Herausforderungen bei der Wareneingangskontrolle

Die Ware ist das Gold des Lieferanten – und die Kontrolle der Lieferung bei Annahme am Wareneingang muss daher unverzüglich erfolgen. Hierbei ist eine Menge zu beachten, hat der Käufer etwa zu prüfen, ob es sich bei der Bestellung anhand des Lieferscheins tatsächlich um den korrekten Absender und Empfänger handelt, pünktlich geliefert wurde und die Qualität und Anzahl der Lieferungen korrekt sind. Weisen die Waren zum Zeitpunkt der Kontrolle durch den Wareneingang gegebenenfalls Schäden auf, womöglich entstanden beim Transport der Lieferung? Wer tagtäglich mit der Bestellung von Waren und dem Wareneingang zu tun hat, weiß, wie wichtig konzentriertes Handeln beim Prüfen der Ware ist. Und insbesondere eine gute Vorbereitung. Mit entsprechenden Formularen, die Punkt für Punkt und lückenlos auszufüllen sind. In Sachen Wareneingangskontrolle ist die Erfahrung, dass dem Kontrolleur bei der Begutachtung der gelieferten Ware unter Zeitdruck bisweilen Fehler unterlaufen. Fehler, die der Eile geschuldet sind, vergessene Häkchen und wichtige Notizen etwa im Kontrollbogen. Wer im Bereich der Qualitätssicherung im Unternehmen im Rahmen seiner Pflicht zur Durchführung der Wareneingangskontrolle beschäftigt ist, darf sich jetzt auf ein perfekt auf diesen konzentrativ anspruchsvollen Job zugeschnittenes digitales Tool freuen: die firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage. Vollständig digital, mobil, jederzeit anpassbar und skalierbar. Und nutzbar auf mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet, die auf den gängigen Betriebssystemen wie Android oder Apple basieren. Oder auch einfach über den Browser. So hat man die Vorlage immer dabei. Fehler gehören dank der Erinnerungsfunktion an noch nicht ausgefüllte Felder ebenso der Vergangenheit an wie die lästige Ablage und Nachkontrolle der zahllosen Papierformulare.

Digitale Lösung: Arbeitserleichterung und Unterstützung

Viele gestandene, langjährig im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter wünschen sich besser unterrichtet zu sein darüber, welche Instrumente und Möglichkeiten es gibt, den Arbeitsalltag im Rahmen der Wareneingangskontrolle zu erleichtern. Viele ältere Menschen gehören eben nicht zur Internet- und Smartphone-Generation, die an die ständigen Veränderungen und Weiterentwicklungen der digitalen Welt gewöhnt sind. Da sollte eine digitale Software also vor allem eines sein: einfach und möglichst intuitiv bedienbar. So wie die individuell auf die Bedürfnisse des Betriebs anpassbare, jederzeit erweiterbare firstaudit App Warenkontrolle plus Vorlage. Damit gehört die Zettelwirtschaft des Bereichs Wareneingang ab sofort ins Altpapier. Denn im gesamten Unternehmen, das bisher von einer wahren Papierflut überschwemmt wurde, lassen sich Formulare wie Bestandsberichte, Arbeitsnachweise und Krankmeldungen, Audit-Reports und etliche Bereiche mehr spielend leicht digital zusammenfassen, übersichtlich kategorisieren und Schritt für Schritt lückenlos abarbeiten. Und auf Wunsch mit einem Produktscan oder Foto versehen, um die Produktspezifika sowie den Zustand einer Lieferung zum Zeitpunkt der Anlieferung bis ins Detail zu dokumentieren. Das spart Zeit, erfolgt überaus Nerven schonend und eliminiert vor allem Fehler und Folgekosten.

Branchenübergreifende Software für eine fehlerlose Wareneingangskontrolle

Nicht immer ist genau das drin, was drauf steht: Daher gehört eine funktionierende Wareneingangskontrolle zum Pflichtprogramm im Unternehmen. Schließlich kommt es nicht allzu selten vor, dass die angelieferte Ware nicht der bestellten Ware entspricht. Das ist vor allem dann problematisch, wenn es um zeitnah benötigte oder kritische Produkte geht, die möglicherweise für Schwierigkeiten in Folgeprozessen sorgen können. Mancherorts reicht es aus, Stichproben vorzunehmen. Aber auch da spart die digitale firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage Zeit und erleichtert die Erfassung etwaiger Störungen und Mängel. Solche können sich in sensiblen Branchen wie dem Lebensmittelhandel oder Gastronomiebetrieben fatal auswirken, wo es auf Frische und Haltbarkeit geht. Aber auch Dienstleister aus dem Bereich der Logistik oder Spedition sowie alle Hersteller von Produkten aller Art sind auf eine einwandfrei funktionierende, möglichst problemlose Wareneingangskontrolle angewiesen. Das gilt vor allem für größere Unternehmen mit Lieferungen größerer Waren-Volumina, für die natürlich ein weit größerer Aufwand zu betreiben ist als im Kleinbetrieb.

Zustandskontrolle in Echtzeit mit firstaudit

Stets spielt natürlich auch der Zustand der Ware vor und bei Anlieferung eine wichtige Rolle, was eine dezidierte, verlässliche Kontrolle der Waren erforderlich macht. Schließlich soll die Beziehung zwischen Lieferanten und Kunden nicht getrübt werden, sondern grundsätzlich nach Entladen in einer raschen Freigabe für das Lager zur weiteren Disposition bzw. Einlagerung münden. Mit der vollständig digitalen, mobilen firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage, die jederzeit individuell auf die speziellen Bedürfnisse von Unternehmen, die verschiedenste Arten von Waren erhalten, zugeschnitten werden kann, behalten auch die Akteure in Großunternehmen mit entsprechend breit angelegtem Warenwirtschaftssystem stets den vollständigen Überblick über alle bei der Anlieferung und Warenannahme wichtigen Kontrollpunkte. Punkt für Punkt abgehakt und dokumentiert: Die Warenannahme mit der mobilen firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage erfasst dank Online-Zugriff in Echtzeit alle mit der angelieferten Charge in Zusammenhang stehenden Parameter. Mängel oder fehlende Artikel kann der Kontrolleur direkt von seinem Smartphone oder Tablet aus dokumentieren mit dem Ziel, diese wichtigen Angaben über die App unmittelbar an den Hersteller respektive Lieferanten sowie ans hauseigene Warenwirtschaftssystem zu kommunizieren. Online, per E-Mail sowie in Form eines abgespeicherten Dokuments auf dem Unternehmensserver. So lassen sich komfortabel, fehlerfrei, schnell und sicher über die firstaudit App Warenkontrolle plus Vorlage alle den Zustand der Packstücke betreffende Fragen klären. Etwa, ob die angelieferten Produkte pünktlich eingetroffen sind oder überhaupt bestellt wurden und für die eigene Firma bestimmt sind. Ob die Paketmenge der gelieferten Güter mit dem Eintrag des Lieferscheins übereinstimmt oder auch, ob etwaige Mängel an Paket oder deren Inhalten vorliegen. Schließlich ist auch die Prüfung, ob in den Paketen die bestellten Inhalte zu den darauf versehenen Beschreibungen auf den Etiketten passen, wichtiger Kontrollaspekt der Warenannahme. Sollte durch den Transport die Ware beschädigt worden sein, oft erkennbar an zusammengedrückten oder teilweise aufgerissenen oder feucht gewordenen Paketen, sind diese Mängel unmittelbar zu dokumentieren und anzuzeigen.

Perfekt dokumentiert mit firstaudit

Bereits bei Anlieferung gehört die dezidierte Kontrolle der Lieferscheine respektive Packlisten, Übergabeprotokolle der Spedition bis hin zu Zolldokumenten zum Pflichtprogramm der Wareneingangskontrolle. Dabei spielt die genaue Erfassung aller Daten eine wichtige Rolle. Perfekt zu managen mit der firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage: Schließlich lässt sich jedes Warenbegleitpapier über die Scan-Funktion einfach erfassen und entsprechend kommentieren. Gleiches gilt für die Dokumentation des Warenzustands über die Fotofunktion als perfekten visuellen Beleg, die bei der Erstellung eigener Dokumentationen wertvolle Ergänzung sind und eine vollständige Abwicklung des Warenprozesses gewährleisten. Damit Sie in Echtzeit Ihre Evaluation über den aktuellen Status Quo der Prozesskette zur Verfügung haben. Ohne lästige Nacharbeit. Jedes gewünschte digitale Formular lässt sich – wie der gesamte Fragen- und Kontrollkatalog gerne auch vor der ersten Nutzung der App gemeinsam mit den professionellen Beratern von firstaudit – individuell erstellen und anpassen: für eine perfekt organisierte, papier-, fehler- und lückenlose Dokumentation der Wareneingangskontrolle über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet. Ohne Medienbrüche und problemlos auf das in Ihrem Unternehmen vorhandene Warenwirtschaftssystem auf Basis von SAP oder ERP. Selbstverständlich auch in Sachen Design perfekt zugeschnitten auf Ihre Unternehmens-CI mit entsprechender Farbgebung und gewünschtem Logo. Sprechen Sie uns an. Wir sind gespannt auf unser gemeinsames Projekt und freuen uns auf Sie!