Digitale Wareneingangskontrolle per App: Lieferungen sofort prüfen

Wareneingangskontrolle unter Zeitdruck: Mit digitalen Checklisten den Überblick behalten

Weisen die Waren zum Zeitpunkt der Kontrolle durch den Wareneingang gegebenenfalls Schäden auf, womöglich entstanden beim Transport der Lieferung? Wer tagtäglich mit der Bestellung von Waren und dem Wareneingang zu tun hat, weiß, wie wichtig konzentriertes Handeln beim Prüfen der Ware ist. Und insbesondere eine gute Vorbereitung. Mit Formularen, die Punkt für Punkt vollständig auszufüllen sind.

In Sachen Wareneingangskontrolle ist die Erfahrung, dass dem Kontrolleur bei der Begutachtung der gelieferten Ware unter Zeitdruck bisweilen Fehler unterlaufen. Fehler, die der Eile geschuldet sind, vergessene Häkchen und wichtige Notizen etwa im Kontrollbogen. Eine Checkliste für den Wareneingang kann hier helfen, die Abläufe zu strukturieren und keine wichtigen Punkte zu übersehen. Wer in der Qualitätssicherung die Wareneingangskontrolle verantwortet, bekommt mit der firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage ein Werkzeug, das genau dafür gemacht ist.

Vollständig digital, mobil, jederzeit anpassbar und skalierbar. Und nutzbar auf mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet, die auf den gängigen Betriebssystemen wie Android oder Apple basieren. Oder auch einfach über den Browser. So hat man die Vorlage immer dabei. Fehler gehören dank der Erinnerungsfunktion an noch nicht ausgefüllte Felder ebenso der Vergangenheit an wie die lästige Ablage und Nachkontrolle der zahllosen Papierformulare.

Welche Schritte umfasst die digitale Wareneingangskontrolle?

Die App gliedert jede digitale Wareneingangskontrolle in vier Prüfschritte. Der Kontrolleur arbeitet sie der Reihe nach ab:

• 1

  Identität und Termin Sind die Produkte pünktlich eingetroffen, überhaupt bestellt und für die eigene Firma bestimmt?

• 2

  Menge Stimmt die Paketmenge der gelieferten Güter mit dem Eintrag des Lieferscheins überein?

• 3

  Zustand Liegen Mängel an Paket oder Inhalt vor, etwa durch zusammengedrückte, aufgerissene oder feucht gewordene Pakete?

• 4

  Inhalt Passen die Inhalte der Pakete zu den Beschreibungen auf den Etiketten?

Ist die Ware durch den Transport beschädigt worden, sind diese Mängel unmittelbar zu dokumentieren und anzuzeigen.

Eine Software für die Wareneingangsprüfung, die jeder im Team bedienen kann

Viele gestandene, langjährig im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter wünschen sich besser unterrichtet zu sein darüber, welche Instrumente und Möglichkeiten es gibt, den Arbeitsalltag im Rahmen der Wareneingangskontrolle zu erleichtern. Viele ältere Menschen gehören eben nicht zur Internet- und Smartphone-Generation, die an die ständigen Veränderungen und Weiterentwicklungen der digitalen Welt gewöhnt sind. Da sollte eine Software für die Wareneingangsprüfung also vor allem eines sein: einfach und möglichst intuitiv bedienbar.

So wie die individuell auf die Bedürfnisse des Betriebs anpassbare, jederzeit erweiterbare firstaudit App Warenkontrolle plus Vorlage. Damit gehört die Zettelwirtschaft des Bereichs Wareneingang ab sofort ins Altpapier. Bisher versinken viele Betriebe in Papier. Bestandsberichte, Arbeitsnachweise, Audit-Reports und vieles mehr lassen sich digital zusammenfassen, ordnen und Schritt für Schritt abarbeiten.

Und auf Wunsch mit einem Produktscan oder Foto versehen, um die Produktspezifika sowie den Zustand einer Lieferung zum Zeitpunkt der Anlieferung bis ins Detail zu dokumentieren. Das spart Zeit, erfolgt überaus nervenschonend und eliminiert vor allem Fehler und Folgekosten.

firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Wareneingangskontrollen. Schäden und Abweichungen halten Sie mit Foto fest, der Prüfbericht entsteht als PDF.

Falschlieferungen erkennen, Folgeprozesse schützen

Nicht immer ist genau das drin, was drauf steht: Daher gehört eine funktionierende Wareneingangskontrolle zum Pflichtprogramm im Unternehmen. Schließlich kommt es nicht allzu selten vor, dass die angelieferte Ware nicht der bestellten Ware entspricht. Das ist vor allem dann problematisch, wenn es um zeitnah benötigte oder kritische Produkte geht, die möglicherweise für Schwierigkeiten in Folgeprozessen sorgen können.

Mancherorts reicht es aus, Stichproben vorzunehmen. Aber auch da spart die digitale firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage Zeit und erleichtert die Erfassung etwaiger Störungen und Mängel. Solche können sich in sensiblen Branchen wie dem Lebensmittelhandel oder Gastronomiebetrieben fatal auswirken, wo es auf Frische und Haltbarkeit geht. Aber auch Dienstleister aus dem Bereich der Logistik oder Spedition sowie alle Hersteller von Produkten aller Art sind auf eine einwandfrei funktionierende, möglichst problemlose Wareneingangskontrolle angewiesen.

Das gilt vor allem für größere Unternehmen mit Lieferungen größerer Waren-Volumina, für die natürlich ein weit größerer Aufwand zu betreiben ist als im Kleinbetrieb.

Im Lebensmittelbereich führen Sie Temperatur- und Hygienenachweise zusätzlich mit der HACCP-App. Prüfungen entlang der gesamten Fertigung bildet die Software für Qualitätskontrolle ab.

Wareneingang digital dokumentieren: Von der Prüfung bis zur Lagerfreigabe

Stets spielt auch der Zustand der Ware vor und bei Anlieferung eine wichtige Rolle. Das erfordert eine verlässliche Kontrolle. Schließlich soll die Beziehung zwischen Lieferant und Kunde nicht getrübt werden. Nach dem Entladen soll eine rasche Freigabe für das Lager folgen, zur weiteren Disposition oder Einlagerung.

Mit der digitalen Wareneingangskontrolle von firstaudit behalten auch Großunternehmen mit breit angelegtem Warenwirtschaftssystem den Überblick über alle Kontrollpunkte der Warenannahme. Die App lässt sich jederzeit auf Unternehmen zuschneiden, die verschiedenste Arten von Waren erhalten. Punkt für Punkt abgehakt und dokumentiert: Dank Online-Zugriff erfasst sie in Echtzeit alle Parameter der angelieferten Charge.

Mängel oder fehlende Artikel dokumentiert der Kontrolleur direkt auf Smartphone oder Tablet. Die Angaben gehen unmittelbar an Hersteller oder Lieferanten und ins hauseigene Warenwirtschaftssystem: online, per E-Mail und als Dokument auf dem Unternehmensserver. So wird der Wareneingang digital und beleglos.

Nach der Einlagerung zählen Sie Bestände mit der Inventur-App, weitere Kontrollen in Lager und Versand erledigen Sie mit der Logistik-App.

Mängelrüge und Transportschäden: Welche Fristen gelten?

Bei einem Handelsgeschäft zwischen Kaufleuten muss der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen und Mängel sofort rügen (§ 377 HGB). Versäumt er das, gilt die Ware als genehmigt, und Gewährleistungsansprüche gehen verloren. Für versteckte Mängel beginnt die Pflicht mit ihrer Entdeckung.

Erkennbare Transportschäden vermerken Sie am besten noch vor der Unterschrift auf dem Frachtbrief. Äußerlich nicht erkennbare Schäden sind nach deutschem Frachtrecht innerhalb von sieben Tagen anzuzeigen (§ 438 HGB). Weil die App jede Prüfung mit Datum und Uhrzeit speichert, belegen Sie jederzeit, dass Sie rechtzeitig kontrolliert haben.

Lieferschein, Packliste, Zollpapiere: Begleitpapiere scannen und an SAP übergeben

Bereits bei Anlieferung gehört die dezidierte Kontrolle der Lieferscheine respektive Packlisten, Übergabeprotokolle der Spedition bis hin zu Zolldokumenten zum Pflichtprogramm der Wareneingangskontrolle. Dabei spielt die genaue Erfassung aller Daten eine wichtige Rolle. Das geht mit der firstaudit App Wareneingangskontrolle plus Vorlage: Jedes Warenbegleitpapier erfassen Sie per Scan und kommentieren es.

Den Zustand der Ware halten Sie mit der Fotofunktion fest, als Beleg für die eigene Dokumentation. Damit Sie in Echtzeit Ihre Evaluation über den aktuellen Status Quo der Prozesskette zur Verfügung haben. Ohne lästige Nacharbeit. Jedes Formular und den ganzen Fragen- und Kontrollkatalog erstellen und ändern Sie selbst, auf Wunsch vor dem Start gemeinsam mit unseren Beratern. So dokumentieren Sie die Wareneingangskontrolle ohne Papier auf Smartphone oder Tablet.

Ohne Medienbrüche und problemlos auf das in Ihrem Unternehmen vorhandene Warenwirtschaftssystem auf Basis von SAP oder ERP. Das Design passen Sie an Ihre Unternehmens-CI an, mit Farben und Logo. Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf das gemeinsame Projekt.