Nutzen Sie ein Dokumentationssystem, in dem Sie alle wichtigen Informationen sicher ablegen, durchsuchen und verwalten.
Mobile Dokumentation am Einsatzort
Bei der mobilen Dokumentation entstehen Befunde und Nachweise am Ort der Arbeit, auf Smartphone oder Tablet statt auf Papier. Der Bericht baut direkt darauf auf, abgetippt wird nichts. Ein paar Beispiele:
- Prüfungen und Kontrollen
- Serviceberichte
- Pflegevisiten
- Fotos und Unterschriften als Nachweis
Mit firstaudit erstellen Sie aus den Angaben einen PDF-Bericht.
Warum die eigentliche Arbeit oft erst nach der Prüfung beginnt
Lange lief Qualitätssicherung so: Der Prüfer oder Auditor ging mit Papier-Checklisten durch den Betrieb und arbeitete sie Punkt für Punkt ab. Die eigentliche Dokumentationsarbeit begann häufig erst danach. Notizen mussten übertragen, Fotos vom Smartphone auf den Rechner kopiert, Formulare eingescannt und Berichte abgelegt werden.
Dabei kann schnell etwas verloren gehen. Ein Zettel fehlt, ein Foto lässt sich keinem Prüfpunkt mehr zuordnen oder ein Kundenauftrag liegt im falschen Ordner. Werden die Unterlagen Monate später für ein Audit oder eine Rückfrage benötigt, beginnt die Suche.
Mit firstaudit werden die Informationen direkt dort digital erfasst, wo die Prüfung oder Kontrolle stattfindet. Dadurch entfallen Medienbrüche zwischen Papierformular, Bilddatei, E-Mail und später erstelltem Bericht.
Prüfen und dokumentieren in einem Schritt
Ergebnis, Foto, Kommentar und Unterschrift landen im selben Vorgang.
Der Prüfer öffnet die vorgesehene Checkliste auf seinem iPhone, iPad oder Android-Gerät und arbeitet sie Punkt für Punkt ab. Eingaben werden mit dem jeweiligen Vorgang verbunden und lassen sich dem Prüfenden und dem Zeitpunkt der Durchführung zuordnen.
Fotos werden innerhalb der Checkliste aufgenommen und bleiben mit dem Prüfpunkt verbunden, zu dem sie gehören. Die spätere Zuordnung von Bildern aus der Galerie entfällt. Über einen Barcode- oder QR-Code können Geräte, Anlagen und andere Prüfobjekte direkt aufgerufen werden. Auffälligkeiten und Mängel lassen sich dadurch nachvollziehbar dokumentieren. Wer den Vorgang weiterbearbeitet, sieht neben der Beschreibung auch den Zustand am Einsatzort.
Ergänzende Kommentare können direkt eingegeben oder über die Spracheingabe erfasst werden. Der Prüfer hält damit zusätzliche Beobachtungen fest, ohne einen separaten Notizzettel führen zu müssen.
Nach Abschluss wird das Dokument auf dem mobilen Gerät unterschrieben. Die Unterschrift, die erfassten Angaben und die zugehörigen Nachweise bleiben gemeinsam im Bericht erhalten.
Vorlagen, Formulare, Berichte und Reports werden zentral verwaltet. Mitarbeiter können auch in unterschiedlichen Teams an den für sie freigegebenen Aufgaben mitwirken. So arbeiten alle Beteiligten mit den vorgesehenen Prüfpunkten und dokumentieren ihre Ergebnisse nach einem einheitlichen Verfahren.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für die mobile Dokumentation von Prüfungen und Einsätzen. Fotos, Kommentare und Unterschriften erfassen Sie vor Ort, den Bericht gibt es als PDF.
Die Anleitung ist dort, wo gearbeitet wird
Viele Fehler bei Wartungen und Prüfungen entstehen, weil die benötigte Anleitung nicht am Einsatzort verfügbar ist. In firstaudit können Betriebsanleitungen, Bedienungsanleitungen, Skizzen, Fotos und Hinweise direkt an einer Checkliste oder einem Prüfpunkt bereitgestellt werden.
Der Mitarbeiter sieht während der Durchführung, welcher Arbeitsschritt vorgesehen ist und worauf er achten muss. Eine App-Dokumentation sammelt also Ergebnisse und gibt dem Prüfer zugleich die Informationen, die er für eine korrekte Durchführung braucht.
So arbeiten auch neue Mitarbeiter und Vertretungen nach denselben Vorgaben. Rückfragen werden reduziert, und die Ausführung bleibt nachvollziehbar.
Dokumentation im Außendienst, auch ohne Netz
Der Servicebericht entsteht beim Kunden, nicht abends im Büro.
Servicetechniker arbeiten beim Kunden, in Technikräumen oder auf Baustellen. Dort fehlen häufig eine stabile Internetverbindung, ein geeigneter Arbeitsplatz und die Zeit, Berichte später im Büro nachzuarbeiten. Die Dokumentation sollte deshalb bereits während des Einsatzes entstehen.
Mit firstaudit erfasst der Techniker Prüfergebnisse, Fotos, Kommentare und Unterschriften direkt vor Ort. Als Außendienst App lässt sich die Anwendung auch ohne Internetverbindung nutzen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die aufgenommenen Daten mit dem zentralen System synchronisiert. Der Servicebericht muss nicht aus handschriftlichen Notizen und einzelnen Bilddateien zusammengesetzt werden. Er entsteht während der Bearbeitung und steht anschließend für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Die firstaudit Dokumentations-App speichert die erfassten Informationen zunächst auf dem mobilen Endgerät. Checklisten können deshalb auch an Orten bearbeitet werden, an denen kein WLAN oder Mobilfunkempfang verfügbar ist.
Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten mit der vorgesehenen Cloud-Umgebung oder der zentralen betrieblichen Datenbank abgeglichen. Dadurch kann der Mitarbeiter den Auftrag vor Ort vollständig bearbeiten, ohne auf eine durchgehende Internetverbindung angewiesen zu sein.
Mehr über die Planung und Dokumentation mobiler Einsätze erfahren Sie auf unserer Seite zur Außendienst App.
Vom Servicebericht bis zur Pflegevisite: Was Sie mit der App dokumentieren können
Die Dokumentations-App eignet sich für unterschiedliche Prüf-, Service- und Qualitätsprozesse:
- Serviceberichte und ausgeführte Reparaturen
- Gefährdungsbeurteilungen und Begehungen zur Arbeitssicherheit
- Unfall- und Schadensmeldungen
- Wartungen und Inspektionen an Anlagen, Maschinen und Geräten
- Kontrollrundgänge in Produktion, Lager und Gebäuden
- Bauberichte, Mängel und Abnahmen auf Baustellen
- Pflegevisiten und Qualitätskontrollen in Pflegeeinrichtungen
- Audits, Prüfprotokolle und Fotodokumentationen
Die benötigten Vorlagen lassen sich an den jeweiligen Ablauf anpassen. Fragestellungen, Prüfpunkte und erforderliche Nachweise werden so aufgebaut, dass Mitarbeiter die Prüfung in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen können.
Dokumente zentral ablegen und gezielt wiederfinden
Wer bisher auf Akten, Papierformulare und einzelne Dateien gesetzt hat, kennt die Suche nach verschwundenen Notizen, Fotos oder Aufträgen. In firstaudit werden Checklisten, Protokolle, Bilder und weitere Nachweise dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Schlagwörter, Prüfobjekte und strukturierte Eingabefelder erleichtern das spätere Auffinden.
Berechtigte Mitarbeiter greifen auf denselben Datenbestand zu und sehen, welche Prüfung durchgeführt wurde, wer sie abgeschlossen hat und welche Ergebnisse vorliegen.
Auf diese Weise entsteht eine nachvollziehbare Dokumentationshistorie. Informationen müssen nicht aus unterschiedlichen Ordnern, E-Mails und Bilddateien zusammengesucht werden.
Weniger Abtippen, weniger Ablage: Was sich im Arbeitsalltag ändert
Das nachträgliche Abtippen entfällt, weil die Daten bereits digital entstehen. Fotos hängen direkt am betreffenden Prüfpunkt, Kommentare bleiben mit dem Vorgang verbunden und abgeschlossene Berichte stehen ohne erneute Zusammenstellung bereit. Auch die Papierablage und Gänge ins Archiv werden reduziert. Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden erhalten die benötigten Informationen schneller, während der Bearbeitungsstand für berechtigte Mitarbeiter sichtbar bleibt.
Digitale Formulare und Protokolle werden auf dem zentralen Server des Betriebs oder in der dafür vorgesehenen Cloud-Umgebung gespeichert. Dadurch steht eine gemeinsame Datenbasis für die weitere Bearbeitung und Auswertung zur Verfügung.
Vom Prüfpunkt zum fertigen Bericht als PDF oder Excel
firstaudit verbindet die Bereitstellung einer Checkliste, die Durchführung vor Ort und den fertigen Bericht in einem durchgängigen Ablauf. Der Mitarbeiter dokumentiert während der Arbeit, statt die Unterlagen später aus Notizen, Fotos und Papierformularen zusammenzustellen.
Nach Abschluss kann der Bericht als PDF ausgegeben und an die vorgesehenen Empfänger weitergegeben werden. Für zusätzliche Auswertungen lassen sich die erfassten Daten auch als Excel- oder CSV-Datei exportieren.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Dokumentations-App
Prüfungen, Anleitungen und Berichte: die Antworten vor dem Start.
Welche App eignet sich zur Dokumentation von Prüfungen?
Eine App, die jede Prüfung als Checkliste abbildet und jedes Ergebnis mit Datum, Prüfer und Beleg speichert. In firstaudit erhält jeder Prüfpunkt eine Bewertung. Stellt der Prüfer einen Mangel fest, gibt er ihn als Maßnahme mit Frist an die zuständige Person weiter.
Welche App eignet sich für Handbücher und Arbeitsanleitungen?
Eine App, die Text, Bild und Arbeitsschritt verbindet. In firstaudit wird aus einer Anleitung eine Schrittfolge, die der Mitarbeiter abhakt. Bestehende Anleitungen aus Word oder PDF importieren Sie als Grundlage.
Was bedeutet mobile Dokumentation?
Mobile Dokumentation heißt, Befunde und Nachweise dort zu erfassen, wo die Arbeit stattfindet. Statt auf Papier arbeitet der Prüfer auf Smartphone oder Tablet. Der Bericht entsteht während des Einsatzes und nicht erst danach im Büro.
Kann ich die Dokumentation im Außendienst offline erfassen?
Ja. Der Auftrag wird einmal mit Verbindung auf das Gerät geladen. Danach arbeiten Sie ohne Netz weiter, Fotos und Unterschrift eingeschlossen. Sobald wieder Empfang da ist, gleicht die App die Daten ab und verschickt den Bericht.
In welchem Format wird der Bericht ausgegeben?
Als PDF, mit Logo, Datum, Prüfer und Unterschrift. Die Daten lassen sich zusätzlich als Excel oder CSV exportieren.
Ist die Dokumentations-App kostenlos?
Als Dokumentations-App nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos. Arbeiten mehrere Kollegen mit der App, gilt ab dem zweiten Benutzer der Standard-Tarif, abgerechnet ab fünf Benutzern.