Dokumentations-App für Smartphone & Tablet

Warum Papier-Checklisten Zeit kosten

Lange lief Qualitätssicherung so: Der Prüfer oder Auditor ging mit Papier-Checklisten durch den Betrieb und arbeitete sie Punkt für Punkt ab. Die eigentliche Dokumentationsarbeit begann häufig erst danach. Notizen mussten übertragen, Fotos vom Smartphone auf den Rechner kopiert, Formulare eingescannt und Berichte abgelegt werden.

Dabei kann schnell etwas verloren gehen. Ein Zettel fehlt, ein Foto lässt sich keinem Prüfpunkt mehr zuordnen oder ein Kundenauftrag liegt im falschen Ordner. Werden die Unterlagen Monate später für ein Audit oder eine Rückfrage benötigt, beginnt die Suche.

Mit firstaudit werden die Informationen direkt dort digital erfasst, wo die Prüfung oder Kontrolle stattfindet. Dadurch entfallen Medienbrüche zwischen Papierformular, Bilddatei, E-Mail und später erstelltem Bericht.

So funktioniert die Dokumentations-App

Der Prüfer öffnet die vorgesehene Checkliste auf seinem iPhone, iPad oder Android-Gerät und arbeitet sie Punkt für Punkt ab. Eingaben werden mit dem jeweiligen Vorgang verbunden und lassen sich dem Prüfenden und dem Zeitpunkt der Durchführung zuordnen.

Vorlagen, Formulare, Berichte und Reports werden zentral verwaltet. Mitarbeiter können auch in unterschiedlichen Teams an den für sie freigegebenen Aufgaben mitwirken. So arbeiten alle Beteiligten mit den vorgesehenen Prüfpunkten und dokumentieren ihre Ergebnisse nach einem einheitlichen Verfahren.

Fotodokumentation direkt am Prüfpunkt

Fotos werden innerhalb der Checkliste aufgenommen und bleiben mit dem Prüfpunkt verbunden, zu dem sie gehören. Die spätere Zuordnung von Bildern aus der Galerie entfällt. Über einen Barcode- oder QR-Code können Geräte, Anlagen und andere Prüfobjekte direkt aufgerufen werden.

Auffälligkeiten und Mängel lassen sich dadurch nachvollziehbar dokumentieren. Kollegen, die den Vorgang weiterbearbeiten, sehen nicht nur eine allgemeine Beschreibung, sondern auch den Zustand am Einsatzort.

Kommentare und Unterschrift im selben Vorgang

Ergänzende Kommentare können direkt eingegeben oder über die Spracheingabe erfasst werden. Der Prüfer hält damit zusätzliche Beobachtungen fest, ohne einen separaten Notizzettel führen zu müssen.

Nach Abschluss wird das Dokument auf dem mobilen Gerät unterschrieben. Die Unterschrift, die erfassten Angaben und die zugehörigen Nachweise bleiben gemeinsam im Bericht erhalten.

Handbücher und Anleitungen am Gerät

Viele Fehler bei Wartungen und Prüfungen entstehen, weil die benötigte Anleitung nicht am Einsatzort verfügbar ist. In firstaudit können Betriebsanleitungen, Bedienungsanleitungen, Skizzen, Fotos und Hinweise direkt an einer Checkliste oder einem Prüfpunkt bereitgestellt werden.

Der Mitarbeiter sieht während der Durchführung, welcher Arbeitsschritt vorgesehen ist und worauf er achten muss. Eine App-Dokumentation sammelt damit nicht nur Ergebnisse, sondern stellt dem Prüfer zugleich die Informationen zur Verfügung, die er für eine korrekte Durchführung benötigt.

So arbeiten auch neue Mitarbeiter und Vertretungen nach denselben Vorgaben. Rückfragen werden reduziert, und die Ausführung bleibt nachvollziehbar.

Dokumentation im Außendienst

Servicetechniker arbeiten beim Kunden, in Technikräumen oder auf Baustellen. Dort fehlen häufig eine stabile Internetverbindung, ein geeigneter Arbeitsplatz und die Zeit, Berichte später im Büro nachzuarbeiten. Die Dokumentation sollte deshalb bereits während des Einsatzes entstehen.

Mit firstaudit erfasst der Techniker Prüfergebnisse, Fotos, Kommentare und Unterschriften direkt vor Ort. Als Außendienst App lässt sich die Anwendung auch ohne Internetverbindung nutzen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die aufgenommenen Daten mit dem zentralen System synchronisiert.

Der Servicebericht muss nicht aus handschriftlichen Notizen und einzelnen Bilddateien zusammengesetzt werden. Er entsteht während der Bearbeitung und steht anschließend für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Mehr über die Planung und Dokumentation mobiler Einsätze erfahren Sie auf unserer Seite zur Außendienst App.

Offline dokumentieren und später synchronisieren

Die firstaudit Dokumentations-App speichert die erfassten Informationen zunächst auf dem mobilen Endgerät. Checklisten können deshalb auch an Orten bearbeitet werden, an denen kein WLAN oder Mobilfunkempfang verfügbar ist.

Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten mit der vorgesehenen Cloud-Umgebung oder der zentralen betrieblichen Datenbank abgeglichen. Dadurch kann der Mitarbeiter den Auftrag vor Ort vollständig bearbeiten, ohne auf eine durchgehende Internetverbindung angewiesen zu sein.

Was Sie mit der App dokumentieren können

Die Dokumentations-App eignet sich für unterschiedliche Prüf-, Service- und Qualitätsprozesse:

• Serviceberichte und ausgeführte Reparaturen
• Gefährdungsbeurteilungen und Begehungen zur Arbeitssicherheit
• Unfall- und Schadensmeldungen
• Wartungen und Inspektionen an Anlagen, Maschinen und Geräten
• Kontrollrundgänge in Produktion, Lager und Gebäuden
• Bauberichte, Mängel und Abnahmen auf Baustellen
• Pflegevisiten und Qualitätskontrollen in Pflegeeinrichtungen
• Audits, Prüfprotokolle und Fotodokumentationen

Die benötigten Vorlagen lassen sich an den jeweiligen Ablauf anpassen. Fragestellungen, Prüfpunkte und erforderliche Nachweise werden so aufgebaut, dass Mitarbeiter die Prüfung in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen können.

Dokumente zentral organisieren und wiederfinden

Wer bisher auf Akten, Papierformulare und einzelne Dateien gesetzt hat, kennt die Suche nach verschwundenen Notizen, Fotos oder Aufträgen. In firstaudit werden Checklisten, Protokolle, Bilder und weitere Nachweise dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Schlagwörter, Prüfobjekte und strukturierte Eingabefelder erleichtern das spätere Auffinden. Berechtigte Mitarbeiter greifen auf denselben Datenbestand zu und sehen, welche Prüfung durchgeführt wurde, wer sie abgeschlossen hat und welche Ergebnisse vorliegen.

Auf diese Weise entsteht eine nachvollziehbare Dokumentationshistorie. Informationen müssen nicht aus unterschiedlichen Ordnern, E-Mails und Bilddateien zusammengesucht werden.

Was sich im Arbeitsalltag verändert

Das nachträgliche Abtippen entfällt, weil die Daten bereits digital entstehen. Fotos hängen direkt am betreffenden Prüfpunkt, Kommentare bleiben mit dem Vorgang verbunden und abgeschlossene Berichte stehen ohne erneute Zusammenstellung bereit.

Auch die Papierablage und Gänge ins Archiv werden reduziert. Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden erhalten die benötigten Informationen schneller, während der Bearbeitungsstand für berechtigte Mitarbeiter sichtbar bleibt.

Digitale Formulare und Protokolle werden auf dem zentralen Server des Betriebs oder in der dafür vorgesehenen Cloud-Umgebung gespeichert. Dadurch steht eine gemeinsame Datenbasis für die weitere Bearbeitung und Auswertung zur Verfügung.

Vom manuellen Arbeitsprozess zum digitalen Workflow

firstaudit verbindet die Bereitstellung einer Checkliste, die Durchführung vor Ort und den fertigen Bericht in einem durchgängigen Ablauf. Der Mitarbeiter dokumentiert während der Arbeit, statt die Unterlagen später aus Notizen, Fotos und Papierformularen zusammenzustellen.

Nach Abschluss kann der Bericht als PDF ausgegeben und an die vorgesehenen Empfänger weitergegeben werden. Für zusätzliche Auswertungen lassen sich die erfassten Daten auch als Excel- oder CSV-Datei exportieren.