Eine Formular-App ersetzt das ausgedruckte Formular durch eine digitale Vorlage auf dem Gerät. Pflichtfelder lassen sich erzwingen, Fotos hängen am richtigen Feld, und der ausgefüllte Stand geht als PDF an den Empfänger. Bestehende Formulare müssen dafür nicht neu gebaut werden.
Digitale Formulare erstellen
Unternehmen, die digitale Formulare erstellen, können mit firstaudit Felder, Prüfschritte und Eingaberegeln in einer übersichtlichen Vorlage zusammenführen. Ähnlich wie bei der Arbeit mit Microsoft Word und Excel lassen sich Formulare mit wenigen Klicks gliedern, verteilen und zentral verwalten.
reinstil hat firstaudit als Formularlösung mit integrierter App entwickelt. Die Anwendung funktioniert auf Android, iOS und Windows und vereinfacht den täglichen Workflow. Auch komplexe und umfangreiche Formulare können Schritt für Schritt aufgebaut und anschließend auf dem Smartphone, Tablet oder Windows-Gerät bearbeitet werden.
Das digitale Formularmanagement, bündelt Vorlagen, ausgefüllte Formulare und Ergebnisse an einem zentralen Ort. Dadurch behalten Unternehmen den Überblick über aktuelle Bearbeitungsstände und abgeschlossene Aufträge.
Bestehende Formulare digitalisieren
Wer bereits mit Word-, Excel- oder anderen Formularvorlagen arbeitet, muss seine bisherigen Inhalte nicht vollständig neu aufbauen. Unternehmen können vorhandene Formulare digitalisieren, indem sie eigene Dateien importieren und als Grundlage für digitale Formularprojekte verwenden.
Bestehende Felder, Abfragen und Arbeitsschritte werden dabei in eine strukturierte digitale Vorlage übertragen. Pflichtfelder sorgen dafür, dass notwendige Angaben nicht ausgelassen werden. Fotos, Kommentare und Messwerte werden unmittelbar an der dafür vorgesehenen Stelle gespeichert und bleiben dadurch eindeutig dem jeweiligen Prüfpunkt zugeordnet.
So kann der vertraute Aufbau eines bestehenden Formulars erhalten bleiben, während die bisherige papiergebundene Bearbeitung durch einen digitalen Ablauf ersetzt wird.
Komplexe Formulare intelligent steuern
Formularbereiche können abhängig von den Eingaben des Anwenders ein- oder ausgeblendet werden. Der Nutzer sieht dadurch nur die Felder und Arbeitsschritte, die aufgrund seiner vorherigen Antworten tatsächlich relevant sind. Auch umfangreiche Formulare bleiben auf diese Weise übersichtlich.
Die Vorlagen lassen sich individuell gliedern und an den betrieblichen Bedarf anpassen. Regeln für Pflichtangaben und bedingte Abfragen führen Mitarbeiter durch die Bearbeitung und verringern das Risiko unvollständiger Datensätze.
Über offene Schnittstellen kann die Formularlösung außerdem in bestehende Systemlandschaften integriert und bei Bedarf um weitere Funktionen erweitert werden. Dadurch lassen sich die erfassten Daten ohne aufwendige manuelle Übertragung in nachgelagerten Systemen weiterverarbeiten.
Formulare mobil ausfüllen und zentral archivieren
Mitarbeiter füllen die bereitgestellten Formulare direkt am Einsatzort aus. Nach Abschluss eines Auftrags kann das fertige Protokoll als PDF per E-Mail versendet und über den Datenbank-Assistenten in einer zentralen Datenbank archiviert werden.
Automatisch versendete Bestätigungen informieren die zuständigen Anwender über den aktuellen Bearbeitungsstand. So ist nachvollziehbar, ob ein Formular noch bearbeitet wird, bereits abgeschlossen oder zur weiteren Prüfung weitergeleitet wurde.
Die erfassten Daten stehen anschließend in einer klar strukturierten Datentabelle zur Verfügung. Eine aufwendige Übertragung aus Papierformularen oder die nachträgliche Zusammenführung einzelner Listen entfällt. Konfigurierbare Ansichten stellen die jeweils benötigten Formulareingaben transparent dar.
Formularsoftware für Teams
firstaudit ist eine Formularsoftware, mit der mehrere Mitarbeiter gemeinsam nach festgelegten Vorlagen und Zuständigkeiten arbeiten können. Ein Rollen- und Nutzerkonzept regelt, wer Formulare erstellen, ausfüllen, kontrollieren oder auswerten darf.
Administratoren vergeben die Zugriffsrechte entsprechend den Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Mitarbeiter sehen nur die Formulare und Informationen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Verantwortliche können Bearbeitungsstände kontrollieren und abgeschlossene Ergebnisse für die weitere Verwendung freigeben.
Die Lösung eignet sich für Formularprojekte im Internet und Intranet. Funktionen für Zugriffsstatistik, Reporting und Archivierung unterstützen die zentrale Verwaltung und schaffen einen einheitlichen Informationsstand im gesamten Team.
Messwerte, Fotos und Kommentare im Formular erfassen
Bei Kontrollrundgängen müssen häufig Zählerstände an Geräten und Maschinen oder Temperaturen festgehalten werden. Auf Papier werden diese Daten zunächst notiert und anschließend mit dem Formular zur Auswertung weitergereicht. firstaudit kann individuell angepasst werden, sodass der Anwender entsprechende Mess- oder Sensordaten direkt am Prüfpunkt im mobilen Gerät erfasst.
Die aufgenommenen Daten stehen anschließend für die Auswertung zur Verfügung. Dadurch entfällt die nachträgliche Übertragung handschriftlicher Werte, und die Messdaten bleiben eindeutig dem jeweiligen Gerät, Prüfpunkt oder Auftrag zugeordnet.
Nicht immer genügt es, einen Prüfpunkt lediglich mit einem Haken als erledigt zu kennzeichnen. Sind bei einem Audit oder einer Kontrolle ausführliche Beschreibungen erforderlich, können diese über die Kommentarfunktion an der gewünschten Stelle in das Protokoll aufgenommen werden. Fotos dokumentieren zusätzlich den festgestellten Zustand und bleiben direkt mit dem betreffenden Formularfeld verbunden.
Formularergebnisse auswerten und Qualität bewerten
Die in den Formularen erfassten Daten können direkt ausgewertet werden. firstaudit stellt die Ergebnisse strukturiert dar und ermöglicht es, Formulareingaben miteinander zu vergleichen, ohne die Daten zuvor manuell in separate Listen übertragen zu müssen.
Für die klassifizierende Qualitätsbeurteilung bietet die firstaudit App ein Scoring-Modul. Antworten können mit Punkten und Bewertungen versehen werden. Ein Ampelsystem zeigt, welcher prozentuale Wert in einem Report erreicht wurde.
Damit lassen sich Qualitätsprüfungen anhand festgelegter Kriterien als bestanden oder nicht bestanden bewerten. Verantwortliche erkennen unmittelbar, in welchen Bereichen die Vorgaben erfüllt wurden und an welchen Prüfpunkten Handlungsbedarf besteht.
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Jetzt Demo anfragenHäufige Fragen zu digitalen Formularen
Import, Offline-Einsatz und Kosten: die Antworten vor dem Start.
Wie digitalisiere ich vorhandene Formulare?
Der übliche Weg ist das Nachbauen im neuen System, und daran scheitern die meisten Projekte. firstaudit liest bestehende Excel-, Word- und PDF-Formulare ein und erzeugt daraus die digitale Vorlage. Auch ein Foto einer Papierliste reicht als Ausgangspunkt.
Kann ich digitale Formulare selbst erstellen?
Ja, ohne Programmierung. Felder werden ausgewählt und angeordnet, Pflichtfelder und bedingte Fragen lassen sich einstellen. Eine bedingte Frage erscheint nur, wenn eine vorherige Antwort sie auslöst.
Funktioniert die Formular-App offline?
Ja. Das Formular wird einmal mit Verbindung geladen und lässt sich danach ohne Netz ausfüllen. Der Abgleich passiert automatisch, sobald wieder Empfang da ist.
Was kostet eine Formularsoftware?
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Benutzer. firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Ab dem zweiten Benutzer gilt der Standard-Tarif, abgerechnet ab mindestens fünf Benutzern.