Formular-App und Formularsoftware für digitale Formulare

Eine Formular-App ersetzt das ausgedruckte Formular durch eine digitale Vorlage auf dem Gerät. Pflichtfelder lassen sich erzwingen, Fotos hängen am richtigen Feld, und der ausgefüllte Stand geht als PDF an den Empfänger. Bestehende Formulare müssen dafür nicht neu gebaut werden.

So funktioniert Formularmanagement mit firstaudit

Vorlagen entstehen ohne Programmierung. Felder, Prüfschritte und Eingaberegeln stehen in einer übersichtlichen Vorlage, die zentral verwaltet und an das Team verteilt wird. Wie das im Detail geht, zeigt die Seite Digitale Formulare erstellen.

Vorhandene Word-, Excel- oder PDF-Formulare müssen Sie nicht neu aufbauen. firstaudit liest sie ein und erzeugt daraus die digitale Vorlage, der vertraute Aufbau bleibt erhalten.

Ausgefüllt wird am Einsatzort, auf Smartphone, Tablet oder Windows-Gerät. Nach Abschluss geht das Protokoll als PDF per E-Mail an den Empfänger und wird zentral archiviert. Mehr zum mobilen Einsatz: Mobile Formulare digitalisieren.

Das digitale Formularmanagement bündelt Vorlagen, ausgefüllte Formulare und Ergebnisse an einem Ort. Sie sehen jederzeit, ob ein Formular noch bearbeitet wird, abgeschlossen ist oder zur Prüfung weitergeleitet wurde.

Komplexe Formulare intelligent steuern

Formularbereiche können abhängig von den Eingaben des Anwenders ein- oder ausgeblendet werden. Der Nutzer sieht dadurch nur die Felder und Arbeitsschritte, die aufgrund seiner vorherigen Antworten tatsächlich relevant sind. Auch umfangreiche Formulare bleiben auf diese Weise übersichtlich.

Die Vorlagen lassen sich individuell gliedern und an den betrieblichen Bedarf anpassen. Regeln für Pflichtangaben und bedingte Abfragen führen Mitarbeiter durch die Bearbeitung und verringern das Risiko unvollständiger Datensätze.

Über offene Schnittstellen kann die Formularlösung außerdem in bestehende Systemlandschaften integriert und bei Bedarf um weitere Funktionen erweitert werden. Dadurch lassen sich die erfassten Daten ohne aufwendige manuelle Übertragung in nachgelagerten Systemen weiterverarbeiten.

Vorteile eines digitalen Formularmanagement-Systems

Papierformulare kosten zweimal Zeit: beim Ausfüllen und beim Abtippen danach. Ein Formularmanagement-System streicht den zweiten Schritt.

• Vollständige Datensätze, weil Pflichtfelder sich nicht überspringen lassen.
• Die Ergebnisse liegen als strukturierte Datentabelle vor. Niemand überträgt mehr Werte von Papier oder führt einzelne Listen zusammen.
• Alle füllen dieselbe zentral abgelegte Vorlage aus statt kopierter Dateien.
• Fotos und Kommentare hängen direkt am betreffenden Feld und bleiben dem Prüfpunkt zugeordnet.
• Bearbeitungsstände sind sichtbar, automatische Bestätigungen informieren die Zuständigen.

Digitale Formularsoftware für Teams

firstaudit ist eine Formularsoftware, mit der mehrere Mitarbeiter gemeinsam nach festgelegten Vorlagen und Zuständigkeiten arbeiten können. Ein Rollen- und Nutzerkonzept regelt, wer Formulare erstellen, ausfüllen, kontrollieren oder auswerten darf.

Administratoren vergeben die Zugriffsrechte entsprechend den Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Mitarbeiter sehen nur die Formulare und Informationen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Verantwortliche können Bearbeitungsstände kontrollieren und abgeschlossene Ergebnisse für die weitere Verwendung freigeben.

Die Lösung eignet sich für Formularprojekte im Internet und Intranet. Funktionen für Zugriffsstatistik, Reporting und Archivierung unterstützen die zentrale Verwaltung und schaffen einen einheitlichen Informationsstand im gesamten Team.

Messwerte, Fotos und Kommentare im Formular erfassen

Bei Kontrollrundgängen müssen häufig Zählerstände an Geräten und Maschinen oder Temperaturen festgehalten werden. Auf Papier werden diese Daten zunächst notiert und anschließend mit dem Formular zur Auswertung weitergereicht. firstaudit kann individuell angepasst werden, sodass der Anwender entsprechende Mess- oder Sensordaten direkt am Prüfpunkt im mobilen Gerät erfasst.

Die aufgenommenen Daten stehen anschließend für die Auswertung zur Verfügung. Dadurch entfällt die nachträgliche Übertragung handschriftlicher Werte, und die Messdaten bleiben eindeutig dem jeweiligen Gerät, Prüfpunkt oder Auftrag zugeordnet.

Nicht immer genügt es, einen Prüfpunkt lediglich mit einem Haken als erledigt zu kennzeichnen. Sind bei einem Audit oder einer Kontrolle ausführliche Beschreibungen erforderlich, können diese über die Kommentarfunktion an der gewünschten Stelle in das Protokoll aufgenommen werden. Fotos dokumentieren zusätzlich den festgestellten Zustand und bleiben direkt mit dem betreffenden Formularfeld verbunden.

Formularergebnisse auswerten und Qualität bewerten

Die in den Formularen erfassten Daten können direkt ausgewertet werden. firstaudit stellt die Ergebnisse strukturiert dar und ermöglicht es, Formulareingaben miteinander zu vergleichen, ohne die Daten zuvor manuell in separate Listen übertragen zu müssen.

Für die klassifizierende Qualitätsbeurteilung bietet die firstaudit App ein Scoring-Modul. Antworten können mit Punkten und Bewertungen versehen werden. Ein Ampelsystem zeigt, welcher prozentuale Wert in einem Report erreicht wurde.

Damit lassen sich Qualitätsprüfungen anhand festgelegter Kriterien als bestanden oder nicht bestanden bewerten. Verantwortliche erkennen unmittelbar, in welchen Bereichen die Vorgaben erfüllt wurden und an welchen Prüfpunkten Handlungsbedarf besteht.