firstaudit ist eine sowohl für iOS als auch Android entwickelte App für Audits, Prüfungen und Kontrollen. Eine Windows-Version ist als Browservariante verfügbar. Die App plant wiederkehrende Überprüfungen, bewertet die Ergebnisse per Scoring und verfolgt gemeldete Fehler, bis sie beseitigt sind.
Warum brauchen wiederkehrende Audits eine Steuerung?
Teams müssen in großen Organisationen gesteuert werden, denn ohne eine gezielte Steuerung würde ein wirres Handeln entstehen, Überprüfungen wären nicht mehr nachvollziehbar. Die Arbeitsabläufe müssen klar strukturiert und gesteuert werden, damit sie sinnvoll durchführbar sind.
Für Qualitätsmanagementsysteme ist das Pflicht. ISO 9001:2015 verlangt in Abschnitt 9.2 interne Audits in geplanten Abständen und ein Auditprogramm, das Häufigkeit, Methoden und Verantwortlichkeiten festlegt. Die Ergebnisse gehen an die zuständige Leitung, Korrekturen folgen ohne unangemessene Verzögerung, und das Unternehmen muss beides dokumentiert nachweisen. Abschnitt 10.2 fordert zusätzlich Aufzeichnungen über die Art der Nichtkonformität, die ergriffenen Maßnahmen und deren Ergebnis.
Die Tabelle zeigt, welche Funktion der Reporting-App welche Anforderung abdeckt.
| Anforderung | ISO 9001:2015 | In firstaudit |
|---|---|---|
| Audits in geplanten Abständen | 9.2.1, 9.2.2 | Wiederkehrende Audits werden terminiert, die App erinnert den Auditor bei Fälligkeit. |
| Nachweis, dass das Auditprogramm umgesetzt wurde | 9.2.2 | Die Erfolgskontrolle zeigt, welche Audits durchgeführt sind und welche noch offen. |
| Ergebnisse an die zuständige Leitung | 9.2.2 | Berichte mit Scoring und Ampel, weitere Auswertung im Analytics-Modul. |
| Korrektur ohne unangemessene Verzögerung | 9.2.2, 10.2.1 | Gemeldete Fehler gehen direkt an den zuständigen Prüfer. |
| Aufzeichnung von Nichtkonformität, Maßnahme und Ergebnis | 10.2.2 | Jeder gemeldete Fehler ist als beseitigt oder offen erkennbar. |
| Aufbewahrung dokumentierter Information | 7.5, 9.2.2 | Abgeschlossene Berichte liegen zentral auf dem Server oder in der Cloud. |
Tabelle seitlich wischen
Wie erinnert die App an fällige Audits?
firstaudit bietet die Möglichkeit, auf dem Smartphone oder Tablet sich wiederholende Arbeitsvorgänge des täglichen Business zu kennzeichnen und den Auditor bei Fälligwerden der Überprüfung schnell und klar über sein mobiles Endgerät zu erinnern. Mit der Erfolgskontrolle ist jederzeit überprüfbar, ob fällige Audits bereits durchgeführt worden sind oder ob eine Checkliste noch ausgefüllt werden muss.
Für die Leitung ist diese Übersicht die schnellste Antwort auf die Frage, ob das Auditprogramm im Plan liegt. Für den Auditor ist sie seine To-do-Liste.
Wie bewertet die Report App die Qualität eines Berichts?
firstaudit verfügt über ein Scoring-Modul, das dank Ampelsystem für eine bessere Beurteilung der Qualität von Reportings sorgt. Die Ampelfarben Grün, Orange und Rot zeigen die Reportings entsprechend ihrer erreichten Prozentzahl an. Antworten und Bewertungen werden dafür mit Punkten versehen, die zum Urteil „bestanden“ oder „nicht bestanden“ führen.
Über das Scoring-Modul lassen sich Spitzenleistungen abbilden. Das Ranking zeigt, welcher Standort oder Lieferant am besten abschneidet, und liefert wichtige Impulse, wo gegebenenfalls noch Verbesserungspotenzial verborgen liegt. Weitere Auswertungen lassen sich im Analytics-Modul durchführen. Die Reports können als PDF oder XML ausgegeben werden. Das PDF ist für Menschen gedacht, XML für die Übergabe an andere Systeme.
Wie laufen gemeldete Fehler bis zur Behebung?
Die firstaudit Reporting-App bietet eine Fehlerverfolgung an. Das heißt, dass jederzeit über die App Fehler aufgespürt und gemeldet werden. Diese Meldungen gehen an den zuständigen Prüfer, der wiederum für eine Beseitigung der Mängel sorgt.
Ein Administrator behält die Reports im Blick und kann im Analytics-Bereich sehen, wie viele Fehler häufig auftreten, welche schon beseitigt wurden und welche noch nicht bearbeitet worden sind. Taucht derselbe Fehler an mehreren Standorten immer wieder auf, deutet das auf eine gemeinsame Ursache hin. Genau diese Häufung macht die Auswertung sichtbar. Die User lassen sich im Backend entsprechend ihrer Rolle einrichten.
Wo liegen die Berichte nach dem Abschluss?
Die zentrale Datenbank beherbergt das gesamte erfasste Portfolio Ihres Business. Ist ein Vorgang abgeschlossen dokumentiert, wird das Dokument automatisch auf dem zentralen Server oder in der Cloud gespeichert. Es steht für schnelle Reaktionen sofort zur Ansicht oder Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Unsere Rechenzentren stehen in Nürnberg. Ab 50 Benutzern lässt sich firstaudit auch auf eigenen Servern betreiben. Mit unseren Produkten firstaudit und flowdit arbeiten über 1.000 Industriekunden in mehr als 50 Ländern.
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Jetzt Demo anfragenHäufige Fragen zur Reporting-App
Scoring und Auswertung: die Antworten vor dem Start.
Was ist eine Reporting-App?
Eine Reporting-App erfasst Daten dort, wo sie entstehen, und macht daraus ohne Nacharbeit einen Bericht. Bei firstaudit sind das Checklisten, Prüfungen und Audits auf Smartphone oder Tablet. Nach dem Abschluss steht der Bericht fertig bereit, die Ergebnisse fließen direkt in die Auswertung.
Welche App eignet sich für die Berichterstellung vor Ort?
Entscheidend ist, dass der Bericht am Einsatzort fertig wird und sich die Daten später vergleichen lassen. firstaudit hängt Fotos an den jeweiligen Prüfpunkt, der Kunde oder Prüfer unterschreibt auf dem Gerät. Wer nur einzelne Berichte schreibt, kommt mit einer einfachen Formular-App aus. Wer Ergebnisse über Standorte und Zeiträume vergleichen will, braucht die Auswertung dahinter.
Worin unterscheidet sich eine Reporting-App von Reporting-Software wie Power BI?
BI-Werkzeuge wie Power BI oder Tableau werten Daten aus, die bereits in einem System liegen. Eine Reporting-App wie firstaudit erzeugt diese Daten erst, beim Rundgang, bei der Prüfung oder beim Audit. Beides schließt sich nicht aus, denn die Ergebnisse aus firstaudit lassen sich exportieren und im BI-Werkzeug weiterverarbeiten. Kennzahlen direkt aus den Checklisten liefern die automatisierten Reports von firstaudit.
Wie wird der Score eines Audits berechnet?
Jede Antwort bringt Punkte. Der Score ist der Anteil der erreichten an den möglichen Punkten, 45 von 50 Punkten ergeben also 90 Prozent. In firstaudit ordnet dieser Wert den Bericht einer Ampelfarbe zu und entscheidet über bestanden oder nicht bestanden. Die Punkte je Frage und die Grenzen der Ampel legen Sie in der Vorlage fest.
Wie wird aus einem Befund eine Maßnahme?
Die Vorlage kann festlegen, dass bei einer Abweichung eine Maßnahme angelegt werden muss. Ohne sie lässt sich die Checkliste dann nicht abschließen. Offene Maßnahmen bleiben in der Auswertung sichtbar, bis jemand sie erledigt hat.
Welche Kennzahlen lassen sich aus Checklisten auswerten?
Typisch sind der Erfüllungsgrad je Standort oder Team, die Fragen mit den häufigsten Abweichungen und die Zahl offener Maßnahmen. Über mehrere Audits hinweg zeigt der Verlauf, ob ein Standort besser wird oder nachlässt.
Gehen Berichte automatisch an Kunden oder Vorgesetzte?
Ja. Nach dem Abschluss verschickt firstaudit den Bericht als PDF per E-Mail. Der Empfänger braucht dafür weder die App noch ein Benutzerkonto.
Funktioniert die Reporting-App ohne Internet?
Ja. Den Auftrag laden Sie einmal mit Verbindung herunter und arbeiten danach offline. Fotos, Messwerte und Unterschrift bleiben auf dem Gerät, bis wieder Netz da ist. Dann gleicht die App ab und verschickt den Bericht.
Ist die Reporting-App kostenlos?
firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Ab dem zweiten Benutzer gilt der Standard-Tarif, abgerechnet ab mindestens fünf Benutzern.