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Mobile Audit Software - Datenerfassung mobil und einfach

Die Abläufe im Unternehmen sollten grundsätzlich auf das Ziel ausgelegt sein, der dezidierten Prüfung und den hohen Anforderungen definierter Audits zu entsprechen und diesen standzuhalten. Viele Inhaber und Geschäftsführer von Unternehmen fürchten um den hohen Aufwand und legen daher großen Wert auf eine intelligente, digitale Audit Software-Lösung, über die sich das Auditing schrittweise und sicher abhaken lässt. Für diesen Fall gibt firstaudit Unternehmern seine mobile Audit App an die Hand, die auf Audits aus der gängigen Praxis basiert, flexibel erweiterbar um individuelle, eigene Fragen- und Evaluationsmuster. Apropos Flexibilität: Die mobile Audit Software von firstaudit ist immer dort, wo Sie sie brauchen, um problemlos Audits durchzuführen – einfach und benutzerfreundlich.

Qualitätssicherung mit der flexiblen und mobilen Audit Software von firstaudit

Wie wichtig die Qualitätssicherung im eigenen Unternehmen ist, zeigt sich leider immer erst dann, wenn etwas schiefgeht. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ursache in fehlender Kompetenz, Fehlern in der Organisation oder in mangelhafter, unvollständiger Planung eigentlich routinierter Abläufe liegt. Dann sind Handlungsschnelligkeit und vor allem größte Sorgfalt gefragt: Mit Hilfe der mobilen Audit Software von firstaudit lassen sich exakt auf die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen zugeschnittene Lösungen für ein reibungsloses Audit realisieren. Unsere bis ins kleinste Detail stimmige mobile Audit Software stellt Ihnen alle den Definitionen der ISO- und DIN-Zertifizierung entsprechenden Maßnahmen für eine sichere Zertifizierung zur Verfügung. Vom Leitfaden bis hin zum erforderlichen Portfolio an entsprechenden Fragenkatalogen für ein reibungsloses, professionelles Audit-Verfahren finden Sie alles zusammengefasst in einer App: Ihrer vollständig digitalen, intelligenten, mobilen Audit Software von firstaudit. Die Cloud based Solution kann in Ihrem Hause als on-premise sowie als Mietlösung in unserer Cloud gehostet werden.

Optimierungsmöglichkeiten identifizieren mit firstaudit

Die firstaudit mobile Audit Software ist eine brillante Unterstützung bei der prompten Umsetzung von Maßnahmen wie der Bewertung, wie und wie gut Sie Ihre Ziele erreicht haben, welche Korrekturen noch auszuführen sind und inwieweit gegebenen falls noch nachzubessern ist, um die gegebenen Anforderungen und Normen zu erfüllen. Der Clou: Unsere clevere firstaudit mobile Audit Software erkennt bereits während der Bearbeitung der Audits mögliche Potenziale zur Optimierung – dies in Realtime: Damit sind alle am Prozess beteiligten Nutzer von Beginn an – von der Planung über die Ausführung bis zur finalen Auswertung ihrer Audits – jederzeit auf dem neuesten Stand: Über die leicht zu bedienende Oberfläche des Audit-Managements von firstaudit lassen sich Audits von überall aus und von verschiedenen Nutzern  planen, vorbereiten, durchführen und auswerten. Sind etwaige Optimierungspotenziale identifiziert, können diese kommuniziert und – falls technisch möglich – noch am selben Tag durchgeführt oder in Auftrag gegeben werden. Mit firstaudit kann dadurch viel Zeit (time saving solution) gespart werden, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden kann.

Korrekturmaßnahmen von Abweichungen in Realtime ergreifen

Nachaudits und Maßnahmen zur Beseitigung im Rahmen des Audits aufgedeckter Schwachpunkte lassen sich konsequent verfolgen. So können Anwender Korrekturmaßnahmen von Abweichungen bereits im Vorfeld festlegen. Um sicherzustellen, dass die gebotenen Korrekturmaßnahmen vollständig durchgeführt worden sind, bietet die effiziente firstaudit mobile Audit Software die Möglichkeit, entsprechende Fragen zur aktuellen Nachprüfung in Echtzeit zu beantworten und an zuständige Mitarbeiter des Teams zu übermitteln. Der Zugriff auf Funktionen wie die Einbindung von Kalendereinträgen, geltenden Normen entsprechender Vorlagen und für Abgleiche relevanter Ergebnisse ähnlicher Audits sind weitere Top-Features der intelligenten firstaudit mobilen Audit Software. Damit wird der gesamte Prozess für alle am Audit Beteiligte durchgängig transparent abgebildet und das Qualitätsmanagement gemäß den hohen Anforderungen von geltenden Richtlinien und Normen sichergestellt. 

Gesetzliche Rahmenbedingungen mit Compliance Audits

Zusätzlich lässt sich auch ein Compliance Audit anlegen, dass die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien und Vorgaben überprüft. Gegenstand der Prüfung sind z.B. Datenschutz, Datensicherheit (Zugriffskontrollen, Server-Security). firstaudit ist für jede Art von Compliance Audit einsetzbar und für das Management unverzichtbar. Das Data based Auditsystem kann auf eigenen Servern oder in einer zertifizierten Cloud gehostet werden.

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Vorteile der Auditsoftware

  • Unsere clevere, mobile Audit Software bietet Qualitätsmanagement auf höchstem Level. Schließlich lassen sich detaillierte Evaluationslisten und Audit Berichte auf Basis der Prozesse in Ihrem Unternehmen und selbstverständlich gemäß den Anforderungen der ISO-Norm passgenau in die mobile Audit Software von firstaudit integrieren. Damit geben wir Ihnen das perfekte Instrument für die kontinuierliche Prüfung der Qualität aller unternehmerischen Prozesse an die Hand. Eine intelligente Software, mit deren Hilfe sich alle für die interne Auswertung des Audits relevanten Daten erfassen und inklusive aller relevanter Sensordaten und Testergebnisse evaluieren lassen. Wichtige Zusatzdaten lassen sich außerdem etwa über die Fotofunktion dokumentieren, die Fotos werden direkt an die Auditfragen angehängt. Die Resultate aller absolvierten Audits werden stets in einer zentralen Datenbank gesichert und stehen selbstverständlich für die Implementierung der Audit-Berichte in den Formaten PDF, XML oder RTF und CSV in verschiedene andere Systeme wie etwa SAP über integrierte Schnittstellen oder auch für den Versand per E-Mail bereit.

    Dank dieser smarten Lösung ist die Audit Management Software firstaudit problemlos in vielen Unternehmen einsetzbar.

  • Sicherheit der Audits gezielt erhöhen: Parallel zur voranschreitenden Digitalisierung werden die Ansprüche an die Sicherheit der Managementsysteme zunehmend höher. Hier bildet das Qualitätsmanagement bzw. Audit Management keine Ausnahme. Managementsysteme des Audit Managements und die darin gespeicherten Informationen müssen vor dem Zugriff von außerhalb, etwa durch Hackerangriffe, geschützt werden. Das Software-Tool firstaudit beinhaltet verschiedene Sicherheitsfeatures und Kontrollmöglichkeiten. Eine wichtige Maßnahme für den Auditor im Audit Management ist die Zuteilung von Rollen, die dank entsprechender Freigabestufen in den Modulen der App ermöglicht wird.
    Berechtigungen können so sehr fein gegliedert werden. Zusätzlich können bei Bedarf Kunden jederzeit mit Informationen versorgt und eingebunden werden. Einen weiteren Beitrag zur Sicherheit der Software trägt die Ausweispflicht für Prüfer und Auditors bei. Dank elektronischer Unterschriften, welche in der zentralen Datenbank hinterlegt werden, können im Rahmen einzelner Audits oder Prüfungen jederzeit bestimmten Personen zugewiesen werden. Sämtliche Prozesse und Informationen werden so nachvollziehbar und transparent. All dies auf höchstem Standard.

  • Riesiges Portfolio an Funktionen: Über verschiedene, hoch wirksame Werkzeuge passt sich die intelligente mobile Audit Software von firstaudit an alle im Unternehmen relevanten Prozesse an. Ein Maßanzug mit einer bereits standardmäßig in Hülle und Fülle vorhandenen Features und Tools, die das Leben erleichtern. Damit gehören Fehler wie verpasste Termine oder versehentlich ausgelassener Prüfpunkte der Vergangenheit an. Denn die App verfügt über ein zeitgesteuertes Informationsmanagement und erinnert seinen Nutzer über bevorstehende Checks sowie über eine aufmerksamkeitsstarke Kennzeichnung wiederkehrender Vorgänge für den Audit-Bericht. Und auch das ist längst nicht alles: Wer auf höchste Qualität der Audit-Checks angewiesen ist, kann sich über ein Scoring-Modul die Qualität der Prüfung über die Bewertung der einzelnen Antworten abbilden lassen. Die Software wird bereits international eingesetzt und lässt sich über jede Sprache skalieren. Die Auditdurchführung erfolgt über die native Android-, iOS-App oder alternativ für Windows über die Mobile-Web-App.

    Fordern Sie noch heute Ihre Onlinepräsentation an oder stellen Sie Fragen über unseren Kontakt!  Sprechen Sie uns auch auf die Integration von firstaudit in Ihren Workflow an, gerne helfen wir weiter.

Audit, aus dem Lateinischen übersetzt, bedeutet im Infinitiv „hören“ sowie „zuhören“.

Im Rahmen eines Audits stehen alle unternehmerischen Abläufe auf den Prüfstand. Untersucht werden alle Aktivitäten, Prozesse und Ergebnisse sowie das interne Kontrollsystem daraufhin, ob diese die im entsprechenden Bereich geltenden Normen und Standards erfüllen. Zu den bekanntesten definierten Normen gehört der Standard ISO 9000:2000.

Durchführung: Im Rahmen eines Audits kommt es darauf an, alle Prozesse im Unternehmen zu dokumentieren. So werden etwa neben den Gebäuden und Gütern des Unternehmens auch die Maschinen und Anlagen inspiziert und auf der Grundlage vorgegebener Datenlisten mit den Normen und Standards abgeglichen. Dem aktuellen Zustand nicht entsprechende Systemelemente werden ergänzt, optimiert oder ersetzt und im Rahmen eines Nachaudits neu bewertet. Damit ist das Qualitätsmanagement abgeschlossen.

Qualitätsmanagement: Das Audit im Rahmen des unternehmerischen Qualitätsmanagements ist ein umfangreicher Prozess und gegliedert in verschiedene Arten: Neben dem Systemaudit werden Audits für die Produkte und die Verfahren im Unternehmen durchgeführt. Dabei unterscheidet man zwischen dem selbst auferlegten internen Audit, womit eine Zertifizierung gemäß geltender Standards erreicht und dokumentiert werden soll, und dem Zertifizierungsverfahren des externen Audits, welches eine zertifizierte Voraussetzung für ein professionelles Qualitätsmanagement darstellt.  

Audit Trail: Audit Trail, in der Praxis aus dem Englischen übersetzt mit „Prüfpfad“ beschreibt die zeitlich befristete Überwachung und Dokumentation von versuchten oder ausgeführten Aktivitäten von Personen. Beim Prüfpfad dreht es sich um den chronologischen, durch nachvollziehbare Spuren dokumentierten Ablauf von Aktionen und Ereignissen sowie dem aktuellen System-Zustand. Dies dokumentiert den so bezeichneten Belegbestand.

Ablauf und Durchführung: In der Regel umfasst ein Audit-Verfahren die fachliche Erstellung von Fragen zu den Prüfobjekten sowie der allgemein gültigen Vorgaben der Beantwortungskriterien dieses Fragenkatalogs. Darüber hinaus ist der qualitative Anspruch, die angemessene Quantifizierung sowie die Gesamtbewertung zu ermitteln.

Ziel eines Audits: In erster Linie dient ein Audit der Überprüfung aller betrieblich relevanter Prozesse im Unternehmen, um etwaige Entwicklungs- und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Hierbei ist stets sorgfältig vorzugehen und vor allem größter Wert auf eine sinnvoll gesteuerte Durchführung des Audits zu legen. Schließlich gilt es festzustellen, ob ein Betrieb die selbst gesteckten Ziele erreicht hat respektive zu welchem Grad erreichen konnte. Anschließend gilt die begutachtete Firma selbst jedoch noch nicht als auditiert: Das Prüfverfahren bezieht sich lediglich auf das interne Managementsystem.  

Zertifizierungsaudit: Hat sich ein Unternehmen über ein internes Audit Kenntnis verschafft über den aktuellen Status-Quo und das eigene betriebliche Managementsystem für normenkonform eingeschätzt, kann es sich durch eine Zertifizierungsgesellschaft zertifizieren lassen. Dieser Prozess umfasst innerhalb von drei Jahren zwei Überwachungsaudits sowie ein finales Audit zur Rezertifizierung.