Längst sind wir alle mobil. Mobil heißt: beweglich, flexibel zu sein. Mobile Formulare ersetzen das alte Papierformular. Digitalisieren Sie Ihre Listen und machen Sie Arbeitsaufträge, Checks, Inspektionen, Service- und Instandhaltungsprozesse digital. Mit unserer firstaudit App digitalisieren Sie Ihre Formulare für das Servicemanagement, das Controlling oder die Qualitätssicherung. Verfügbar für Android, iOS und Web, für Smartphone, Tablet und Browser.
Formulare digitalisieren heißt dabei mehr, als Papier einzuscannen. Aus dem starren Vordruck, vom Laufzettel bis zum Prüfprotokoll, wird ein Formular, das am Gerät ausgefüllt, geprüft und direkt weitergeleitet wird. Zettelwirtschaft war gestern. Werden Sie mobil. Noch heute. Das spart enorm viel Zeit und Kosten.
Formulare digitalisieren
Formulare digitalisieren heißt, Papiervordrucke als digitale Vorlage abzubilden und mobil auszufüllen. Danach muss niemand mehr Daten abtippen.
In firstaudit bauen Sie die Vorlage im Browser nach oder importieren eine Excel-Datei. Ausgefüllt wird in der App, am Ende steht ein PDF.
In vier Schritten vom Papier zum mobilen Formular
Wie läuft die Digitalisierung von Formularen ab?
Ob Wartungsbericht, Laufzettel oder digitales Prüfformular: Jeder Formularprozess lässt sich nach demselben Muster digitalisieren.
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Papierformular auswählenStarten Sie mit einem Formular, das häufig ausgefüllt wird, etwa einem Prüf- oder Übergabeprotokoll.
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Felder und Regeln anlegenÜbertragen Sie die Inhalte in Bausteine und legen Sie fest, welche Felder Pflicht sind und wann sie erscheinen.
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Mobil ausfüllen lassenIhr Team füllt das Formular auf Smartphone oder Tablet aus, mit Fotos, Standort und Unterschrift.
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Daten weiterleitenDer fertige Bericht geht automatisch per E-Mail raus, die Daten stehen für Auswertung und Export bereit.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für digitale Formulare und Prüfprotokolle. Ihre Papiervordrucke werden zu Formularen in der App, ausgefüllt mit Fotos und Unterschrift und ausgegeben als PDF.
Vom Papiervordruck zur digitalen Vorlage
Aus welchen Bausteinen besteht ein mobiles Formular?
Erstellen Sie Ihre eigenen digitalen Formulare. Ganz einfach. 100 Prozent flexible Gestaltung mit firstaudit. In der firstaudit-App bauen Sie mobile Listen selbst zusammen und bestimmen, aus welchen Bausteinen Ihr Formular besteht und wie es aussieht.
Über unsere Auswahl an Widgets lassen sich die verschiedenen Bausteine auswählen und zusammenfügen. Jedes Widget steht dabei für ein Inhaltselement: Die Palette an verschiedenen Inhaltsarten reicht von der E-Mail-Adresse über die Fotofunktion, den Barcode-Scanner bis hin zum Feld für die Unterschrift über den Touchscreen Ihres Endgeräts. Alles übersichtlich zusammengefasst.
Intelligente Formulare mit Regeln
Wie sieht jeder Anwender nur die Felder, die er wirklich braucht?
Zum intelligenten Formular wird Ihre Anwendung über die Implementierung von Regeln: Über individuell festzulegende Regeln werden dem Anwender nur die für ihn relevanten Bereiche angezeigt und irrelevante Felder automatisch ausgeblendet. Formulare digitalisieren führt zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz durch Vereinfachung und Bündelung der Abläufe.
Ein Beispiel: Meldet der Prüfer bei einer Sichtprüfung einen Mangel, öffnen sich automatisch die Felder für Foto, Beschreibung und Dringlichkeit. Ist alles in Ordnung, bleibt das Formular kurz.
Daten am Ort des Geschehens erfassen
Welche Funktionen von Smartphone und Tablet nutzt das mobile Formular?
Ihnen bleibt im Alltag lediglich die Aufgabe, die mobile Liste über die clever konzipierte firstaudit-App auszufüllen. Dabei wird deutlich, was Ihr Smartphone oder Tablet alles kann: Greifen Sie auf das breite Portfolio an Funktionen Ihres mobilen Endgerätes zu und automatisieren Sie Ihre Prozesse.
Fotos
Mängel und Zustände direkt im passenden Abschnitt dokumentieren.
GPS-Standort
Ort der Prüfung automatisch erfassen, ohne Adresse abzutippen.
Barcode-Scan
Anlagen, Produkte oder Lagerplätze per Kamera eindeutig zuordnen.
Unterschrift
Den Vorgang vor Ort per Touchscreen abschließen und bestätigen.
Automatisieren heißt Arbeitserleichterung: Machen Sie Fotos, erfassen Sie Ihren Standort ganz einfach über GPS, scannen Sie Barcodes ein und erfassen damit bequem und ohne Mehraufwand relevante Daten. Schließen Sie dann den Vorgang mit Ihrer Unterschrift im digitalen Formular bereits am Ort des Geschehens ab, sodass keine Nacharbeiten mehr nötig sind. Fertig.
Ein Formular für das Team vor Ort und die Verwaltung
Wie verteilen Sie Formulare und Aufgaben an Ihr Team?
Team vor Ort und Büro arbeiten mit demselben Stand: Jeder Beteiligte sieht, wie weit die gemeinsamen Aufgaben sind. Mit firstaudit ganz einfach: Legen Sie Zugriffsrechte fest und versenden Sie Anweisungen, Ihr mobiles Formular auszufüllen.
Dabei lassen sich die digitalisierten Formulare auf einzelne Abschnitte reduzieren und im Voraus ausfüllen. Gekoppelt mit individuellen Anweisungen, die an mehrere Nutzer gesendet werden. Diese Adressaten werden in Echtzeit per E-Mail benachrichtigt und können sofort mit dem Ausfüllen des Formulars beginnen. So kommen Sie zeitgleich ins Ziel. Ganz gleich, an welchen Orten Ihre Mitarbeiter checken, prüfen und dokumentieren.
Formulardaten importieren, exportieren und weiterleiten
Wohin fließen die Daten nach dem Ausfüllen?
Mobile Formulare passen Sie an Ihre Anforderungen an. Die selbst erstellten Listen füllen Ihre Mitarbeiter in der firstaudit-App aus. Und im nächsten Schritt lassen sich Ihre Daten bereits komfortabel per E-Mail versenden und verwalten: Die fertig gestalteten und ausgefüllten mobilen Formulare werden im System von firstaudit automatisch geordnet und sind so jederzeit wiederauffindbar. Einfach durchsuchen, auswählen und nach Word oder Excel exportieren.
Selbstverständlich lassen sich selbst erstellte Workflows auch an Datenbanken, interne und externe Server oder etwa Google Sheets übermitteln. Auf Wunsch liegen die Daten in der firstaudit Cloud auf Servern in Deutschland.
Die jederzeit skalierbare firstaudit-App für mobile Formulare lässt sich funktional individuell auf Ihre Bedarfe anpassen. Wer etwa zur Vervollständigung der Dokumentation Daten wie Produkt-, Maschinen- oder sonstige Kundendaten importieren möchte, kann dies in jedem Schritt der Bearbeitung des digitalen Formulars realisieren: So können Kundendaten beispielsweise importiert werden, um diese schon beim Ausfüllen ins digitale Dokument einzupflegen. Das komplette Datenpaket kann am Ende mit firstaudit automatisch als Excel- oder PDF-Dokument umgesetzt und per E-Mail an einen bereits voreingestellten Empfängerkreis mit ebenfalls bereits im Vorfeld konfiguriertem Betreff und Inhalt versendet werden.
Offline arbeiten, Daten sicher in Deutschland
Was passiert, wenn vor Ort kein Netz ist?
Sie haben gerade vor Ort kein Netz? Kein Problem: Das System funktioniert auch offline. Und sobald wieder eine Internetverbindung besteht, wird der Datensatz versendet.
Und dies ganz sicher: Denn mit firstaudit garantieren wir Ihnen die verschlüsselte Übertragung Ihrer wertvollen Daten. Dabei stellen wir sicher, dass Ihre Daten in einem deutschen Hochleistungsrechenzentrum verarbeitet und gespeichert und deutsche Datenschutz- und Datensicherheitsgesetze und Richtlinien beachtet werden.
Der PDF-Bericht als Visitenkarte Ihres Unternehmens
Wie sieht das Ergebnis für Ihre Kunden aus?
Vollständig individuell wird Ihr mobiles Formular durch die Möglichkeit, das PDF mit Ihrem Logo im Gewand Ihrer Corporate Identity zu versehen und zur professionellen elektronischen Visitenkarte zu machen. Also alles ganz einfach: App anklicken, Formular öffnen, ausfüllen, ergänzen, versenden. Fertig. Werden Sie digital. Nutzen Sie firstaudit.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zum Digitalisieren von Formularen
Umstieg, Geräte, Versionen und Kosten: die Antworten vor dem Abschied vom Papier.
Ist ein eingescanntes Formular schon ein digitales Formular?
Nein. Ein Scan ist ein Bild des Papiers. Die Inhalte lassen sich weder auswerten noch automatisch weiterverarbeiten, und Texterkennung stößt bei Handschrift schnell an Grenzen. Wer Formulare digitalisiert, überführt sie in Felder mit festen Werten. Erst dann lassen sich Ergebnisse filtern, vergleichen und ohne Abtippen in andere Systeme übernehmen.
Ab wann lohnt es sich, Papierformulare zu digitalisieren?
Meist früher als gedacht. Rechnen Sie kurz nach: Werden pro Woche 20 Protokolle ausgefüllt und jedes braucht zehn Minuten zum Abtippen und Ablegen, sind das über drei Stunden pro Woche. Dazu kommen Rückfragen bei unleserlichen Einträgen und nachgereichte Fotos. Diese Zeit fällt mit mobilen Formularen weitgehend weg.
Welche Formulare eignen sich nicht für die Digitalisierung?
Formulare, die nur sehr selten ausgefüllt werden, rechtfertigen den Aufwand oft nicht. Vorsicht ist außerdem bei Dokumenten geboten, für die das Gesetz die Schriftform verlangt. Hier reicht eine einfache Unterschrift auf dem Tablet nicht aus. Für die allermeisten Protokolle, Checklisten und Berichte im Betrieb gilt das aber nicht.
Wie gewinnt man Mitarbeiter für den Umstieg vom Papier auf das Tablet?
Indem das digitale Formular vom ersten Tag an Arbeit spart. Binden Sie die Kollegen ein, die das Formular täglich ausfüllen, und übernehmen Sie ihre Verbesserungsvorschläge. Halten Sie die erste Version schlank. Wenn Fotos nicht mehr nachgereicht und Berichte nicht mehr abgetippt werden müssen, überzeugt das meist schneller als jede Schulung.
Welche Geräte eignen sich für mobile Formulare?
Für die meisten Einsätze reichen handelsübliche Smartphones und Tablets mit Android oder iOS. Tablets bieten mehr Platz für lange Formulare und Unterschriften. In rauer Umgebung, etwa in der Produktion oder auf der Baustelle, lohnen sich stoßfeste Geräte oder Schutzhüllen. Im Büro wird dasselbe Formular einfach im Browser geöffnet.
Was passiert mit älteren Ergebnissen, wenn ein Formular geändert wird?
Sie bleiben dem Stand zugeordnet, nach dem sie ausgefüllt wurden. firstaudit legt jede Vorlage versioniert ab. So können Sie ein Formular anpassen, ohne dass sich der Inhalt bereits abgeschlossener Berichte nachträglich verändert. Auditoren achten genau darauf.
Brauche ich nach der Umstellung noch Papierformulare?
Für die digital erfassten Abläufe nicht. Auch ohne Netz arbeitet das mobile Formular weiter. Wünscht ein Kunde dennoch ein Dokument auf Papier, drucken Sie den PDF-Bericht einfach aus. Viele Betriebe halten in der Pilotphase noch einen kleinen Vorrat an Papiervordrucken bereit und verzichten danach ganz darauf.
Wie lange dauert die Umstellung auf mobile Formulare?
Das hängt vor allem von der Zahl der Formulare und Beteiligten ab. Bewährt hat sich, mit einem einzigen Formularprozess zu starten und ihn einige Wochen mit einem kleinen Team zu testen. Mit den Erfahrungen daraus gehen die nächsten Formulare deutlich schneller.
Was kostet die Digitalisierung von Formularen?
Neben der Software rechnen Sie vor allem mit der Zeit, die Sie in die Überarbeitung Ihrer Formulare stecken. Bei firstaudit starten Sie mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Setzt ein Team firstaudit als mobile Formularlösung ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Details finden Sie auf der Preisseite, und in einer persönlichen Demo besprechen wir Ihre Formulare gemeinsam.