Mit firstaudit wird aus Ihrer Excel-Tabelle oder Excel-Checkliste ein mobiles Formular, das Ihr Team am Handy oder Tablet ausfüllt, auch offline. Die Ergebnisse laufen in einer zentralen Datenbank zusammen und lassen sich als Excel-kompatible Datei oder als PDF-Bericht ausgeben.
Von der Excel-Liste zur App
Eine Excel-Tabelle lässt sich am Handy öffnen, das Ausfüllen auf dem kleinen Bildschirm ist aber mühsam. Für wiederkehrende Prüfungen eignet sich ein Formular besser, das Punkt für Punkt durch die Liste führt. So geht es mit firstaudit:
- Excel- oder CSV-Datei importieren
- Im Browser Prüfpunkte und Antwortarten nachbessern
- Die Liste am Handy oder Tablet ausfüllen. Das klappt auch ohne Netz.
- Ergebnis als PDF weitergeben
Excel-Tabellen am Handy und Tablet ausfüllen, für alle Office-Programme
Bearbeiten Sie Ihre Checklisten und Tabellen in Excel, Excel mobile, Word, PowerPoint aus dem Office-Paket von Microsoft oder verwenden Sie Google-Tabellen?
Nutzen Sie dafür die digitale Listen-Software von firstaudit, die auch auf Smartphone und Tablet mit Touch-Bedienung läuft. Damit können Sie Ihre Checks ortsunabhängig erstellen und durchführen.
Am Handy wird eine Excel-Tabelle schnell unübersichtlich: Die Zellen sind klein, lange Listen müssen seitlich gescrollt werden, und ein leeres Feld fällt niemandem auf. In der App von firstaudit erscheint dagegen jeder Prüfpunkt einzeln und groß genug für die Bedienung mit dem Daumen. Pflichtfelder sorgen dafür, dass keine Antwort fehlt, egal ob unter Android oder auf dem iPhone.
Die Zeiten, in denen ein Prüfer oder Auditor mit einem Blatt Papier in der Hand vom Office durch das Unternehmen lief und seine Checklisten abarbeitete, sind dank Qualitätsmanagement-Tools endgültig vorbei. Tauschen Sie Papier gegen Tablets, Smartphones sowie neue Funktionen und sagen Sie „Ade“ zur Zettelwirtschaft. Die App kann auf iOS, Android oder über eine Windows-Browser-Version genutzt werden. Kalkulieren Sie: Mit dem Einsatz des firstaudit-Systems sparen Sie Arbeitszeit und damit nicht nur geringfügige Kosten.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Listen und Checklisten, die bisher in Excel liegen. Importierte Listen füllen Sie am Handy aus, mit Fotos und Unterschrift, und erhalten das Ergebnis als PDF.
Die Excel-Alternative für betriebliche Checklisten und Inspektionen
Arbeitsplatzinspektionen und Betriebsbegehungen dokumentieren, Arbeitsvorgänge strukturieren und kontrollieren: Es gibt viele Situationen, in denen eine Liste mit Tabellen von unschätzbarem Vorteil ist. Sie möchten den Alltag gern straffen?
Kein Problem: Mithilfe unserer Software erstellen Sie Ihre eigenen digitalen Checklisten und stellen diese Ihrem Team oder Dienstleister als Datei zur Verfügung. Die ausgefüllten Daten werden revisionssicher in einer Datenbank gespeichert.
Häufig beginnt die Umstellung mit Listen, die bisher als Excel-Datei ausgedruckt wurden: die Checkliste für die Objektbegehung, der Plan für die Wartung, die Kontrolle im Wareneingang, der Hygieneplan in der Küche oder die Zählliste für die Inventur. Für jeden dieser Bereiche bietet firstaudit eine eigene Lösung.
Machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Tabellen in Excel sowie Dateien in Word oder PowerPoint von Microsoft. Bündeln Sie Ihre Kontrollvorgänge und haben Sie immer alles im Blick. Unsere App für alle Fälle: Die Checklisten-App und Inspektions-App von firstaudit macht das Erstellen und Bearbeiten von Checklisten für Überwachungen, Prüfungen und Inspektionen leicht. Viele Funktionen, eine Lösung. Einfach und schnell.
Von der Excel-Liste zur Prüf-App für das ganze Unternehmen
Neben dem einfachen Erstellen von Checklisten können im System auch Datensätze, zum Beispiel der zu inspizierenden Objekte, eingelesen werden. Dazu lassen sich Microsoft-Excel- oder CSV-Dateien importieren und in der Datensatz-Tabelle nachbearbeiten. Gut zu wissen: Die grafische Benutzeroberfläche von firstaudit ist übersichtlicher als Excel und sehr einfach zu bedienen.
Im einfachen Benutzerverwaltungs-Tool können Prozessverantwortliche ihr Team verwalten und entsprechende Rechte vergeben.
An welchem Standort sich auch immer Ihr Office befindet, die App firstaudit arbeitet mehrsprachig. Damit können Sie Formulare und Checks in verschiedenen Sprachen erstellen. Auch optisch überzeugt firstaudit seine Nutzer, denn die App kann entsprechend dem Corporate Design eines Unternehmens gestaltet und an die aktuellste Version angepasst werden.
Prüfungen vor Ort nachvollziehbar dokumentieren, auch ohne Netz
Um Inspektionen und Prüfungen für alle Beteiligten nachvollziehbar, transparent und exakt zu dokumentieren, kann der Prüfer Bilder hinzufügen. Mit seiner Unterschrift belegt er, dass er den Check durchgeführt hat.
Fotos mit Markierungen
Fällt dem Prüfer im Rahmen der Qualitätsprüfung etwas auf, kann er die Beobachtung über die Fotofunktion dokumentieren. Dieses Bild dient als Beleg, welcher bei vielen Auswertungen nötig ist. Der Prüfer kann auch Markierungen setzen, damit sich der Beleg leichter zuordnen lässt und einzelne Prüfpunkte genauer gekennzeichnet sind.
Notizen per Spracherkennung
Die Notizen müssen nicht per Hand in die App eingegeben werden, was bei vielen mobilen Endgeräten eher mühsam sein dürfte. Sie können auch per Spracherkennung aufgenommen werden und stehen dann für die spätere Auswertung als Datei zur Verfügung.
Offline-Modus
Befinden Sie sich out of Office? Die Software firstaudit besitzt für die Qualitätssicherung in Räumen ohne Mobilfunkempfang einen speziellen Offline-Modus. Gerade im Bereich Logistik und Facility Management kommen häufig Prüfpunkte ohne Mobilfunkempfang vor. Später kann auf iOS und Android die Verbindung zum Server wieder aktiviert und in den Online-Modus gewechselt werden.
Wollen Sie Daten hinzufügen oder Inhalte bearbeiten, so speichert die Software firstaudit diese Daten auf dem mobilen Gerät und überträgt diese später in die zentrale Datenbank. Der Vorteil: Ergebnisse und Prüfvorgänge stehen jederzeit und überall zur Verfügung. Verantwortliche können nach Übertragung der Prüfung im System verfolgen, an welcher Stelle sich der Prüfer befindet und welche Punkte auf der Tabelle schon abgearbeitet worden sind. Im Office lassen sich Planungen vornehmen, und Inspektionen sind ohne weitere Rückfragen möglich.
Ergebnisse auswerten und Qualität nach Norm nachweisen
Für eine bessere Beurteilung der Qualität wurde firstaudit mit einem Scoring-Modul verknüpft und ein Ampelsystem implementiert. Dieses Scoring-Modul ermöglicht die Punktevergabe auf Antworten und Bewertungen. Das heißt, Qualitätsprüfungen können bestanden oder nicht bestanden werden.
Um hier eine noch bessere und schnellere Übersicht zu schaffen, wurde zusätzlich ein Ampelsystem programmiert, mit dem die Reportings je nach erreichter Prozentzahl in Grün, Orange oder Rot gekennzeichnet werden. Es wird ein Bericht als PDF generiert, den Sie in Ihrem Viewer anschauen bzw. versenden können. Zur Qualitätssicherung können die aus den Audits gewonnenen Daten außerdem in einem Analysetool ausgewertet und in Ihrem gewünschten Format, zum Beispiel CSV, XML oder RTF (kompatibel mit Microsoft Excel, Microsoft Word und dem Microsoft Office-Paket), ausgegeben werden.
Egal welche Forderungen bzw. Anforderungen an Ihre Produkte bestehen, Sie können diese einfach entsprechend der jeweiligen ISO-Norm gewissenhaft mit der Software realisieren. So können über die App zum Beispiel ganz leicht Medizinprodukte entsprechend der Norm ISO 13485 überprüft werden. Die App eignet sich aber zum Einsatz in allen Branchen und unterstützt ein zertifiziertes Qualitätsmanagement. Audits jeder Art können direkt über das mobile Endgerät durchgeführt werden, es gibt auch entsprechende Vorlagen. Für Prüfungen mit Messwerten und Nachweispflicht gibt es außerdem digitale Prüfprotokolle.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen: Excel am Handy und Checklisten-Apps
Wann Excel mobil reicht und wann Checklisten eine eigene App brauchen.
Kann ich Excel-Tabellen am Handy erstellen und bearbeiten?
Ja. Microsoft Excel und Google Tabellen gibt es als App für Android und iPhone. Für Kalkulationen, Listen und kurze Korrekturen unterwegs reicht das. Sobald ein ganzes Team damit Prüfungen dokumentieren soll, stößt eine Tabellenkalkulation an ihre Grenzen.
Warum eignet sich Excel am Handy schlecht für Checklisten und Prüfungen?
Weil eine Zelle keinen Prüfpunkt ersetzt. Fotos lassen sich nicht sauber einem Punkt zuordnen, und jeder kann Formeln oder Spalten versehentlich ändern. Dazu kommt das Versionschaos: Die Datei wird kopiert, per Mail verschickt und zurückgeschickt. Am Ende weiß niemand, welche Liste die aktuelle ist und wer was geprüft hat.
Wie wird aus einer Excel-Checkliste eine mobile App?
Sie laden Ihre bestehende Excel-Datei hoch, und der KI-Import von firstaudit macht daraus eine digitale Vorlage mit einzelnen Prüfpunkten. Das funktioniert auch mit Word, PDF oder dem Foto einer Papierliste. Danach legen Sie fest, wo ein Foto Pflicht ist oder eine Unterschrift nötig wird. Die Checkliste steht Ihrem Team in wenigen Minuten auf Smartphone und Tablet zur Verfügung.
Welche Excel-Alternative eignet sich für Checklisten im Unternehmen?
Für Kalkulationen gibt es viele Alternativen, für Checklisten zählt etwas anderes: Ihr Team soll eine Liste vor Ort schnell abarbeiten, und am Ende soll ohne Nacharbeit ein Bericht entstehen. Eine Checklisten-Software wie firstaudit ist genau dafür gebaut. Excel bleibt trotzdem nützlich, nämlich für die Auswertung der exportierten Ergebnisse.
Was passiert mit Formeln und Berechnungen aus meiner Excel-Liste?
Formeln werden nicht eins zu eins übernommen, denn die App erfasst Daten, statt sie zu berechnen. Punktwerte und Bewertungen bildet das Scoring-Modul ab, etwa die Summe aller Prüfpunkte oder ob eine Prüfung bestanden ist. Komplexe Berechnungen führen Sie weiterhin in Excel durch, mit den exportierten Ergebnissen.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit derselben Liste arbeiten?
Ja. Alle nutzen dieselbe zentrale Vorlage, jeder füllt seine eigene Prüfung aus. Es gibt keine Kopien, die sich gegenseitig überschreiben, und jedes Ergebnis ist einem Mitarbeiter, einem Datum und einem Objekt zugeordnet.
Gibt es eine kostenlose Checklisten-App für Android und iPhone?
Ja. Für Listen und Checklisten, die bisher in Excel liegen nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. So importieren Sie Ihre erste Excel-Checkliste und testen sie im Alltag, bevor Sie Ihr Team dazuholen. Setzt ein Team firstaudit als Excel-Alternative ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern.
Ist Excel am Handy kostenlos?
Die Excel-App von Microsoft lässt sich auf Smartphones kostenlos nutzen. Für einige Funktionen, größere Geräte und bestimmte geschäftliche Cloudspeicher ist ein passendes Microsoft-365-Abonnement nötig.