Papierprotokolle werden oft erst nach dem Einsatz im Büro abgetippt. Mit der Wartungsprotokoll-App von firstaudit entfällt dieser Schritt. Das Protokoll ist vor Ort fertig und geht an den Kunden, sobald das Gerät online ist.
Was ist eine Wartungsprotokoll-App?
Eine Wartungsprotokoll-App ist das digitale Gegenstück zum Formular auf dem Klemmbrett. Auf Smartphone oder Tablet hakt der Techniker jeden Prüfpunkt ab, trägt Messwerte ein und fotografiert Befunde. Am Ende unterschreibt der Kunde auf dem Display, und die App erzeugt daraus den Wartungsbericht als PDF.
Vom Prüfpunkt zum PDF in vier Schritten
- 1
Checkliste öffnen Anlage per QR-Code scannen oder den Einsatz aus der Liste wählen.
- 2
Prüfpunkte abarbeiten Häkchen, Messwerte, Fotos und Kommentare direkt am Prüfpunkt.
- 3
Unterschreiben lassen Techniker und Kunde unterschreiben auf dem Display, die Unterschrift steht im Bericht.
- 4
PDF versenden Kunde und Betreiber erhalten den Bericht als PDF im Postfach. Fehlt der Empfang, holt die App den Versand nach, sobald sie wieder online ist.
Papier, Excel oder App?
| Papier | Excel | Wartungsprotokoll-App | |
|---|---|---|---|
| Ausfüllen vor Ort | ja | mit Laptop oder Tablet, umständlich | ja, am Smartphone oder Tablet |
| Fotos | später zuordnen | als Anhang | direkt am Prüfpunkt |
| Unterschrift | ja | nur ausgedruckt oder eingescannt | ja, auf dem Display |
| Versand an Kunde | abtippen oder scannen | per E-Mail, ohne Unterschrift | PDF per E-Mail |
| Ohne Netz | ja | ja | ja, Abgleich später |
Ist die Unterschrift auf dem Tablet rechtssicher?
Für die meisten Wartungsprotokolle schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Die Unterschrift auf dem Display dient dann als Nachweis, wer die Arbeit bestätigt hat. Zeitstempel und Änderungsprotokoll machen nachvollziehbar, ob und wann danach etwas geändert wurde.
Schreibt ein Gesetz ausdrücklich die Schriftform vor, ersetzt nur eine qualifizierte elektronische Signatur die Unterschrift auf Papier (§ 126a BGB). Für eine vertraglich vereinbarte Schriftform gelten oft leichtere Regeln (§ 127 BGB). Im Zweifel klären Sie das mit Ihrem Vertragspartner.
Auch im Keller ohne Netz
Technikräume, Tiefgaragen und Dächer haben oft keinen Empfang. Damit das Protokoll trotzdem fertig wird, holt sich die App den Einsatz vorher aufs Gerät. Vor Ort braucht sie dann kein Netz. Erst für den Versand des PDF muss wieder eine Verbindung bestehen, das erledigt die App im Hintergrund.
Wer mit der Wartungsprotokoll-App arbeitet
- Servicetechniker in Heizung, Sanitär, Kälte und Klima
- Haustechnik und Facility Management
- Instandhaltung in der Produktion
- Prüfdienstleister mit Protokollen beim Kunden
- Wartung von Aufzügen, Toren und Brandschutzanlagen
Eigene Formulare übernehmen
Ihr bisheriges Papierformular müssen Sie nicht neu aufbauen. Der KI-Import liest Formulare aus Word, Excel oder PDF ein, auch ein Foto der Papierfassung reicht. Wer erst ein Muster sucht, wird bei den Wartungsprotokoll-Vorlagen fündig. Welche Angaben ein vollständiger Wartungsnachweis braucht, steht bei der mobilen Wartungsdokumentation. Fällige Termine plant der Wartungsplaner.
Häufige Fragen zur Wartungsprotokoll-App
Kosten, Unterschrift, Offline-Einsatz und Aufbewahrung: die Antworten vor dem Start.
Gibt es die Wartungsprotokoll-App kostenlos?
Ja, für einen einzelnen Techniker: Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und enthält Checklisten in der App, Fotos, Unterschrift und das PDF-Protokoll. Für Teams ab fünf Personen gibt es den Standard-Tarif, Premium können Sie zwei Wochen lang kostenlos ausprobieren.
Ist die digitale Unterschrift rechtssicher?
Das hängt von den gesetzlichen und vertraglichen Formvorgaben ab. Für die meisten Wartungsprotokolle ist keine Schriftform vorgeschrieben, die Unterschrift auf dem Display dient dann als Nachweis. Verlangt ein Gesetz die Schriftform, braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur.
Was tun, wenn der Kunde nicht auf dem Tablet unterschreiben will?
Dann unterschreibt er auf Papier, zum Beispiel einen Ausdruck oder den Arbeitsschein. Den fotografiert der Techniker und hängt das Foto an das Protokoll.
Funktioniert die App ohne Internet?
Ja. Solange der Einsatz vorher einmal geladen wurde, füllt der Techniker das Protokoll komplett ohne Netz aus. Versendet wird es automatisch, wenn das Gerät wieder online ist.
Auf welchen Geräten läuft die App?
Die App gibt es für iPhone und iPad, für Android-Geräte und für Windows.
Kann ich mein bestehendes Formular übernehmen?
Ja. Der KI-Import liest Word, Excel, PDF und Fotos von Papierformularen ein. Daraus entsteht eine Checkliste, die Sie anpassen können.
Wie lange muss ich Wartungsprotokolle aufbewahren?
Für vorgeschriebene Prüfungen nach § 14 der Betriebssicherheitsverordnung gilt: Die Aufzeichnungen müssen mindestens bis zur nächsten Prüfung vorliegen, elektronisch gespeichert reicht. Für reine Wartungen gibt es keine einheitliche Frist. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen und nach Vorgaben von Herstellern, Versicherern oder Verträgen können längere Fristen gelten.
Erinnert die App an die nächste Wartung?
Ja, ab dem Tarif Standard mit Intervallen, Folgeterminen und Erinnerungen an fällige Wartungen. Mehr dazu beim Wartungsplaner.
Was passiert mit Mängeln aus dem Protokoll?
Fällt dem Techniker ein Mangel auf, dokumentiert er ihn mit Bild direkt beim betroffenen Punkt. Im Premium-Tarif entsteht daraus eine Maßnahme mit zuständiger Person und Termin, an die firstaudit so lange erinnert, bis sie abgeschlossen ist.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
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