Digitale Checklisten überall verfügbar

Die mobile Checkliste: Was ist das und wie funktioniert diese?

Jeder, der zum Beispiel schon einmal im Rahmen einer Inventur mit der Erfassung von Warenbeständen oder bei der Überprüfung und Wartung von Maschinen mit der Kennzeichnung aller dafür relevanten Parameter zu tun hatte, weiß um die Wichtigkeit jedes einzelnen Details. Hier ist größte Sorgfalt geboten. Beim Eintrag in etliche unterschiedliche Papierformulare wird schon mal etwas vergessen. Nicht so beim digitalen Checklisten-Management: Hierbei geht es um eine mobile Applikation für Smartphones und Tablets, über die Unternehmer individuelle, an den eigenen Bedarf anpassbare Checklisten erstellen können. Punkt für Punkt wird jedes einzelne der vorgegebenen Pflichtfelder verlässlich abgearbeitet und abgehakt. Intuitiv, sicher und auf einfache, entspannte Weise.

Welche Einsatzbereiche deckt eine digitale Checkliste ab?

Das mobile Checklisten-Management ist das wohl vielseitigste Instrument für eine strukturierte, Zeit und Ressourcen sparende Qualitätssicherung betrieblicher Abläufe. Über eine digitale Checkliste lässt sich in nahezu jeder Branche effizient ermitteln, an welchem Stand der Anwender im Rahmen seines Auftrags steht, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und in welchen betrieblichen Prozessen gegebenenfalls noch Optimierungsbedarf herrscht. Die digitale Checkliste erlaubt das schrittweise Abhaken jedes noch so kleinsten Details, sei es bei Wartung und Inspektionen von Maschinen, bei Audits und Zertifizierungen, in der Marktforschung, im Gebäudemanagement, im Rahmen der Baustellendokumentation, der Erfassung von Produkten und Mengen oder auch von allen Arbeitsschritten im Bereich der Dienstleistung. So kann der Mitarbeiter eines Gastronomie- oder Hotelbetriebs etwa die Getränke- und Speisenbedarfe über das Tool inklusive Bestellungsszenarien steuern respektive im Rahmen des Housekeepings ermitteln, welche Hotelzimmer bereits für die nächsten Gäste vollständig vorbereitet sind: Zustandsermittlung in Echtzeit, dank der Synchronisation mit dem Archiv der betrieblichen Datenbank.

Welche Vorteile bietet die digitale Checkliste?

Die Vorteile des modernen, mobilen Checklisten-Managements liegen auf der Hand. Respektive buchstäblich in der Hand des Anwenders: Mit seinem kompakten mobilen
Endgerät auf Basis von Android, iOS oder Windows lassen sich auch komplizierte betriebliche Abläufe intuitiv, lücken- und fehlerlos dokumentieren. Die Checkliste ist beliebig an sich verändernde Bedarfe anpassbar und erweiterbar. Eine Checkliste zu erstellen, ist ein Kinderspiel und erfordert nur wenige Minuten. Die neue Checkliste wird automatisch in das digitale Checklistenmanagement des Systems integriert und kann über Suchbegriffe einfach zugeordnet und leicht wiederaufgefunden werden. Das System funktioniert zudem online wie offline: Ein Vorteil, da keine unwillkürliche Pause bei der Bearbeitung wichtiger Tätigkeitsfelder eintritt, in welchen hohe Konzentration und Kontinuität gefragt sind. Jederzeit up-to-date zu sein, ist eine weitere Stärke des Systems: Schließlich synchronisiert sich die das Tool überall dort, wo ein Online-Zugang gegeben ist. Am Ende eines Vorgangs wird das Protokoll im zentralen Datenarchiv oder in der Cloud abgelegt und ist somit in Echtzeit für alle weiteren am Prozess beteiligten und vom Adminstrator für den Zugriff auf ausgesuchte Funktionen autorisierten Mitarbeiter und Teams verfügbar. Das spart Zeit und Ressourcen. Und natürlich auch Kosten.

Wie stellt sich ein klassischer Ablauf eines Vorgangs dar?

Zunächst erstellt der Anwender eine individuell auf seinen Bedarf zugeschnittene Checkliste über das interaktive Baukastensystem, benennt diese und ordnet sie einem Themenfeld zu. Im Rahmen der Erstellung sind Fragestellungen zu jedem erdenklichen Detail zu formulieren und entsprechende Antwortmöglichkeiten vorzugeben. Anhand dieses Musters lässt sich eine hervorragende Grundlage für die finale Auswertung schaffen, an deren Ende auch Aussagen zu Optimierungsbedarfen ermittelt werden können. Das Tool kann jedoch weit mehr als lediglich digitale Formulare zu erfassen und auszufüllen. Mängel im Qualitätsmanagement lassen sich etwa auch über die Foto-Funktion erfassen sowie über eine Sprachnotiz mit Hilfe der Kommentarfunktion. Diese Ergänzungen sind überaus hilfreich für etwa mit der Beseitigung respektive Reparatur solcher Fehler und Mängel beauftragter Partner und Mitarbeiter. Ein weiteres Plus ist die mühelose Erfassung auch komplexer Inhalte mittels Barcode-Scanner: Einfach den QR-Code der Maschine oder jedes anderen Objekts erfassen und alle Kennzahlen und -daten sowie Betriebsanleitungen, Pläne oder Skizzen ins Protokoll integrieren. Über die digitale Signatur lassen sich Zuständigkeiten und Zeiten der Bearbeitung verlässlich ermitteln und nachvollziehen. Schließlich lässt sich der Bericht auch über ERP- oder SAP-Schnittstellen ergänzen und ohne Medienbrüche in allen gängigen Formaten wie PDF, Excel und Word an ausgewählte Adressaten direkt versenden. Damit ist ein reibungsloser Prozess im Rahmen von Wartung und Inspektionen, Audits und allen weiteren denkbaren Abläufen der Qualitätssicherung zu jedem Zeitpunkt transparent und sicher gegeben. Das System ist gleichermaßen für kleine Betriebe wie für mittelständische Unternehmen und international vernetzte Weltkonzerne mit ausländischen Filialen geeignet. Das digitale Checklisten-Tool von firstaudit etwa ist in nahezu allen Sprachen verfügbar. Aufgrund der Mehrsprachigkeit und der Skalierbarkeit lässt das System keine Wünsche offen und erlaubt auch das gleichzeitige Arbeiten von allen an den unterschiedlichsten Orten der Welt verteilten Teams. Effizienter lassen sich die Abläufe der gesamten Prozesskette im Unternehmen nicht darstellen und zusammenfassen.