Digitale Checkliste erstellen und mobil nutzen

Was ist eine digitale Checkliste und wie funktioniert sie?

Eine digitale Checkliste ist eine Prüfliste, die auf Smartphone, Tablet oder PC ausgefüllt wird statt auf Papier. Jeder Punkt wird bestätigt, bewertet oder mit einem Wert, Foto oder einer Unterschrift belegt. Das Ergebnis steht sofort zentral zur Verfügung.

Jeder, der zum Beispiel schon einmal im Rahmen einer Inventur mit der Erfassung von Warenbeständen oder bei der Überprüfung und Wartung von Maschinen mit der Kennzeichnung aller dafür relevanten Parameter zu tun hatte, weiß um die Wichtigkeit jedes einzelnen Details. Hier ist größte Sorgfalt geboten. Beim Eintrag in etliche unterschiedliche Papierformulare wird schon mal etwas vergessen.

Nicht so beim digitalen Checklisten-Management: Unternehmen erstellen individuelle, an den eigenen Bedarf anpassbare Checklisten und nutzen sie mit der Checklisten-App auf Smartphones und Tablets. Punkt für Punkt wird jedes einzelne der vorgegebenen Pflichtfelder verlässlich abgearbeitet und abgehakt. Intuitiv, sicher und auf einfache Weise.

Papier, Excel oder digitale Checkliste: Was ist der Unterschied?

Welche Einsatzbereiche deckt eine digitale Checkliste ab?

Das digitale Checklisten-Management ist das wohl vielseitigste Instrument für eine strukturierte, Zeit und Ressourcen sparende Qualitätssicherung betrieblicher Abläufe. Mit einer digitalen Checkliste sehen Sie in fast jeder Branche, wie weit ein Auftrag ist, welche Aufgaben noch offen sind und wo ein Ablauf hakt.

So kann der Mitarbeiter eines Hotelbetriebs etwa im Rahmen des Housekeepings ermitteln, welche Hotelzimmer bereits für die nächsten Gäste vollständig vorbereitet sind: Zustandsermittlung in Echtzeit, dank der Synchronisation mit der betrieblichen Datenbank. Typische Einsatzbereiche sind:

Welche Vorteile bietet die digitale Checkliste?

Die Vorteile des digitalen Checklisten-Managements liegen auf der Hand, buchstäblich in der Hand des Anwenders: Mit seinem mobilen Endgerät auf Basis von Android, iOS oder Windows lassen sich auch komplizierte betriebliche Abläufe intuitiv, lücken- und fehlerlos dokumentieren. Die Checkliste ist beliebig an sich verändernde Bedarfe anpassbar und erweiterbar.

Eine Checkliste zu erstellen, erfordert nur wenige Minuten. Die neue Checkliste wird automatisch in das digitale Checklistenmanagement des Systems integriert und kann über Suchbegriffe einfach zugeordnet und leicht wiedergefunden werden.

Das System funktioniert online wie offline. So entsteht keine Pause bei Tätigkeiten, in denen hohe Konzentration und Kontinuität gefragt sind. Sobald ein Online-Zugang besteht, synchronisiert sich das Tool. Am Ende eines Vorgangs wird das Protokoll im zentralen Datenarchiv oder in der Cloud abgelegt. Es steht damit in Echtzeit allen Mitarbeitern und Teams zur Verfügung, die der Administrator für den Zugriff autorisiert hat. Das spart Zeit, Ressourcen und Kosten.

firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für digitale Checklisten in Audits, Inspektionen und Mängelmanagement. Jede Checkliste füllen Sie auf Smartphone, Tablet oder Windows aus, mit Fotos und Unterschrift, und erhalten den PDF-Bericht direkt danach.

Digitale Checklisten erstellen: der Ablauf vom Entwurf bis zum Bericht

Zunächst erstellt der Anwender eine individuell auf seinen Bedarf zugeschnittene Checkliste über das interaktive Baukastensystem, benennt diese und ordnet sie einem Themenfeld zu. Im Rahmen der Erstellung sind Fragestellungen zu jedem erdenklichen Detail zu formulieren und entsprechende Antwortmöglichkeiten vorzugeben. Daraus entsteht die Auswertung, und am Ende sehen Sie, wo sich etwas verbessern lässt. Wie Sie die Fragen formulieren, zeigen unsere Tipps für eine gute Checkliste.

• 1

  Vorlage anlegen im Baukasten oder aus einer bestehenden Liste in Word, Excel oder PDF.

• 2

  Fragen und Antworten festlegen mit Pflichtfeldern, Auswahlantworten, Messwerten und Fotos.

• 3

  Zuweisen und ausfüllen an Mitarbeitende, Teams oder Standorte, auf dem Smartphone oder Tablet.

• 4

  Bericht erhalten automatisch als PDF, Excel oder Word, direkt an die gewünschten Empfänger.

Das Tool kann jedoch weit mehr als lediglich digitale Formulare zu erfassen und auszufüllen. Mängel im Qualitätsmanagement lassen sich etwa auch über die Foto-Funktion erfassen sowie über eine Sprachnotiz mit Hilfe der Kommentarfunktion. Diese Ergänzungen sind überaus hilfreich für Partner und Mitarbeiter, die mit der Beseitigung oder Reparatur solcher Fehler und Mängel beauftragt sind.

Per Barcode- oder QR-Code-Scan rufen Sie die Daten einer Maschine oder eines Objekts auf und hängen Kennzahlen, Betriebsanleitungen, Pläne oder Skizzen ans Protokoll. Über die digitale Signatur lassen sich Zuständigkeiten und Zeiten der Bearbeitung verlässlich ermitteln und nachvollziehen.

Digitale Checklisten für kleine Betriebe und internationale Teams

Schließlich lässt sich der Bericht auch über ERP- oder SAP-Schnittstellen ergänzen und ohne Medienbrüche in allen gängigen Formaten wie PDF, Excel und Word an ausgewählte Adressaten direkt versenden. Damit ist ein reibungsloser Prozess im Rahmen von Wartung und Inspektionen, Audits und allen weiteren denkbaren Abläufen der Qualitätssicherung jederzeit transparent und sicher.

Das System ist gleichermaßen für kleine Betriebe wie für mittelständische Unternehmen und international vernetzte Konzerne mit ausländischen Filialen geeignet. Das digitale Checklisten-Tool von firstaudit ist in vielen Sprachen verfügbar. Dank Mehrsprachigkeit und Skalierbarkeit arbeiten Teams an den unterschiedlichsten Orten der Welt gleichzeitig mit denselben Checklisten. Wie Sie Checklisten im Team organisieren, beschreibt der Beitrag zur Checkliste für Teams. Alle Funktionen im Überblick finden Sie bei der Checklisten-Software.