Die firstaudit Protokoll-App ist eine App für Smartphone und Tablet, mit der Techniker und Servicemitarbeiter ihre Protokolle am Objekt ausfüllen, statt sie am Schreibtisch nachzutragen. Die firstaudit-App macht den täglichen Rundgang durch die To-dos im Betrieb digital und einfach. Prüfberichte und Protokolle bei Wartung, Inspektion oder Kontrollrundgängen sowie bei der Prüfung aller relevanten Themen der Arbeitssicherheit erstellen Sie direkt auf dem Tablet.
Welche Angaben muss ein Prüfprotokoll enthalten?
Für Arbeitsmittel regelt das § 14 Abs. 7 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Das Protokoll muss mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang und Ergebnis nennen, dazu Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten tritt eine elektronische Signatur an die Stelle der Unterschrift. Die Technische Regel TRBS 1201 empfiehlt zusätzlich Datum und Anlass der Prüfung.
Für überwachungsbedürftige Anlagen wie Aufzugs- oder Druckanlagen verlangt § 17 BetrSichV mehr, darunter die Anlagenidentifikation und die Frist bis zur nächsten wiederkehrenden Prüfung. Die Tabelle zeigt, wo jede Angabe im firstaudit-Protokoll steht.
| Angabe | Grundlage | So erfasst firstaudit |
|---|---|---|
| Art und Anlass der Prüfung | § 14 Abs. 7 BetrSichV, TRBS 1201 | Steht in der Vorlage oder im Auftrag, zum Beispiel wiederkehrende Prüfung oder Prüfung vor erstmaliger Verwendung. |
| Prüfumfang | § 14 Abs. 7 BetrSichV | Die Prüfpunkte der Checkliste bilden den Umfang ab. Jeder Punkt wird einzeln dokumentiert. |
| Ergebnis der Prüfung | § 14 Abs. 7 BetrSichV | Bewertung je Prüfpunkt, bei Befunden mit Foto und Kommentar an der betroffenen Stelle. |
| Messwerte und Messverfahren | DGUV Information 203-070 | Messfelder mit Toleranzgrenzen. Das Messverfahren lässt sich als eigenes Feld hinterlegen. |
| Name und Unterschrift | § 14 Abs. 7 BetrSichV | Unterschrift direkt auf dem Gerät, sie steht im Bericht. Der Name kommt aus dem Benutzerkonto. |
| Datum der Prüfung | TRBS 1201 | Zeitstempel beim Ausfüllen, automatisch gesetzt. |
| Anlagenidentifikation | § 17 BetrSichV | Anlage oder Kunde wird im Auftrag ausgewählt und erscheint im Protokoll. |
| Frist bis zur nächsten Prüfung | § 17 BetrSichV | Wiederholungsintervall in der Vorlage. Nach Abschluss entsteht der nächste Termin. |
Tabelle seitlich wischen
Wie entsteht ein Protokoll in der App?
Schritt für Schritt führt die App durch jeden einzelnen, abzuarbeitenden Prüfpunkt. Ohne Programmierkenntnisse erstellen Sie selbst Ihre eigene digitale Checkliste, die Sie jederzeit unkompliziert an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So verpassen Sie keinen einzigen Prüfpunkt. Neben Raum für ergänzende Notizen und Kommentare lassen sich auch Fotos an gewünschter Stelle einbauen. Ist die Liste fertig, wird sie per digitaler Unterschrift finalisiert.
Sie können überall, ganz gleich, ob im eigenen Betrieb oder im Außendienst, in der App den gewünschten Kunden auswählen und dank intelligenter Checkliste den bevorstehenden Arbeits- beziehungsweise Prüfprozess dokumentieren. Intelligent heißt hier: Folgefragen erscheinen nur, wenn eine Antwort sie auslöst. Meldet der Techniker einen Mangel, fragt die App nach Ursache und Foto. Ist alles in Ordnung, bleibt das Protokoll kurz.
Welche Arbeiten lassen sich protokollieren?
DIN 31051 teilt die Instandhaltung in vier Grundmaßnahmen: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Jede davon braucht ihr eigenes Protokoll, und für jede legen Sie in firstaudit eine eigene Vorlage an.
Messkontrollen, Wartungen, Maschineninspektionen, Sicherheitskontrollen oder die zu dokumentierende Instandsetzung, Inbetriebnahme oder sonstige prüfungsrelevante Abläufe: eine App für alles. Mit der firstaudit Protokoll-App lassen sich alle relevanten Arbeitsprozesse, inklusive Arbeitszeiterfassung, verwendetem Material oder Material-Seriennummern, erfassen und nachvollziehen. Auch komplexe Anforderungen wie die Erstellung eines Erstmusterprüfberichts (EMPB) lassen sich damit nachvollziehbar digital abbilden.
Für Prüfungen von Arbeitsmitteln und elektrischen Betriebsmitteln nach BetrSichV und DGUV gibt es eine eigene Seite zu digitalen Prüfprotokollen.
Wohin geht das fertige Protokoll?
Jedes Protokoll kann ausgedruckt sowie im PDF-Format per E-Mail versendet werden. Damit liegt das protokollarische Ergebnis nahezu in Echtzeit vor, abrufbar aus der Cloud, per Mail und im firmeneigenen System. Die Daten lassen sich vollständig exportieren.
firstaudit lässt sich über Schnittstellen in bestehende Infrastrukturen einbetten. Für die Anbindung an ERP-Systeme wie SAP oder Oracle klären wir vorab, welche Daten in welche Richtung fließen sollen, etwa Seriennummern aus dem ERP ins Protokoll und das fertige PDF zurück. Der Umfang hängt von Ihrer Installation ab und wird als eigenes Projekt umgesetzt.
Passt firstaudit zur Größe Ihres Betriebs?
firstaudit ist jederzeit skalierbar und damit gleichermaßen geeignet für den kleinen mittelständischen Betrieb wie für den weltweit agierenden Großkonzern. Vorlagen werden zentral freigegeben und gelten für alle Standorte, ältere Protokolle behalten ihre Fassung. Mit unseren Produkten firstaudit und flowdit arbeiten über 1.000 Industriekunden in mehr als 50 Ländern.
Wer seinen Arbeitsprozess berechenbar, jederzeit aktuell und stets digital abrufbar gestalten möchte, bekommt mit der firstaudit Protokoll-App das passende Instrument an die Hand.
firstaudit — Vom manuellen Arbeitsprozess
zum digitalen Workflow.
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Jetzt Demo anfragenHäufige Fragen zur Protokoll-App
Aufbewahrung und Umstieg vom Papier: die Antworten vor dem Start.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung. Für Arbeitsmittel nach Anhang 3 BetrSichV gilt die gesamte Verwendungsdauer, ebenso für überwachungsbedürftige Anlagen nach § 17. Die elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich zulässig. In firstaudit liegen abgeschlossene Protokolle zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Kann der Kunde den Servicebericht vor Ort unterschreiben?
Ja. Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Smartphone oder Tablet, und die Unterschrift erscheint im Bericht neben Datum und Uhrzeit. Damit ist festgehalten, dass er die Arbeit gesehen und abgenommen hat. Kommt später eine Reklamation, liegt der Nachweis vor.
Was bringt die App gegenüber einer Word-Vorlage für Wartungsprotokolle?
Eine Word-Vorlage legt fest, was im Protokoll stehen soll. Ob es ausgefüllt wird, prüft sie nicht. In der App lassen sich Pflichtfelder festlegen, Fotos hängen am jeweiligen Prüfpunkt, und alle Protokolle einer Anlage stehen an einer Stelle. Wer zunächst eine Vorlage sucht, findet sie in unserem Ratgeber zum Wartungsprotokoll.
Wie übertrage ich bestehende Protokolle in die App?
Sie müssen Ihre Protokolle nicht neu aufbauen. Eine Excel-, Word- oder PDF-Datei genügt als Ausgangspunkt, ebenso ein Foto des Papierformulars. Die App erzeugt daraus eine Checkliste mit denselben Prüfpunkten. Vor der Freigabe ergänzen Sie Messfelder, Pflichtfelder oder Fotopunkte.
Läuft die Protokoll-App auf iOS und Android?
Ja, die App gibt es für iPhone und iPad sowie für Android-Smartphones und Android-Tablets. Vorlagen und Auswertungen verwalten Sie im Browser am PC.
Funktioniert die Protokoll-App ohne Internet?
Ja. Im Außendienst, in Kellern oder Maschinenhallen fehlt oft das Netz. Den Auftrag laden Sie einmal mit Verbindung, danach füllen Sie das Protokoll offline aus. Sobald wieder Empfang da ist, synchronisiert die App und versendet den Bericht.
Ist die Protokoll-App kostenlos?
firstaudit ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Ab dem zweiten Benutzer gilt der Standard-Tarif, abgerechnet ab mindestens fünf Benutzern.