Vor Ort auf Papier erfassen, im Büro ins System übertragen und anschließend auf Vollständigkeit prüfen: So laufen Kontrollen in vielen Verwaltungen noch immer ab. Mit der Checklisten-App für die öffentliche Hand erfassen Ihre Mitarbeitenden Befunde und Fotos direkt vor Ort, auch offline. Sobald eine Internetverbindung besteht, stehen die Daten zentral zur Auswertung und Weiterbearbeitung bereit.
Verkehrssicherungspflicht der Kommunen
Wer eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält, muss die erforderlichen und zumutbaren Sicherungsmaßnahmen treffen. Für Kommunen betrifft diese Verkehrssicherungspflicht etwa Straßen und Gehwege, Spielplätze, Bäume und öffentliche Gebäude. Dazu gehört, regelmäßig zu kontrollieren und das auch belegen zu können.
Mit firstaudit dokumentieren Sie Kontrollen mit Datum, Foto und Unterschrift auf dem Tablet.
Checklisten-App für Kommunen, Ämter und Behörden
Wo setzen Verwaltungen digitale Checklisten ein?
Digitale Checklisten für die öffentliche Verwaltung unterstützen vor allem die wiederkehrenden Kontrollen von Kommunen, Bauhöfen und den zuständigen Fachbereichen, etwa im Straßenbau der öffentlichen Hand und bei Verkehrsinspektionen.
Straßenkontrolle
Fahrbahnschäden, Gehwege und Straßenausstattung bei regelmäßigen Begehungen erfassen.
Verkehrsschau
Beschilderung und Verkehrseinrichtungen prüfen und die festgelegten Änderungen mit Zuständigkeit festhalten.
Spielplatzkontrolle per App
Visuelle Routineinspektionen, operative Inspektionen und jährliche Hauptinspektionen nach DIN EN 1176-7 dokumentieren.
Baumkontrolle
Regelkontrollen an Straßen- und Parkbäumen mit Befund und Foto festhalten.
Auch Begehungen in Schulen, Kitas und Verwaltungsgebäuden lassen sich abbilden. Für Brandschutzbegehungen gibt es passende Vorlagen in der Brandschutz-App.
Mit firstaudit legen Behörden digitale Checklisten an, dokumentieren Kontrollen vor Ort und verfolgen Maßnahmen bis zur Erledigung.
Verkehrssicherungspflicht: Kontrollen und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren
Warum ist eine nachvollziehbare Dokumentation für Kommunen so wichtig?
Kommunen müssen die Verkehrssicherheit der Straßen, Spielplätze, Bäume und Gebäude gewährleisten, für die sie verantwortlich sind. Kommt es zu einem Unfall, muss die Kommune im Zweifel belegen, dass sie regelmäßig und sachgerecht kontrolliert hat. Schwierig wird das, wenn Angaben fehlen, Berichte schwer auffindbar sind oder nicht dokumentiert ist, was nach einem Befund unternommen wurde.
Mit der Checklisten-App ist jede Kontrolle mit Datum, Uhrzeit, Prüfer, Befund und Foto gespeichert. Prüfintervalle lassen sich als Fristen hinterlegen, und Erinnerungen zeigen, welche Kontrollen fällig oder überfällig sind. Wird ein Nachweis benötigt, lassen sich Kontrollberichte und Prüfprotokolle mit allen Folgemaßnahmen als PDF abrufen.
Mängel erfassen und direkt an den Bauhof weitergeben
Wie gelangen Schäden schneller in die Behebung?
Ein Schlagloch, ein lockeres Spielgerät, ein abgestorbener Ast: Wer einen Schaden findet, soll ihn nicht erst im Büro weitermelden müssen. Mit firstaudit dokumentieren Sie Mängel und verfolgen sie bis zur Behebung nach.
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Schaden erfassen Der Kontrolleur dokumentiert den Befund mit Foto und Standort.
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Maßnahme zuweisen Der Auftrag geht mit Frist an den zuständigen Bauhof oder Fachbereich.
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Behebung melden Der Bauhof bestätigt die Erledigung, auf Wunsch mit Foto.
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Nachweis archivieren Kontrolle und Behebung sind gemeinsam im Bericht abgelegt.
Cloud oder eigene Server: passend zu Ihrer Verwaltungs-IT
Wie passt die App zu den Vorgaben der Verwaltungs-IT?
Betriebsmodell
Cloud-Betrieb mit Rechenzentren in Deutschland oder Betrieb auf eigenen Servern.
Rechteverwaltung
Fachbereiche, Bauhöfe und externe Dienstleister sehen nur die Kontrollen, für die sie zuständig sind.
Geräteverwaltung
Je nach Betriebssystem und Geräteverwaltung lässt sich die App auch ohne App Store auf Dienstgeräten bereitstellen. Bei Verlust eines Geräts lässt sich der Zugang online sperren.
Schnittstellen und Unterlagen
Anbindung an Ihre IT-Landschaft, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Unterlagen für den Datenschutzbeauftragten.
Checklisten, Zuständigkeiten und Berichte richten wir auf die Abläufe Ihrer Verwaltung aus. Auf Wunsch passen wir auch das Erscheinungsbild an.
Digitale Kontrollen einführen: mit einem Pilotbereich starten
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Pilotbereich wählen Zum Beispiel die Spielplatzkontrolle eines Bauhofs.
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Checklisten und Intervalle anlegen Bestehende Formulare übertragen und Zuständigkeiten festlegen.
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Einige Wochen testen Die Kontrolleure arbeiten mit der App, die Vorlagen werden verbessert.
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Weitere Kontrollbereiche aufnehmen Straßen, Bäume und Gebäude folgen nach demselben Muster.
Digitale Kontrollen in Ihrer Verwaltung testen
Als Checklisten-App für Behörden nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos. So können Sie eine erste Checkliste, etwa für die Spielplatzkontrolle, ohne Aufwand ausprobieren. Kostenlos starten
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Checklisten-App für die öffentliche Hand
Prüfintervalle, Datenschutz, Beschaffung und Kosten im Überblick.
Wie oft müssen Spielplätze kontrolliert werden?
Die DIN EN 1176-7 unterscheidet drei Stufen: die visuelle Routineinspektion, je nach Nutzung wöchentlich bis täglich, die operative Inspektion alle ein bis drei Monate und die jährliche Hauptinspektion. Welche Intervalle für einen Spielplatz gelten, hängt von Nutzung, Lage, Geräten und den Herstellerangaben ab und sollte vom Betreiber festgelegt und dokumentiert werden.
Wie oft müssen Bäume kontrolliert werden?
Maßgeblich sind die FLL-Baumkontrollrichtlinien. Danach richtet sich das Intervall der Regelkontrolle nach Alter, Zustand und Standort des Baumes; die Richtlinien enthalten dafür eine Intervalltabelle. Bäume mit erkennbaren Schäden oder an stark frequentierten Orten werden häufiger kontrolliert.
Wie oft müssen Straßen kontrolliert werden?
Feste gesetzliche Intervalle gibt es nicht. Die Häufigkeit richtet sich nach der Verkehrsbedeutung und dem Zustand der Straße. Stark befahrene Straßen und Fußgängerzonen werden deutlich häufiger begangen als Nebenstraßen. Die Kommune muss ihre Intervalle aber festlegen und belegen können, dass sie eingehalten werden.
Ist die Checklisten-App für Behörden datenschutzkonform?
firstaudit wird in Deutschland entwickelt, die Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klare Zugriffsrechte und Löschfristen unterstützen Sie dabei, die Anforderungen der DSGVO umzusetzen. Ihr Datenschutzbeauftragter erhält auf Wunsch die nötigen Unterlagen für seine Prüfung.
Kann die App ohne App Store auf Dienstgeräten installiert werden?
Ja. Je nach Betriebssystem und Geräteverwaltung lässt sich die App direkt auf Ihren Dienstgeräten bereitstellen, ohne Umweg über den App Store oder Google Play. Geht ein Gerät verloren, lässt sich der Zugang zur App online sperren.
Funktioniert die App auch ohne Internetverbindung?
Ja. Auf Friedhöfen, in Parks oder in Kellern öffentlicher Gebäude fehlt oft das Netz. Kontrollen lassen sich trotzdem vollständig erfassen und werden automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wie können Kommunen die Software beschaffen?
Das hängt vom Auftragswert und vom Vergaberecht Ihres Bundeslandes ab. Unterhalb bestimmter Wertgrenzen sind vereinfachte Verfahren wie ein Direktauftrag möglich. Die Wertgrenzen legen Bund und Länder unterschiedlich fest. Gern stellen wir Ihnen ein Angebot und die Unterlagen zusammen, die Ihre Vergabestelle benötigt.
Was kostet die Checklisten-App für die öffentliche Hand?
Für Kontrollen in Ämtern und Behörden nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Damit können Sie die App unverbindlich testen. Setzt ein Team firstaudit als Checklisten-App für Behörden ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Details finden Sie auf der Preisseite.
Können externe Dienstleister mit der App arbeiten?
Ja. Beauftragte Firmen, etwa für Baumpflege oder Spielplatzprüfungen, können als Benutzer mit eingeschränkten Rechten mitarbeiten. Sie sehen nur die Objekte und Kontrollen, für die sie beauftragt sind, und ihre Ergebnisse landen direkt in Ihrem System.
Hat die Gemeinde eine Verkehrssicherungspflicht?
Ja. Soweit die Gemeinde für Straßen, Wege, Spielplätze, Bäume oder öffentliche Gebäude verantwortlich ist, muss sie die erforderlichen und zumutbaren Sicherungsmaßnahmen treffen. Dazu gehören regelmäßige, dokumentierte Kontrollen.
Worauf stützt sich die Verkehrssicherungspflicht der Kommune?
Die Rechtsprechung hat sie aus § 823 BGB entwickelt, bei hoheitlicher Aufgabe gilt § 839 BGB in Verbindung mit Art. 34 GG. Für kommunale Straßen sind zusätzlich die Landesstraßengesetze maßgeblich. Bei Bäumen genügt nach der Rechtsprechung des BGH in der Regel eine sorgfältige Sichtkontrolle.