Wer viel unterwegs ist, kennt das: Schon auf dem Rückweg vom Kundentermin ins Büro sinkt die Motivation beim Gedanken an die vielen zu schreibenden Berichte. Berichte verfassen, abgleichen, ausdrucken, Aktenordner reorganisieren, Stapel von Papieren verwalten. Mit der firstaudit Außendienst-App sind diese Zeiten vorbei. Damit hat der Papierkrieg ein Ende.
Beim Kunden reicht ab sofort das Tablet: Unterlagen zeigen, Vorgaben aufnehmen und direkt bearbeiten. Den Aktenordner können Sie im Büro lassen.
Die Außendienst-App von firstaudit ist für Teams gedacht, die ihre Arbeit beim Kunden dokumentieren. Servicetechniker halten Wartungen, Reparaturen und Störungen im Servicebericht fest. Vertriebsmitarbeiter schreiben ihre Besuchsberichte noch während des Termins. Den fertigen Bericht erhält der Kunde als PDF.
Serviceberichte für Servicetechniker
Wie dokumentiert ein Techniker einen Einsatz vor Ort?
Wer den Einsatz erst abends dokumentiert, muss vieles aus dem Gedächtnis ergänzen. Mit firstaudit erfasst der Techniker seine Arbeit direkt an der Anlage, nach einer festen Vorlage und auch ohne Netz.
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Auftrag erhaltenDer Innendienst weist den Auftrag einem Techniker zu, er öffnet ihn in der App.
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Vor Ort dokumentierenTätigkeiten, Befund, Messwerte und verbaute Teile erfassen, Fotos direkt im Bericht.
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Unterschrift einholenDer Kunde unterschreibt den Servicebericht auf dem Gerät.
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Bericht übergebenDer Servicebericht entsteht als PDF, auf Wunsch per E-Mail an den Kunden.
Aufträge an Techniker zuweisen können Sie in den kostenpflichtigen Tarifen. Rechnungen schreibt firstaudit nicht. Die App übernimmt die Dokumentation vor Ort und ergänzt Ihre bestehende Einsatzplanung.
Besuchsberichte direkt beim Kunden erstellen
Wie entsteht der Außendienstbericht noch während des Termins?
Der Besuchsbericht entsteht dort, wo die Informationen anfallen: beim Kunden. Gesprächsinhalte, Absprachen und offene Punkte halten Sie fest, solange alles frisch ist. Wenn Sie zurück im Auto sitzen, ist der Bericht fertig und liegt den Kollegen im Innendienst bereits vor.
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Termin öffnenDas passende Formular für Kunde und Anlass liegt in der App bereit.
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Gespräch dokumentierenInhalte, Ergebnisse und vereinbarte Schritte während des Termins erfassen.
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Bestätigen lassenDer Ansprechpartner unterschreibt direkt auf dem Tablet.
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Bericht versendenDer Besuchsbericht geht als PDF raus und landet im CRM.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Service- und Besuchsberichte im Außendienst. Fotos und Kundenunterschrift erfassen Sie beim Kunden, auch offline, der Bericht entsteht als PDF.
Servicebericht kurz erklärt
Was gehört in einen Servicebericht?
Ein Servicebericht dokumentiert einen Einsatz beim Kunden: was gemacht wurde, was der Techniker festgestellt hat und was noch offen ist. Er dient dem Kunden als Nachweis und Ihnen als Grundlage für die Abrechnung. Je nach Einsatz gehören diese Angaben hinein:
- Kunde, Standort und Anlage oder Gerät, zum Beispiel mit Seriennummer
- Auftragsnummer, Datum, Arbeitszeit und Anfahrt
- ausgeführte Tätigkeiten
- Befund und, soweit bekannt, die Fehlerursache
- Messwerte, wenn geprüft wurde
- verbaute Ersatzteile und Material
- Fotos, wo sie den Zustand belegen
- offene Punkte und nächste Schritte
- Unterschriften nach Ihrem betrieblichen Ablauf
In firstaudit legen Sie diese Felder einmal als Vorlage an. Mit Pflichtfeldern legen Sie fest, welche Angaben der Techniker vor dem Abschluss ausfüllen muss. Wie Sie Serviceberichte Schritt für Schritt digitalisieren, lesen Sie im Ratgeber digitaler Servicebericht.
Alle Formulare für den Kundenbesuch in einer App
Welche Unterlagen braucht Ihr Außendienst beim Termin?
Mit der Außendienst-App von firstaudit haben Sie für jeden Termin die richtigen Unterlagen dabei. Die App enthält übersichtlich organisiert alle Formulare, die Sie für den Besuch beim Kunden brauchen, vollständig und immer auf dem aktuellen Stand. Das nachträgliche Schreiben von Berichten entfällt.
Statt Unterlagen auszudrucken, nutzen Sie Checklisten, die auf Ihre Branche und Ihre Kunden zugeschnitten sind. Das funktioniert auch offline. So erledigen Sie in der firstaudit Außendienst-App alle schriftlichen und administrativen Aufgaben.
Fotos, Zeichnungen, Barcodes und Unterschriften im Bericht
Welche Informationen lassen sich in der Außendienst-Dokumentation festhalten?
Neben Texten erfassen Sie auch Fotos, technische Zeichnungen, Barcodes und Unterschriften. So haben Sie alle Informationen, die Sie beim Kunden brauchen, jederzeit zur Hand.
Außendienstberichte automatisch im CRM
Wie kommen die Daten vom Kundentermin ins Büro?
Über die integrierte Schnittstelle werden die Daten automatisch in Ihr CRM übertragen. Dort steht der Bericht in Ihrem Corporate Design auch Ihren Kollegen sofort zur Verfügung.
Ihr Kunde erhält den Bericht auf Wunsch direkt nach dem Termin als PDF per E-Mail. Das gilt für Besuchsberichte genauso wie für Serviceberichte.
Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie unverbindlich und zeigen Ihnen, wie digitale Kundenberatung heute aussieht. firstaudit: Ihr Weg zum papierlosen Außendienst.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
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