Alle reden darüber und jeder verlangt sie: Prozesse. Dabei ist es völlig egal, über welche Bereiche man redet, alles ist bestimmt von Arbeitsabläufen. Alles greift irgendwie ineinander und ist eine Abfolge von Schritten. Was es damit genau auf sich hat und wie man am besten mit ihnen arbeitet, ist Teil dieses Einsteigerguides.
Wann ein Prozess digital ist
Digital ist ein Prozess, wenn seine Schritte und Nachweise elektronisch erfasst und weitergegeben werden. Papier und Zuruf fallen weg. Berechtigte Personen sehen den dokumentierten Bearbeitungsstand. Erst danach kann Software Teile des Ablaufs selbst übernehmen.
Wie ist ein Geschäftsprozess aufgebaut?
Das Management eines Geschäftsprozesses legt fest, wer welche Aufgabe zu welcher Zeit durchführt und welche Ressource dabei eingesetzt wird. Wichtigste Bedingung eines Unternehmers ist, dass er seine Prozesse kennt, verständlich darstellt und seine Mitarbeiter auf dem neuesten Stand hält.
Die Prozesse im Unternehmen entwickeln sich ständig weiter und müssen immer wieder an neue Anforderungen angepasst werden, idealerweise im Rahmen klarer Strategien für digitale Transformation. Standardisiert und flexibel. Schließlich muss sich der Unternehmer schnell auf geänderte Bedürfnisse einstellen.
Zur Prozessdarstellung können Waren, Dienstleistungen und sonstige Ressourcen gehören. Um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen, sind bestimmte Verfahrensanweisungen, Vorschriften und sonstige Rahmenbedingungen einzuhalten. Dadurch wird der gesamte unternehmerische Prozess klar definiert: Wer macht was, wann, wie und womit.
Wie lassen sich digitale Prozesse darstellen?
Die vielen Arten von Prozessen lassen sich digital darstellen, das spart Zeit. Mit der firstaudit-App können Sie Prozesse erstellen und visualisieren. Damit bilden Sie digitale Geschäftsprozesse strukturiert ab, flexibel und anpassbar.
Bei der Prozessdarstellung spielt es keine Rolle, ob eine spezielle Darstellungsform gewünscht wird, der Ersteller eine besondere Vorliebe hat oder es prozesstechnisch notwendig ist. Jedes Detail lässt sich individuell an die Anforderungen anpassen. So wird der gesamte Prozess übersichtlich und strukturiert visualisiert.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für die Digitalisierung von Listen und Prüfabläufen. Aus Papierlisten werden Checklisten in der App, mit Fotos, Unterschrift und PDF-Bericht.
Prozessdarstellung: Ablaufdiagramm oder ausführbare Checkliste
Prozesslandkarten, Flussdiagramme und Modelle nach BPMN zeigen, wie Abläufe zusammenhängen. Sie eignen sich für Planung und Abstimmung im Büro. Im Arbeitsalltag braucht ein Mitarbeiter aber vor allem eines: die nächsten Schritte, in der richtigen Reihenfolge, direkt am Ort der Arbeit.
Genau hier setzt firstaudit an. Jeder Prozessschritt wird zu einem Punkt einer digitalen Checkliste, mit verantwortlicher Person, Pflichtangaben und Nachweis per Foto oder Unterschrift. So wird aus der Prozessbeschreibung ein Ablauf, der tatsächlich gelebt und dokumentiert wird.
Welche Listen und Prozesse lohnen sich zuerst?
Nicht jede Liste muss sofort digital werden. Den größten Nutzen bringen Abläufe, die oft vorkommen, an denen mehrere Personen beteiligt sind oder für die ein Nachweis verlangt wird. Typische Kandidaten sind:
Kontroll- und Prüflisten
Regelmäßige Rundgänge, Sichtprüfungen und Freigaben. Wie Sie Checklisten digitalisieren, zeigt eine eigene Seite.
Excel-Listen
Tabellen, die per E-Mail kursieren und in mehreren Versionen existieren, laufen mit der mobilen Excel-Tabellen-App zentral zusammen.
Formulare
Übergabeprotokolle, Anträge und Meldungen. Wie Sie dafür digitale Formulare erstellen, lesen Sie dort.
Wiederkehrende Abläufe
Schichtübergaben, Öffnungs- und Schließroutinen oder Einarbeitungen neuer Mitarbeiter.
In vier Schritten von der Papierliste zum digitalen Prozess
- 1
Ist-Zustand aufnehmen Welche Schritte gibt es heute, wer ist beteiligt, und wo entstehen Fehler oder Wartezeiten?
- 2
Prozess vereinfachen Überflüssige Schritte und doppelte Angaben werden gestrichen, bevor digitalisiert wird.
- 3
In der App abbilden Schritte, Pflichtfelder, Rollen und Nachweise werden als Vorlage angelegt.
- 4
Testen und einführen Ein Team testet den Ablauf im Alltag, danach folgen die übrigen Bereiche.
Sie haben Fragen, wie Ihre individuelle, auf Ihr Corporate Design abgestimmte Prozessvisualisierung digitale Wege gehen soll? Wir beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns an.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Digitalisierung von Prozessen
Begriffe, Vorgehen und Kosten im Überblick.
Was sind digitale Prozesse?
Digitale Prozesse sind Abläufe, deren Schritte, Daten und Nachweise elektronisch erfasst und weitergegeben werden statt auf Papier oder per Zuruf. Jeder Beteiligte sieht den aktuellen Stand, und jeder Schritt ist später nachvollziehbar.
Welche drei Prozessarten gibt es?
Man unterscheidet Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Managementprozesse steuern das Unternehmen, etwa Planung und Zielsetzung. Kernprozesse schaffen den Wert für den Kunden, zum Beispiel Produktion oder Service. Unterstützungsprozesse wie Einkauf, IT oder Instandhaltung halten die Kernprozesse am Laufen.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?
Digitalisierung bedeutet, dass ein Ablauf elektronisch statt auf Papier stattfindet. Automatisierung geht einen Schritt weiter: Die Software erledigt Teile des Ablaufs selbst, etwa das Versenden eines Berichts oder das Anlegen einer Aufgabe bei einer Abweichung. Meist ist die Digitalisierung die Voraussetzung für die Automatisierung.
Muss ein Prozess vor der Digitalisierung verbessert werden?
Ja, zumindest grob. Wer einen umständlichen Ablauf unverändert digitalisiert, bekommt einen umständlichen digitalen Ablauf. Es lohnt sich, vorher doppelte Angaben und unnötige Freigaben zu streichen.
Brauche ich ein BPMN-Werkzeug, um Prozesse zu digitalisieren?
Nicht unbedingt. BPMN dient dazu, Prozesse zu modellieren und abzustimmen. Für die Ausführung im Alltag genügt oft eine digitale Checkliste mit klaren Schritten und Verantwortlichen. Beides lässt sich gut kombinieren.
Wie gewinnt man Mitarbeiter für digitale Abläufe?
Am besten, indem man sie früh beteiligt. Wer einen Ablauf täglich ausführt, kennt die Schwachstellen. Ein kurzer Test mit einem Team, eine knappe Einweisung und sichtbare Verbesserungen überzeugen mehr als jede Präsentation.
Was kostet es, Listen und Prozesse mit firstaudit zu digitalisieren?
Für die Digitalisierung von Listen und Prüfabläufen nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Setzt ein Team firstaudit als Werkzeug zur Prozessdigitalisierung ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Details finden Sie auf der Preisseite.