Eine Wartungssoftware hilft, Wartungen zu planen, an der Anlage zu dokumentieren und nachzuweisen. Mit firstaudit prüfen Techniker per App nach Checkliste, mit Fotos und Unterschrift, und der Bericht entsteht als PDF. Ab dem Tarif Standard erinnert die Software an fällige Termine.
Fällt eine Anlage aus, liegt die Ursache oft in einer Wartung, die zu spät oder gar nicht durchgeführt wurde. Die Wartungssoftware von firstaudit sorgt dafür, dass Wartungen und Inspektionen nach festen Vorgaben ablaufen und jede Prüfung nachvollziehbar dokumentiert ist.
Wartungssoftware oder CMMS
Eine Wartungssoftware deckt Planung, Durchführung und Nachweis von Wartungen und Prüfungen ab. Ein CMMS steuert zusätzlich die gesamte Instandhaltung mit Ersatzteilen, Störungen und Kosten. Kleine Teams kommen mit einer Wartungssoftware meist gut aus. Wer ein CMMS für mehrere Werke sucht, findet es bei flowdit.
Wartungssoftware für Inspektion, Wartung und Kontrollrundgänge
Wofür eignet sich die Wartungssoftware von firstaudit?
Die Wartungssoftware von firstaudit eignet sich für Wartung, Inspektion, Anlagenprüfung und Kontrollrundgänge. Ihre Checklisten passen Sie selbst an, wenn eine Anlage dazukommt oder sich eine Vorgabe ändert. Gearbeitet wird in der App auf Tablet oder Smartphone.
Regelmäßige Wartungen helfen, Verschleiß früh zu erkennen und ungeplante Stillstände zu vermeiden. Wiederkehrende Fehler fallen in der Prüfhistorie schneller auf.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Wartung und Inspektion von Anlagen und Geräten. Jede Wartung wird mit Foto und Unterschrift am Gerät dokumentiert, auch offline, und als PDF-Protokoll abgelegt.
Wartung nach DIN 31051
Wie grenzt sich Wartung von Inspektion und Instandsetzung ab?
Die DIN 31051 teilt die Instandhaltung in vier Grundmaßnahmen. Eine Wartungssoftware sollte alle vier abbilden können, denn in der Praxis gehen sie oft ineinander über:
Wartung
Maßnahmen, die den Abbau des Abnutzungsvorrats verzögern, etwa Reinigen, Schmieren oder Nachstellen.
Inspektion
Feststellen und Beurteilen des Ist-Zustands, zum Beispiel durch Sichtprüfung oder Messung.
Instandsetzung
Wiederherstellen des funktionsfähigen Zustands nach einem Fehler oder Verschleiß.
Verbesserung
Maßnahmen, die Zuverlässigkeit, Instandhaltbarkeit oder Sicherheit erhöhen, ohne die Funktion zu ändern.
Entscheidend ist am Ende, ob das Team die Software im Alltag nutzt. Deshalb führt die App Schritt für Schritt durch die Checkliste, auch Kollegen, die selten prüfen. Wie Techniker Störungen und Reparaturen unterwegs per App erfassen, zeigt die Seite zur mobilen Instandhaltung.
Prüfobjekte, Checklisten und Rollen einrichten
Wie wird die Wartungssoftware auf Ihre Anlagen zugeschnitten?
Zu Beginn legen Sie fest, welche Anlagen geprüft werden und nach welcher Checkliste. Die Einrichtung läuft in vier Schritten:
- 1
Prüfobjekte importieren Anlagen und Geräte lassen sich als CSV-Datei aus ERP- oder SAP-Systemen übernehmen.
- 2
Checklisten erstellen Sie legen Checklisten selbst im Browser an oder lassen sie vom Hersteller umsetzen.
- 3
Rollen vergeben Administratoren verteilen Rechte passend zu Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeiter oder Teams.
- 4
Wiederkehrende Aufgaben hinterlegen Ab dem Tarif Standard legen Sie Intervalle an, und die Prüfperson wird an fällige Wartungen erinnert.
Benutzer und Rechte verwalten Sie selbst. Wie Sie Intervalle und Fälligkeiten im Detail planen, zeigt der Wartungsplaner.
Wartungsaufträge vor Ort abarbeiten
Was passiert während der Prüfung an der Anlage?
Der zuständige Nutzer gibt alle für die Inspektion oder Wartung nötigen Angaben in die eigens dafür erstellte Checkliste ein. Die auf dem mobilen Endgerät gespeicherten Daten fließen anschließend in eine zentrale Datenbank. Die Software aktualisiert dabei jeden Arbeitsschritt, sofern eine Internetverbindung zum Server besteht.
In manchen Bereichen steht phasenweise keine Online-Verbindung zur Verfügung. Der Prüfer muss seine Arbeit deshalb nicht unterbrechen, denn die Checkliste lässt sich auch offline weiterbearbeiten. Sobald er wieder online ist, wird der Auftrag vollständig aktualisiert und die Daten werden automatisch mit dem Server synchronisiert.
Dabei hat der Anwender jederzeit im Blick, an welcher Stelle des Prüfprozesses er sich befindet. Auf der Checkliste sieht er, welche Bereiche noch nicht bearbeitet wurden und welche Informationen bereits vorliegen.
Zur Ergänzung von Wartungs- und Reparaturarbeiten lassen sich Datenblätter, Arbeitsanweisungen und Bedienungsanleitungen hinterlegen, Barcodes von Maschinen per QR-Code einscannen sowie Fotos von Inspektionsobjekten erstellen und in den Prüfreport einpflegen. Die geprüfte Maschine kann so bei der nächsten Prüfung wieder berücksichtigt werden, und der Report bleibt bis ins kleinste Detail nachvollziehbar.
Wartungsberichte, Auswertung und Export
Was geschieht mit den Daten nach der Prüfung?
Die App ordnet alle erfassten Daten automatisch dem entsprechenden Prüfvorgang zu und integriert den Wartungsreport in Echtzeit in die vorhandenen Unternehmensprozesse. Ist eine Checkliste vollständig abgearbeitet, wird sie automatisch in der zentralen Datenbank archiviert. Damit ist der gesamte Ablauf der Qualitätssicherung stets aktuell. Alle Beteiligten erhalten ein auf Checklisten basierendes Wartungsprotokoll, auf dessen Basis etwa der zuständige Handwerker zeitnah mit seiner Leistung beginnen kann.
Die App bildet auch die Ergebnisse der technischen Wartung und Inspektion einer Maschine oder Anlage im Betrieb ab. Die Daten werden an ein zentrales Backend gesendet und dort gespeichert. Alle Prüfberichte und Vorgänge stehen in der Auswertung zur Verfügung und können analysiert werden. Diese Funktion bietet die App nur bei entsprechender Konfiguration und Anpassung über den Hersteller, sie ist nicht im Standard-Umfang enthalten.
Ist die Aufgabe erledigt, versendet der Anwender den Bericht per E-Mail an alle relevanten Empfänger. Der Report steht in den Formaten CSV, PDF, RTF oder XML zur Verfügung. Wie ein Wartungsprotokoll im Detail aufgebaut ist, beschreibt die Seite zur mobilen Wartungsdokumentation.
Mehrere Techniker und Standorte
Was passiert, wenn das Team wächst?
Kommen Techniker oder Standorte dazu, arbeiten alle mit denselben Checklisten. Nach der Synchronisation sehen berechtigte Mitarbeiter die Ergebnisse zentral an einer Stelle.
Die App gibt es in mehreren Sprachen. So prüft ein Kollege im Ausland nach derselben Checkliste wie das Team in Deutschland.
Anbindung an SAP, ERP und Instandhaltungssoftware
Wie gelangen Prüfergebnisse in Ihre bestehenden Systeme?
Über eine Schnittstelle kann die Anbindung an SAP sowie andere ERP-Systeme und Instandhaltungssoftware realisiert werden. Dort können die Prüfungen umgehend weiterverarbeitet werden. Gerne analysieren wir die Anbindung an Ihre bestehende Instandhaltungssoftware.
Das Unternehmen reinstil bietet zusätzlich einen Wartungsvertrag, in dem Softwarewartung und Support geregelt sind. Gemeint ist die Pflege von firstaudit selbst, also Updates und Hilfe bei Fragen. So profitieren Sie von übersichtlichen Kosten und von unserem Software-Engineering. Sprechen Sie uns an.
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Prüffristen nach Betriebssicherheitsverordnung
Wer legt fest, wie oft geprüft wird?
Art, Umfang und Fristen der Prüfungen von Arbeitsmitteln legt der Arbeitgeber anhand der Gefährdungsbeurteilung fest und berücksichtigt dabei verbindliche Vorgaben (§ 3 Abs. 6 BetrSichV). Das Prüfergebnis ist aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Für bestimmte Arbeitsmittel gelten längere Fristen.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
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Kostenlos startenHäufige Fragen zur Wartungssoftware
Abgrenzung, Einführung, Datenschutz und Kosten im Überblick.
Was ist der Unterschied zwischen einer Wartungssoftware und einem CMMS?
Eine Wartungssoftware konzentriert sich auf die Durchführung und Dokumentation von Wartungen und Prüfungen. Ein CMMS (Computerized Maintenance Management System) deckt meist die gesamte Instandhaltung ab, einschließlich Ersatzteillager, Störungsmanagement und Kosten. Wer ein CMMS für eine größere Instandhaltung braucht, findet es bei flowdit.
Welche Anlagen und Geräte lassen sich mit der Software warten?
Grundsätzlich alles, was regelmäßig geprüft oder gewartet wird: Maschinen, Fahrzeuge, Gebäudetechnik, Brandschutzeinrichtungen, Aufzüge oder Prüfmittel. Jedes Objekt erhält eigene Checklisten und eine eigene Prüfhistorie.
Wie lange dauert die Einführung einer Wartungssoftware?
Für einen ersten Bereich mit wenigen Anlagen reichen oft wenige Tage. Größere Einführungen mit vielen Standorten und Schnittstellen planen wir gemeinsam in Etappen, damit der laufende Betrieb nicht gestört wird.
Welche Unterlagen sollte man vor der Einführung bereithalten?
Hilfreich sind eine Liste der Anlagen mit Standort und Kennung, die vorhandenen Wartungsvorgaben aus Herstellerangaben oder gesetzlichen Pflichten sowie eine Übersicht, wer im Team wofür zuständig ist. Eine einfache Tabelle reicht als Startpunkt.
Lassen sich gesetzliche Prüfpflichten abbilden?
Ja. Vorgaben etwa aus der Betriebssicherheitsverordnung, der DGUV Vorschrift 3 oder aus Herstellerangaben hinterlegen Sie als Checklisten, ab dem Tarif Standard auch mit festen Intervallen. Die Software dokumentiert, wer wann was geprüft hat. Welche Pflichten für Ihre Anlagen gelten, legt der Betreiber fest.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland. Für größere Installationen ist auch ein Betrieb auf eigenen Servern möglich. Details klären wir gern in einem persönlichen Gespräch.
Gibt es eine kostenlose Wartungssoftware?
Ja, solange eine Person damit arbeitet. Der Free-Tarif von firstaudit bleibt für einen Benutzer ohne Kosten und bringt Checklisten, Fotos, Unterschrift und den PDF-Bericht mit. Wiederkehrende Intervalle und Erinnerungen gehören zum Tarif Standard, der bei fünf Benutzern beginnt.
Was kostet die Wartungssoftware?
Der Free-Tarif für einen Benutzer kostet nichts. Teams nutzen den Standard-Tarif ab fünf Benutzern, Premium können Sie 14 Tage kostenlos testen. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.