Ob Produktion oder Dienstleistung: In der Aufgabenverwaltung hängt viel an der Qualitätssicherung. Prozessbeschreibungen und Audits sind zur Dokumentation der Qualität unabdingbar.
Eine Aufgabenverwaltung App sorgt dafür, dass aus diesen Vorgaben konkrete Arbeit wird: Jede Prüfung, jede Kontrolle und jede Maßnahme bekommt einen Verantwortlichen und einen Termin.
Aufgaben aus Prüfungen verwalten
Eine Aufgabenverwaltungs-App hält fest, was zu tun ist, wer zuständig ist und bis wann. Im Betrieb entstehen viele Aufgaben aus Prüfungen: Aus einem nicht erfüllten Prüfpunkt legen Sie eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist an.
In firstaudit laufen Aufgaben und Checklisten in einem System. Das Zuweisen ist Teil der kostenpflichtigen Tarife.
Aufgaben und Checklisten in einem System
Warum sollten Prüfaufgaben nicht getrennt von der Checkliste verwaltet werden?
Wer jeden Punkt einer Checkliste sorgfältig abhakt, hält die Qualität hoch und findet Stellen, an denen es besser geht. Einfach und übersichtlich aufgebaut gelingt dies mit einer entsprechenden Software zur Aufgabenverwaltung und Qualitätssicherung. Eigens für diesen Zweck entwickelt: die digitalisierte Checkliste von firstaudit. Ein Qualitätsmanagementsystem via Checklisten-App, das sich individuell in jeder Industrie nutzen lässt.
Bei firstaudit ist die Checkliste deshalb selbst die Aufgabe. Sie wird einer Person oder einem Team zugewiesen, erhält einen Termin und erscheint nach dem Abarbeiten als erledigt. Eine zweite Liste, in der jemand nachträglich Haken setzt, entfällt.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Aufgaben, Checklisten und Prüfungen im Betrieb. Erledigte Aufgaben belegen Mitarbeiter mit Foto und Unterschrift, auch offline.
Aufgaben im Team zuweisen und priorisieren
Wie behalten alle Beteiligten den Überblick über offene Aufgaben?
Aufgabenverwaltung im Team funktioniert nur, wenn jeder weiß, was er bis wann erledigen soll. In firstaudit legen Sie das für jede Aufgabe fest und sehen jederzeit, wo sie steht. Wer im Lager, in der Produktion oder unterwegs arbeitet, hat seine Aufgaben auf dem Smartphone dabei.
Zuweisen
Aufgaben an einzelne Mitarbeiter, Teams oder Standorte vergeben.
Fristen und Wiederholungen
Einmalige Termine oder feste Intervalle für wiederkehrende Kontrollen.
Benachrichtigungen
Push-Nachrichten erinnern an neue und fällige Aufgaben.
Kalender und Status
Offene, erledigte und überfällige Aufgaben auf einen Blick.
Wichtiges zuerst: Sicherheitsrelevante und gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen stehen oben, Routineaufgaben folgen. So bleibt auch in vollen Wochen nichts Wesentliches liegen.
Maßnahmen aus Abweichungen direkt als Aufgabe
Was passiert, wenn bei einer Prüfung etwas nicht stimmt?
Fällt bei einer Kontrolle ein Punkt durch, entsteht daraus eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist. Das Foto der Abweichung hängt direkt daran. Wer die Maßnahme erledigt, dokumentiert das ebenfalls in der App, auf Wunsch mit einem zweiten Foto.
So ist jede Abweichung bis zur Behebung nachvollziehbar, ohne E-Mails, Zurufe oder Zettel am Schwarzen Brett. Mehr dazu auf der Seite zur mobilen Mängelverwaltung.
Digitale Aufgabenverwaltung für qualitätssensible Branchen
In welchen Bereichen zahlt sich eine Aufgabenverwaltung App besonders aus?
Prozessoptimierende Qualitätssicherung via App, digitale Aufgabenverwaltung, die sich jedem Unternehmen individuell anpasst und sich in nahezu allen Branchen nutzen lässt.
Geeignet für qualitätssensible Bereiche z.B. in der Verarbeitung von Nahrungsmitteln oder in der Gesundheitsbranche. Und natürlich nicht nur dort. Profitieren Sie von der branchenübergreifend einsetzbaren, jederzeit anpassbaren und skalierbaren firstaudit Checklisten-App zur Qualitätssicherung. Ihre Aufgabenverwaltung in einer App.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zur Aufgabenverwaltung App
Wiederkehrende Aufgaben, Prioritäten, Nachweise und Kosten im Überblick.
Was unterscheidet eine Aufgabenverwaltung App von einer klassischen To-do-App?
To-do-Apps halten fest, dass etwas zu tun ist. Im Betrieb reicht das oft nicht: Hier muss auch belegt werden, wie eine Aufgabe erledigt wurde. Eine Aufgabenverwaltung App für Prüfungen und Kontrollen verbindet die Aufgabe mit der Checkliste, mit Fotos und Messwerten. Am Ende steht ein Nachweis, der bei Audits und Kundenanfragen trägt.
Wie organisiert man wiederkehrende Aufgaben wie Kontrollen und Prüfungen?
Mit festen Intervallen statt Einzelterminen. Eine tägliche Hygienekontrolle, eine wöchentliche Sicherheitsbegehung oder eine jährliche Prüfung legen Sie einmal an. Die nächste Aufgabe entsteht dann automatisch und landet bei der zuständigen Person. So hängt die Kontrolle nicht mehr davon ab, dass jemand an sie denkt.
Wie priorisiert man Aufgaben im Team sinnvoll?
Eine einfache Reihenfolge hat sich bewährt: zuerst alles, was Sicherheit oder gesetzliche Pflichten betrifft, dann Aufgaben mit naher Frist, danach Verbesserungen und Routine. Die Priorität muss für alle sichtbar sein. Im Kopf der Führungskraft hilft sie niemandem.
Wie verhindert man, dass Aufgaben liegen bleiben?
Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person und eine Frist. Aufgaben ohne Namen oder mit „an alle“ bleiben erfahrungsgemäß am häufigsten liegen. Erinnerungen per Push-Nachricht und eine Übersicht überfälliger Aufgaben sorgen dafür, dass Verzögerungen früh auffallen und nicht erst beim nächsten Audit.
Lässt sich nachweisen, dass eine Aufgabe erledigt wurde?
Ja. Jede erledigte Aufgabe ist mit Zeitpunkt und Bearbeiter gespeichert. Je nach Aufgabe kommen Fotos, Messwerte oder eine Unterschrift dazu. Aus abgeschlossenen Checklisten erstellt firstaudit automatisch einen Prüfbericht, den Sie bei Bedarf als PDF weitergeben.
Funktioniert die Aufgabenverwaltung auch ohne Internet?
Ja. Aufgaben, die einmal auf das Gerät geladen wurden, lassen sich auch ohne Netz bearbeiten, etwa im Keller, im Kühlhaus oder auf dem Werksgelände. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Ergebnisse automatisch übertragen.
Kann ich die Aufgabenverwaltung App kostenlos nutzen?
Ja. Für Aufgaben, Checklisten und Prüfungen im Betrieb nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Sobald Sie Aufgaben im Team verteilen, gilt der Standard-Tarif, abgerechnet ab fünf Benutzern. Alle Details stehen auf der Preisseite.
Wie führe ich eine digitale Aufgabenverwaltung im Betrieb ein?
Starten Sie mit einer Art von Aufgabe, die regelmäßig anfällt, zum Beispiel einer täglichen Kontrolle. Legen Sie Verantwortliche und Intervalle fest und lassen Sie ein kleines Team einige Wochen damit arbeiten. In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie das mit firstaudit aussieht.