Reduzieren Sie Fehler mit klaren, digitalen Anweisungen für jeden Prozess. firstaudit ist eine Lösung, um immer wiederkehrende Arbeitsanweisungen digital vorzugeben und zu dokumentieren.
Arbeitsanweisung, Betriebsanweisung, SOP
Im Alltag gehen die drei Begriffe oft durcheinander. Der Unterschied:
- Arbeitsanweisung: beschreibt, wie eine Tätigkeit richtig ausgeführt wird, und dient vor allem der Qualität.
- Betriebsanweisung: regelt den sicheren Umgang mit Maschinen, Arbeitsmitteln oder Gefahrstoffen und ist gesetzlich vorgeschrieben, etwa nach Gefahrstoff- und Betriebssicherheitsverordnung.
- SOP (Standard Operating Procedure): eine standardisierte Verfahrensanweisung, verbreitet vor allem in Pharma und Medizintechnik.
In firstaudit stellen Sie Anweisungen in der App bereit und ergänzen die Arbeitsschritte mit Bildern und Videos.
Arbeitsanweisungen digitalisieren, ohne Programmierkenntnisse
Eine Arbeitsanweisung ist eine Hilfestellung und ein Leitfaden für den Arbeitsalltag. Ein Instrument, das die Mitarbeitenden dabei unterstützt, ihre Arbeit völlig selbstständig und entsprechend der gebotenen Vorgaben und Qualität fehlerlos durchführen zu können.
Eine zuverlässige Erreichbarkeit der Arbeitsanweisungen ist für die ordnungsgemäße Ausführung seitens der Mitarbeitenden ausschlaggebend. Sie erfordert jedoch gleichzeitig Einfachheit für den, der die Arbeitsanweisung stellt.
Ihre Arbeitsanweisungen lassen sich digitalisieren, und das Tagesgeschäft wird leichter. Ganz einfach: mit dem Einsatz der firstaudit Arbeitsanweisungs-App. Schritt für Schritt werden in diesem System die erforderlichen Vorgaben angelegt, ohne Programmierkenntnisse. So funktioniert Digitalisierung: eine Software als passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Wie Sie gute Arbeitsanweisungen schreiben und Ihre Mitarbeitenden damit motivieren, lesen Sie in unserem Blog. Dort erhalten Sie auch Ihre kostenlose Muster-Vorlage.
firstaudit ist eine Checklisten-App aus Deutschland für Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen und Prüfungen. Anweisungen erscheinen mit Bildern und Videos in den Arbeitsschritten, Ergebnisse werden mit Foto und Unterschrift erfasst.
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Jetzt kostenlose Muster Vorlage sichernInhalte einer digitalen Arbeitsanweisung: wer, was, womit und warum
Bei der Erstellung einer digitalen Arbeitsanweisung in Form einer digitalen Checkliste ist festzulegen, wofür, wo, wie und wie gut gearbeitet werden soll. Neben dem Zweck der Arbeit, dem Arbeitsplatz oder Anwendungsbereich sowie der Definition des detaillierten Arbeitsablaufs mit seinen Qualitätsvorgaben sind weitere Fragen zu berücksichtigen, die bei der Durchführung der jeweiligen Tätigkeit wichtig sind.
Wer muss die Arbeit erledigen, was ist durchzuführen, womit ist zu arbeiten und weshalb ist die Tätigkeit durchzuführen? Diese Fragen befassen sich mit der Definition von Qualitätsvorgaben. Dazu gehören auch Definitionen zur Verantwortlichkeit, den Arbeitsgängen, den erforderlichen Hilfsmitteln sowie Begründung und Hinweise zur durchzuführenden Tätigkeit.
All diese Standards finden in der digitalen App für Arbeitsanweisungen einen übersichtlichen, intuitiv und einfach zu organisierenden Platz. Erstellen Sie Prozesse, stellen Sie Mitarbeitenden digitale Daten bereit und sparen Sie Zeit und Geld in Produktion oder Dienstleistung. Alles auf einen Blick. Sicher und stets aktuell. Der Einsatz einer digitalen Arbeitsanweisung lohnt sich: Sie verbessern Ihre Standards und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Interaktive Arbeitsanweisungen in Produktion und Montage
In der Produktion reicht ein PDF am Bildschirm selten aus. Bei vielen Varianten, wechselnden Schichten und neuen Kollegen braucht der Mitarbeiter genau den Schritt, den er gerade ausführt, mit Bild und klarer Vorgabe.
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Schritt anzeigen mit Foto oder kurzem Video, das zeigt, wie das Bauteil richtig sitzt.
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Wert erfassen etwa ein Drehmoment oder ein Maß, mit Toleranzgrenzen, die Abweichungen sofort markieren.
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Ergebnis belegen mit einem Pflichtfoto, bevor der nächste Schritt freigegeben wird.
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Abweichung melden direkt aus dem Schritt heraus, als Maßnahme an die zuständige Person.
So zeigt die Anweisung nicht nur, wie es geht. Sie hält auch fest, dass es so gemacht wurde. Für Prüfungen in der Qualitätssicherung gibt es die App für papierlose Qualitätssicherung.
Betriebsanweisungen digitalisieren: Arbeitsmittel, Maschinen und Gefahrstoffe
Ein weiterer Bereich ist die Betriebssicherheit. Dieser liegt die Betriebsanweisung zugrunde. Und selbstverständlich lässt sie sich, wie auch die Arbeitsanweisungen, digital darstellen. Bei einer digitalen Betriebsanweisung dreht es sich um die Information und Anordnung des Arbeitgebers über den korrekten und sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln sowie mit gefährlichen Stoffen.
Betriebsanweisungen sind bindend für jeden Arbeitgeber. Sie dienen dem Schutz des Personals und der Gewährleistung eines jederzeit berechenbaren, sicheren Ablaufs aller Arbeitsprozesse im Unternehmen. Insbesondere in der chemischen Industrie, der Produktion und in Rohstoffe verarbeitenden Betrieben ist den Arbeitsmitteln und Maschinen eine farblich gekennzeichnete Betriebsanweisung zugeordnet.
Die Anweisung enthält Vorgaben und Hinweise zu Gefahren beim Umgang mit der jeweiligen Maschine sowie Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln. Sie regelt das Verhalten bei Störungen und Unfällen, die Erste Hilfe sowie die sachgerechte Instandhaltung und Entsorgung. Mehr dazu im Beitrag Betriebsanweisungen, eine Frage der Sicherheit.
Auch Betriebsanweisungen lassen sich gut mit einer Software digitalisieren. Gefährdungsbeurteilungen und Sicherheitsbegehungen führen Sie mit der Arbeitsschutz-Software durch. Wie das für Ihre Anweisungen aussieht, erfahren Sie bei den Experten für digitales Formular-Management. Sprechen Sie uns an, wir beraten und unterstützen Sie gerne.
Vorteile der Software für digitale Arbeitsanweisungen
Selbst erstellen
Digitale Arbeitsanweisungen und digitale Betriebsanweisungen über Formulare selbst erstellen. Fotos, Videos, PDF und Word lassen sich zusätzlich im System bereitstellen.
Zentral verwalten
Daten und Listen liegen an einem zentralen Ort. Anweisungen sind mit einem Klick aktualisiert.
Mehrsprachig einarbeiten
Formulare stehen in mehreren Sprachen bereit. Das erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Verantwortung stärken
Die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden steigt, die Anweisung dient zugleich als digitale Dokumentation. Klare Prozesse sparen Zeit und Geld.
Für Standards, die über viele Standorte und Abteilungen hinweg gelten, nutzen Sie die SOP-Software.
Vom Papier zum digitalen Ablauf
mit firstaudit
Interessiert? Die Free-Version ist für einen Benutzer dauerhaft kostenlos. Premium testen Sie 14 Tage lang unverbindlich.
Kostenlos startenHäufige Fragen zu digitalen Arbeitsanweisungen
Vom Word-Dokument zur Anweisung, die am Arbeitsplatz wirklich gelesen wird.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsanweisung, Betriebsanweisung und SOP?
Eine Arbeitsanweisung beschreibt, wie eine Tätigkeit richtig ausgeführt wird, und dient vor allem der Qualität. Eine Betriebsanweisung regelt den sicheren Umgang mit Maschinen, Arbeitsmitteln oder Gefahrstoffen und ist gesetzlich vorgeschrieben, etwa nach Gefahrstoff- und Betriebssicherheitsverordnung. SOP (Standard Operating Procedure) ist der international übliche Begriff für eine verbindliche Standardarbeitsanweisung, vor allem in Pharma und Medizintechnik.
Schreibt ISO 9001 Arbeitsanweisungen vor?
Nicht ausdrücklich. ISO 9001 verlangt dokumentierte Information in dem Umfang, der für wirksame Prozesse nötig ist. Wo Fehler entstehen, wenn jeder anders arbeitet, ist eine Arbeitsanweisung der übliche Weg, das nachzuweisen. Im Audit zählt dann, dass die Anweisung aktuell, freigegeben und am Arbeitsplatz verfügbar ist.
Welche Software eignet sich für digitale Arbeitsanweisungen?
Entscheidend ist, dass die Software mehr kann als ein PDF anzeigen. Jeder Arbeitsschritt sollte ein eigenes Bild oder Video bekommen, und der Mitarbeiter bestätigt ihn, bevor es weitergeht. Dazu kommen eine Versionsverwaltung mit Freigabe und der Zugriff vom Tablet direkt an der Maschine, auch ohne Netz. Eine interaktive Anweisung zeigt damit nicht nur, wie es geht, sie dokumentiert auch, dass es so gemacht wurde.
Wie erstelle ich eine digitale Arbeitsanweisung aus meiner Word-Vorlage?
Sie müssen nicht bei null anfangen. Der KI-Import von firstaudit liest bestehende Arbeitsanweisungen aus Word, Excel oder PDF ein und zerlegt sie in einzelne Schritte. Danach ergänzen Sie Fotos, Videos und Sicherheitshinweise dort, wo sie gebraucht werden, und legen fest, welche Schritte bestätigt werden müssen. Eine typische Anweisung ist so in weniger als einer Stunde digital einsatzbereit.
Wie kommen Arbeitsanweisungen mobil an den Arbeitsplatz?
Am einfachsten über einen QR-Code an der Maschine oder am Arbeitsplatz. Der Mitarbeiter scannt ihn mit Tablet oder Smartphone und hat sofort die passende, aktuelle Anweisung vor sich. Niemand sucht mehr im Ordner oder arbeitet nach einem alten Ausdruck. Neue Kollegen arbeiten sich so Schritt für Schritt ein, ohne dass jemand danebenstehen muss.
Darf eine Betriebsanweisung digital bereitgestellt werden?
Ja, wenn sie für die Beschäftigten am Arbeitsplatz jederzeit zugänglich ist, etwa über ein Tablet an der Maschine. Die Technischen Regeln, zum Beispiel TRGS 555 für Gefahrstoffe, lassen elektronische Formen ausdrücklich zu. Die mündliche Unterweisung ersetzt die digitale Betriebsanweisung allerdings nicht. Sie bleibt Pflicht und wird nur einfacher dokumentiert.
Wie weise ich nach, dass alle mit der aktuellen Version arbeiten?
Jede Änderung wird als neue Version freigegeben und steht danach überall gleichzeitig bereit. Die alte Version bleibt archiviert, sodass jederzeit klar ist, was wann galt. Mitarbeiter bestätigen die Kenntnisnahme per Unterschrift in der App. Bei Betriebsanweisungen brauchen Sie das ohnehin, weil die Unterweisung dokumentiert werden muss.
Lassen sich Arbeitsanweisungen in mehreren Sprachen bereitstellen?
Ja. Dieselbe Anweisung steht in mehreren Sprachen zur Verfügung, jeder Mitarbeiter liest sie in seiner Sprache. Bei einer Änderung gilt die neue Version für alle Sprachfassungen gleichzeitig.
Was kostet die Software für digitale Arbeitsanweisungen?
Für Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen und Prüfungen nutzen Sie firstaudit mit einem Benutzer dauerhaft kostenlos, mit eingeschränktem Funktionsumfang. Setzt ein Team firstaudit als Software für Arbeitsanweisungen ein, gilt der Standard-Tarif ab fünf Benutzern. Details finden Sie auf der Preisseite.
Was gehört in eine Arbeitsanweisung?
Zweck und Geltungsbereich, die einzelnen Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge, benötigte Werkzeuge und Materialien, Prüfpunkte und Sicherheitshinweise. Dazu kommen Version, Freigabe und Verantwortliche.
Wer erstellt eine Arbeitsanweisung?
Meist die Fachabteilung oder der Prozessverantwortliche zusammen mit den Mitarbeitern, die die Tätigkeit ausführen. Prüfung und Freigabe richten sich nach den Zuständigkeiten im Unternehmen.
Wie schreibt man eine Arbeitsanweisung?
Beschreiben Sie die Tätigkeit in kurzen, nummerierten Schritten in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt wird. Jeder Schritt enthält eine Handlung, ergänzt um Bild oder Video, wo Worte nicht reichen. Lassen Sie den Entwurf von jemandem testen, der die Tätigkeit ausführt, bevor Sie ihn freigeben.
Wie oft muss zu Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe unterwiesen werden?
Vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich, mündlich und arbeitsplatzbezogen. Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen (§ 14 Abs. 2 GefStoffV).
Gibt es auch eine Vorlage für Verfahrensanweisungen?
Ja, als kostenlose Word-Vorlage für Verfahrensanweisungen. Sie beschreibt Abläufe über Abteilungen hinweg, während die Arbeitsanweisung eine einzelne Tätigkeit regelt.