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Digitale Arbeitsanweisungen: Präzise, papierlos und immer verfügbar

Optimieren Sie Abläufe, reduzieren Sie Fehler und steigern Sie die Effizienz – mit klaren, digitalen Anweisungen für jeden Prozess.

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firstaudit ist eine Lösung um immer wiederkehrende Arbeitsanweisungen digital vorzugeben und zu dokumentieren.

Eine Arbeitsanweisung ist eine Hilfestellung und ein Leitfaden für den Arbeitsalltag. Ein Instrument, der den Mitarbeiter:innen dabei unterstützt, seine Arbeit völlig selbstständig und entsprechend der gebotenen Vorgaben und Qualität fehlerlos durchführen zu können. Eine zuverlässige Erreichbarkeit der Arbeitsanweisungen ist für die ordnungsgemäße Ausführung seitens der Mitarbeiter:innen ausschlaggebend, erfordert jedoch gleichzeitig Einfachheit für den, der die Arbeitsanweisung stellt. Wussten Sie schon, dass Sie alle Ihre Arbeitsanweisungen mühelos digitalisieren – und damit erheblich komfortabler ans Tagesgeschäft gehen können? Ganz einfach: mit dem Einsatz der firstaudit Arbeitsanweisungs-App. Schritt für Schritt werden in diesem System die erforderlichen Vorgaben angelegt – ohne Programmierkenntnisse. So funktioniert Digitalisierung - eine Software als perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.

Wie schreiben Sie gute Arbeitsanweisungen und motivieren damit Ihre Mitarbeiter?

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog. Erhalten Sie zudem Ihre kostenlose Muster Vorlage.

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Inhalte einer digitalen Arbeitsanweisung

Bei der Erstellung einer digitalen Arbeitsanweisung in Form einer digitalen Checkliste ist festzulegen, wofür, wo, wie und wie gut gearbeitet werden soll. Neben dem Zweck der Arbeit, dem Arbeitsplatz oder Anwendungsbereich sowie der Definition des detaillierten Arbeitsablaufs mit seinen entsprechenden Qualitätsvorgaben sind noch weitere Fragen zu berücksichtigen, die eine Rolle bei der Durchführung der jeweiligen Tätigkeit spielen. Wer muss die Arbeit erledigen, was ist durchzuführen, womit ist zu arbeiten und weshalb ist die Tätigkeit durchzuführen – Fragen, die sich mit der Definition von Qualitätsvorgaben befassen. Dazu gehören auch Definitionen zur Verantwortlichkeit, den Arbeitsgängen, den erforderlichen Hilfsmitteln sowie Begründung und Hinweise zur durchzuführenden Tätigkeit. All diese Standards finden in der digitalen App für Arbeitsanweisungen ab sofort einen übersichtlichen, intuitiv und einfach zu organisierenden Platz. Erstellen Sie Prozesse, stellen Sie Mitarbeitern:innen digitale Daten zur Verfügung, sparen Sie Geld, Zeit und optimieren Sie Ihre Produktion oder Dienstleistung. Alles auf einen Blick. Sicher und stets brandaktuell. Der Einsatz einer digitalen Arbeitsanweisung lohnt sich, Sie verbessern automatisch Ihre Standards und die Zufriedenheit der Kunden.

Betriebsanweisungen und Abläufe digitalisieren

Ein weiterer Bereich ist die Betriebssicherheit. Dieser liegt die Betriebsanweisung zugrunde. Und selbstverständlich lässt sich diese, wie auch die digitalen Arbeitsanweisungen ebenfalls digital darstellen. Bei einer digitalen Betriebsanweisung dreht es sich um die Information und Anordnung des Arbeitgebers über den korrekten und sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln sowie mit gefährlichen Stoffen. Betriebsanweisungen sind bindend für jeden Arbeitgeber. Zum Schutz seines Personals und zur Gewährleistung eines jederzeit berechenbaren, sicheren Ablaufs aller Arbeitsprozesse im Unternehmen. Insbesondere im Prozess der chemischen Industrie, der Produktion und in Rohstoffe verarbeitenden Betrieben ist den Arbeitsmitteln und Maschinen eine farblich gekennzeichnete Betriebsanweisung zugeordnet. Die Anweisung enthält Vorgaben und Hinweise zu Gefahren beim Umgang mit der jeweiligen Maschine sowie Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, zum Verhalten bei Störungen, Unfällen, zu Erster Hilfe sowie zu sachgerechter Instandhaltung und Entsorgung. Auch Betriebsanweisungen lassen sich perfekt mit einer Software digitalisieren. Wie das geht, erfahren Sie bei den Experten für digitales Formular-Management. Sprechen Sie uns an – wir beraten und unterstützen Sie gerne. Weitere Informationen zur Erstellung von Arbeitsanweisungen  finden Sie in unserem Blog.

Vorteile der Software:

  • Digitale Arbeitsweisungen und digitale Betriebsanweisungen über Formulare selbst erstellen
  • Zusätzliche Möglichkeit, Fotos, Videos, PDF, Word im System bereitzustellen
  • Ideal als digitale Dokumentation
  • Sparen Sie bares Geld und Zeit durch optimierte Prozesse
  • Aktualisierung der Anweisungen auf Knopfdruck on-the-fly
  • Daten und Listen an einem zentralen Ort (Zentrale Verwaltung)
  • Mehrsprachigkeit der Formulare
  • Einfaches Onboarding von Mitarbeiter:innen
  • Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen steigern und Mitarbeiter:innen motivieren

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Häufige Fragen zu digitalen Arbeitsanweisungen

Vom Word-Dokument zur Anweisung, die am Arbeitsplatz wirklich gelesen wird.

Eine Arbeitsanweisung beschreibt, wie eine Tätigkeit richtig ausgeführt wird, und dient vor allem der Qualität. Eine Betriebsanweisung regelt den sicheren Umgang mit Maschinen, Arbeitsmitteln oder Gefahrstoffen und ist gesetzlich vorgeschrieben, etwa nach Gefahrstoff- und Betriebssicherheitsverordnung. SOP (Standard Operating Procedure) ist der international übliche Begriff für eine verbindliche Standardarbeitsanweisung, vor allem in Pharma und Medizintechnik.
Nicht ausdrücklich. ISO 9001 verlangt dokumentierte Information in dem Umfang, der für wirksame Prozesse nötig ist. Wo Fehler entstehen, wenn jeder anders arbeitet, ist eine Arbeitsanweisung der übliche Weg, das nachzuweisen. Im Audit zählt dann, dass die Anweisung aktuell, freigegeben und am Arbeitsplatz verfügbar ist.
Entscheidend ist, dass die Software mehr kann als ein PDF anzeigen. Jeder Arbeitsschritt sollte ein eigenes Bild oder Video bekommen, und der Mitarbeiter bestätigt ihn, bevor es weitergeht. Dazu kommen eine Versionsverwaltung mit Freigabe und der Zugriff vom Tablet direkt an der Maschine, auch ohne Netz. Eine interaktive Anweisung zeigt damit nicht nur, wie es geht, sie dokumentiert auch, dass es so gemacht wurde.
Sie müssen nicht bei null anfangen. Der KI-Import von firstaudit liest bestehende Arbeitsanweisungen aus Word, Excel oder PDF ein und zerlegt sie in einzelne Schritte. Danach ergänzen Sie Fotos, Videos und Sicherheitshinweise dort, wo sie gebraucht werden, und legen fest, welche Schritte bestätigt werden müssen. Eine typische Anweisung ist so in weniger als einer Stunde digital einsatzbereit.
Am einfachsten über einen QR-Code an der Maschine oder am Arbeitsplatz. Der Mitarbeiter scannt ihn mit Tablet oder Smartphone und hat sofort die passende, aktuelle Anweisung vor sich. Kein Suchen im Ordner, kein ausgedrucktes Blatt mit altem Stand. Neue Kollegen arbeiten sich so Schritt für Schritt ein, ohne dass jemand danebenstehen muss.
Ja, wenn sie für die Beschäftigten am Arbeitsplatz jederzeit zugänglich ist, etwa über ein Tablet an der Maschine. Die Technischen Regeln, zum Beispiel TRGS 555 für Gefahrstoffe, lassen elektronische Formen ausdrücklich zu. Die mündliche Unterweisung ersetzt die digitale Betriebsanweisung allerdings nicht. Sie bleibt Pflicht und wird nur einfacher dokumentiert.
Jede Änderung wird als neue Version freigegeben und steht danach überall gleichzeitig bereit. Die alte Version bleibt archiviert, sodass jederzeit klar ist, was wann galt. Mitarbeiter bestätigen die Kenntnisnahme per Unterschrift in der App. Das ist besonders bei Betriebsanweisungen wichtig, denn die zugehörige Unterweisung muss dokumentiert werden.
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