Zusammenfassung: Ein Gemba Walk ist kein informeller Rundgang, sondern ein methodischer Ansatz, um Abläufe direkt am Ort des Geschehens zu analysieren. Entscheidend ist die Vorbereitung: Ohne klare Struktur bleibt es bei Einzelbeobachtungen, die sich schwer einordnen lassen. Wer hingegen systematisch mit einer Checkliste arbeitet, erkennt Muster und Zusammenhänge, stellt die richtigen Fragen und schafft eine fundierte Basis für Verbesserungen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine effektive Gemba Walk Checkliste erstellen – und weshalb sie weit mehr ist als nur ein Formular zum Abhaken.

Gemba kommt aus dem Japanischen und lässt sich mit „der reale Ort“ übersetzen – gemeint ist der Ort, an dem Wertschöpfung tatsächlich stattfindet. In der Fertigung ist das typischerweise der Shopfloor.

Ein Gemba Walk verfolgt das Ziel, Prozesse dort zu verstehen, wo sie tatsächlich ablaufen – im direkten Umfeld von Maschinen, Arbeitsplätzen und Materialflüssen. Entscheidend ist nicht das reine Beobachten, sondern das systematische Erkennen von Abweichungen, Engpässen und ineffizienten Abläufen. Im Mittelpunkt steht die Frage: Was steht einem stabilen, reibungslosen Prozess im Weg? Der Gemba Walk ist kein Kontrollinstrument, sondern ein methodischer Ansatz, um im Dialog mit den Mitarbeitenden Ursachen zu hinterfragen und Verbesserungspotenziale sichtbar zu machen.

Damit aus Beobachtungen konkrete Handlungsansätze werden, braucht es mehr als Erfahrung: Es braucht Struktur. Und genau hier setzt die Checkliste an.

Ein Gemba Walk ohne Leitfaden ist wie eine Werksführung ohne Ziel. Allgemeine Fragen wie „Läuft alles rund?“ führen selten zu relevanten Erkenntnissen. Hilfreicher ist es, gezielt auf Abweichungen, Potenziale und Störungen zu achten. Eine gut durchdachte Checkliste stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden – unabhängig von Erfahrung oder Funktion der durchführenden Person. Vor allem in komplexen oder schnelllebigen Fertigungsumgebungen gilt: Was nicht gezielt beobachtet und dokumentiert wird, bleibt meist unentdeckt – und damit unbearbeitet.

Vor dem Start eines Gemba Walks müssen einige Rahmenbedingungen definiert sein.

• Welcher Bereich steht im Mittelpunkt?
• Gibt es konkrete Beobachtungsziele (Qualität, Sicherheit, Durchlaufzeiten)?
• Wer geht mit? Eine Perspektive ist gut – mehrere sind besser.

Darauf aufbauend lassen sich gezielt Prüffelder ableiten, etwa:

• Sicherheit: Sind potenzielle Gefahrenquellen erkennbar? Gibt es Stolperstellen, ungesicherte Bereiche oder fehlende persönliche Schutzausrüstung (PSA)?
• Abläufe: Werden Arbeitsschritte konsequent eingehalten? Deuten improvisierte Lösungen auf fehlende Standards hin?
• Materialfluss: Erreicht das Material ohne Verzögerungen den richtigen Ort? Sind Umwege, Engpässe oder Bestandsanhäufungen sichtbar?
• Anlagenzustand: Laufen Maschinen stabil im Takt? Gibt es Ausfallmuster, ungeplante Stillstände oder sichtbare Abnutzungen?
• Kommunikation: Ist für alle Beteiligten klar, was als Nächstes zu tun ist? Werden Informationen nachvollziehbar und zeitnah weitergegeben?

Eine Gemba Walk Checkliste sollte aus der Realität des Betriebs heraus entwickelt wird – nicht aus allgemeinen Vorlagen oder theoretischen Standards. Entscheidend sind konkrete Beobachtungspunkte, die sich direkt auf Abläufe, Arbeitsbedingungen und Prozessqualität beziehen. Pauschale Fragen bringen wenig – gefragt sind konkrete Beobachtungspunkte.

Beispiel:

Statt „Ist es ordentlich?“ – besser: „Befinden sich Werkzeuge, Materialien oder Verpackungen im Laufweg?“

Weitere Beispiele:

• „Werden Informationen bei Schichtwechsel vollständig und nachvollziehbar übergeben?“
• „Sind Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz klar erkennbar und auf dem aktuellen Stand?“
• „Gibt es unnötige Bewegungsabläufe, z. B. durch Heben, Drehen oder Umgreifen?“
• „Liegen Anzeichen für Nacharbeit, Ausschuss oder wiederkehrende Fehler vor?“

Ob Gemba Walk oder Layered Process Audit: Eine wirksame Checkliste entsteht nicht aus dem Bauchgefühl, sondern folgt einer klaren Struktur.

1. Ziel klären: Was soll am Ende sichtbar werden? Geht es um Versorgungsengpässe, Abweichungen vom Standard oder Verbesserungspotenziale im Ablauf? Ohne klares Ziel bleibt die Beobachtung beliebig.
2. Beobachtungsfelder festlegen: Je nach Schwerpunkt sollten relevante Kategorien gewählt und sinnvoll gewichtet werden – etwa Sicherheit, Qualität, Ergonomie, Materialfluss oder Kommunikation.
3. Fragen konkretisieren: Statt allgemeiner Formulierungen sind konkrete, beobachtbare Kriterien entscheidend. Offene Fragen wie „Läuft alles gut?“ liefern selten verwertbare Hinweise.
4. Team zusammenstellen: Ein interdisziplinäres Team bringt Mehrwert – wenn Produktion, Instandhaltung und Qualität gemeinsam unterwegs sind, entstehen differenzierte Perspektiven – und tragfähigere Ergebnisse.
5. Zeitfenster setzen: Ein Gemba Walk muss nicht lang sein. 20 bis 30 Minuten reichen oft aus, sofern die Begehung regelmäßig erfolgt und gezielt vorbereitet ist.
6. Digital dokumentieren: Mit einer App lassen sich Fotos, Kommentare und Maßnahmen direkt erfassen. Das spart Zeit, erhöht die Vergleichbarkeit – und ermöglicht die Ableitung konkreter Schritte.

Ziel: Engpässe im Materialfluss erkennen und ergonomische Schwachstellen identifizieren

1. Materialfluss

• Werden alle Materialien bedarfsgerecht und direkt an den Arbeitsplatz geliefert?
• Treten Rückstaus, Wartezeiten oder Materialengpässe im Montageprozess auf?
• Werden leere Transportbehälter rechtzeitig entfernt oder blockieren sie den Ablauf?

2. Ergonomie und Arbeitsplatzgestaltung

• Befinden sich Gegenstände oder loses Material im Lauf- oder Greifbereich?
• Sind alle benötigten Hilfsmittel wie Werkzeuge klar gekennzeichnet, funktionsfähig und ergonomisch erreichbar?
• Wird der Arbeitsplatz regelmäßig gereinigt und in einem ordentlichen Zustand gehalten?
• Unterstützen visuelle Markierungen und feste Platzierungen eine klare Struktur und Orientierung?

3. Qualität und Prozesssicherheit

• Sind alle Prüfmittel einsatzbereit, kalibriert und eindeutig zugeordnet?
• Wird Nacharbeit konsequent erfasst, dokumentiert und analysiert?
• Gibt es Hinweise auf systematische Fehler? Lassen sich wiederkehrende Fehlerursachen oder Abweichungen vom Standard erkennen?

4. Arbeitssicherheit

• Sind Not-Aus-Schalter sowie andere sicherheitsrelevante Bedienelemente frei zugänglich?
• Ist persönliche Schutzausrüstung (PSA) vorhanden und wird sie korrekt getragen?
• Gibt es schlecht beleuchtete oder unübersichtliche Stellen?

5. Kommunikation & Informationsfluss

• Bestehen Unklarheiten hinsichtlich der aktuellen Arbeitsaufträge oder Prioritäten?
• Werden Hinweise, Beobachtungen oder Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden systematisch aufgenommen und bewertet?
• Gibt es bekannte Rückmeldungen, die bislang ohne Rückverfolgung geblieben sind?

• Checklisten ohne Praxisbezug: Standardvorlagen ohne Anpassung an die konkreten Gegebenheiten führen zu austauschbaren Ergebnissen. Nur betriebsspezifische Fragen bringen echte Erkenntnisse.
• Kein Follow-up: Beobachtungen bleiben folgenlos, wenn daraus keine Maßnahmen abgeleitet werden – oder nicht geklärt ist, wer für die Umsetzung verantwortlich ist.
• Falsche Schwerpunkte: Ein sauberer Arbeitsplatz (wie z.B. aufgeräumte Werkbänke) ist kein Indikator für stabile Prozesse. Entscheidend sind Daten zur Prozessfähigkeit, Wiederholgenauigkeit oder zum Auftreten von Abweichungen.
• Fehlende Einbindung der Führungsebene: Wenn niemand aus der Leitung dabei ist, verliert der Walk an Gewicht.
• Ablauf ohne Dialog: Die Checkliste ist ein Werkzeug – kein Ersatz für das Gespräch. Erst durch gezielte Fragen und echtes Interesse entsteht ein Verständnis für Ursachen und Zusammenhänge.

In der Praxis beginnen viele Unternehmen mit einfachen Mitteln – etwa Papierbögen, Excel-Tabellen oder PDF-Formulare. Das ist ein sinnvoller erster Schritt, bringt jedoch schnell Grenzen mit sich: Medienbrüche erschweren die Auswertung, Beobachtungen bleiben unstrukturiert, und Rückmeldungen versanden in Ablagen.

Ohne entsprechende Lösung für ein digitales Prozessaudit fehlt in vielen Fällen die notwendige Transparenz, um Auffälligkeiten systematisch zu verfolgen und Maßnahmen konsequent umzusetzen. Wer Prozesse wirksam verändern will, benötigt mehr als ein statisches Dokument zum Abhaken. Mit firstaudit wird aus jeder Beobachtung ein konkreter nächster Schritt – inklusive Fotodokumentation, Zuständigkeit und Fristsetzung.

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