Datenmanagement in der Praxis: Gute Daten, schlechte Daten

Eines meiner Lieblingsthemen: Gute Daten, schlechte Daten! Ja, vermessen lässt sich mittlerweile ja bekanntlich so gut alles. Nur, was da gemessen und erfasst wird, muss auch irgendwie einen Sinn ergeben und verwertbar sein. Die Liste der Fails ist lang: Eine Werbekampagne, die an der Targetgroup vorbeigeht. Gefolgt von einer Geschäftskorrespondenz, die an die falsche Adresse gesendet wird. Und so weiter. Das Ergebnis: Falsche Daten oder verlorene Kunden bringen das eigene Unternehmen nicht weiter oder gar in Turbulenzen. Aber auch ganz profane Dinge, wie Fragen rund um Hygiene, Einweisungen und Schulungen von Mitarbeitern in sensiblen Bereichen stellen ein Risiko dar, wie im Gesundheitswesen, in Gastronomie und Hotellerie. Was oftmals mit Zetteln, Papierformularen und Checklisten abgearbeitet wird, bietet viel Spielraum für Lücken, Fehler und Fehlinterpretation. Das kann nicht nur ineffizient sein, sondern im Ernstfall auch haftungsrelevant werden – etwa bei Audits, Rückverfolgbarkeit oder im Qualitätsmanagement. Ein fehlender Eintrag, ein falsch gesetzter Haken – und schon wird aus einem kleinen Versäumnis ein großer Stolperstein. Verlorene Zettel, unleserliche Handschriften oder nicht dokumentierte Aufgaben gehören immer noch zum Alltag vieler Unternehmen. Prozesse werden fehleranfällig, Abläufe intransparent – und Nachweise schwierig.

Warum also nicht mit einer Software für mobiles Datenerfassung sowie digitalen Checklisten Formulare, Mitarbeiterinformationen, Einweisungen, Schulungen und das Ausführen von Routinetätigkeiten erfassen? Digitale Eingaben minimieren Übertragungsfehler, steigern die Datenqualität und sorgen für konsistente, nachvollziehbare Informationen. Abrufbar und damit schnell und einfach belegbar, wenn gefordert! – egal ob auf dem Tablet, im Büro oder direkt im System.

Das Zauberwort heißt Informations-Management – und dazu gehört auch professionelles Datenmanagement. Als erstes gilt dabei: Ungenaues Arbeiten oder gar schludern ist nicht erlaubt und mit digitalen Checklisten auch nicht möglich. Rechtliche Verstöße mangels lückenloser Dokumentation adé. Genauigkeit, Vollständigkeit, Zuverlässigkeit, Einheitlichkeit, Eindeutigkeit und Verständlichkeit der erhobenen Daten sind umsetzbar. Nur so entsteht eine belastbare Datengrundlage – als Basis für fundierte Entscheidungen und nachhaltige Verbesserungen.

Denn am Ende ist klar: Gute Daten sind kein Zufall. Sie sind das Ergebnis durchdachter Prozesse, klarer Zuständigkeiten und der richtigen digitalen Werkzeuge.