Was ist ein Audit? Definition, Arten und Ablauf in der Firma
Definition: Was ist ein Audit?
Ein Audit ist eine systematische, unabhängige und dokumentierte Prüfung: Ein Auditor sammelt objektive Nachweise und bewertet, ob festgelegte Kriterien erfüllt sind. Den Rahmen für Audits von Managementsystemen beschreibt die ISO 19011:2026. Welche Kriterien gelten, hängt vom Audit ab, etwa Normen, Gesetze, Kundenanforderungen oder interne Standards.
Ohne Audits funktioniert kein Qualitätsmanagement. Für Auditoren heißt das im Alltag oft: Notizen auf dem Klemmbrett, Fotos auf dem Privathandy und eine lange Nachbereitung am Schreibtisch. Geprüft werden Prozesse, Produkte oder ganze Managementsysteme, etwa nach ISO 9001, nach Kundenvorgaben oder nach Gesetz. Dieser Leitfaden erklärt Begriffe, Auditarten und Ablauf und zeigt, wo digitale Werkzeuge die Arbeit leichter machen.
Überblick: Die wichtigsten Audit-Themen auf einen Blick
- Was bedeutet „Audit“?
- Welche Ziele hat ein Audit?
- Welche Auditarten gibt es?
- 1st / 2nd / 3rd Party im Vergleich
- Wie läuft ein Audit ab?
- Wie bereitet man ein Audit vor?
- Was wird bei einem Audit geprüft?
- Was erwartet Mitarbeiter im Audit?
- Auditkriterien, Nachweise, Feststellungen
- Was steht im Auditbericht?
- Was passiert bei Abweichungen?
- Audit-Checkliste
- Beispiele aus der Praxis
- Audit vs. Inspektion vs. Zertifizierung
- Welche Rolle spielt ISO 19011:2026?
- Wie hilft digitale Auditsoftware?
- Häufige Fragen zu Audits
Was bedeutet „Audit“?
Der Begriff kommt vom lateinischen audire, also „hören“. Gemeint ist heute eine geplante, nachvollziehbare Überprüfung mit einer einfachen Frage: Passt das, was tatsächlich getan wird, zu dem, was vorgegeben ist?
Die Geschäftsführung sieht so, ob Vorgaben gelebt werden. Kunden, Behörden und Zertifizierungsstellen bekommen einen Nachweis dafür.
Auf Deutsch sagt man meist Prüfung oder Überprüfung. Den Begriff gibt es nicht nur im Qualitätsmanagement: In der Finanzwelt meint Audit die Prüfung des Jahresabschlusses durch Wirtschaftsprüfer, in der IT die Prüfung von Systemen und Lizenzen, im Datenschutz die Kontrolle, ob die DSGVO umgesetzt ist. Dieser Artikel behandelt Audits von Managementsystemen, Prozessen und Produkten im Unternehmen.
Welche Ziele hat ein Audit?
- Nachweis, dass Normen, Gesetze und Kundenanforderungen erfüllt sind
- Risiken erkennen, bevor daraus Reklamationen werden oder das Zertifikat in Gefahr gerät
- Verbesserung im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
- Vorbereitung auf Zertifizierungen, etwa nach ISO 9001 oder IATF 16949.
- Vertrauen bei Kunden und Lieferanten
Welche Auditarten gibt es?
Interne Audits (First-Party-Audit)
Interne Auditoren prüfen Prozesse, Bereiche oder Managementsysteme im eigenen Unternehmen. Damit bereitet sich ein Unternehmen auf Zertifizierungen vor und findet, wo Abläufe besser werden können. ISO 9001 verlangt interne Audits in geplanten Abständen.
Layered Process Audit (LPA): bewährte Form des internen Audits in der Fertigung
Lieferantenaudits (Second-Party-Audit)
Ein Kunde prüft seinen Lieferanten auf Einhaltung vereinbarter Qualitätsstandards. Verbreitet in der Automotive-Industrie nach VDA 6.3 oder IATF 16949.
Lieferantenaudit mit digitalen Checklisten
Zertifizierungsaudits (Third-Party-Audit)
Eine unabhängige, akkreditierte Zertifizierungsstelle prüft das Unternehmen. Nur Third-Party-Audits führen zu anerkannten Zertifizierungen.
Externes Audit: Definition & Ablauf
Weitere Auditarten im Überblick
| Auditart | Einsatzgebiet | Norm / Methode |
|---|---|---|
| Systemaudit | Gesamtes Managementsystem | ISO 9001 |
| Prozessaudit | Einzelner Fertigungs- oder Geschäftsprozess | VDA 6.3 |
| Produktaudit | Fertiges Produkt gegen Qualitätsanforderungen | EMPB, APQP |
| Compliance-Audit | Gesetzliche und regulatorische Anforderungen | Compliance |
| HSE / EHS-Audit | Health, Safety, Environment | ISO 45001 |
| 5S-Audit | Ordnung & Sauberkeit am Arbeitsplatz | 5S-Methode |
| HACCP-Audit | Lebensmittelsicherheit & Hygiene | HACCP-Richtlinien |
| GMP-Audit | Pharma, Medizintechnik und regulierte Herstellung | EU-GMP-Leitfaden, FDA |
| Remote / Hybrid Audit | Virtuell oder teilweise remote | ISO 19011:2026 |
1st, 2nd und 3rd Party Audit im Vergleich
| Auditart | Typische Frage | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|
| Internes Audit | Arbeiten wir nach unseren eigenen Vorgaben? | Interner Auditbericht |
| Lieferantenaudit | Erfüllt der Lieferant unsere Anforderungen? | Lieferantenbewertung |
| Zertifizierungsaudit | Erfüllt das Managementsystem die Norm? | Zertifikat oder Abweichungsbericht |
| Prozessaudit | Läuft der Prozess stabil und nachvollziehbar? | Prozessbewertung und Maßnahmen |
| Produktaudit | Erfüllt das Produkt definierte Anforderungen? | Produktbewertung |
Wie läuft ein Audit ab?
Ein Audit hat drei Phasen. In zweien davon geht mit Papier und Excel viel Zeit verloren. Der Vergleich:
Der Ablauf in zehn Schritten:
Wie bereitet man ein Audit richtig vor?
Ob ein Audit nur eine Pflicht abhakt oder wirklich etwas aufdeckt, entscheidet sich oft in der Vorbereitung. Legen Sie vorher Umfang, Kriterien, Zuständigkeiten und die benötigten Nachweise fest.
- Auditziel und Auditumfang definieren
- Relevante Normen, SOPs und Kundenanforderungen sammeln
- Auditplan mit Zeitfenstern und Ansprechpartnern erstellen
- Frühere Auditberichte und offene CAPA-Maßnahmen prüfen
- Checklisten oder Fragenkataloge vorbereiten
- Nachweise wie Schulungen, Prüfprotokolle und Prozessdokumente bereitlegen
- Beteiligte über Ablauf und Erwartungen informieren
Was wird bei einem Audit geprüft?
Dokumente sind nur die halbe Miete. Der Auditor schaut auch, ob im Alltag so gearbeitet wird, wie es beschrieben ist, und bewertet anhand objektiver Nachweise, ob die Prozesse wirken.
- Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
- Schulungsnachweise und Qualifikationen
- Prüfprotokolle und Freigaben
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege
- Kennzahlen, Risiken und Verbesserungsmaßnahmen
- Umgang mit Abweichungen und Reklamationen
- Nachweise aus früheren Audits und offene Maßnahmen
Audit in der Firma: Was Mitarbeiter erwartet
Für viele Beschäftigte ist ein Audit vor allem ungewohnt. Jemand Fremdes steht am Arbeitsplatz, stellt Fragen und schreibt mit. Bewertet wird dabei der Ablauf. Die Frage ist, ob Vorgaben und gelebte Praxis zusammenpassen.
Typische Fragen an Mitarbeiter:
- Wie gehen Sie bei dieser Tätigkeit vor, und wo ist beschrieben, wie es gemacht werden soll?
- Was tun Sie, wenn ein Teil nicht in Ordnung ist oder eine Störung auftritt?
- Welche Schulungen oder Unterweisungen haben Sie dafür bekommen?
- Wo dokumentieren Sie Prüfungen und Ergebnisse?
- Wen informieren Sie bei Problemen?
Am besten antworten Sie ehrlich und zeigen, wie Sie wirklich arbeiten. Wenn Sie etwas nicht wissen, sagen Sie das und zeigen Sie, wo die Information steht. Vermutungen helfen niemandem. Eine Abweichung zeigt, wo ein Ablauf nachgeschärft werden muss. Mit persönlichem Versagen hat sie in der Regel nichts zu tun.
Auditkriterien, Auditnachweise und Auditfeststellungen
Um diese Begriffe dreht sich jedes Audit:
| Begriff | Definition | Beispiele |
|---|---|---|
| Auditkriterien | Anforderungen, gegen die geprüft wird | ISO 9001, SOPs, Kundenanforderungen |
| Auditnachweise | Objektiv prüfbare Belege | Checklisten, Fotos, Schulungsnachweise |
| Konformität | Anforderung erfüllt | Prozess läuft wie definiert |
| Abweichung | Anforderung nicht erfüllt | Fehlende Dokumentation, falsches Verfahren |
| Beobachtung | Kein Verstoß, Verbesserungspotenzial | Prozess läuft, hat aber unnötige Zwischenschritte |
| Positiver Befund | Besonders gute Praxis | Best Practice zur Weitergabe |
Was steht in einem Auditbericht?
- Auditumfang, Auditkriterien und Auditteam
- Datum und Ort der Auditdurchführung
- Alle Auditfeststellungen mit Nachweisen
- Einstufung der Abweichungen (z. B. Major / Minor), soweit das Auditverfahren das vorsieht
- Empfehlungen und Verbesserungsmöglichkeiten
- Vereinbarte Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen
Was passiert bei Abweichungen?
Abweichungen gehören zu fast jedem Audit. Sie zeigen, wo ein Prozess verbessert oder ein Nachweis ergänzt werden muss. Wichtig ist, sie richtig einzustufen und die Maßnahmen bis zum Ende zu verfolgen.
Major (schwerwiegend)
Eine wesentliche Anforderung ist nicht erfüllt, oder das System versagt an einer Stelle grundsätzlich. Im Zertifizierungsaudit wird das Zertifikat meist erst erteilt oder bestätigt, wenn Ursache und Korrektur nachgewiesen sind.
Minor (geringfügig)
Eine einzelne Anforderung ist nicht vollständig erfüllt, das System funktioniert aber im Kern. Üblich ist ein Maßnahmenplan mit Frist, den der Auditor später prüft.
Beobachtung
Kein Verstoß, aber Verbesserungspotenzial. Empfehlung ohne Pflicht zur Maßnahme.
Maßnahmenprozess nach einer Abweichung
- Ursachenanalyse, zum Beispiel mit Ishikawa-Diagramm oder 5-Why-Methode
- Korrekturmaßnahme definieren
- Verantwortlichen und Frist festlegen
- Maßnahme umsetzen und dokumentieren
- Wirksamkeit prüfen
CAPA: Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen | 8D-Report
Audit-Checkliste: So bereiten Sie sich vor
Diese Checkliste hilft Ihnen, ein internes Audit strukturiert vorzubereiten und durchzuführen. Sie kann als Grundlage für eigene Fragenkataloge genutzt werden. 60 ausformulierte Auditfragen nach ISO 9001, jeweils mit Nachweis, finden Sie im Beitrag Fragenkatalog internes Audit.
| Phase | Aufgabe |
|---|---|
| Vorbereitung | Auditgrundlage und Auditbereich festlegen |
| Vorbereitung | Verantwortliche benennen und informieren |
| Vorbereitung | Relevante Dokumente und Nachweise sammeln |
| Vorbereitung | Prüfpunkte und Fragenkatalog vorbereiten |
| Durchführung | Eröffnungsgespräch durchführen |
| Durchführung | Nachweise sammeln, Fotos und Kommentare dokumentieren |
| Durchführung | Abweichungen klassifizieren (Major / Minor / Beobachtung) |
| Abschluss | Abschlussgespräch und Ergebnisse kommunizieren |
| Abschluss | Auditbericht erstellen und verteilen |
| Nachverfolgung | Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen festlegen und Wirksamkeit prüfen |
Beispiele für Audits in der Praxis
Audits werden überall dort eingesetzt, wo Prozesse, Nachweise und Verantwortlichkeiten überprüfbar sein müssen.
| Auditart | Was wird geprüft? |
|---|---|
| ISO 9001-Audit | Ob Qualitätsprozesse dokumentiert, umgesetzt und wirksam verbessert werden |
| Lieferantenaudit | Ob ein Lieferant vereinbarte Qualitäts-, Sicherheits- oder Dokumentationsanforderungen erfüllt |
| Prozessaudit Fertigung | Ob ein Produktionsprozess stabil, nachvollziehbar und fehlerarm abläuft |
| EHS-Audit | Schutzmaßnahmen, Unterweisungen und Begehungsprotokolle zu Arbeitssicherheit, Umwelt und Gesundheitsschutz |
| HACCP-Audit | Hygienevorgaben, HACCP-Dokumentation und Rückverfolgbarkeit in der Lebensmittelproduktion |
| Instandhaltungsaudit | Ob Wartungsintervalle, Sicherheitskontrollen und Mängelbehebungen vollständig dokumentiert sind |
Audit vs. Inspektion vs. Prüfung vs. Zertifizierung
Im Alltag gehen diese vier Begriffe oft durcheinander. Sie unterscheiden sich darin, was geprüft wird und was am Ende herauskommt:
- Audit: systematische, normbasierte Bewertung von Prozessen, Systemen oder Managementanforderungen. Ergebnis: Auditbericht mit Feststellungen und Maßnahmen.
- Inspektion: punktuelle Überprüfung des physischen Zustands eines Objekts, einer Anlage oder eines Produkts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ergebnis: Prüfprotokoll, Freigabe oder Sperrung.
- Prüfung: Bewertung einer einzelnen Funktion oder Anforderung. Ergebnis: bestanden oder nicht bestanden.
- Zertifizierung: formeller Nachweis durch eine akkreditierte Stelle, dass ein Managementsystem oder Produkt eine Norm erfüllt. Voraussetzung ist immer ein erfolgreiches Third-Party-Audit. Ergebnis: ISO-Zertifikat.
| Begriff | Fokus | Ergebnis | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Audit | Prozesse, Systeme, Normen | Auditbericht + Maßnahmen | ISO 9001 internes Audit |
| Inspektion | Objekt, Anlage, Zustand | Prüfprotokoll, Freigabe | Maschinenzustandsprüfung |
| Prüfung | Einzelne Anforderung | Bestanden / nicht bestanden | Produktmaßprüfung |
| Zertifizierung | Normerfüllung durch akkreditierte Stelle | ISO-Zertifikat | ISO 9001-Zertifizierung |
Welche Rolle spielt ISO 19011:2026?
Die ISO 19011 ist der internationale Leitfaden für Audits von Managementsystemen. Im Mai 2026 ist die Ausgabe ISO 19011:2026 erschienen. Sie ersetzt die Fassung von 2018 und geht ausführlicher auf digitale, remote und hybride Audits ein.
Zertifizieren lassen kann man sich nach ISO 19011 nicht. Sie beschreibt, wie Audits ablaufen sollen.
Nützlich ist sie für interne Audits ebenso wie für Lieferanten- und Systemaudits. Sie hilft, Auditprogramme nach Risiko zu planen und geeignete Auditoren auszuwählen.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Auditprinzipien | Integrität, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, risikobasierter Ansatz |
| Auditprogramm | Risikobasierte Planung aller Audits über einen definierten Zeitraum |
| Durchführung | Von der Planung bis zum Abschlussbericht, inkl. Remote-Formate |
| Auditorenkompetenz | Fachliche und persönliche Anforderungen an Auditoren |
Relevant für: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, IATF 16949.
Wie hilft digitale Auditsoftware bei der Durchführung?
Am Fachwissen scheitern Audits selten. Häufiger an Medienbrüchen: Checklisten liegen in Excel, Fotos auf Smartphones, Maßnahmen in E-Mails und Berichte in Word-Dateien. Dadurch gehen Nachweise verloren, Fristen werden übersehen und Auditergebnisse lassen sich nur schwer vergleichen.
Eine Audit-Software hält das zusammen. Fragen, Fotos, Kommentare, Abweichungen, Maßnahmen und Bericht hängen aneinander, und das Abtippen nach dem Audit fällt weg.
- Digitale Checklisten auf Tablet oder Smartphone, auch offline
- Fotodokumentation direkt am Prüfschritt
- PDF-Bericht direkt aus der Checkliste
- Maßnahmen mit Verantwortlichem, Frist und Status (ab Premium)
- Änderungsprotokoll: nachvollziehbar, wer wann was geändert hat
- Anbindung an SAP
Audits mobil durchführen und Maßnahmen im Blick behalten.
Mit firstaudit arbeiten Teams ihre Audits auf Tablet oder Smartphone ab.
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Fazit: Audits ohne Papierstapel
Ein Audit soll Prozesse verbessern. Wer noch mit Zettel und Stift auditiert, verliert Zeit bei der Nachbereitung und riskiert Lücken in der Dokumentation.
Mit der Audit-Software von firstaudit laufen Checkliste, Fotos, Bericht und Maßnahmen in einer App zusammen. Fertige Checklisten-Vorlagen lassen sich direkt übernehmen und an die eigenen Vorgaben anpassen.
Der Bericht ist fertig, wenn das Audit endet.
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Weiterführende Artikel
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Häufige Fragen zu Audits
https://www.dgq.de/fachbeitraege/was-ist-eigentlich-ein-audit/