Zusammenfassung: In zahlreichen Branchen spielen objektive Prüfungen, Kalibrierungen, Inspektionen und Zertifizierungen eine wichtige Rolle. Externe Audits sind unerlässlich im Qualitätsmanagement. Geprüfte Produkte, Verfahren, Dienstleistungen und Systeme müssen zuverlässig in Bezug auf ihre Qualität und Sicherheit sein, ein bestimmtes technisches Niveau erfüllen und die Anforderungen von ISO-Normen, Richtlinien und Gesetzen erfüllen. Ein externes ISO 9001 Audit (auch als Third-Party-Audit bezeichnet) ist eine systematische Überprüfung und Bewertung eines Unternehmens durch eine unabhängige Institution oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die von unabhängigen externen Auditoren durchgeführt wird. Um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern und Schwachstellen aufzudecken, sind externe Audits ebenso wichtig wie interne Audits. Durch den Einsatz neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) wird die Datenanalyse und Einhaltung von Qualitätsstandards automatisiert und optimiert, was zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung in Unternehmen beiträgt.
Was ist ein Externes Audit ISO 9001?
Ein externes Audit nach ISO 9001 ist eine formelle Überprüfung und Bewertung eines Unternehmens durch eine unabhängige Organisation, um festzustellen, ob die Anforderungen der ISO 9001-Norm für Qualitätsmanagementsysteme (QMS) erfüllt werden. Werden Unternehmen von Zertifizierungsorganisationen überprüft, handelt es sich dabei um Prozess- und Systemaudits. Ein Prozessaudit bewertet, ob Standards und Richtlinien eingehalten wurden, während ein Systemaudit das gesamte Managementsystem analysiert. Ein Zertifizierungsaudit wird von einem unabhängigen Auditor durchgeführt, um Objektivität und Neutralität zu garantieren. Der Auditor prüft relevante Prozesse und Dokumentationen, um sicherzustellen, dass diese festgelegten Qualitätsstandards entsprechen. Durch eine ISO 9001 Zertifizierung wird das Vertrauen von externen Stakeholdern und Kunden in Qualitätsstandards eines Unternehmens gestärkt ; eine wichtige Voraussetzung für Geschäftsabschlüsse.
Wozu dient eine externe Revision?
Das Ziel einer externen Prüfung ist es, die Genauigkeit und Integrität der Unternehmensberichte zu bewerten. Eine unabhängige Überprüfung bietet Investoren, Gläubigern und Aufsichtsbehörden die Gewissheit, dass die Berichte eines Unternehmens korrekt und vollständig sind. Darüber hinaus fördert eine externe Revision die Verbesserung interner Kontrollsysteme, da Auditoren Defizite aufdecken und Korrekturmaßnahmen vorschlagen. Regelmäßige Überprüfungen gewährleisten Transparenz und belegen die verlässliche Berichterstattung eines Unternehmens. Diese Transparenz stärkt das Vertrauen von Investoren und Anlegern, wodurch sie fundierte Entscheidungen treffen können, was zur Marktstabilität beiträgt. Zusätzlich sorgt die externe Prüfung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards (Compliance).
Wie wird ein externes Audit durchgeführt?
In Unternehmen kommen in der Regel verschiedene externe Audits zum Einsatz (Bsp. Finanz-Audit, ISO-Zertifizierungsaudit, IT-Sicherheitsaudits und Umwelt-Audit) Der Prozess eines externen Audits kann je nach Art des Audits variieren.
1. Präsenzschulungen: Zur dem Audit sollten Schulungen zum Verständnis des Managementsystems und der Durchführung von Audits entlang der ISO 19011 stattfinden, um das Personal auf ein externes Audit vorzubereiten.
2. Planung des Audits: Ein Auditor klärt mit Unternehmen den Auditumfang, die zu überprüfenden Bereiche und erwünschte Resultate. Ein Auditplan wird erstellt, der die einzelnen Schritte und den zeitlichen Ablauf des Audits festlegt.
3. Datenerhebung: Ein Auditor erfasst Informationen, Dokumente und Daten eines Unternehmens, die geprüft werden sollen. Dies kann z.B. die Überprüfung von Finanzberichten, Prozessen und internen Kontrollsystemen betreffen.
3. Durchführung des Audits: Externe Prüfende auditieren Prozesse, Systeme und Dokumentationen eines Unternehmens. Dies kann Interviews mit Mitarbeitern, Inspektionen vor Ort, Durchführung von Tests und Analysen umfassen. Mitarbeitenden des Unternehmens werden gezielte Fragen gestellt, um Defizite und Schwachstellen aufzudecken.
4. Auditbericht: Der Auditor erstellt einen Auditbericht, der Ergebnisse des Audits zusammenfasst und Verbesserungspotenziale aufzeigt. Der Bericht beinhaltet eine Beschreibung durchgeführter Prüfungen, identifizierte Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten sowie Empfehlungen zur Verbesserung der Prozesse oder zur Einhaltung der Standards.
5. Nachverfolgung: Es wird, ob empfohlene Maßnahmen umgesetzt und festgestellte Defizite beseitigt wurden. Die Phase stellt sicher, dass empfohlene Maßnahmen tatsächlich in die Praxis umgesetzt wurden.
Wahl einer geeigneten Zertifizierungsstelle
Die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ist für das Qualitätsmanagement unerlässlich, da sie belegt, dass Standards und Prozesse zur Gewährleistung von Qualitätsanforderungen eingehalten werden. Externe Audits von unabhängigen externen Parteien sind hierbei besonders wichtig. Ein externer Auditor überprüft, ob das Qualitätsmanagementsystem (QMS) den Vorgaben der DIN EN ISO 9001 entspricht. Es ist entscheidend, einen externen Dienstleister zu wählen, der Audits gemäß ISO 19011 durchführt. Die Wahl der richtigen Zertifizierungsstelle ist dabei von großer Bedeutung, um die Glaubwürdigkeit und Akzeptanz des Zertifikats sicherzustellen. Eine qualifizierte Zertifizierungsstelle garantiert umfassende und unparteiische Audits. Erfahrung, Fachkenntnis und Expertise bieten wertvolle Einblicke und Empfehlungen zur Optimierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS).
Auditarten – wie unterscheidet man interne und externe Audits?
Arten von Audits lassen sich in interne und externe Audits differenzieren. Während interne Audits von firmeninternen Auditoren organisiert werden, erfolgen externe Audits häufig in Zusammenarbeit mit unabhängigen externen Dienstleistern. Im Qualitätsmanagement von Unternehmen sind beide Auditarten erforderlich.
Ein internes Audit wird von firmeninternen Mitarbeitern, wie z.B. einem internen Auditor gemäß ISO 9001, durchgeführt und dient der Überprüfung interner Prozesse sowie des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Interne Audits sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards. Ein internes Audit wird für unternehmensinterne Zwecke, wie Fehlerbeseitigung genutzt.
Ein externes Audit (auch externes Systemaudit genannt) wird von unabhängigen externen Diesntleistern durchgeführt. Dabei wird überprüft, ob Qualitätsstandards und verschiedene Normen, bspw. die ISO 9001, eingehalten werden.
Externe Audits werden weiter folgendermaßen differenziert:
Ein Lieferantenaudit auch 2nd Party Audit genannt, wird vom Kunden oder einem beauftragten Auditor durchgeführt. Ziel ist es, die Fähigkeit des Lieferanten zu überprüfen, die spezifischen Anforderungen und Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Prozesse, Qualitätssicherungssysteme und vertragliche Vereinbarungen werden genau untersucht. Ein erfolgreiches Lieferantenaudit stärkt die Geschäftsbeziehung und verbessert die Produktqualität. Regelmäßige Audits helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.
Ein Zertifizierungsaudit auch 3rd Party Audit genannt, wird von einer unabhängigen externen Partei durchgeführt. Ziel ist es, die Normkonformität und Effektivität des Managementsystems eines Unternehmens zu überprüfen. Internationale Standards wie ISO-Normen werden berücksichtigt. Nach erfolgreichem Abschluss erhält das Unternehmen ein Zertifikat, das die Erfüllung der Normen bestätigt. Dieses Zertifikat erhöht die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern und kann wettbewerbsentscheidend sein.
Vorteile der Prüfung durch einen externen Auditor
Objektivität: Externe Audits werden von unabhängigen Organisationen oder Personen ohne persönliche oder finanzielle Interessen durchgeführt. Dies garantiert eine neutrale Beurteilung, da keine internen Interessenkonflikte bestehen.
Glaubwürdigkeit: Externe Prüfungen steigern die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen durch unabhängige Bestätigungen von Finanzdaten, internen Kontrollen und anderen Aspekten. Die Ergebnisse dienen als verlässliche Informationsquelle für Stakeholder und Öffentlichkeit.
Einhaltung von Standards: Externe Prüfungen überprüfen die Einhaltung relevanter Standards, Regelungen und gesetzlicher Anforderungen, insbesondere in Bereichen wie Finanzberichterstattung, Datenschutz, Umwelt- und Qualitätsmanagement. Verstöße oder Nichteinhaltungen werden identifiziert und können behoben werden.
Identifizierung von Risiken: Die Analyse möglicher Risiken und Verbesserungspotenziale ist entscheidend zur Qualitätssicherung. Externe Überprüfungen decken mögliche Risiken in Abläufen und Systemen auf. Dies ermöglicht eine frühzeitige Erkennung von Gefahren und Risikominderung.
Verbesserung der Effizienz: Externe Prüfungen analysieren aktuelle Prozesse und Strukturen, um ineffiziente Vorgänge oder unnötige Kosten zu identifizieren. Sie zeigen Möglichkeiten zur Steigerung der Leistungsfähigkeit und Effektivität auf.
Förderung der Transparenz: Externe Prüfungen sichern die Einhaltung ethischer Standards und Richtlinien. Sie verhindern Fehlverhalten, Betrug oder unethisches Verhalten und fördern eine transparente und verantwortungsbewusste Unternehmenskultur.
Beispiele externer Audits
- Audit im Qualitätsmanagement: Externe Parteien kontrollieren die Einhaltung der ISO 9001-Standards. Dabei wird untersucht, ob definierte Prozesse effizient sind und kontinuierlich verbessert werden.
- Umwelt-Audit ISO: Oft nach ISO 14001 geprüft, um sicherzustellen, dass Unternehmen umweltfreundliche Praktiken anwenden und gesetzliche Vorschriften erfüllen. Die Audits beabsichtigen über die Erfüllung von Umweltverpflichtungen hinaus eine effizientere Nutzung knapper Umweltressourcen.
- IT-Sicherheits-Audit: Schwachstellen-Analyse innerhalb des Qualitästmanagements, um Sicherheitslücken aufzudecken und die Informationssicherheit von Unternehmen zu überprüfen. Ziel ist es, dass vertrauliche Daten stets angemessen geschützt sind. Standards sind in der ISO 27001 festgelegt. Ursachen für Schwachstellen umfassen Design- oder Konstruktionsfehler, menschliches Fehlverhalten oder ungenügende Standortsicherheit.
- Finanz-Audit: Überprüfung der Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften. Finanz-Audits erhöhen das Vertrauen externer Stakeholder (bspw. Investoren) in die Glaubwürdigkeit eines Unternehmen.
Häufig sind mehrere Auditarten in Unternehmen erforderlich, um die Qualität und Sicherheit von Produkten sowie die Einhaltung von Umweltschutz- und Sozialstandards darzulegen.
5 Tipps für ein erfolgreiches externes Audit
1. Vorbereitung und Schulung: Für ein erfolgreiches Audit ist es unerlässlich, dass zu auditierende Mitarbeiter gut vorbereitet und geschult sind. Dazu dient ein systematischer Leitfaden mit präzisen Vorgaben und Checklisten.
2. Effektivität der Managementsysteme: Die Managementsysteme eines Unternehmens müssen sinnvoll strukturiert und wirksam sein, um die Anforderungen der zertifizierten Standards zu erfüllen. Dies umfasst die Implementierung klar definierter Prozesse, die Überwachung von Leistungskennzahlen und die regelmäßige Bewertung der Systemeffizienz.
3. Fortlaufende Kontrolle: Durch fortlaufende Kontrolle werden mögliche Defizite und Schwachstellen frühzeitig identifiziert und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen.
4. Regelmäßige Audits: Sowohl interne als auch externe Audits sollten regelmäßig stattfinden, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu fördern. Beide Auditarten sollten gleichermaßen berücksichtigt werden.
5. Kooperation mit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle: Die Kooperation mit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass ein Unternehmen anerkannte Zertifikate erlangt. Dies verbessert die Glaubwürdigkeit von Unternehmen.
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