Auditplanung nach ISO 9001: Auditprogramm und Auditplan mit Vorlage
Kurz erklärt
Auditplanung heißt festzulegen, welche Prozesse, Bereiche und Lieferanten wann, wie oft und von wem auditiert werden. Das Ergebnis steht in zwei Dokumenten. Das Auditprogramm deckt einen längeren Zeitraum ab, in der Praxis meist ein bis drei Jahre. Der Auditplan beschreibt ein einzelnes Audit: Ziel, Umfang, Ablauf, Gesprächspartner und Auditoren. Wie oft ein Prozess drankommt, richtet sich nach seiner Bedeutung, nach Änderungen und nach den Ergebnissen früherer Audits. So verlangt es ISO 9001 in Abschnitt 9.2.
In vielen Betrieben läuft es so: Die Terminliste aus dem Vorjahr wird kopiert, ein paar Monate werden verschoben, fertig ist das neue Auditprogramm. Und kurz vor dem Überwachungsaudit fällt auf, dass die Instandhaltung seit drei Jahren nicht mehr dran war. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie Sie ein Auditprogramm aufbauen, dessen Abstände Sie gegenüber jedem Auditor begründen können. Dazu gibt es ein Punkteschema, ein ausgefülltes Beispiel aus der Fertigung und eine kostenlosen Excel-Vorlage.
Inhalt
- Auditprogramm und Auditplan: der Unterschied
- Was ISO 9001 verlangt und was nicht
- Auditprogramm in 6 Schritten erstellen
- Häufigkeit risikobasiert festlegen
- Beispiel: Auditprogramm Fertigung
- Auditplan für ein einzelnes Audit
- Typische Probleme und was hilft
- Kostenlose Excel-Vorlage
- Von Excel zur Software
- Häufige Fragen
Auditprogramm und Auditplan: Was ist der Unterschied?
Im Alltag sagen viele „Auditplan“ und meinen die Jahresübersicht. Die Normen trennen genauer. Das Auditprogramm ist die Planung über alle Audits eines Zeitraums. Der Auditplan gehört zu genau einem Audit und entsteht kurz davor.
| Merkmal | Auditprogramm | Auditplan |
|---|---|---|
| Zeitraum | ein oder mehrere Jahre | ein Audit, oft ein halber oder ganzer Tag |
| Inhalt | welche Prozesse, Standorte und Lieferanten wann und wie oft auditiert werden, Auditart, Auditoren, Methode | Ziel, Umfang, Kriterien, Zeitplan, Gesprächspartner, Rollen im Auditteam, Stichproben |
| Verantwortlich | meist der QMB oder eine benannte Leitung des Auditprogramms | der leitende Auditor |
| Grundlage | ISO 9001, Abschnitt 9.2.2; ISO 19011, Kapitel zur Steuerung des Auditprogramms | ISO 19011, Vorbereitung der Audittätigkeiten |
| Aktualisierung | jährlich neu bewerten, bei Änderungen sofort anpassen | vor jedem Audit neu |
| Empfänger | Geschäftsführung, Prozessverantwortliche | auditierte Bereiche und Auditteam |
Was ein Audit grundsätzlich ist und welche Auditarten es gibt, erklärt unser Beitrag Was ist ein Audit?
Was ISO 9001 verlangt und was nicht
ISO 9001 fordert in Abschnitt 9.2.1 interne Audits „in geplanten Abständen“, nennt aber keine feste Frequenz. Abschnitt 9.2.2 sagt, was das Auditprogramm leisten muss. Es legt Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten, Planungsanforderungen und Berichterstattung fest. Dabei sind drei Dinge zu berücksichtigen: die Bedeutung der Prozesse, Änderungen mit Einfluss auf die Organisation und die Ergebnisse vorheriger Audits.
Die ISO 19011 ist ein Leitfaden. Sie erklärt, wie man Auditprogramme steuert und einzelne Audits plant, schafft aber keine zusätzlichen Pflichten für die Zertifizierung. Viel Unsicherheit entsteht, weil Forderungen der Norm, Empfehlungen und Erwartungen einzelner Zertifizierer durcheinandergehen. Die Tabelle trennt das.
| Punkt | Einordnung | Quelle und Hinweis |
|---|---|---|
| Auditprogramm mit Häufigkeit, Methoden und Verantwortlichkeiten | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 a) |
| Bedeutung, Änderungen und frühere Ergebnisse bei der Planung berücksichtigen | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 a). Das ist der Kern der risikobasierten Planung. |
| Bewertung mit Punkten oder Matrix | mögliche Methode | Die Norm nennt keine Methode. Ein Punktemodell macht die Entscheidung nachvollziehbar. |
| Kriterien und Umfang für jedes Audit | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 b) |
| Objektive und unparteiische Auditoren | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 c). In der Praxis: Niemand auditiert seine eigene Arbeit. |
| Ergebnisse an die zuständige Leitung berichten | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 d) |
| Korrekturen und Korrekturmaßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 e) |
| Dokumentierte Information als Nachweis für die Umsetzung des Programms und die Auditergebnisse | Pflicht | ISO 9001, 9.2.2 f): etwa Auditprogramm und Auditberichte |
| Auditplan mit Zeitplan für jedes Audit | Empfehlung | ISO 19011. Er belegt Umfang und Kriterien, die 9.2.2 b) verlangt. |
| Jedes Normkapitel jedes Jahr auditieren | keine Pflicht der Norm | Das Programm muss aber zeigen, wie alle relevanten Anforderungen abgedeckt werden. Manche Zertifizierungsstellen erwarten jeden Prozess mindestens einmal im Zertifizierungszyklus. Fragen Sie nach. |
| Fester Turnus, etwa jährlich für alles | keine Pflicht | Erlaubt, aber nur sinnvoll, wenn Sie ihn begründen können. |
| Bestimmtes Format, Excel oder Software | keine Pflicht | Ein bestimmtes Werkzeug schreibt die Norm nicht vor. |
Auditprogramm erstellen in 6 Schritten
- Ziele und Rahmen klären. Auditieren Sie für die Zertifizierung nach ISO 9001, für Kundenforderungen oder für beides? Halten Sie fest, welche Standorte und welcher Zeitraum zum Programm gehören.
- Prozesse erfassen. Die Prozesslandkarte ist die beste Grundlage. Ordnen Sie jedem Prozess die Normabschnitte zu, die er abdeckt. Lieferantenaudits planen Sie besser in einer eigenen Liste, Details dazu im Beitrag Lieferantenaudit.
- Jeden Prozess bewerten. Grundlage sind die drei Kriterien aus der Norm. Wie Sie daraus Punkte machen, zeigt der nächste Abschnitt.
- Häufigkeit und Monat festlegen. Verteilen Sie die Audits über das Jahr. Wer alles in die sechs Wochen vor dem Überwachungsaudit legt, hat am Ende viele Feststellungen und keine Zeit, sie abzuarbeiten. Inventur, Betriebsurlaub und Hochlaufphasen gehören in die Planung.
- Auditoren zuordnen. Neben Fachwissen zählt die Unabhängigkeit: Der Fertigungsleiter auditiert nicht die Fertigung. Rechnen Sie bei jedem Auditor auch die Zeit für Vorbereitung und Bericht ein.
- Durchführen, überwachen, anpassen. Halten Sie im Programm fest, was durchgeführt, was verschoben und was offen ist. Bei Reklamationen, Prozessänderungen oder einer Hauptabweichung passen Sie es sofort an. Das Ergebnis fließt in die Managementbewertung.
Häufigkeit risikobasiert festlegen: ein Bewertungsmodell
Risikobasiert heißt: Wichtige und instabile Prozesse prüfen Sie öfter. Die drei Kriterien aus Abschnitt 9.2.2 lassen sich gut mit Punkten bewerten.
| Kriterium | 1 Punkt | 2 Punkte | 3 Punkte |
|---|---|---|---|
| Bedeutung des Prozesses | geringer Einfluss auf Produkt und Kunde | mittlerer Einfluss | direkter Einfluss auf Produktqualität, Sicherheit oder Kunde |
| Änderungen seit dem letzten Audit | keine | kleinere, etwa neue Formulare | neue Anlage, neues Produkt, neue Verantwortliche oder Umzug |
| Ergebnisse früherer Audits und Kennzahlen | keine Abweichungen, keine Reklamationen | Nebenabweichungen oder einzelne Reklamationen | Hauptabweichung, Wiederholungen oder gehäufte Reklamationen |
Addiert ergeben sich 3 bis 9 Punkte, und aus der Summe folgt das Intervall:
- 7 bis 9 Punkte: alle 6 Monate
- 5 oder 6 Punkte: jährlich
- 3 oder 4 Punkte: alle 24 Monate, also mindestens einmal im dreijährigen Zertifizierungszyklus
Zwei Regeln gehen den Punkten vor. Nach einer Hauptabweichung prüfen Sie, ob die Korrekturmaßnahmen wirken (ISO 9001, Abschnitt 10.2), zum Beispiel mit einem Nachaudit. Und ändert sich viel auf einmal, etwa durch eine neue Linie oder einen neuen Standort, bewerten Sie den Prozess sofort neu.
Beispiel: Auditprogramm eines Fertigungsbetriebs
Ein fiktiver Metallverarbeiter mit einem Standort, elf Prozessen und zwei internen Auditoren, Stand Oktober 2026. Das Modell oben liefert Punkte und Intervall. Die Monate verteilen die Audits so, dass im Schnitt etwa ein Audit pro Monat anfällt.
| Prozess | ISO 9001 | Punkte | Intervall | 2026 | Auditor |
|---|---|---|---|---|---|
| Führung und Managementbewertung | 5, 6, 9.3 | 5 | 12 Monate | November | extern |
| Vertrieb und Auftragsklärung | 8.2 | 5 | 12 Monate | Mai | Produktion |
| Entwicklung | 8.3 | 6 | 12 Monate | Juni | Qualität |
| Einkauf und Lieferantenbewertung | 8.4 | 6 | 12 Monate | Juli | Qualität |
| Arbeitsvorbereitung und Fertigung | 8.5.1 | 8 | 6 Monate | März, September | Qualität |
| Wareneingang und Lager | 8.5.4 | 4 | 24 Monate | April | Produktion |
| Prüfung, Messmittel und Freigabe | 7.1.5, 8.6 | 6 | 12 Monate | Februar | Produktion |
| Reklamationen und fehlerhafte Teile | 8.7, 10.2 | 7 | 6 Monate | Mai (aus April verschoben), Oktober | Produktion |
| Instandhaltung und Infrastruktur | 7.1.3 | 5 | 12 Monate | August | Qualität |
| Personal, Kompetenz und Schulung | 7.2, 7.3 | 3 | 24 Monate | kein Audit, nächstes 2027 | Produktion |
| Dokumentierte Information | 7.5 | 4 | 24 Monate | November | Produktion |
Drei Entscheidungen stecken in dieser Tabelle. Die Fertigung kommt zweimal dran, weil 2026 eine neue Montagelinie angelaufen ist und sich neue Abläufe erst einspielen müssen. Reklamationen und Dokumentation gehören dem QMB. Also auditiert sie der Kollege aus der Produktion. Die Geschäftsführung braucht einen Auditor, der von ihr unabhängig ist. In diesem Betrieb übernimmt das ein externer Auditor. Das komplette Beispiel mit Bewertung, Fälligkeiten und Monatsplan steckt in der Excel-Vorlage.
Auditplan für ein einzelnes Audit
Den Auditplan schreibt üblicherweise der leitende Auditor, und zwar vor jedem Audit. Er geht an die auditierten Bereiche, damit dort die richtigen Leute und Unterlagen bereitstehen, wenn das Auditteam kommt. Nach ISO 19011 gehören diese Angaben hinein:
- Auditziel und Umfang mit Bereichen, Prozessen und Standort
- Kriterien und Referenzdokumente
- Ort, Datum und voraussichtliche Dauer, einschließlich Eröffnungs- und Abschlussgespräch mit der Leitung des Bereichs
- Auditmethoden einschließlich der Stichproben
- Rollen im Team
- Ressourcen für kritische Bereiche, zum Beispiel Schutzausrüstung oder Zutritt zum Reinraum
Remote-Audits brauchen mehr Vorbereitung, und die ISO 19011:2026 hat die Hinweise dazu erweitert. Klären Sie vorab die Plattform, den Zugriff auf Dokumente, Zeitzonen und Datensicherheit. Wer das vergisst, verliert im Audit Zeit mit Freigaben und Technik.
Ein Beispiel-Zeitplan für das Prozessaudit Fertigung aus dem Programm oben:
| Uhrzeit | Programmpunkt | Gesprächspartner |
|---|---|---|
| 08:00 | Eröffnungsgespräch: Ziel, Ablauf, Ansprechpartner | Leitung Fertigung, Schichtleitung |
| 08:15 | Auftragsfreigabe und Arbeitspläne | Arbeitsvorbereitung |
| 09:15 | Begehung Linie 2: Arbeitsanweisungen, Prüfungen am Arbeitsplatz | Mitarbeitende Linie 2 |
| 10:30 | Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit anhand von drei Aufträgen | Schichtleitung |
| 11:15 | Fehlerhafte Teile und Sperrlager | Qualitätsprüfung |
| 12:00 | Auditorenbesprechung, Feststellungen bewerten | nur Auditteam |
| 12:30 | Abschlussgespräch mit Ergebnissen und nächsten Schritten | Leitung Fertigung, QMB |
Die Fragen selbst stehen in der Auditcheckliste. Eine Vorlage mit 60 Fragen nach ISO 9001 bietet unser Fragenkatalog internes Audit. In der Automobilindustrie gibt der Fragenkatalog der VDA 6.3 den Aufbau eines Prozessaudits vor. Für kurze Prüfungen am Arbeitsplatz, die Führungskräfte jede Woche machen, passt eher das Layered Process Audit.
Typische Probleme in der Auditplanung und was hilft
Audits fallen aus oder rutschen nach hinten
Ein Kundenbesuch oder eine Grippewelle, und der Termin ist weg. Tragen Sie den neuen Termin sofort ein und notieren Sie den Grund. Ein Audit, das still ins nächste Jahr wandert, fällt beim Überwachungsaudit als Lücke im Programm auf.
Das Programm ist jedes Jahr dieselbe Terminliste
Bewerten Sie jedes Jahr neu, auch wenn es lästig ist. Ergebnisse, Reklamationen und Änderungen des Vorjahres verschieben die Punkte. Bleibt alles gleich, ist das auch eine Aussage. Hauptsache, die Bewertung ist dokumentiert.
Kleine Firma: Wer auditiert den QMB?
In Betrieben mit zwanzig oder fünfzig Leuten ist der QMB oft der einzige ausgebildete Auditor. Seine eigenen Prozesse kann ein geschulter Kollege aus einem anderen Bereich auditieren. Möglich sind auch gegenseitige Audits mit einem befreundeten Unternehmen oder ein externer Auditor für ein bis zwei Tage im Jahr.
Mehrere Standorte oder Managementsysteme
Wer nach ISO 9001, 14001 und 45001 arbeitet, muss nicht dreimal in dieselbe Halle. Kombinierte Audits sparen Zeit. Im Auditplan steht dann je Programmpunkt, welche Norm geprüft wird. Für mehrere Standorte lohnt eine Spalte „Standort“ im Programm, damit kein Werk durchrutscht.
Maßnahmen versanden nach dem Audit
Jede Feststellung braucht einen Verantwortlichen und eine Frist. Ob die Maßnahme gewirkt hat, prüfen Sie im nächsten Audit des Prozesses oder, bei einer Hauptabweichung, in einem eigenen Nachaudit wenige Wochen später.
Kostenlose Vorlage: Auditprogramm und Auditplan in Excel
Die Vorlage setzt alles aus diesem Artikel um. Sie enthält fünf Blätter:
- Auditprogramm mit Bewertung, berechnetem Intervall, nächster Fälligkeit und Monatsplan (P geplant, D durchgeführt, V verschoben)
- Beispiel Fertigung
- Auditplan mit allen Feldern nach ISO 19011 und Beispiel-Zeitplan
- Bewertung: Punkteskala und Intervallregel, die Sie anpassen können
- Eine kurze Anleitung
Überfällige Audits und verschobene Termine färbt die Datei rot ein. Unten im Programm sehen Sie, wie viele Audits geplant und wie viele schon erledigt sind.
Vorlage Auditprogramm und Auditplan herunterladen (Excel)
Planen Sie in Excel, und führen Sie das Audit selbst mit firstaudit durch: mobil, mit Fotos und PDF-Bericht.
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Von Excel zur Software: wann sich der Wechsel lohnt
Für ein überschaubares Programm reicht Excel, solange Termine, Verantwortliche und Ergebnisse nachvollziehbar bleiben. Mühsam wird es, wenn mehrere Auditoren an der Datei arbeiten, Termine per Mail hinterhergetragen werden oder die Fotos aus dem Audit auf drei Handys verteilt sind.
Digitalisieren Sie Ihre Vorlagen. Mit firstaudit führen Sie das Audit auf Tablet oder Smartphone durch, auch offline. Feststellungen halten Sie mit Foto fest, der PDF-Bericht steht direkt nach dem Audit bereit. Für einen Benutzer ist firstaudit dauerhaft kostenlos. Die Auditplanung mit Kalender, Zuweisung und Erinnerungen gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen, die Maßnahmenverfolgung gibt es ab Premium. Premium können Sie 14 Tage testen.
Für größere Programme mit mehreren Standorten ist die Auditmanagement-Software von flowdit gedacht.
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Häufige Fragen zur Auditplanung
Was ist der Unterschied zwischen Auditprogramm und Auditplan?+
Das Programm ist die Übersicht für ein Jahr oder einen Zertifizierungszyklus. Es zeigt, wann welcher Prozess drankommt, wer auditiert und warum in diesem Abstand. Der Plan betrifft ein einziges Audit, etwa das Prozessaudit Fertigung im September, mit Zeitplan und Gesprächspartnern.
Muss jedes Kapitel der ISO 9001 jedes Jahr auditiert werden?+
Nein, die Norm verlangt das nicht. ISO 9001 fordert Audits in geplanten Abständen und eine Häufigkeit, die sich an Bedeutung, Änderungen und früheren Ergebnissen orientiert. Das Programm muss aber zeigen, wie alle relevanten Anforderungen abgedeckt werden. Manche Zertifizierungsstellen erwarten jeden Prozess mindestens einmal im dreijährigen Zertifizierungszyklus, fragen Sie dort nach.
Darf ein Auditprogramm mehrere Jahre umfassen?+
Ja. Ein Programm über drei Jahre passt gut zum Zertifizierungszyklus. Bewerten Sie die Prozesse trotzdem jedes Jahr neu und passen Sie das Programm an, wenn sich etwas Wesentliches ändert. Eine starre Rotation, bei der ein Problemprozess erst im dritten Jahr drankommt, ist schwer zu begründen.
Wie oft muss ein internes Audit stattfinden?+
Eine feste Frequenz schreibt ISO 9001 nicht vor. Jeder Prozess bekommt den Abstand, den seine Bewertung rechtfertigt. Im Bewertungsmodell dieses Artikels heißt das: halbjährlich für wichtige oder instabile Prozesse, jährlich für die meisten, alle zwei Jahre für ruhige Bereiche.
Wer erstellt das Auditprogramm?+
Meist der QMB. ISO 19011 spricht allgemeiner von der Person, die das Auditprogramm leitet, und die muss die Prozesse, die Normen und die verfügbaren Auditoren kennen. Die Geschäftsführung sollte das Programm freigeben, denn sie stellt Zeit und Leute dafür bereit.
Wer darf den Qualitätsmanagementbeauftragten auditieren?+
Jemand, der nicht für die auditierten Prozesse verantwortlich ist. Das kann ein geschulter Kollege aus einem anderen Bereich sein, ein externer Auditor oder ein Auditor aus einem Partnerunternehmen im Rahmen gegenseitiger Audits. Wichtig ist nur, dass Objektivität und Unparteilichkeit gewahrt bleiben, wie es ISO 9001 in Abschnitt 9.2.2 c) verlangt.
Was gehört in einen Auditplan?+
Auditziel, Umfang mit Bereichen und Standort, Auditkriterien und Referenzdokumente, Ort, Datum und Dauer, Auditmethoden einschließlich Stichproben sowie die Rollen im Auditteam. Bei Remote-Audits gehören Plattform, Dokumentenzugriff und Datensicherheit dazu. Ein Zeitplan mit Gesprächspartnern hilft den Bereichen, sich vorzubereiten.
Was passiert, wenn ein geplantes Audit ausfällt?+
Tragen Sie sofort einen neuen Termin ein und dokumentieren Sie den Grund der Verschiebung. Problematisch wird es erst, wenn ein Audit stillschweigend aus dem Programm verschwindet. Werden Audits immer wieder verschoben, fehlen vermutlich Auditoren, und das gehört in die Managementbewertung.
Wann muss das Auditprogramm angepasst werden?+
Bei wesentlichen Änderungen im Unternehmen, etwa einer neuen Fertigungslinie, einem neuen Standort, neuen Produkten oder Verantwortlichen. Außerdem nach Hauptabweichungen, gehäuften Reklamationen oder wenn sich Kunden- oder Normanforderungen ändern. Ansonsten reicht eine jährliche Überprüfung.
Ändert die ISO 9001:2026 etwas an der Auditplanung?+
Am Prinzip ändert sich wenig, auch die neue Ausgabe regelt interne Audits in Abschnitt 9.2. Bei der Umstellung lohnt ein Blick auf zwei Dinge: die Normverweise im Auditprogramm und die Fragen in Ihren Checklisten. Zeit dafür ist genug: Bestehende Zertifikate müssen bis zum 30. September 2029 umgestellt sein.
