Layered Process Audit (LPA): Ablauf, Ebenen und Checkliste

Ein Layered Process Audit (LPA) ist ein kurzes, häufig wiederholtes Prozessaudit, das Führungskräfte mehrerer Ebenen direkt am Arbeitsplatz durchführen. Geprüft wird nicht das fertige Teil, sondern ob der Prozess nach Vorgabe läuft. Dafür reichen wenige Ja/Nein-Fragen, das einzelne Audit ist bewusst kurz gehalten. Verbreitet ist die Methode vor allem in der Automobilindustrie, den Rahmen beschreibt der AIAG-Leitfaden CQI-8. Im Deutschen heißt es auch mehrstufiges Prozessaudit. Verwandt ist die Layered Process Confirmation (LPC); die Begriffe werden je nach Unternehmen unterschiedlich verwendet.

So fallen Abweichungen im Prozess auf, bevor daraus fehlerhafte Teile werden. Gleichzeitig sind Führungskräfte regelmäßig vor Ort und sehen selbst, wo Standards nicht greifen.

„Layered“ heißt geschichtet: Mehrere Hierarchieebenen prüfen denselben Prozess, von der Schichtleitung bis zur Werksleitung. Anders als bei einer Produktprüfung steht nicht das Teil im Mittelpunkt, sondern die Frage, ob die festgelegten Prozessschritte eingehalten werden.

LPAs entstanden in der nordamerikanischen Automobilindustrie. 2005 hat die AIAG (Automotive Industry Action Group) dazu den Leitfaden CQI-8 veröffentlicht. Ob Zulieferer LPAs durchführen müssen, richtet sich nach den kundenspezifischen Anforderungen ihrer Abnehmer. Viele Automobilhersteller verlangen sie.

Mehrstufige Prozess-Audits (LPAs) bieten eine effektive Methode zur Qualitätssicherung durch die regelmäßige Überprüfung kritischer Prozesse in einem Unternehmen. Die erfolgreiche Durchführung von LPAs erfordert einen systematischen Ansatz, der sorgfältige Planung, präzise Ausführung und gründliche Analyse umfasst. Nachfolgend wird ein strukturierter Ablauf für die Durchführung von LPAs dargestellt:

Schritt 1: Identifikation kritischer Prozesse

Ermitteln Sie die Prozesse, die einen entscheidenden Einfluss auf die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit haben. Je nach Branche können diese Prozesse variieren, häufig betreffen sie jedoch Bereiche wie Montage, Tests, Verpackung und Versand.

Schritt 2: Entwicklung von Audit-Checklisten

Erstellen Sie umfassende Audit-Checklisten, die alle relevanten Kriterien zur Bewertung der Prozesskonformität und Leistungsindikatoren abdecken. Es ist wichtig, Fachexperten und erfahrene Mitarbeiter in die Erstellung dieser Checklisten einzubeziehen, um deren Relevanz sicherzustellen. Die Checklisten sollten klar, präzise und verständlich formuliert sein.

Schritt 3: Schulung der Audit-Teams

Schulen Sie die Teams im gesamten Audit-Prozess, insbesondere in der Anwendung der Checklisten und der Datenerfassung. Eine effektive Schulung ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung von LPAs.

Schritt 4: Planung und Durchführung der Audits

Erstellen Sie einen Audit-Zeitplan, der die Kritikalität der Prozesse und die betrieblichen Anforderungen berücksichtigt. Eine Audit-App unterstützt dabei, geplante Prüfungen den zuständigen Personen zuzuweisen und Auditergebnisse direkt vor Ort zu erfassen. Nichtkonformitäten können unmittelbar mit Fotos dokumentiert und daraus resultierende Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Fristen versehen werden.

Schritt 5: Analyse der Audit-Ergebnisse

Nach Abschluss der Audits ist eine gründliche Analyse der Ergebnisse erforderlich. Diese Analyse umfasst die Überprüfung der Daten, das Erkennen von Trends und die Identifizierung von Abweichungen. Die Ergebnisse liefern wertvolle Einblicke in die Prozessleistung und mögliche Verbesserungsbereiche.

Schritt 6: Implementierung von Korrekturmaßnahmen

Auf Grundlage der Auditergebnisse sollten umgehend Korrekturmaßnahmen zur Behebung festgestellter Mängel eingeleitet werden. Die Verantwortlichkeiten und der Zeitrahmen für die Umsetzung sollten klar definiert sein.

Schritt 7: Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Es ist essenziell, die Effektivität des LPA-Prozesses kontinuierlich zu überwachen und zu bewerten. Regelmäßige Anpassungen der Audit-Checklisten und -Abläufe sowie die Einbeziehung von Feedback helfen, den Prozess stetig zu verbessern und an sich ändernde geschäftliche Anforderungen anzupassen.

1. Bestimmung der Audit-Frequenz und des Umfangs

Um LPAs effektiv zu implementieren, müssen Unternehmen eine geeignete Audit-Frequenz und den passenden Umfang festlegen. Hochrisikoprozesse erfordern häufigere Audits, während Prozesse mit geringem Risiko weniger intensiv überwacht werden müssen.

2. Definition der Audit-Teams und Zuständigkeiten

Der Erfolg von LPAs hängt von gut strukturierten und kompetenten Audit-Teams ab. Unternehmen sollten klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und sicherstellen, dass die Teams fundiertes Wissen zu den Prozessen und Qualitätsstandards haben.

3. Systematische Durchführung und Datenerhebung

Bei den Audits sollten Prozesse methodisch auf jeder Ebene bewertet und detaillierte Daten erfasst werden. Diese Daten ermöglichen es, Leistungsmuster zu erkennen und Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale frühzeitig zu identifizieren.

Eine strukturierte Checkliste ist ein zentraler Bestandteil von LPAs, die zur Bewertung der Prozesskonformität und zur Identifizierung von Abweichungen genutzt wird. Sie enthält kritische Prozessschritte, Leistungsindikatoren und spezifische Qualitätsanforderungen. Die Grundlage dafür bilden Prozessvorgaben, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie die Erfahrungen der Mitarbeiter und Führungskräfte. Um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen, sollten die Fragen der Checkliste als Ja-Nein-Fragen formuliert und auf eine Seite beschränkt sein.

Beispiel für Ebenen und Häufigkeiten

Eine verbreitete Aufteilung, wie sie auch in Darstellungen zum Leitfaden CQI-8 auftaucht. Die Intervalle legen Sie nach Risiko, Prozess und Kundenanforderungen fest.

Beispielfragen für eine LPA-Checkliste

• Liegt die aktuelle Arbeitsanweisung am Arbeitsplatz aus, und arbeitet der Mitarbeiter danach?
• Ist die Erstteilfreigabe für diese Schicht dokumentiert?
• Entspricht die eingestellte Temperatur dem freigegebenen Sollbereich laut Prozessvorgabe?
• Ist das Prüfmittel für diese Prüfung freigegeben und innerhalb seiner Prüffrist?
• Werden gesperrte oder fehlerhafte Teile getrennt und gekennzeichnet gelagert?
• Sind die Maßnahmen aus dem letzten LPA an diesem Arbeitsplatz umgesetzt?

Die Fragen sollten zum jeweiligen Prozess passen. Allgemeine Fragen ergänzen Sie um die Punkte, an denen es in der Vergangenheit Reklamationen oder Ausschuss gab. Wie sich das LPA vom klassischen Prozessaudit unterscheidet, steht auf unserer Seite zum digitalen Prozessaudit.

Fragenpool statt starrer Liste

Bewährt hat sich ein Fragenpool: Neben stabilen Kernfragen, die Vergleiche über die Zeit erlauben, wechseln weitere Fragen. Schwerpunkte kommen aus der Prozess-FMEA, aus Reklamationen und aus Ausschuss. Die Fragen können sich je Ebene unterscheiden. Hohe Erfüllungsquoten bei gleichzeitig wiederkehrenden Fehlern sind ein Anlass, Fragen und Durchführung zu überprüfen.

LPA und Prozessaudit nach VDA 6.3

Beide prüfen Prozesse, verfolgen aber unterschiedliche Ziele:

Layered Process Audits (LPA) bieten zahlreiche Vorteile für die Qualitätssicherung:

1. Erhöhte Produktqualität

Mehrstufige Prozess-Audits ermöglichen es, potenzielle Mängel und Fehler im Produktionsprozess frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wodurch das Risiko fehlerhafter Produkte auf dem Markt minimiert wird. LPAs fördern zudem eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

2. Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Durch die rechtzeitige Erkennung und Behebung von Qualitätsproblemen vor Auslieferung der Produkte wird die Kundenzufriedenheit verbessert.

3. Erkennung von Prozessabweichungen

LPAs identifizieren präzise Schwachstellen im Produktionsprozess und tragen zur Einhaltung von Prozessanforderungen bei.

4. Vermeidung von Mängeln und Fehlern

Ziel ist, Prozessabweichungen früh zu erkennen und Wiederholfehler zu vermeiden. Wie ein digitales Prozessaudit dabei hilft, zeigt unsere Produktseite.

Die Implementierung von Layered Process Audits (LPAs) erfordert eine gut durchdachte Strategie. Dazu gehören die Festlegung eines klaren Audit-Plans und -Zeitplans, eine regelmäßige Überprüfung der Auditergebnisse und die Durchführung notwendiger Maßnahmen zur Verbesserung. Ein systematischer Ansatz ist entscheidend, um den vollen Nutzen von LPAs zu realisieren und eine gleichbleibend hohe Qualität sicherzustellen.

Schulung und Weiterentwicklung der Auditoren

Unternehmen sollten in gezielte Schulungsprogramme investieren, um das Fachwissen der Auditoren hinsichtlich Prozesse, Qualitätsstandards und Audittechniken zu vertiefen. Regelmäßige Weiterbildungen halten die Auditoren auf dem neuesten Stand der Branchenpraktiken, was ihnen ermöglicht, fundierte und präzise Audits durchzuführen. Eine gut geschulte Auditorschaft trägt maßgeblich zur Effektivität und Aussagekraft der Audits bei.

Standardisierung von Audit-Verfahren

Die Standardisierung von Audit-Prozessen ist unerlässlich, um vergleichbare und zuverlässige Ergebnisse zu erzielen. Hierbei ist es wichtig, klare Richtlinien für die Durchführung von Audits festzulegen, den Ablauf zu dokumentieren und einheitliche Berichtsformate zu definieren. Standardisierung reduziert Unklarheiten und stellt sicher, dass die Audits systematisch und konsistent durchgeführt werden, was zu verlässlichen Daten für die Entscheidungsfindung führt.

Transparenz und offene Kommunikation

Auditoren sollten in der Lage sein, ihre Ergebnisse offen zu kommunizieren, Bedenken zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Das Management spielt hier eine zentrale Rolle, indem es ein Umfeld schafft, das konstruktives Feedback und eine wertschätzende Zusammenarbeit fördert.

Nutzung digitaler Tools zur Datenverwaltung

Die Integration von Softwarelösungen kann die Verwaltung von Daten in mehrstufigen Prozess-Audits erheblich vereinfachen. Digitale Werkzeuge wie eine Checklisten-Software unterstützen die Planung, Durchführung und Analyse von Audits und bieten in Echtzeit Einblicke in die Ergebnisse. Dies erleichtert das Erkennen von Mustern und Trends und unterstützt die Entscheidungsfindung.

1. Überwindung von Widerständen

Die Einführung von LPAs kann auf Widerstände stoßen, insbesondere bei Mitarbeitern, die an traditionelle Methoden der Qualitätskontrolle gewöhnt sind. Um Akzeptanz zu fördern, ist es entscheidend, den Mehrwert und die Bedeutung der LPAs klar zu kommunizieren. Eine aktive Einbindung der Mitarbeiter, gezielte Schulungen und die Präsentation erfolgreicher Ergebnisse können helfen, Vorbehalte abzubauen und die Implementierung neuer Methoden zu erleichtern.

2. Bewältigung von Ressourcenkonflikten

Ressourcenkonflikte können auftreten, wenn ein Layered Process Audit mit anderen Projekten wie laufenden Produktionsprozessen oder Initiativen zur Qualitätsverbesserung um begrenzte Ressourcen (Budget, Personal, Material) konkurriert. Eine Priorisierung der Prozesse, der Einsatz automatisierter Systeme und eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit können dazu beitragen, die Effizienz von Audits und Datenmanagement zu erhöhen und die Umsetzung reibungslos zu gestalten.

3. Stetige Verbesserung und Anpassung

Ein Layered Process Audit ist kein einmaliges Projekt, sondern erfordert eine fortlaufende Überprüfung und Anpassung. Regelmäßige Aktualisierungen der Audits, Checklisten und Schulungsprogramme sind notwendig, um den sich ändernden Anforderungen der Branche gerecht zu werden. Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung stellt sicher, dass LPAs langfristig effektiv bleiben und einen nachhaltigen Beitrag zur Qualitätssicherung leisten.

• Reduzierung von Nacharbeit, Ausschuss und Kundenreklamationen

• Förderung einer Qualitätskultur durch Einbindung aller Ebenen

• Früherkennung von Prozessabweichungen durch hohe Auditfrequenz

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