firstaudit in der Hotellerie

Den Gästen einen schönen Aufenthalt bescheren – das Ziel aller Hoteliers. Dazu ist eine gute Organisation und geregelte betriebliche Abläufe erforderlich. Checklisten-Apps leisten dafür einen entscheidenden Beitrag. Ein Beispiel: firstaudit in der Hotellerie.

Ob Zimmerservice, Gastronomie oder Reinigungsdienst – im Hotel fallen einige Aufgaben an. Das Besondere daran ist, dass sich idealerweise alles im Hintergrund abspielt. Dazu müssen die Arbeitsschritte zu 100 Prozent sitzen. Mit der App firstaudit können Hoteliers sämtliche Aufgaben des Managements sowie innerbetrieblichen Abläufe in einem System zusammenfassen. Kurzum: Die Führungskraft vergibt individuelle Zugriffsrechte für entsprechende Aufgaben an den dafür zuständigen Mitarbeiter. Die Administration prüft, das Management steuert und der Mitarbeiter dokumentiert.

Erstens punktet firstaudit in der Handhabung. Handschriftlich verfasste Protokolle und platzraubende Archive gehören der Vergangenheit an. Stattdessen stehen alle Aufgaben auf einen Blick in einer App zur Verfügung. Denn die App ist für Anwender ohne Programmierkenntnisse entwickelt. Damit ist der Umgang simpel, sodass sich die Mitarbeiter absolut auf ihre Arbeit konzentrieren können. Einfach abhaken, Notizen eintragen und eventuelle Mängel direkt per Foto festhalten. Alle Beteiligten erhalten Informationen in Echtzeit und können schnell reagieren, wenn Hilfe benötigt wird.

Zweitens lassen sich die digitalen Checklisten individuell auf das Hotel zugeschnitten erstellen. Außerdem kann man das System immer wieder neu aktualisieren. Kommt beispielsweise ein Prozess dazu, nimmt das Management ihn einfach ins bestehende System auf.

Drittens kommt hinzu, dass firstaudit den Aufwand im Office verringert. Denn sind digitale Checklisten ausgefüllt, werden die Daten automatisch ins hausinterne IT-System übertragen. Damit sind die Informationen immer aktuell, zentral gesammelt und für alle Hotelmitarbeiter zugänglich.  Denn jeder Mitarbeiter kann die App über das Smartphone oder Tablet nutzen und jederzeit alles unter Kontrolle haben.

Welche Abläufe sich zuerst lohnen, hängt vom Haus ab. In vielen Hotels sind es diese Kontrollen:

• Zimmerabnahme nach der Reinigung: Housekeeping und Hausdame prüfen Bad, Bett, Minibar und Ausstattung nach festen Punkten.
• Öffentliche Bereiche: Lobby, Flure, Sanitärräume und Wellnessbereich werden in festen Intervallen kontrolliert.
• Küche und Frühstück: Temperaturkontrollen, Reinigungspläne und HACCP-Dokumentation.
• Technik und Instandhaltung: Mängel im Zimmer werden mit Foto erfasst und an die Haustechnik weitergegeben.
• Sicherheit: Begehungen zu Brandschutz, Fluchtwegen und Arbeitssicherheit.

Ein Mangel ist erst erledigt, wenn er behoben ist. Mit firstaudit lässt sich bei einer Abweichung ein Foto zur Pflicht machen, damit die Haustechnik sofort sieht, worum es geht. Der Bericht entsteht automatisch als PDF. Ab dem Tarif Premium wird aus dem Mangel eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist, und firstaudit erinnert bis zur Erledigung.

Am besten starten Hotels mit einer einzigen Checkliste, zum Beispiel der Zimmerkontrolle. Das Team testet sie ein bis zwei Wochen im Alltag, danach werden die Prüfpunkte angepasst und weitere Bereiche ergänzt. Vorhandene Listen aus Excel, Word oder PDF lassen sich importieren.

Für einen Benutzer ist firstaudit dauerhaft kostenlos. Die Premium-Version können Sie 14 Tage unverbindlich testen.

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