Lieferantenaudit: Pflicht, Ablauf und Checkliste mit Bewertung
Kurz erklärt
Ein Lieferantenaudit ist die systematische Prüfung eines Lieferanten durch seinen Kunden oder in dessen Auftrag, fachlich ein Audit zweiter Partei. Geprüft wird, ob Qualitätsmanagement, Fertigungsprozesse oder Produkte die vereinbarten Anforderungen erfüllen. Nach ISO 9001 ist es keine Pflicht: Abschnitt 8.4 verlangt, Lieferanten nach festgelegten Kriterien auszuwählen, zu bewerten und zu überwachen, und das Audit ist eine von mehreren Methoden dafür. In der Automobilindustrie verlangt die IATF 16949 einen festgelegten Prozess für solche Audits. Welcher Lieferant wann auditiert wird, entscheiden die Risikobewertung und die Vorgaben Ihrer Kunden.
Ein neuer Lieferant soll in sechs Wochen in Serie liefern, und alles, was vorliegt, ist ein Zertifikat und ein ausgefüllter Fragebogen. Manchmal reicht das. Hier lesen Sie, wann ein Audit nötig ist und wie es abläuft. Außerdem zeigen wir, wie Sie das Ergebnis so bewerten, dass eine schwere Abweichung nicht in einem guten Durchschnitt verschwindet. Dazu gibt es 30 Prüffragen und eine kostenlose Excel-Checkliste mit automatischer Auswertung.
Inhalt
Ist ein Lieferantenaudit Pflicht?
ISO 9001 schreibt kein Audit vor. Pflicht ist, Lieferanten zu steuern. Wie Sie das tun, mit Audit, Kennzahlen, Zertifikaten oder Prüfungen im Wareneingang, legen Sie nach Risiko fest. Strenger sind die Automobilindustrie und die Verträge mit Ihren Kunden.
| Regelwerk | Audit Pflicht? | Was gefordert ist |
|---|---|---|
| ISO 9001:2015, Abschnitt 8.4 | nein | Kriterien für Auswahl, Beurteilung, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festlegen und anwenden. Art und Umfang der Steuerung richten sich danach, wie stark die zugekauften Produkte die Erfüllung Ihrer Anforderungen beeinflussen. Tätigkeiten beim Anbieter vor Ort sind möglich. |
| IATF 16949, Abschnitt 8.4.2.4.1 | Prozess ja, nicht für jeden Lieferanten | Ein Prozess für Audits zweiter Partei gehört zur Lieferantensteuerung. Bedarf, Art, Häufigkeit und Umfang legen Sie anhand einer Risikoanalyse fest und dokumentieren die Kriterien. |
| VDA 6.3 | Methode, keine Pflicht an sich | Standard für Prozessaudits in der Automobilindustrie. Viele Kunden fordern ihn vertraglich. Für neue Lieferanten gibt es die Potenzialanalyse. |
| LkSG, § 6 Abs. 4 | nein | Soweit das Gesetz greift (derzeit ab 1.000 Beschäftigten) und die Risikoanalyse Risiken zeigt, sind angemessene Präventionsmaßnahmen nötig, darunter vertragliche Kontrollmechanismen bei unmittelbaren Zulieferern und deren risikobasierte Durchführung. Ein Audit ist eine Möglichkeit. Erleichterungen, etwa bei der Berichtspflicht, sind angekündigt. Prüfen Sie den aktuellen Stand, die Sorgfaltspflichten selbst gelten weiter. |
| Kundenvorgaben, QSV | möglich | Pflicht, wenn es vertraglich oder in kundenspezifischen Anforderungen festgelegt ist. Qualitätssicherungsvereinbarungen regeln häufig Auditrechte, auch für Audits bei Ihren Unterlieferanten. |
Ein Lieferantenaudit ist übrigens kein internes Audit. Interne Audits nach Abschnitt 9.2 prüfen Ihr eigenes System. Wie Sie diese planen, steht im Beitrag Auditplanung.
Audit, Neubewertung oder Zertifikat: was reicht wann?
Lieferantenbewertung und Lieferantenaudit werden oft gleichgesetzt. Die jährliche Bewertung läuft meist über Kennzahlen wie Liefertreue, Reklamationen und Zertifikate. Ein Audit kostet beide Seiten Tage. Es lohnt sich dort, wo Kennzahlen nicht reichen. Typische Entscheidungen aus der Praxis, keine allgemeine Auditpflicht:
| Situation | Was reicht |
|---|---|
| Neuer Lieferant für qualitäts- oder sicherheitskritische Teile | Audit vor der Freigabe ist meist sinnvoll, in der Automobilindustrie oft als Potenzialanalyse |
| Bestehender Lieferant, gute Kennzahlen, gültiges Zertifikat | jährliche Bewertung über Kennzahlen; auf ein Audit kann bei guter Risikobewertung verzichtet werden |
| Gehäufte Reklamationen, Maßnahmen wirken nicht | Anlassaudit, meist als Prozess- oder Produktaudit |
| Standortwechsel, neue Fertigungstechnik, neue Leitung beim Lieferanten | Neubewertung; Audit und erneute Freigabe je nach Risiko und Kundenvorgaben |
| Unkritische Katalogware | Zertifikat und Selbstauskunft |
Arten des Lieferantenaudits
| Art | Prüft | Typischer Anlass |
|---|---|---|
| Systemaudit | das Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten als Ganzes | neuer Lieferant ohne Zertifikat, Zweifel am System |
| Prozessaudit | den Fertigungsprozess für Ihr Teil, in der Automobilindustrie nach VDA 6.3 | Serienanlauf, Qualitätsprobleme, Prozessänderung |
| Produktaudit | fertige Teile gegen Zeichnung und Spezifikation | Reklamationen, Stichprobe vor Auslieferung |
Nach dem Zeitpunkt unterscheidet man das Erstaudit vor der Freigabe, das Regelaudit nach Plan und das Anlassaudit nach einem Problem. Die Potenzialanalyse der VDA 6.3 ist ein eigenes Verfahren für potenzielle Lieferanten, meist vor einer Vergabe. Sie schätzt ein, ob ein Lieferant ein neues Teil fertigen kann, ist kein vollständiges Prozessaudit und hat eine eigene Ampelbewertung.
Ablauf eines Lieferantenaudits in 7 Schritten
| Schritt | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Anlass und Ziel festlegen | Warum auditieren Sie, welche Art, welcher Standort, welches Teil? | Auditauftrag |
| 2. Unterlagen anfordern | Selbstauskunft, Zertifikate, Prozessübersicht, Prüfplan, Kennzahlen | Vorbewertung, Schwerpunkte für den Termin |
| 3. Termin und Auditplan abstimmen | Agenda, Gesprächspartner, Zugang zur Fertigung, Fotoerlaubnis | abgestimmter Auditplan |
| 4. Eröffnung und Rundgang | Ziel erklären, Ablauf bestätigen, dann in die Fertigung | gemeinsames Verständnis, erste Eindrücke |
| 5. Prüfen mit Checkliste | Fragen bewerten, Nachweise sammeln: Aufzeichnungen, Stichproben, Fotos | bewertete Fragen mit Belegen |
| 6. Abschlussgespräch | Feststellungen vorstellen, Missverständnisse klären | bestätigte Feststellungen |
| 7. Bericht, Maßnahmen, Entscheidung | Bericht verschicken, Maßnahmenplan mit Fristen anfordern, Wirksamkeit prüfen | Freigabe, Freigabe mit Auflagen oder Sperre |
Bei Abweichungen führt der Weg vom Befund über die Ursachenanalyse zur Korrekturmaßnahme. Geschlossen ist die Abweichung erst, wenn die Maßnahme nachweislich wirkt und das im nächsten Audit oder in den Kennzahlen sichtbar wird.
Bewertung: Punkte, Einstufung und K.-o.-Regel
Üblich ist, jede Frage mit Punkten zu bewerten und daraus einen Erfüllungsgrad zu rechnen. Dabei können viele gute Antworten eine schwere Abweichung rechnerisch zudecken. Deshalb braucht jedes Schema eine K.-o.-Regel. Unsere Vorlage arbeitet so:
- 3 Punkte: erfüllt. 2: überwiegend erfüllt, kleine Lücken. 1: teilweise erfüllt. 0: nicht erfüllt. Fragen, die nicht zutreffen, bleiben unbewertet.
- Erfüllungsgrad = erreichte Punkte geteilt durch mögliche Punkte, also 3 mal die Zahl der bewerteten Fragen. Nicht zutreffende Fragen fallen heraus, den Grund notieren Sie.
- Einstufung A ab 90 %, B ab 80 %, C darunter
- K.-o.-Regel: Bekommt eine als kritisch markierte Frage 0 Punkte, ist das Ergebnis C, egal wie hoch der Erfüllungsgrad ist. Welche Fragen kritisch sind, legen Sie vor dem Audit fest.
Ein bewertetes Beispiel
Ein fiktiver Drehteile-Lieferant, Erstaudit vor der Serienfreigabe, hier fünf von dreißig Fragen:
| Frage | Punkte | Nachweis und Feststellung | Maßnahme, Frist |
|---|---|---|---|
| Gültiges Zertifikat für Standort und Umfang? | 3 | ISO 9001, gültig bis 2027, Standort passt | keine |
| Prüfmittel gekennzeichnet und kalibriert? kritisch | 1 | 2 von 5 Messschiebern an Linie 1 ohne gültige Kalibrierung, nicht für besondere Merkmale im Einsatz | kalibrieren, Prüfmittelliste ergänzen, 4 Wochen |
| Fehlerhafte Teile gekennzeichnet und getrennt? kritisch | 0 | Ausschussbehälter ohne Kennzeichnung direkt neben Gutteilen | Sofortmaßnahme, Sperrbereich einrichten, 1 Woche |
| Rückverfolgbarkeit bis zur Charge? kritisch | 3 | Stichprobe von 3 Aufträgen vollständig nachvollzogen | keine |
| Reklamationen mit 8D bearbeitet? | 2 | 8D-Berichte vorhanden, Wirksamkeitsprüfung fehlt bei 2 von 4 | Wirksamkeit nachweisen, 6 Wochen |
Ergebnis: 9 von 15 Punkten, also 60 %. Das wäre ohnehin C. Den Ausschlag gibt aber die K.-o.-Frage zu fehlerhaften Teilen. Selbst mit 95 % in allen anderen Fragen gibt der Kunde in diesem Beispiel deshalb keine Serienfreigabe. Er verlangt ein Nachaudit, sobald die Sofortmaßnahmen umgesetzt sind. Die Messschieber bekamen 1 statt 0 Punkte, weil sie keine besonderen Merkmale prüfen. Sonst wäre auch das ein K.-o. gewesen.
Vor Ort, remote oder hybrid?
| Form | Geeignet für | Grenzen |
|---|---|---|
| Vor Ort | neue Lieferanten, kritische Teile, Prozessaudits, Anlassaudits nach Qualitätsproblemen | Reisezeit und Kosten |
| Remote | Prüfung von Unterlagen, Regelaudits bei bekannten Lieferanten mit guten Kennzahlen | Fertigung nur per Kamera, Stichproben schwierig, Datenschutz und Datensicherheit klären |
| Hybrid | Unterlagen vorab remote, danach ein kürzerer Termin in der Fertigung | mehr Abstimmung im Vorfeld |
Für Prozessaudits nach VDA 6.3 hält ein Whitepaper des VDA QMC zu Remote-Audits aus dem Jahr 2021 fest, dass sich die Prozesselemente nicht vollständig aus der Ferne prüfen lassen. Bei hohem Risiko spricht deshalb viel für ein Audit vor Ort.
Checkliste Lieferantenaudit: 30 Prüffragen
Die Fragen sind nach Bereichen geordnet. Als kritisch markierte Fragen fallen unter die K.-o.-Regel. Ergänzen Sie branchenspezifische Fragen, zum Beispiel zu Hygiene, Reinraum oder Gefahrstoffen.
Organisation und QM-System
- Gibt es ein gültiges Zertifikat, zum Beispiel ISO 9001 oder IATF 16949, für den betroffenen Standort und Umfang?
- Sind Verantwortliche für Qualität benannt und für Sie erreichbar?
- Werden Kundenanforderungen aus Zeichnung, Spezifikation und QSV vollständig erfasst und an die Fertigung weitergegeben? kritisch
- Werden interne Audits nach Plan durchgeführt und Maßnahmen verfolgt?
- Sind Arbeitsschutz und Umweltauflagen am Standort geregelt?
Einkauf und Unterlieferanten
- Werden Unterlieferanten nach festgelegten Kriterien ausgewählt und bewertet?
- Werden Ihre Anforderungen an die Unterlieferanten weitergegeben?
- Wird zugekaufte Ware geprüft oder durch Zeugnisse abgesichert?
- Gibt es eine Freigabe, bevor ein Unterlieferant oder ein Material gewechselt wird? kritisch
- Werden Liefertreue und Qualität der Unterlieferanten gemessen?
Fertigung und Prozesslenkung
- Liegen aktuelle Arbeits- und Prüfanweisungen am Arbeitsplatz?
- Sind Prozessparameter festgelegt und werden sie überwacht?
- Gibt es eine Freigabe zum Serienstart, nach Werkzeugwechsel und nach Stillstand?
- Sind die Mitarbeitenden für ihre Tätigkeit qualifiziert, und ist das nachgewiesen?
- Werden Maschinen und Werkzeuge vorbeugend instand gehalten?
Prüfung und Messmittel
- Gibt es einen Prüfplan mit Merkmalen, Häufigkeit und Prüfmitteln?
- Sind alle Prüfmittel gekennzeichnet und gültig kalibriert? kritisch
- Werden Prüfergebnisse aufgezeichnet und ausgewertet?
- Werden besondere Merkmale gekennzeichnet und gesondert überwacht? kritisch
- Gibt es für neue Teile eine Erstmusterprüfung mit Bericht?
Fehlerhafte Teile und Reklamationen
- Werden fehlerhafte Teile gekennzeichnet und von Gutteilen getrennt? kritisch
- Gibt es einen geregelten Ablauf für Sonderfreigaben?
- Werden Reklamationen mit einer Methode wie 8D bearbeitet?
- Wird die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen geprüft?
- Werden Reklamationen und Fehlerkosten ausgewertet?
Lager, Kennzeichnung und Versand
- Sind Teile bis zur Charge oder zum Los rückverfolgbar? kritisch
- Wird nach FIFO gelagert, und werden Lagerbedingungen eingehalten?
- Ist die Verpackung festgelegt und schützt sie die Teile?
- Sind Etiketten und Lieferpapiere korrekt und vollständig?
- Gibt es einen Notfallplan für Lieferausfälle?
Kostenlose Excel-Checkliste mit Auswertung
Alle 30 Fragen stehen in der Vorlage, jeweils mit Spalten für Punkte, Nachweis, Feststellung, Maßnahme, Verantwortlichen und Frist. Das Blatt „Auswertung“ rechnet den Erfüllungsgrad je Bereich und gesamt, vergibt A, B oder C und schlägt bei einer kritischen Null Alarm. Die Kriterien für kritische Fragen können Sie selbst festlegen.
Checkliste Lieferantenaudit herunterladen (Excel)
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Aus Sicht des Lieferanten: Vorbereitung und Kosten
Wer selbst auditiert wird, sollte die Selbstauskunft ernst nehmen. Auditoren lesen sie vorab und suchen sich danach ihre Schwerpunkte. Hilfreich sind außerdem:
- ein Gesprächspartner, der Fertigung und Qualität gleichermaßen kennt
- Prüfplan, Prüfaufzeichnungen und Kalibriernachweise für das betroffene Teil, griffbereit
- offene Reklamationen dieses Kunden mit dem aktuellen Stand der Maßnahmen
- ein aufgeräumter, gekennzeichneter Sperrbereich. Fehlerhafte Teile ohne Kennzeichnung fallen beim Rundgang sofort auf.
Zu den Kosten: Üblich ist, dass jede Seite ihren eigenen Aufwand trägt. Was genau gilt, regeln Rahmenvertrag oder QSV, etwa ob Kosten für ein Anlassaudit nach einem Fehler des Lieferanten weiterberechnet werden dürfen. Das Auditrecht selbst ergibt sich in der Regel aus Vertrag oder QSV. Ein gültiges Zertifikat fließt in die Risikobewertung ein und kann ein zusätzliches Audit entbehrlich machen. Ein vertraglich vereinbartes Audit ersetzt das Zertifikat aber nicht automatisch. Das Zertifikat zeigt, dass das System extern geprüft wurde. Wie Ihr Teil gefertigt wird, zeigt es nicht.
Lieferantenaudits digital durchführen
Papier und Excel haben beim Lieferantenaudit eine typische Schwäche: Die Fotos liegen auf dem Handy, die Notizen im Block, und der Bericht entsteht zwei Tage später im Büro. Mit firstaudit arbeiten Sie die Checkliste auf Tablet oder Smartphone ab, auch offline in der Fertigungshalle ohne Netz. Fotos hängen direkt an der Frage, der PDF-Bericht steht nach dem Abschlussgespräch bereit und kann vom Lieferanten vor Ort unterschrieben werden.
Für einen Benutzer ist firstaudit dauerhaft kostenlos. Die Auditplanung mit Kalender, Zuweisung und Erinnerungen gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen, die Maßnahmenverfolgung gibt es ab Premium, das Sie 14 Tage testen können. Wer viele Lieferanten an mehreren Standorten auditiert, kann die Auditmanagement-Software von flowdit nutzen. Wie KI bei der Risikobewertung in Lieferketten helfen kann, zeigt unser Beitrag Risiken in Lieferketten.
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Häufige Fragen zum Lieferantenaudit
Was ist ein Lieferantenaudit?+
Ein Audit, bei dem ein Unternehmen seinen Lieferanten prüft, meist vor Ort. Fachlich ist es ein Audit zweiter Partei. Das interne Audit ist die erste Partei, das Zertifizierungsaudit durch eine Zertifizierungsstelle die dritte. Geprüft werden je nach Ziel das Qualitätsmanagementsystem, der Fertigungsprozess oder das Produkt.
Ist ein Lieferantenaudit nach ISO 9001 Pflicht?+
Nein. ISO 9001 verlangt in Abschnitt 8.4, Lieferanten nach festgelegten Kriterien auszuwählen, zu bewerten, zu überwachen und neu zu beurteilen. Ein Audit ist dafür eine mögliche Methode, Kennzahlen und Zertifikate sind andere. In der Automobilindustrie verlangt die IATF 16949 zusätzlich einen festgelegten Prozess für Audits zweiter Partei.
Wie oft sollte man Lieferanten auditieren?+
Feste Abstände nennt keine der Normen. Sinnvoll ist eine Staffelung nach Risiko: kritische Lieferanten regelmäßig, unkritische nur bei Anlass. Unabhängig davon ist ein Audit angebracht, wenn der Lieferant den Standort wechselt, neue Technik einführt oder Reklamationen sich häufen.
Ersetzt ein Zertifikat das Lieferantenaudit?+
Nicht vollständig. Ein ISO-9001-Zertifikat zeigt, dass ein Managementsystem existiert und extern geprüft wurde. Wie Ihr konkretes Teil gefertigt und geprüft wird, deckt es nicht ab. Für unkritische Ware kann ein Zertifikat mit Selbstauskunft reichen, für kritische Teile eher nicht.
Wer darf ein Lieferantenaudit durchführen?+
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Auditorschein gibt es nicht. Der Auditor braucht Wissen über Produkt und Prozess sowie Auditkompetenz. Die ISO 19011 gibt dazu Empfehlungen. Verbindliche Anforderungen ergeben sich vor allem aus der IATF 16949, Abschnitt 7.2.4, und aus Kundenvorgaben. Für Prozessaudits nach VDA 6.3 verlangen Kunden häufig eine Qualifikation als Prozessauditor.
Darf der Einkauf Lieferantenaudits durchführen?+
Ja, wenn die nötige Kompetenz vorhanden ist. Häufig auditieren Einkauf und Qualität gemeinsam. Der Einkauf deckt kaufmännische Themen wie Kapazität und Liefertreue ab, die Qualität das System und den Prozess.
Wer trägt die Kosten eines Lieferantenaudits?+
Üblich ist, dass jede Seite ihren eigenen Aufwand trägt: der Kunde Reise und Arbeitszeit seiner Auditoren, der Lieferant die Zeit seiner Mitarbeitenden. Abweichende Regeln, etwa für Anlassaudits nach Fehlern des Lieferanten, stehen im Rahmenvertrag oder in der QSV.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenbewertung und Lieferantenaudit?+
Die Lieferantenbewertung läuft meist regelmäßig über Kennzahlen wie Liefertreue, Reklamationsquote und Zertifikate, oft am Schreibtisch. Das Lieferantenaudit ist eine Prüfung beim Lieferanten mit Rundgang, Gesprächen und Stichproben. Das Ergebnis eines Audits fließt in die Bewertung ein.
Was passiert bei einer C-Einstufung?+
In unserem Schema gibt es dann keine Freigabe für neue Teile, bis die Maßnahmen umgesetzt sind und ein Nachaudit bestanden ist. Bei bestehenden Lieferanten folgen ein Maßnahmenplan mit Fristen und eine engere Überwachung. Bessert sich nichts, ist der Wechsel des Lieferanten die letzte Konsequenz.
Kann ein Lieferant ein Audit ablehnen?+
Das hängt vom Vertrag ab. Wird ein wirksam vereinbartes Auditrecht ohne berechtigten Grund verweigert, kann das eine Vertragsverletzung sein. Fehlt eine Regelung, bleibt dem Kunden vor allem, die Ablehnung in der Lieferantenbewertung zu berücksichtigen. Klären Sie Auditrechte deshalb schon bei der Freigabe.