SIPOC: Definition, Beispiel und Anleitung

SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output und Customer. Das SIPOC-Diagramm beschreibt einen Prozess auf einer Seite: wer liefert, was hineingeht, welche Hauptschritte es gibt, was herauskommt und wer das Ergebnis bekommt. Eingesetzt wird es unter anderem in Six Sigma, meist zu Beginn eines Verbesserungsprojekts in der Define-Phase des DMAIC-Zyklus.

• Supplier (Lieferant): Wer stellt bereit, was der Prozess braucht? Das kann ein externer Lieferant sein oder eine andere Abteilung.
• Input (Eingabe): Material, Informationen oder Leistungen, die in den Prozess gehen, etwa Bauteile, Aufträge oder Prüfvorgaben.
• Process (Prozess): Die vier bis sieben Hauptschritte, grob beschrieben. Details gehören in eine spätere Prozessanalyse.
• Output (Ergebnis): Was der Prozess liefert, zum Beispiel ein geprüftes Teil, einen Bericht oder eine Freigabe.
• Customer (Kunde): Wer den Output erhält. Auch das kann intern sein, etwa die Produktion oder das Lager.

Die Spalten stehen nebeneinander, aber nicht jede Zeile hängt mit der Nachbarzelle zusammen. Es geht um den Überblick, nicht um einen Ablaufplan.

1. Prozess benennen und abgrenzen: Wo beginnt er, wo endet er? Start und Ende stehen über dem Diagramm.
2. Hauptschritte festlegen: vier bis sieben Schritte, jeweils mit Verb und Objekt, zum Beispiel „Stichprobe ziehen“.
3. Outputs sammeln: Was kommt am Ende heraus, auch Nebenergebnisse wie Berichte?
4. Kunden zuordnen: Wer bekommt welchen Output, und was erwartet er davon?
5. Inputs bestimmen: Was braucht der Prozess, damit er läuft?
6. Lieferanten zuordnen: Wer stellt die Inputs bereit?

Die Reihenfolge ist Absicht. Erst der Prozess, dann Output und Kunde, zuletzt Input und Lieferant. So richtet sich das Diagramm am Ergebnis aus und nicht an dem, was gerade vorhanden ist. Erstellen Sie es im Team mit den Leuten, die den Prozess kennen. Ein Whiteboard oder eine Tabelle reicht.

• zu Beginn eines Six-Sigma- oder Lean-Projekts, um den Umfang festzulegen
• wenn Schnittstellen und Zuständigkeiten unklar sind
• bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einen Prozess
• als Vorstufe für eine Prozessbeschreibung oder ein Audit

Entscheidungen, Schleifen oder Durchlaufzeiten zeigt ein SIPOC normalerweise nicht. Dafür eignen sich detaillierte Prozessdiagramme wie ein Flussdiagramm oder eine Wertstromanalyse.

Ist der Prozess beschrieben, folgt die Frage, ob er in der Praxis so läuft. Mit firstaudit legen Sie zu den Prozessschritten eine Checkliste an und prüfen sie vor Ort auf dem Smartphone oder Tablet, mit Fotos und Unterschrift. Der Bericht liegt danach als PDF vor.

• Zu viele Schritte. Ein SIPOC zeigt den Prozess im Überblick. Wer jeden Handgriff aufschreibt, braucht eher ein Flussdiagramm.
• Start und Ende fehlen. Ohne klare Prozessgrenzen diskutiert das Team ständig, was dazugehört und was nicht.
• Anforderungen bleiben unklar. Welche Qualität braucht der Kunde vom Output, welche der Prozess vom Input? Ohne diese Angaben bleibt das SIPOC eine Liste.
• Vom Schreibtisch aus erstellt. Die Leute, die den Prozess täglich machen, wissen, welche Inputs wirklich fehlen oder zu spät kommen.
• Keine Folgeschritte. Das SIPOC klärt Umfang, Schnittstellen und Beteiligte. Ursachen findet es nicht. Danach folgen Detailaufnahme, Daten und Ursachenanalyse, etwa mit dem Ishikawa-Diagramm.