Digitalisierungsprojekt SEKA
Lückenlose Übergabe: firstaudit zum Management von Nutzfahrzeugen
Gerade im ‘Corona-Sommer’ war es der Trend: Fahrzeug mieten und los in den Urlaub. Jeder kennt die Prozedur, bei Nutzfahrzeugen läuft es ähnlich. Für Autovermieter und -mieter ist es dabei wichtig, dass bereits vorhandene oder bei Nutzung entstandene Mängel dokumentiert werden. Damit am Ende niemand zu Unrecht auf den Kosten sitzenbleibt. Hierbei birgt der Einsatz einer Management-App wie firstaudit einige Vorteile.
Immer wieder kam es bei SEKA zu Problemen bei der Nachverfolgbarkeit und den Dokumentationen. Seien es Mängel, die nicht festgehalten wurden oder Papiere, die nicht mehr auffindbar waren. Das sollte sich durch ein neues, digitales Management ändern.
firstaudit zur Steigerung der Transparenz
Die SEKA Nutzfahrzeuge GmbH& Co. KG wurde 2004 als Einzelunternehmen gegründet. Damals wurde zunächst mit gebrauchten Nutzfahrzeugen aller Art gehandelt. Seit 2007 liegt ein Schwerpunkt auf Lebensmittel-Tankaufliegern. 2010 wurde unter dem Namen SEKA die gesamte Fertigung der Fahrzeuge getätigt. Zu den Kunden gehören Speditionen, Transportunternehmen und andere Fahrzeugbauer. Insbesondere seit 2019 wird in die Digitalisierung der Unternehmensprozesse investiert.
Das Projekt
Im Unternehmen selbst, aber auch im Kundenkontakt soll der Umgang mit Daten sicherer und transparenter werden. Mithilfe eines digitalen Management-Systems können Übergaben von Fahrzeugen lückenlos dokumentiert werden. So bleiben Mitarbeiter und Kunden jederzeit auf dem gleichen Stand. Weiterhin sollte die Management-Software folgende Kriterien erfüllen:
Saubere digitale Nachvollziehbarkeit
Einfache Dateneingabe und -sicherung (z.B. bei Mängeln)
Strukturierte Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden
Nutzung über mobile Endgeräte
Die Realisierung
Nachdem über Google nach potenziellen App-Anbietern gesucht wurde, entschloss man sich bei SEKA schließlich für firstaudit. Wichtig war hier auch, dass das System leicht von Mitarbeitern bedient werden kann und gut strukturiert, aber auch nach Bedarf individuell veränderbar ist.
Das Ergebnis
Mit firstaudit hat sich die Arbeitsweise bei SEKA merklich verbessert. Die App wird in folgenden Bereichen genutzt:
In der Personalabteilung
In standardisierten Produktionsprozessen
In Herstellung und Verfahrensanweisungskontrolle
In der Stundenrechung für projektbezogene Aufträge
In der Fahrzeugkontrolle (in Checklistenform)
Erhobene Daten werden einfach über Handy oder Tablet in die App eingetragen und im ERP-System hinterlegt. Ebenso werden sie direkt an den Kunden weitergeleitet. So sind alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand.
Durch die App werden 80% des Zeitaufwands gespart.
Und auch bei allen vier Gerichtsprozessen konnte die Zuverlässigkeit der App punkten. Dank sicherer digitaler Dokumentation von Übergangsbestätigungen und entsprechenden Bildern konnte nachgewiesen werden, dass die Schäden erst im Nachhinein verursacht wurden.