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Anders als manche vermuten, bewirkt die 5S-Methode nicht nur einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Die fünf Schritte bedingen eine kontinuierliche Prozessverbesserung. Mit einer digitalen Checkliste lässt sich 5S an den Arbeitsplätzen leicht einführen und Audits effizient durchführen. So herrschen mithilfe der 5S-Checkliste Ordnung und Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Was 5S überhaupt ist, wie Sie das Prinzip einführen und welche Vorteile 5S Ihrem Betrieb bringen, erfahren Sie hier.

Definition der 5S-Methode

5S ist eine Grundlage der japanischen Arbeitskultur und der Lean-Philosophie. Die Methode gruppiert sich zu dem Kaizen-Prinzip und dem Ishikawa-Diagramm. Einfach gesagt, ist 5S ein Ordnungssystem. Der Toyota-Chef Takashi Osada soll dieses in den Anfängen der 1990er-Jahren erfunden haben. Osada wollte damit seine Fabriken so effektiv wie möglich organisieren. Doch wofür stehen diese fünf Schritte nun genau?

  1. Seiri (Sortieren)
  2. Seiton (Systematisieren)
  3. Seiso (Säubern)
  4. Seiketsu (Standardisieren)
  5. Shitsuke (Selbstdisziplin und ständige Verbesserung)

Das hauptsächliche Ziel der 5S ist, die Zeitverschwendung von unnötigen Arbeitsvorgängen zu verringern. Dadurch soll ebenfalls die Arbeitssicherheit erhöht werden. Denn die gesteigerte Ordnung aufgrund der 5S-Methode, senkt das Risiko für Arbeitsunfälle. Beispielsweise läuft kein Mitarbeiter mehr Gefahr, sich an Werkzeugen zu verletzten, die versteckt unter anderen Materialien liegen. Der Ansatz der 5S-Methode ist minimalistisch und zyklisch. Der Prozess muss also kontinuierlich fortlaufen. Aufgrund von 5S wird die Mitarbeiterbeteiligung erhöht, denn die Mitarbeiter müssen das Ordnungssystem umsetzen und aufrechterhalten. Mit einer digitalen 5S-Checkliste wird die Umsetzung für alle Beteiligten erleichtert.

Die 5S-Methode im Betrieb umsetzen

Um die 5S-Methode in Ihrem Unternehmen einzuführen und Ihnen die Arbeit zu erleichtern, müssen Sie nur die fünf Schritte befolgen.

Organisieren Sie die Arbeitsplätze neu. Beseitigen Sie alles Unnötige oder Beschädigtes. Sortieren Sie Dinge und Materialien sinnvoll.

Legen Sie einen Platz für Materialien und Werkzeuge fest, um nicht lange danach zu suchen. Beschriften Sie die Dinge und legen Sie sie in Arbeitsplatznähe. Bringen Sie ein sinnvolles System an.

Reinigen Sie Ihre Arbeitsplätze. Nun sind sie hygienisch sauber. Fehler- und Schadensquellen können so entdeckt und beseitigt werden. Überprüfen Sie, ob die Beleuchtung ausreichend und intakt ist.

Standardisieren Sie die Prozesse. Entwickeln Sie im Team einen Plan, wie die zuvor genannten Schritte dauerhaft eingehalten werden können. Jeder Arbeitsplatz soll demselben Prinzip folgen: Ein Arbeitsplatzwechsel der Kollegen kann somit leicht und unkompliziert vollzogen werden. Hilfestellungen können sein: Visuelle Kontrolle erzeugen durch Schilder und Farbcodes. 5S-Checkliste regelmäßig verwenden.

Jeder muss mitmachen und sich an die fünf Schritte halten. Eigenverantwortlich und bewusst aufräumen und organisieren – jeden Tag. 5S sollte in die Unternehmenskultur eingeführt werden, durch Erfolgsgeschichten (Vorher-Nachher-Bilder) und der Anerkennung positiver Ergebnisse.

Tipps zur Einführung von 5S im Betrieb

Die Einführung von 5S am Arbeitsplatz ist für manche leichter gesagt als getan. Die optimale Umsetzung der 5S-Methode im Unternehmen kann man mit einigen Tipps erreichen. So sollten Sie beim Inspizieren der Arbeitsplätze nach Überflüssigem suchen, das sie vom Ort entfernen können. Die Arbeitsplätze sollten wöchentlich überprüft werden. Die Arbeit sollte immer sicher durchzuführen sein. So wird am Anfang der Inspizierung und am Ende nach der Änderung ein Foto vom Arbeitsplatz gemacht. Dazwischen wird zum Beispiel die Häufigkeit festgestellt, wie oft ein Werkzeug genutzt wird. Ist die Verwendung zu gering oder gar fehlerhaft, wird das Werkzeug vom Ort entfernt. Beim Organisieren der Nutzung und Funktion der Gegenstände helfen Beschriftungen und Farbmarkierungssysteme. Eine monatliche oder vierteljährliche Inspektion von einem Bereichs- oder Werksleiter führt dazu, dass die 5S-Methode eingehalten wird. Auch bei einem Audit hilft die 5S-Methode das Unternehmen zu optimieren. Mit der digitalen 5S-Checkliste wird die Einführung und Umsetzung des Ordnungssystems sogar noch einfacher.

Damit die 5S-Methode von allen Mitarbeitern kontinuierlich beibehalten wird, können Sie die folgenden Punkte befolgen:

  • Kommunizieren und Schulen – Vorteile bewusst machen, Mitarbeiter miteinbeziehen, Erfahrungen teilen.
  • Einen Verantwortlichen ernennen – Dieser ist Ansprechpartner für Fragen und Vorschläge von Mitarbeitern. Ein zyklisches Verfahren ist unerlässlich für die 5S Methode.
  • Kontrollieren – Regelmäßige Kontrolle der Arbeitsplätze und der Durchführung von 5S. Richtige Herangehensweise finden, um die Mitarbeiter nicht mit der 5S Methode zu bevormunden, sondern die Effektivität der Methode zu betonen.
  • Das Personal motivieren – Mit verbessertem Workflow und Erfolgserlebnissen motivieren.

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Features der digitalen 5S-Checkliste

Um die Vorgänge der 5S-Methode so effizient und unkompliziert wie möglich umzusetzen, können Sie eine digitale 5S-Checkliste verwenden. Sie können über Smartphone oder Tablet Fotos von Arbeitsplätzen machen und diese als Dokument anhängen. Ebenso können Sie die Inspektionen und Audits mit dem Smartphone oder Tablet durchführen. Mit dem Hinzufügen von Kommentaren und Anmerkungen in der 5S-Checkliste können Sie auf Korrekturmaßnahmen hinweisen. Mit der digitalen Unterschrift des Bereichs- oder Werksleiters ist die volle Verantwortlichkeit bei Inspektionen immer gewährleistet. Alle Berichte können Sie problemlos mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens an Ort und Stelle teilen. Die 5S-Checkliste überprüft sogar das Sortierprinzip eines Arbeitsplatzes und erläutert, ob der Platz richtig organisiert wurde und sicher ist. Ebenfalls wird die Reinigung und Wartung des Arbeitsplatzes überwacht. So kontrolliert die 5S-Checkliste die Sauberkeit und fehlerfreie Funktion von Maschinen. Probleme und Korrekturmaßnahmen können hierbei schnell zugewiesen werden. Des Weiteren kann die 5S-Checkliste Änderungen an Kollegen melden, 5S-Inspektionen planen, Fehler schnell melden und beheben, alle Daten analysieren und Berichte automatisch generieren und teilen.

Vorteile von 5S

  • Sicherheit und mehr Bewegungsfreiheit
  • Beseitigung von Überflüssigem
  • Erhöhte Effizienz
  • Niedrige Einführungskosten für hohe Leistungssteigerungen
  • Weniger Nacharbeit
  • Schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
  • Lange Transportwege und Wartezeiten vermeiden
  • Effiziente Flächennutzung
  • Reklamationen vermeiden
  • Kundenvertrauen erhöhen
  • Produktivitätssteigerung im gesamten Unternehmen

Die Einführung der 5S Methode und der digitalen 5S-Checkliste kann eine Herausforderung sein. Besonders für Unternehmen, die langjährig an Vorgängen und Arbeitsweisen festhalten. Um optimale und effiziente Ergebnisse zu bekommen, müssen alte Denkweisen und Arbeitsschritte aufgebrochen werden. So kann die Problem- und Ursachenfindung erfolgreich und der Betrieb wettbewerbsfähig sein. Wichtig bei der 5S-Methode ist, dass es ein wiederkehrender Prozess ist. Dieser muss dementsprechend zyklisch angewendet und beibehalten werden. Bei kontinuierlichem Einsatz von 5S wird sich Ihr Unternehmen dauerhaft optimieren.