SOP
► SOP – Standard Operating Procedure► Zweck von SOPs► Was braucht eine SOP?► Welche Vorteile bringen SOPs?► SOP Software

SOP (Standard Operating Procedure): Vorlage, Aufbau & Anwendung

SOP ist eine Abkürzung für den englischen Begriff „standard operating procedure“, zu deutsch „standardisierter Arbeitsablauf“ oder „Standardarbeitsanweisung“. Eine SOP findet sich hauptsächlich in Bereichen, in denen klare Strukturen unabdingbar sind, z.B. der Chemie, der Medizin oder dem Militär. Dabei darf nicht unterschätzt werden, welchen Wert eine Standard Operating Procedure in den alltäglichen Abläufen und Prozessen jedes Unternehmens haben kann.

Zweck von SOPs

Eine SOP ist ein Arbeitsablauf, der immer nach dem gleichen Muster stattfindet. Dabei wird je nach Standard Operating Procedure nur der Rahmen, also die groben Schritte, oder jedes kleine Detail vorgegeben. Diese Variationen ergeben sich meist aus der Branche und dem Ziel und Zweck der Arbeitsanweisung.

So wird sie oft genutzt, um Sicherheit zu garantieren. In der Chemie verhindert sie Unfälle durch ungeplante Chemische Reaktionen, in der Medizin stellt sie die Gesundheit der Patienten sicher. Solche Arbeitsanweisungen sind meist sehr präzise und strukturieren den Arbeitsablauf in hohem Maße.

In weniger Risikoreichen Branchen hilft die Standardarbeitsanweisung hingegen bei häufig auftretenden Aufgaben, bei der Strukturierung der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, bei der Arbeit mit Kunden und Lieferanten und in Krisenfällen.

Verfahrensanweisungen hingegen beschreiben übergeordnete Abläufe und legen fest, wer was wann und warum tut.

Was braucht eine SOP?

Um eine funktionierende Standardarbeitsanweisung zu etablieren zu können, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen:

Eine SOP will Struktur bringen, indem sie Unklarheiten verringert. Sie muss deshalb klar und präzise sein, darf nicht an allen möglichen Stellen Handlungs- und Interpretationsspielraum lassen.

Zu den präzisen Anweisungen gehören klar geregelte Zuständigkeiten. Es reicht nicht, wenn nur der nächste Schritt klar ist – jeder im Unternehmen muss wissen können, wer für welchen Schritt verantwortlich ist.

Eine SOP hilft Stakeholdern wie Kunden und Lieferanten. Dies können besser planen und kooperieren, wenn Ansprechpartner klar sind, wenn Betriebsabläufe bekannt gemacht werden und Daten zuverlässig angegeben werden können

Insbesondere für Krisen sind SOPs unabdingbar. Im Chaos einer Krise sind viele überfordert, standardisierte Vorgaben bringen die nötige Struktur zurück. Besonders wichtig dabei: Die Kommunikationswege und Verantwortungsstrukturen müssen sehr klar und allzeit verfügbar sein.

SOPs können einfach vom Management vorgegeben werden, aber das ist nicht ratsam. SOPs sollten gemeinsam mit allen Beteiligten entwickelt werden, da diese den besten Überblick über ihren Bereich haben. Zudem halten sich Beteiligte zuverlässiger an selbst entwickelte Regeln als an externe Vorgaben.

Das Wichtigste bei einer SOP ist also, dass sie klar formuliert, allen Beteiligten bekannt und verfügbar und gemeinsam erarbeitet oder beschlossen worden ist. Denn solange nicht alle der Standard Operating Procedure folgen, ist sie nutzlos.

Im Kontext von Standard Work stellt die SOP einen grundlegenden Baustein dar, der in die Gesamtstrategie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung eingebunden ist.

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Welche Vorteile bringen SOPs?

Standard Operating Procedures erhöhen die Zuverlässigkeit von Unternehmen. Sie strukturieren Aufgaben und Alltag so, dass Arbeiten schneller und effizienter erledigt werden können. Durch die eingeübten Abläufe kennt jeder seine Aufgabe und erledigt sie schnell und hochwertig. Der gesamte Prozess ist effizienter und effektiver.

Partner und Lieferanten

Für Partner wie Kunden und Lieferanten wird die Zusammenarbeit planbarer, durch klare Abläufe lässt sich schon langfristig voraussagen, wann bestimmte Produkte fertig sind oder neue Ressourcen benötigt werden. Auch intern erhöht sich die Planbarkeit, da Prozesse besser hinsichtlich ihres Zeit- und Ressourcenaufwands eingeschätzt werden können.

Mitarbeiter

Für Mitarbeiter erhöht sich die Zufriedenheit, denn es werden Unklarheiten beseitigt, damit Stress reduziert und die Selbstwirksamkeit erhöht. Es entsteht weniger Stress und Streit unter Mitarbeitern, da Aufgaben, Abläufe und Arbeit klarer geregelt sind. Ein besseres Arbeitsklima erhöht wiederum die Produktivität eines Unternehmens.

Krisen

Im Falle einer Krise helfen SOPs, diese bestmöglich zu überstehen. Verunsicherte Mitarbeiter werden durch standardisierte Anweisungen beruhigt, die Krise wird sinnvoll angegangen und die externe Kommunikation kann Fehler und dadurch Nachteile vermeiden. Statt dem Chaos zu verfallen, werden in einer Krise bewährte Muster angewandt. Alle folgen einem klaren Prozess.

Sicherheit

Dank einer Standard Operating Procedure werden Unfälle verhindert, Fehler vermieden und Risiken auf ein Minimum reduziert. Das kann in Form klarer Bedienungsanweisungen für technische Geräte oder fester Abläufe in der chemischen Industrie stattfinden. Priorität hat dabei immer die Sicherheit des Personals, welche durch klare Abläufe und Schulungen erreicht werden kann.

Zwei Mitarbeiter überprüfen die Sicherheit an schwerem Gerät

SOP Software

Da es sich bei Standardarbeitsanweisungen in hohem Maß um Standardisierung handelt, kann eine SOP-Software als Unterstützung sehr hilfreich sein. Sie hilft beim Prozess der Erstellung und vor allem der Einhaltung von standardisierten Arbeitsabläufen. Dafür sorgen zahlreiche Funktionen:

Eine SOP Software stellt Formulare zur Verfügung und ermöglicht, selbst Formulare zu erstellen. Dabei berücksichtigt sie bewährte Standardformen. Außerdem sind dank einer Software immer alle Formulare direkt für alle Beteiligten verfügbar, Veränderungen und Aktualisierungen werden zeitgleich durchgeführt.

Eine Software bietet ein Kommunikationssystem, welches an das Unternehmen angepasst sind. Dabei bietet sie Funktionen, die für einen effizienten, schnellen und direkten Kommunikationsablauf notwendig sind. Durch standardisierte Abläufe wie z.B. automatische Weiterleitungen oder Erinnerungen verbessert sich die betriebliche Kommunikation.

In standardisierten Verfahren gibt es oft klare Zeitpläne. Um diese einzuhalten, unterstützt die Software mit Erinnerungen, Alarmen (bei baldiger Fälligkeit) und übersichtlichen Arbeitsplänen. Dazu gehört auch eine klare Benennung der jeweiligen Zuständigkeiten.

Wird im Standardverfahren eine Teilaufgabe erledigt, werden dank einer SOP Software die folgenden Schritte automatisch eingeleitet. Die nachfolgende Stelle wird automatisch benachrichtigt, Dokumente und Daten automatisch weitergeleitet. Dadurch wird die Effizienz der standard operating procedure deutlich erhöht.

Die Möglichkeiten der Software beschränken sich nicht auf die Einhaltung und Durchführung der SOP, sondern betreffen auch deren Entwicklung. Schon beim einrichten eines Standardisierten Arbeitsablaufs kann die Software eingebunden werden, sodass Fehler bei der Standardarbeitsanweisung vermieden werden. Die SOP kann so auch an die Möglichkeiten der Software angepasst werden.

Sowohl aus Effizienz- als auch aus Sicherheitsgründen bietet sich die Nutzung einer Software an. Denn dank einer Software lassen sich Zuverlässlichkeit, Sicherheit und Effizienz noch weiter steigern sowie der Aufwand und die Kosten langfristig verringern.

 

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