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Das Schreiben von Arbeitsanweisungen (engl. Standard Operating Procedure, SOP) gehört gerade in der Produktionsindustrie einfach dazu. Auch wenn die Aufgabe manchen lästig erscheint, verbessern Arbeitsanweisungen den Workflow des Unternehmens. Alle Abläufe können mithilfe von Schritt-für-Schritt-Anweisungen korrekt ausgeführt werden. Selbst das Formulieren der Arbeitsanweisungen sorgt dafür, dass Prozesse in Ihrem Unternehmen prüfend analysiert und optimiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreich eine verständliche Arbeitsanweisung erstellen. So können Sie das Leistungspotenzial Ihres Unternehmens steigern. Ein kostenloses Muster für Arbeitsanweisungen können Sie hier runterladen!

Wozu Standard-Arbeitsanweisungen?

Die Arbeitsanweisungen oder SOPs sichern ein standardisiertes Vorgehen im Betrieb. Diese helfen dabei, vorgegebene Standards korrekt einzuhalten. Durch sehr detaillierte schriftliche Arbeitsanweisungen können Mitarbeitende am produktivsten und erfolgreichsten arbeiten. Denn in den Anweisungen ist die Vorgehensweise von bestimmten Handlungen und Arbeitsschritten genau enthalten. Verfahren und Prozesse können damit überprüft und wiederholt werden. Das ist beispielsweise besonders wichtig in der Pharmaindustrie, für klinische Studien oder in der Fertigungsindustrie.

Vorteile von Arbeitsanweisungen

Durch die Verwendung von SOPs gelingt eine bessere Kommunikation im Unternehmen. Da die Prozesse vereinheitlicht werden, gibt es weniger Diskussionen um derselben. Durch die einfachen Anweisungen können Mitarbeiter komplexe Arbeitsschritte fehlerlos und risikofrei ausführen.

  • Schulungsprogramme sind standardisiert. Schnelle Einarbeitung.
  • Schriftliche Anweisungen und Beobachtungspunkte; heißt alle Mitarbeiter haben die gleiche Grundlage bei der Einarbeitung
  • Einfache Etablierung einer Markenidentität und klaren Unternehmens-DNS. Z.B. erkennbare Produktmerkmale
  • Weniger Fehler. Arbeitsanweisungen geben klare Richtlinien für die Gestaltung und Ausführung von Aufgaben und Prozessen
  • Erleichtern das Einhaltung gesetzlicher Normen, z.B. Sicherheitsvorschriften, Qualitätsnormen
  • helfen bei Einblick in die Führungsstruktur
  • helfen dabei den Zeitplan einzuhalten
  • helfen dabei die Sicherheit zu gewährleisten

Laden Sie hier unser kostenloses Muster herunter! Für eine einfache und schnelle Bearbeitung in Word.

Arbeitsanweisung erstellen

Damit Ihre Arbeitsanweisungen von allen Mitarbeitenden so genau wie möglich umgesetzt werden, gibt es ein paar Dinge zu beachten. So sollte eine einfache und verständliche Sprache genutzt werden, die auf Schachtelsätze und unnötige Fremdwörter verzichtet. Besonders hilfreich sind visuelle Unterstützungen. An die SOPs können Fotos oder Farbcodes angebracht werden, um komplexe Anweisungen zu verdeutlichen.

Fertigen Sie zuerst die SOPs an, die dringend benötigt werden.

Stellen Sie ein Team zusammen, dass Arbeitsanweisungen in Schritt-für-Schritt-Abläufe kompakt und leicht verständlich übersetzt.

Leiten Sie die nutzerfreundlichen SOPs an Ihre Mitarbeiter weiter. Erläutern Sie genau die Bedeutung; das Wie und Warum der SOPs. Nehmen Sie Änderungsvorschläge von allen an und prüfen Sie die SOPs erneut. Aktualisieren Sie dann die SOPs.

Die SOPs müssen für jeden im Unternehmen leicht zugänglich sein.

Falls Mitarbeiter von den SOPs abweichen, sollten Sie ein Gespräch führen und die SOPs gegebenenfalls anpassen. Dies führt zu ständiger Optimierung.

Die Arbeitsanweisungen werden in einem Handbuch niedergeschrieben. Diese müssen folgende Informationen enthalten:

  • unverwechselbare Kennzeichnung
  • Versionsnummer
  • Gültigkeitsdatum oder -zeitraum
  • Namen und Unterschriften des Erstellers, Prüfers, Genehmers und des Freigebers

Hiermit wird eine lückenlose Rückverfolgung eines Dokumentes sichergestellt. Außerdem müssen die Mitarbeiter über die Inhalte der SOPs informiert und diese Inkenntnissetzung dokumentiert werden. Bei Modifizierung der SOPs werden die Mitarbeiter ebenfalls informiert.

Schluss mit Word, Excel oder PowerPoint

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10 Leitfragen zum Erstellen einer Arbeitsanweisung

Um den Fokus bei einer Arbeitsanweisung nicht zu verlieren und alle Bereiche abzudecken, gibt es zehn hilfreiche Leitfragen.

  1. Wer erledigt die Arbeit? Die Mitarbeitenden
  2. Was muss getan werden? Detaillierte Beschreibung der Tätigkeit
  3. Wie wird gearbeitet? Detaillierte Beschreibung des Arbeitsablauf
  4. Womit soll gearbeitet werden? Aufzählung aller Werkzeuge, Maschinen, etc.
  5. Wofür wird gearbeitet? Ziel oder Zweck der Arbeit wird genannt
  6. Wo wird gearbeitet? Arbeitsplatz oder Arbeitssystem wird genannt
  7. Wieviel wird gebraucht? Vorgegebene Mengen werden genannt
  8. Wie lange soll es dauern? Durch Methoden ermittelte Arbeitszeit
  9. Wie gut muss gearbeitet werden? Qualität des Produktes
  10. Wie sicher muss gearbeitet werden? Individuell zu beachtende Sicherheitsstandards

Die Arbeitsanweisungen können auch ganz einfach digital mit einer SOP-Software erstellt und verwaltet werden. Mit einer flexiblen und mehrsprachigen SOP-Software können Ihre Mitarbeiter ohne Verzögerung kollaborieren (Real Time Collaboration). In einer Echtzeit-Übersicht können die Fortschritte der Mitarbeiter beobachtet werden. So können neue Erkenntnisgewinne zur Optimierung der Prozesse beitragen. Die einfache Erstellung und Anpassung der SOPs geschieht durch Drag and Drop.