Qualitätsmanagement-Software (QM-Software): Arten, Funktionen, Auswahl

Eine Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) unterstützt Unternehmen dabei, ihr Qualitätsmanagementsystem zu führen: Dokumente lenken, Audits planen und durchführen, Abweichungen und Maßnahmen verfolgen, Lieferanten bewerten und Kennzahlen auswerten. Sie ersetzt das QMS nicht, kann aber Abläufe dokumentieren und papiergebundene Arbeitsschritte ersetzen. Die ISO 9001 schreibt kein bestimmtes Softwareprodukt vor.

Das Qualitätsmanagementsystem selbst, also Prozesse, Zuständigkeiten und Regeln, beschreibt der Artikel Qualitätsmanagementsysteme.

Die ISO 9001 ist die weltweit am weitesten verbreitete Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Herausgegeben wird sie von der ISO, in Deutschland gilt sie als DIN EN ISO 9001. Im September 2026 wurde die neue Ausgabe ISO 9001:2026 veröffentlicht. Bestehende Zertifikate nach ISO 9001:2015 müssen laut TÜV SÜD bis 15. September 2029 umgestellt sein. Was sich ändert, steht auf unserer Seite zur ISO 9001 App.

Für ein Zertifikat muss das Managementsystem die Anforderungen der Norm erfüllen. Eine Software erledigt das nicht von selbst. Sie unterstützt aber dabei, die Anforderungen umzusetzen und im Audit nachzuweisen, etwa durch gelenkte Dokumente, protokollierte interne Audits und nachverfolgte Maßnahmen.

Welche QM-Software passt zu welchem Bedarf?

Die Lösungen setzen unterschiedliche Schwerpunkte, die Funktionen überschneiden sich oft. Diese Übersicht hilft bei der Einordnung:

Zudem lassen sich Abläufe auswerten, etwa wie viele Abweichungen in welchem Bereich auftreten und wie schnell Maßnahmen erledigt werden. So sehen Sie, wo Verbesserungen ansetzen sollten.

Kundenorientierung ist einer der Grundsätze des Qualitätsmanagements. In der QM-Software zeigt sie sich vor allem im Umgang mit Reklamationen und Rückmeldungen:

• Reklamationen erfassen, Ursachen analysieren und Maßnahmen verfolgen, zum Beispiel mit dem 8D-Report
• Kundenfeedback und Zufriedenheit regelmäßig auswerten
• Fristen und Verantwortliche für jede Rückmeldung festhalten

Für Vertrieb und Kundenkontakt selbst ist ein CRM das passende Werkzeug, nicht die QM-Software.

Richtig eingesetzt bringt eine QM-Software vor allem weniger Papier und verstreute Dateien sowie Nachweise, die im Audit schnell griffbereit sind. Je nach Funktionsumfang kommen Erinnerungen an fällige Audits und offene Maßnahmen dazu, sodass weniger liegen bleibt.

Anforderungen aus Normen wie der ISO 9001 lassen sich als Checklisten, Prüfpläne oder Workflows abbilden. Das erleichtert den Nachweis, ersetzt aber nicht die Verantwortung im Unternehmen.

Typische Funktionsbereiche einer QM-Software sind Dokumentenmanagement, Audit-Management, Risiko-Management, Lieferanten-Management, Schulungs-Management, Fehler- und Maßnahmen-Management sowie die Abbildung von Normanforderungen wie der ISO 9001. Kaum ein Betrieb braucht alles davon. Wichtiger als die Zahl der Funktionen ist, dass die Mitarbeitenden die Software im Alltag nutzen. Dafür brauchen sie eine Einweisung und müssen sehen, was ihnen die Software bringt.

Ab wann lohnt sich QM-Software statt Excel?

Word und Excel können ausreichen, wenn Zuständigkeiten, Freigaben und Nachweise zuverlässig organisiert sind, etwa bei wenigen Dokumenten und einem Standort. SharePoint deckt darüber hinaus bereits Versionierung, Freigaben und einfache Workflows ab. Typische Anlässe für eine spezialisierte Software sind:

• mehrere Standorte arbeiten mit denselben Dokumenten und Prozessen
• viele Dokumente mit Freigaben und Lesebestätigungen
• Schulungsnachweise für viele Mitarbeitende
• viele Maßnahmen mit Fristen und Verantwortlichen
• häufige Audits und Begehungen
• geforderte Nachweise lassen sich mit den vorhandenen Werkzeugen nur schwer bereitstellen

Legen Sie zuerst die Prozesse fest und wählen Sie dann das Werkzeug. Ein neues QMS und eine neue Software gleichzeitig einzuführen, ist aufwendig.

Was kostet QM-Software?

Preise lassen sich kaum vergleichen, weil die Modelle verschieden sind. Rechnen Sie mit diesen Kostenblöcken:

• Lizenz: je Nutzer und Monat, je Modul, als Miete oder Kauf
• Einführung: Konfiguration, Übernahme vorhandener Daten, Schulung
• Schnittstellen zu ERP, MES oder anderen Systemen
• Betrieb: Cloud oder eigener Server
• Support und Updates

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre, nicht nur den Lizenzpreis.

Checkliste für die Auswahl

Diese Fragen helfen im Gespräch mit Anbietern:

• Welche unserer Prozesse deckt die Software ab, welche nicht?
• Wie gut lässt sie sich am Arbeitsplatz und mobil bedienen, gegebenenfalls auch offline?
• Können wir sie vorab mit eigenen Daten testen?
• Welche Schnittstellen gibt es?
• Wie kommen wir bei einem Anbieterwechsel an unsere Daten?
• Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO?
• Welche Unterlagen und Funktionen unterstützen eine gegebenenfalls erforderliche Validierung für unseren Einsatz?
• Wie sehen Support und Einführungsbegleitung aus?

Wo firstaudit passt

firstaudit deckt den Bereich Audits und Prüfungen ab: Checklisten anlegen, auf Smartphone oder Tablet durchführen, Fotos und Unterschriften erfassen und den Bericht als PDF erzeugen. Eine Lösung für Dokumentenlenkung oder ein komplettes QMS ersetzt es nicht. Für einen Nutzer ist firstaudit dauerhaft kostenlos. Mehr dazu auf der Seite zur ISO 9001 App.