Unter Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) versteht man eine von einem professionellen Anbieter entwickelte Software, die das Qualitätsmanagement unterstützt, strukturiert und vereinfacht. Sie ist dazu geeignet, umständliche Prozesse effizienter zu gestalten, den Dokumentenfluss zu lenken und die interne Akzeptanz für Qualitätsmanagement-Pflichten zu erhöhen. Außerdem hilft die QM-Software bei der ISO 9001-Zertifizierung.
Qualitätsmanagement an sich beschreibt ein System zur Kontrolle, Reflexion und Verbesserung von Arbeits- und Produktionsprozessen innerhalb von Unternehmen. Es ist dazu gedacht, die Schwächen und Stärken der internen Prozesse zu identifizieren und bietet damit Informationen, die eine positive Weiterentwicklung ermöglichen. Qualitätsmanagement gehört mittlerweile zum „guten Ton“ der Unternehmenskultur und gilt als ein Zeichen für Seriosität und Qualität. Die ISO 9001-Norm ist beim Qualitätsmanagement mittlerweile zum Standard geworden.
DIN ISO-9001 Zertifizierung mithilfe von QM-Software
Die Norm DIN EN ISO-9001:2015 gilt als die am weitesten verbreitete Norm im Qualitätsmanagement. Sie wird weltweit anerkannt und zeigt zuverlässig, dass ein Unternehmen seriös arbeitet und seine Prozesse optimiert. Herausgegeben wurde sie 2015 vom deutschen Institut für Normung. Eine ISO-9001 Zertifizierung erhöht die Marktakzeptanz von Unternehmen und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.
Zum Erhalt einer solchen Zertifizierung muss das Managementsystem bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Die meisten Qualitätsmanagement-Softwares richten sich von vroneherein nach dieser Norm. Dadurch kann ein Unternhemen, dass eine QM-Software einsetzt, auch die Kriterien für ein ISO-9001 Zertifikat erfüllen.
Aufgaben einer Qualitätsmanagement-Software
Eine QM-Software optimiert Qualitätsmanagement-Prozesse. Sie bietet dafür Organisations-, Kommunikations-, und Analysetools für verschiedenen Management-Bereiche eines Unternehmens:
In einer QM-Software werden Dokumente automatisch verwaltet und sortiert. Sie lassen sich übersichtlich ordnen und klassifizieren. Darüber hinaus können Zugriffsrechte verwaltet werden, damit nur zugelassene Personen oder Abteilungen bestimmte Dokumente öffnen können. Jedes Dokument kann außerdem gezielt an die gewünschten Mitarbeiter und Abteilungen geschickt werden.
Audits sind zentrale Elemente des Qualitätsmanagements. Eine QM-Software hilft bei der Planung und Durchführung von Audits. Sie zeigt die Bereiche, die begutachtet werden müssen und erinnert daran, wenn ein erneutes Audit notwendig ist.
Die Software scannt und analysiert die Abläufe und Prozesse im Unternehmen. Entdeckt sie dabei potenzielle Riskien, macht sie darauf aufmerksam und bietet Verbesserungsvorschläge oder Vermeidungstaktiken an. Das Risiko-Management ermöglicht „preventative maintenance“, also das Aufspüren, Erkennen und Vermeiden von Issues und Krisen, bevor diese überhaupt eintreten.
Gerade für Unternehmen mit zahlreichen Einzelteilen von verschiedenen Zulieferern wird das Lieferanten-Management schnell unübersichtlich. In der QM-Software lassen sich Verträge, Zeitpläne und Bestellungen übersichtlich strukturieren. Zudem können für auslaufende Verträge oder Zahlungsfristen Erinnerungen eingerichtet werden.
Die Aus- und Weiterbildung ist langfristig sehr wichtig für Unternehmen. Durch die Software lässt sich übersichtlich erkennen, wer schon welche Schulung hat. Künftige Schulungen können zielgerichtet und bedarfsgerecht geplant werden.
Eine QM-Software sammelt Fehler und findet so Schwachstellen, die ausgebessert werden müssen. Systematische und vermeidbare Fehler werden so vermieden.
Zudem analysiert die Software Arbeitsprozesse im Hinblick auf Effizienz und Effektivität. Problematische Abläufe, Bereiche und Mitarbeiter können identifiziert werden, wodurch entsprechende Verbesserungen am System vorgenommen werden können. Das bewirkt langfristig eine Steigerung der Qualität in Management, Produktion und Kundenservice.
Kundenorientierung und Kundenmanagement
Das Kundenmanagement ist ein besonderes Element des Qualitätsmanagements. Gerade in diesem Bereich steigt die Bedeutung von Software immer mehr. Eine QM-Software kann dabei an verschiedenen Stellen hilfreich sein, zum einen in Bezug auf Rückmeldungen von Kunden:
- Feedback sammeln, strukturieren und auswerten
- Workflow für Kundenbeschwerden entwickeln
- Workflow für Feedback-Sammlung entwickeln
- Tools für Kundenfeedback implementieren
Das können regelmäßige, automatische Kundenbefragungen sein, aber auch Kommentar- oder Feedback Funktionen auf einer Website.
Der Kundenkontakt an sich muss natürlich ebenfalls organisiert werden. Auch hier spielt QM-Software eine Rolle:
- Erstkontakt-Formulare erstellen und verwalten
- Chatbots oder Service-Chats mit Mitarbeitern implementieren
- Workflow für Erstkontakt mit Kunden entwickeln
Zuletzt ist – je nach Branche – ein dauerhafter Erhalt einer guten Kundenbeziehung bedeutsam. Hilfreich dafür sind QM-Software-Funktionen:
- Workflow für Kundenkontakt entwickeln
- Strukturierung und Übersicht über alle Kunden
- Vorschläge für eine Stärkung der Kundenbeziehung
- Automatische Erinnerung an kundenrelevante Aufgaben
Fähigkeiten einer Qualitätsmanagement-Software
Durch ihre Fähigkeiten kann eine Qualitätsmanagement-Software die Qualität der Arbeitsprozesse eines Unternehmens deutlich erhöhen. So führt die Nutzung einer solchen Software zu zahlreichen Vorteilen:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Verhindern von Papier- und Dokumentationschaos
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
- Verbesserte Betriebsabläufe
- Vermeidung von Issues und Krisen
- Verbesserte Complience, u.a. Einhaltung der DIN ISO 9001
- Mobilität dank App
So ist durch ein verbessertes Dokumentenmanagement eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis möglich. Das oft im Qualitätsmanagement auftretende Papier- und Dokumentationschaos entfällt komplett, was gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Durch die verbesserte Dokumentation wird das Unternehmen flexibler.
Durch ihre Vorschläge zu Verbesserungen unterstützt die Software zudem Wachstum und Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens, während die präventiven Warnungen vor potenziellen Issues und Krisen die Gefahren minimieren.
Darüber hinaus können gewünschte Normen (wie die ISO 9001) und geltende Gesetze und Regulierungen in die Software eingebaut werden, so dass diese deren Einhaltung („Complience“) sichert.
Notwendige Eigenschaften einer Qualitätsmanagement-Software
Eine hochqualitative QM-Software sollte folgende Funktionen aufweisen:
- Dokumentenmanagement
- Audit-Management
- Risiko-Management
- Lieferanten-Management
- Schulungs-Management
- Fehler-Management
- Complience-Management
- ISO 9001 Qualitätsmanagement
Zudem ist es für eine erfolgreiche Implementierung von Qualitätsmanagement-Software unabdinglich, die Mitarbeiter im gesamten Prozess mit ins Boot zu nehmen. Das betrifft zum einen die Ausbildung im Umgang mit dem Managementsystem und seiner korrekten Anwendung, zum anderen aber auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Maßnahme. Für eine erfolgreiche Arbeit mit dem System braucht es eine Bereitschaft zur konsequenten Nutzung. Hierfür ist es sinnvoll, die positiven Potentiale der Software auch für Mitarbeiter aufzuzeigen.
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