QM Doc – Tipps für eine gelungene Dokumentation im Qualitätsmanagement

QM Doc – so lautet eine verbreitete Abkürzung für die Dokumentation im Qualitätsmanagement. Welche Faktoren tragen zu einer erfolgreichen Dokumentation bei? Wie bleibt das Qualitätsmanagement gut organisiert in einem kontinuierlichen Verlauf? Antworten auf diese Fragen lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.

Welche Kriterien muss die Dokumentation erfüllen? Dabei kommt es auf die jeweilige Branche, Produktwelt und die zu bedienenden Absatzmärkte an. Zudem ist im Rahmen des Qualitätsmanagement festgelegt, welche Personen oder Abteilungen für die Dokumentation verantwortlich sind. Im Prinzip übernehmen die Zuständigen die Dokumentation, um die Qualitätsziele zu gewährleisten.

Fest steht: Die Qualitätsansprüche bilden die Basis der Dokumentation. Sie bieten eine Orientierung dafür, wie Dokumentationen durchgeführt werden und welche Punkte dafür zu berücksichtigen sind. Daher muss die Geschäftsführung den Mitarbeitern alle Qualitätsziele verständlich mitteilen. Nur wer die Ziele der Dokumentation kennt, kann sie ach verfolgen. Denn sind die Mitarbeiter schlecht informiert, kann es zu Fehlern oder mangelnder Beteiligung kommen.

Nur wer messbare Ziele formuliert, kann diese auch erreichen. Daher müssen die Verantwortliche im Vorfeld KPIs festgelegen, die Aufschluss über den Erfolg einer Dokumentation geben.

Die Länge einer Dokumentation sagt nichts über die Sinnhaftigkeit aus. Das heißt, es muss alles dokumentiert werden, was man braucht. Um unnötiges zu vermeiden und Zeit zu sparen, klären Sie am besten im Vorfeld, in welchem Umfang die Dokumentation zu führen ist.

Sehen Sie die QM Doc als einen kontinuierlichen Prozess an. Nach dem ersten Test holen Sie Feedback ein. Auf Basis dieser Rückmeldung kann die Dokumentation verbessert werden. Dazu lohnt es sich, sich regelmäßig mit den zuständigen Mitarbeiter auszutauschen. Nur so können Potentiale für Optimierungen identifiziert und genutzt werden.

Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen für QM Doc in verschiedenen Formaten. Auch wenn man das Original aus urheberrechtlichen Gründen nicht verwenden darf: Während der Recherche sammeln Sie Ideen und Informationen für Ihre eigene Dokumentation.

Die Dokumentation sollte komplett digital erfasst werden, um Medienbrüche zu vermeiden. Dies erleichtert auch der Austausch von Informationen und die Archivierung. Werden Information auf Papier notiert, kann schnell etwas verloren gehen. Nicht zuletzt kann eine solche Arbeitsweise zur Zettelwirtschaft führen. Lesen Sie hier, welche weiteren Vorteile digitale Qualitätssicherungen bietet.

Mit firstaudit bietet reinstil eine App, die Dokumentationen für das Qualitätsmanagement vollständig digitalisiert. Die App ist einfach zu bedienen und speziell auf das Unternehmen und die jeweilige Anwendung abgestimmt. Anwender können mit der App interagieren, Arbeitsschritte dokumentieren und einzelne Punkte beantworten oder abhaken.