QM Doc – so lautet eine verbreitete Abkürzung für die Dokumentation im Qualitätsmanagement. Welche Faktoren tragen zu einer erfolgreichen Dokumentation bei? Wie bleibt das Qualitätsmanagement gut organisiert in einem kontinuierlichen Verlauf? Antworten auf diese Fragen lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.

Welche Kriterien muss die Dokumentation erfüllen? Dabei kommt es auf die jeweilige Branche, Produktwelt und die zu bedienenden Absatzmärkte an. Zudem ist im Rahmen des Qualitätsmanagement festgelegt, welche Personen oder Abteilungen für die Dokumentation verantwortlich sind. Im Prinzip übernehmen die Zuständigen die Dokumentation, um die Qualitätsziele zu gewährleisten. Diese Verantwortung umfasst nicht nur das Erstellen und Pflegen der Dokumente, sondern auch die regelmäßige Überprüfung der Inhalte auf Aktualität und Relevanz. Ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Dokumentation ist die Einhaltung von Normen wie der ISO 9001, die weltweit anerkannte Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme stellt. Dies sorgt dafür, dass die Qualität in allen Unternehmensbereichen auf einem hohen und konsistenten Niveau bleibt.

Fest steht: Die Qualitätsansprüche bilden die Basis der Dokumentation. Sie bieten eine Orientierung dafür, wie Dokumentationen durchgeführt werden und welche Punkte dafür zu berücksichtigen sind. Umsetzung der Qualitätsziele sicherzustellen, müssen diese regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Daher muss die Geschäftsführung den Mitarbeitern alle Qualitätsziele verständlich mitteilen. Nur wer die Ziele der Dokumentation kennt, kann sie auch verfolgen. Denn sind die Mitarbeiter schlecht informiert, kann es zu Fehlern oder mangelnder Beteiligung kommen. Ein klar kommuniziertes Ziel motiviert die Mitarbeiter und fördert die Qualität des gesamten Systems.

Nur wer messbare Ziele formuliert, kann diese auch erreichen. Daher müssen die Verantwortliche im Vorfeld KPIs festgelegen, die Aufschluss über den Erfolg einer Dokumentation geben. Diese Kennzahlen ermöglichen eine regelmäßige Bewertung der Dokumentationsprozesse und helfen dabei, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren. Ein Beispiel für einen KPI könnte die Anzahl der Korrekturen oder Nachbesserungen sein, die in der Dokumentation vorgenommen werden müssen. Je niedriger dieser Wert, desto effizienter und fehlerfreier ist der Dokumentationsprozess.

Die Länge einer Dokumentation sagt nichts über die Sinnhaftigkeit aus. Das heißt, es muss alles dokumentiert werden, was man braucht. Um unnötiges zu vermeiden und Zeit zu sparen, klären Sie am besten im Vorfeld, in welchem Umfang die Dokumentation zu führen ist.

Sehen Sie die QM Doc als einen kontinuierlichen Prozess an. Nach dem ersten Test holen Sie Feedback ein. Auf Basis dieser Rückmeldung kann die Dokumentation verbessert werden. Dazu lohnt es sich, sich regelmäßig mit den zuständigen Mitarbeiter auszutauschen. Nur so können Potentiale für Optimierungen identifiziert und genutzt werden. Regelmäßige Audits und interne Bewertungen sind ebenfalls hilfreiche Werkzeuge, um die Dokumentation stets auf dem neuesten Stand zu halten. Ein gut etabliertes System zur kontinuierlichen Verbesserung hilft dabei, Fehler zu reduzieren und die Effizienz langfristig zu steigern.

Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen für QM Doc in verschiedenen Formaten. Auch wenn man das Original aus urheberrechtlichen Gründen nicht verwenden darf: Während der Recherche sammeln Sie Ideen und Informationen für Ihre eigene Dokumentation. Es lohnt sich auch, branchenspezifische Best Practices zu berücksichtigen, die Ihnen helfen können, Ihre Dokumentation gezielt an die Anforderungen Ihres Marktes anzupassen.

Die Dokumentation sollte komplett digital erfasst werden, um Medienbrüche zu vermeiden. Dies erleichtert auch der Austausch von Informationen und die Archivierung. Werden Information auf Papier notiert, kann schnell etwas verloren gehen. Nicht zuletzt kann eine solche Arbeitsweise zur Zettelwirtschaft führen. Lesen Sie hier, welche weiteren Vorteile digitale Qualitätssicherung bietet. Digitale Systeme bieten zudem eine einfache Integration in andere Unternehmensprozesse und ermöglichen eine schnelle Anpassung bei Veränderungen.

Mit firstaudit bietet reinstil eine App, die Dokumentationen für das Qualitätsmanagement vollständig digitalisiert. Die App ist einfach zu bedienen und speziell auf das Unternehmen und die jeweilige Anwendung abgestimmt. Anwender können mit der App interagieren, Arbeitsschritte dokumentieren und einzelne Punkte beantworten oder abhaken. Die App hilft zudem dabei, sicherzustellen, dass die Dokumentation den Anforderungen der Zertifizierung und ISO-Norm entspricht, was für eine kontinuierliche Qualitätskontrolle und Verbesserung wichtig ist.