Wie Sie eine gute Checkliste erstellen

Checklisten und to do Listen erleichtern den Arbeitsalltag und eignen sich für die Qualitätssicherung. Damit sie Mitarbeitern dabei hilft, Aufgaben zu bewältigen, muss das Dokument sorgfältig erstellt sein – Schritt für Schritt – getreu dem Motto „Vorbereitung ist die halbe Miete“.

Checklisten müssen immer individuell auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten sein. Um dafür zu sorgen, ist es sinnvoll, im Vorfeld einige Rahmenbedingungen festzulegen. Wichtig ist zunächst: In welchem Bereich kommt das Tool zum Einsatz und welches Problem sollen Mitarbeiter damit letztlich lösen? Welche Personen bilden die Zielgruppe, die die Checkliste verwendet? Haben Sie das Ziel erst formuliert, fällt es Ihnen leichter, einzelne Aspekte zu suchen. Außerdem ist zu klären, in welchem Format die Checkliste funktioniert. Wie wäre es mit einer digitalen Lösung? Mit firstaudit bietet reinstil eine App, die Checklisten vollständig digitalisiert, einfach zu bedienen ist und speziell auf das Unternehmen und die jeweilige Anwendung abgestimmt ist. Anwender können mit der App interagieren, Arbeitsschritte dokumentieren und einzelne Punkte beantworten oder abhaken.

Sammeln Sie als erstes möglichst viele Aspekte, die relevant sein könnten. Dazu zählen fürs Qualitätsmanagement beispielsweise Merkmale, die das Endprodukt aufweisen muss. Für Arbeitsprozesse können es einzelne Schritte sein, die ein Mitarbeiter durchlaufen muss, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Dabei hilft es, sich mit Experten auszutauschen, die Erfahrung in dem Bereich haben. Als nächstes empfiehlt es sich, die Punkte zu strukturieren und zu ordnen. Damit legen Sie eine Reihenfolge fest. Je nach Zielgruppe sollten die Punkte kurz und knapp formuliert sein. Insgesamt sollten Checklisten verständlich und vollständig sein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Anwender mit den Arbeitsschritten zurechtkommt und alle wichtigen Informationen abgedeckt werden. Denn Checklisten sind dazu da, dass Nutzer selbstständig und ohne Nachfragen ihre Aufgabe lösen.

Ist die Checkliste angelegt, kommt als nächster Schritt der Praxistest. Nur so ergibt sich die Möglichkeit, mögliche Fehler zu verbessern und Punkte zu präzisieren. Auf Basis des Feedbacks von verschiedenen Nutzern lässt sich die Checkliste korrigieren. Dazu können auch mehrerer Testdurchläufe erforderlich sein. Ändern sich bestimmte Arbeitsschritte oder kommen Kriterien zur Qualitätssicherung hinzu, können Sie die Checkliste jederzeit aktualisieren.

Berücksichtigen Sie diese Tipps, führen Checklisten zu dem gewünschten Ziel. Dann werden sie nicht als lästig wahrgenommen, sondern unterstützen den Anwender in seinem Arbeitsalltag. Zusätzlich reduzieren Checklisten Fehler und tragen zu einer effizienten Arbeitsweise bei.