Digitalisierung und Meetings – eine never ending story. Und das betrifft auch vermeintlich kleine Teilprojekte, wie die Einführung von digitalen Checklisten.

Digitalisierung und Meetings– eine never ending story

Ihr kennt das: Zu jedem Projekt innerhalb der Digitalstrategie wird eine Unmenge an Meetings mit richtig vielen Stakeholdern angesetzt. Das Ergebnis davon ist manchmal ziemlich dürftig. Jeder hat etwas gesagt, herausgekommen ist aber nicht viel. Getreu dem Motto: Eigentlich ist schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem. Am Ende des Tages steht ein halbseidenes Ergebnis. Abgearbeitet wurde aber nichts. Digitalisierung und Meetings – eine never ending story. Und das betrifft auch vermeintlich kleine Teilprojekte, wie die Einführung von digitalen Checklisten.

Meetings sind gewaltige Zeitfresser. Schlechte Vorbereitung, unterschiedlicher Kenntnisstand, keine Agenda, unklare Verantwortung, kein Anfang, kein Ziel und damit kein Ende und so weiter. Gerade, wenn die Themen komplex sind. Und eines ist klar: Digitalisierung ist hochgradig Komplex. Simple Regeln für Meetings helfen.

Ziele des Meetings in die Tagesordnungspunkte

Als erstes die TOP als Ziele formulieren. Zum Beispiel nicht den „Milestones“ als TOP anführen, sondern „Projekt in Milestones unterteilen“ gefolgt beispielsweise von „Verantwortung zu jeweiligen Milestones“ oder „Timeline Milestones“ und so weiter. Oder anders ausgedrückt: Je konkreter, desto besser. Dabei muss jedem Teilnehmer auf den ersten Blick klar werden, was die Ziele des Meetings sind.

Zeitlimit in Meetings

Als nächstes bewährt sich ein Zeitlimit für einzelne TOP oder das ganze Meeting. Hier gilt: Kurz bevor die Zeit zu Ende geht, sollte ein Ergebnis oder eine Lösung eingefordert werden. Eine andere Möglichkeit ist die Begrenzung der Redezeit der Teilnehmer. Das verhindert unnötige Monologe. Und definitiv das Meeting pünktlich beenden. Falls ein Folgetermin notwendig ist, direkt vereinbaren.

Wer schreibt das eigentlich auf?

Es klingt profan, aber oftmals scheitert die Ausführung der Ergebnisse an einer ordentlichen Protokollierung. Was war nochmal besprochen? Wer war für was zuständig und bis wann? Wer prüft und kontrolliert? Gerade in flachen Hierarchien verliert sich der Hang zum schriftlichen Fixieren. Eine verbindliche Form eines Protokolls hilft ebenso, die Ergebnisse über mehrere Meetings einheitlich und klar darzustellen.

Und zum Schluss: Wer nimmt am Meeting teil?

Jeff Bezos wird die sogenannte 2-Pizza-Regel nachgesagt: Die besagt im Wesentlichen, dass ein Meeting maximal so viele Teilnehmer haben soll, wie mit zwei Pizzen satt werden. Nun gut, in den USA ist man größere Pizzen gewöhnt. Die Faustregel: Eine Pizza reicht für vier Portionen. Also folgt: maximal acht Teilnehmer! Der Hintergrund für diese Begrenzung ist einfach erklärt. Die zwischenmenschlichen Reibungen überwiegen ab dieser Zahl an Teilnehmern, den erwartbaren Beitrag zusätzlicher Teilnehmer, so das Ergebnis einer Studie der Standford University. Dies wird folgendermaßen erklärt: Es entstehe schnell eine Vortragsatmosphäre mit Monologen. Außerdem würden einzelne Ideen nicht ausreichend besprochen, was zu Konflikten führe. Die Forscher der Universität Stanford haben zudem eine optimale Zahl an Meetingteilnehmer errechnet: Ihr Ergebnis lautet sieben Personen.

Wir hoffen, dass euch diese Tipps euch und uns weiterhelfen, sodass Digitalisierung und Meetings – eine never ending story – ein happy end finden.

Mehr Informationen zu Digitalisierung und Meetings– eine never ending story

Es gibt eine Reihe von Tipps rund um die Organisation von Meetings. Ob im Stehen oder Sitzen, mit Flipchart oder ohne und so weiter. Hier einige Links:

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