Modernes Formularmanagement – was ist darunter zu verstehen?

Analog war gestern. In Zeiten digitaler Transformation liegt der Fokus längst auf digitaler Umsetzung des Workflow. Modernes Formularmanagement ist digital und wird über Smartphone oder Tablet-PC organisiert. Unter professionellem Formularmanagement ist im klassischen Sinne strukturiertes, digitales Dokumentenmanagement zu verstehen: Über eine intelligente Formular-Software lassen sich Dokumente digital erstellen, bearbeiten und revisionssicher archivieren. Und nicht nur das: Dokumentenrespektive Formularmanagement modernster Prägung, wie sie etwa die firstaudit App für Formularmanagement liefert, optimiert den Workflow im Unternehmen in erheblichem Maße.

Formularmanagement – wie funktioniert das?

Mobile Formulare lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen. Ein unkomplizierter Vorgang, der sich intuitiv mithilfe intelligenter Apps und Formularsoftware umsetzen lässt. So können Formulare individuell auf den eigenen Bedarf mit den entsprechenden Frage- und Aufgabenstellungen zugeschnitten werden. Und jederzeit im Bedarfsfall für die Be- und Weiterverarbeitung herangezogen werden. Zusätzlich können die Formulare auch als Vorlagen gespeichert werden. Ganz einfach über das eigene Smartphone oder Tablet. firstaudit bietet eine intelligente Möglichkeit für die Erstellung mobiler Formulare, die auf allen mobilen Endgeräten funktioniert und die auf den Betriebssystemen Android, Windows oder iOS laufen. Der Download erfolgt über die jeweiligen App-Stores Google Play und den App Store von Apple.

Wo liegen die Vorteile und was kann ich mit digitalem Formularmanagement machen?

Die Vorteile liegen vor allem in der überaus komfortablen und raschen Abwicklung von organisatorisch anspruchsvollen Arbeitsabläufen: Über die mobile Software für die Formularverwaltung lassen sich jedwede Papierdokumente und Dateien integrieren oder auch über Schnittstellen aus Systemen wie SAP und ERP sowie der Warenwirtschaft importieren. Über moderne, mobile Software-Systeme wie die firstaudit Software für Formularmanagement werden diese digitalen Unterlagen in der Folge im gewünschten Format wie Excel, Word oder PDF abgelegt und automatisch auf dem zentralen Server des Anwenders abgelegt. Sämtliche Dokumente und Datensätze sind jederzeit wieder verfügbar. Über passende Schlüsselbegriffe sowie über die Volltextsuche wird die Wiederauffindbarkeit erleichtert und die gewünschten Dokumente können jederzeit zugeordnet und allen am Projekt Beteiligten über To-do-Listen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die elektronischen Formulare lassen sich einfach mit der App ausfüllen, mit Fotos versehen und in das Portal der Formular-Software übertragen.

Welche Funktionen gibt es bei der Formularsoftware? 

Zu den nützlichsten Funktionen gehört sicherlich die elegante Möglichkeit, das Formularmanagement in vorhandene Infrastrukturen wie SAP, ERP- und Warenwirtschaftssysteme integrieren zu können. Darüber hinaus lassen sich intelligente, digitale Ordner erstellen und Kunden, Händlern oder Lieferanten sowie allen ausgesuchten Personengruppen zuordnen. Die digitale Umsetzung des Rechnungs- und Buchhaltungswesens, der Personalakten, des Vertragsmanagements sowie vieler weiterer digitaler Prozesse und Workflows sind weitere Argumente für modernes Formular- und Dokumentenmanagement. Last but not least ist das System revisionssicher im Sinne der GoBD archivierbar.

Individuelle Formulare und Prozesse

Gerne passen wir unsere Standardsoftware an die Prozesse Ihres Unternehmens an. Ob Erstellung eines bestimmten elektronischen Formulars oder entsprechenden Vorlagen, die Software in Ihrem Corporate-Design, individuelles Pdf, Hosting in Ihrer persönlichen Cloud oder auch Anpassung an komplette Prozesse und Anbindungen an Drittsoftware.