Arbeitsanweisung im Alltag

Arbeitsanweisung: Auf was kommt es an?

Präzise und gleichzeitig kurz darstellen, wann, was, wie zu erledigen ist. Das klingt zwar banal, ist aber eine hohe Kunst. Denn es gilt, vieles in Einklang zu bringen bei einer Arbeitsanweisung.

Aber der Reihe nach: Arbeitsanweisungen sind wichtig und aus dem unternehmerischen Alltag nicht wegzudenken. Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt und muss sich mit Software, Arbeitsprozessen, Schnittstellen, Qualitätsanspruch und noch vielem mehr vertraut machen. Eine schriftliche Dokumentation oder eben „Arbeitsanweisung“ genannt, schafft die Grundlage, damit der neue Mitarbeiter die wesentlichen Arbeitsschritte vollständig erfasst. Sicherlich verfügen die „alten“ Mitarbeiter über das notwendige Wissen und geben dies dem neuen Mitarbeiter auch weiter. Solch mündliche Einweisung, Unterrichtung oder Arbeitsanweisung ist wichtig und richtig. Aber sie ist selten vollständig. Irgendetwas wird eben doch vergessen oder unvollständig weitergegeben.

Warum ist eine Arbeitsanweisung wichtig?

Eine Arbeitsanweisung ist eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung der anfallenden Arbeiten und Prozesse. Sie schafft Sicherheit und stellt das gewünschte Servicelevel beziehungsweise Qualitätsstandard sicher. Wie oben aufgezeigt, ist sie hilfreich bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es profitieren jedoch auch gestandene Arbeitskräfte. Denn erfahrene Mitarbeiter können Arbeitsanweisungen als eine Art Nachschlagewerk nutzen. Das gilt sowohl für handwerkliche oder industrielle Produktion als auch für den Bereich Dienstleistung sowie Verwaltung. Sie sind Grundlage für ein reibungsloses Ineinandergreifen vieler Arbeitsschritte.

Warum sind Arbeitsanweisungen wichtiger denn je?

Individualisierte Produkte liegen im Trend. Losgröße 1 ist eine Herausforderung in der Produktion. Mit dem Grad der Individualisierung steigt die Fehleranfälligkeit. Einzelne Bestandteile des Produktionsprozesses unterliegen ständigen Veränderungen. Mit Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten lässt sich dieser Herausforderung begegnen. Damit weiß der Mitarbeiter, welche Arbeitsschritte für das Produkt ausgeführt werden. Es wird nichts vergessen oder zu viel hinzugefügt – auch das gibt es.

Flexibel agieren durch Arbeitsanweisungen

Vielleicht klingt es ein wenig paradox, aber Arbeitsanweisungen ermöglichen Flexibilität. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels helfen solche Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten, angelernte Mitarbeiter schnell in die Produktion zu integrieren. Oder auch Mitarbeiter verschiedenen Bereichen einzusetzen, obwohl dies nicht exakt den Kernkompetenzen des einzelnen Mitarbeiters entspricht. Damit kann das Unternehmen flexibel auf Marktgegebenheiten reagieren.

Arbeitsanweisung richtig erstellen

Vorher muss natürlich eine Arbeitsanweisung erstellt werden. Am besten erledigt dies ein qualifizierter und erfahrener Mitarbeiter. Dieser muss mit dem Prozess vertraut sein. Ebenso empfiehlt es sich, die Qualitätssicherung mit in die Erstellung einer Arbeitsanweisung einzubinden. Was die Form der Arbeitsanweisung betrifft, sollte jedes Unternehmen seinen eigenen „Stil“ finden. Also einheitliche Formate, Aufbau, Text, Wording, Bildsprache, Einbindung von Piktogrammen und Videos. Das sichert Lerneffekte und die Mitarbeiter entwickeln Routine im Interpretieren der Arbeitsanweisung.

Arbeitsanweisung auf Papier oder per App?

Also ist es sinnvoll, eine globale Vorlage zu erstellen, die in verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommt. Eine digitale, papierlose, softwarebasierte Lösung ist unserer Ansicht nach das Mittel der Wahl. Denn papierbasierte Arbeitsanweisungen und Checklisten verursachen oft Probleme. Ändert sich ein Prozess, ändern sich die dazugehörigen Arbeitsanweisungen ebenfalls. Aber wer garantiert bei der Papierlösung, dass da nicht noch alte und somit falsche Arbeitsanweisungen im Umlauf sind? Ebenso ist mit Brüchen in der Dokumentation zu rechnen. Deren Beseitigung verursacht viel Aufwand. Stichwort „Listen einpflegen“. Wer Daten über Qualität, Stand der Produktion und so weiter in Echtzeit haben möchte, für den kommt nur eine digitale Lösung infrage.

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https://www.haufe.de/arbeitsschutz/arbeitsschutz-office/arbeitsanweisungen_idesk_PI957_HI2652309.html
https://praevention-aktuell.de/unterweisungen-bei-schlechten-deutschkenntnissen
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