Software für Qualitätssicherung in Unternehmen

Qualitätssicherung ist eine große Herausforderung und doch einfach zu gewährleisten. Denn mit der Software zur Qualitätssicherung von firstaudit werden Audits zu einer spielend leichten Aufgabe. Die mobile Applikation führt exakt durch jede Prüfung. So gerät nichts aus dem Blickfeld und trotzdem bleiben Anwender jederzeit flexibel: Alle während einer Qualitätskontrolle gewonnenen individuellen Informationen und Ergebnisse lassen sich dynamisch in die mobile Applikation einbinden. Alle Einträge werden synchronisiert und können von allen auch umgehend genutzt werden. So sind alle jederzeit auf demselben Stand. Das verhindert Fehlerquellen. Kurzum: Qualitätssicherung at its best.

Die Qualitätssicherung muss sorgfältig geplant werden, wobei einer der wichtigsten Schritte dieses QS-Plans darin besteht, dass eine Checkliste erstellt wird. firstaudit nutzt Prüfobjekte und Checklisten, die in einem speziellen Backend erstellt worden sind, was über verschiedene Weisen möglich ist:

  • Checkliste über Browserseiten eingeben
  • Checklisten mit dem Hersteller erarbeiten
  • Prüfobjekte als CSV-Datei übernehmen
  • Prüfobjekte aus ERP- oder SAP-System übernehmen

Jeder einzelne Punkt dieser Checklisten steht für eine Prüfung, wobei die Prüfungen auch als Stationen der Qualitätssicherung bezeichnet werden. Die Checklisten selbst sind individuell auf die prüfende Firma zugeschnitten. Bei der Softwareentwicklung legte reinstil großen Wert darauf, dass sich firstaudit individuell anpassen oder auch erweitern lässt. Nur so kann sie entsprechende Anforderungen innerhalb von Projekten und Betrieben erfüllen.

So funktioniert firstaudit

  • Bis ins Detail perfekt organisierte Prüfprozesse: firstaudit bietet zudem den Vorteil, dass sich die einzelnen Ergebnisse einer Überprüfung im Detail nachvollziehen lassen und einzelne Prüfpunkte jederzeit wieder zugeordnet werden können. Zudem lassen sich Barcodes scannen: Sie befinden sich an den Maschinen und können dank der App eingelesen werden. Die überprüfte Maschine sowie der Zeitpunkt des Checks sind jederzeit nachvollziehbar und können im Rahmen einer späteren Prüfung erneut einbezogen werden. Häufig fügen Prüfer verschiedene Hinweise hinzu, die das spätere Nachvollziehen der Audits ermöglichen. firstaudit ermöglicht die Ergänzung von Kommentaren und Notizen, was die spätere Auswertung erleichtert. firstaudit erlaubt überdies das Aufnehmen von Fotos, die als Beleg bei einer Überprüfung dienen können.
  • IT-Sicherheit mit firstaudit: Firmen sind immer wieder Ziel von Hackern, sensible Daten stehen dabei im Fokus. Apps erweisen sich nicht selten als Sicherheitslücke. Die Software-Entwickler von firstaudit haben vorgesorgt und verschiedene Sicherheitsfeatures integriert. In Sachen firmeninterner Sicherheit geht firstaudit bezüglich der Vergabe von Nutzungsrechten über Rollen vor: Jede berechtigte Person bekommt eine Rolle zugewiesen, womit ihr all jene Funktionen zur Verfügung stehen, die ebenfalls an diese Rolle geknüpft sind. Zum Datenschutz dient die DSGVO. Mithilfe der firstaudit App kann auch jederzeit der Nachweis über eine Prüfperson über die integrierte Signatur oder Unterschriftsfunktion erbracht werden. Die elektronische Unterschrift wird in der zentralen Datenbank hinterlegt. Der Entwickler „reinstil“ bietet seine App nur mit besonderen Lizenzen an, die wiederum bewirken, dass die Daten aus der Qualitätssicherung in der Datenhoheit des Unternehmens verbleiben. Das heißt, dass das Unternehmen selbst dafür Sorge tragen muss, dass die DSGVO eingehalten wird.
  • Internationale Nutzung durch Mehrsprachigkeit: Dabei ist eine mehrsprachige Anwendung ebenso möglich: Dabei nutzt der Prüfende seine Sprache, ein anderer Prüfer in einem anderen Land kann seine Sprache anwenden. Die Daten werden in der zentralen Datenbank zusammengeführt und synchronisiert. Das heißt, dass sie am Ende in einer gemeinsamen Sprache zur Verfügung stehen, was Auswertungen und Gegenüberstellungen deutlich vereinfacht.
  • Einblick in alle Vorgänge - jederzeit: Die Qualitätssicherung braucht viele Daten, die für zwei verschiedene Optionen zur Auswertung zur Verfügung stehen. Auf der einen Seite ist es nötig, in einzelne Prüfungen Einsicht zu nehmen und spezielle Audits ganz gezielt zu betrachten. Auf der anderen Seite müssen sich die Daten zur Auditgruppen verdichten lassen. Wichtiges Detail: Der Prüfende muss das vorhandene Netz oder das W-LAN nutzen, damit die angebotene Echtzeit-Option zur Verfügung steht und die Ergebnisse direkt im Backend einsehbar sind. firstaudit verfügt außerdem über ein Scoring-Modul, welches dank Ampelsystemen für eine bessere Beurteilung der Qualität von Reportings sorgt. Die Ampelfarben Rot, Grün und Orange zeigen die Reportings entsprechend ihrer erreichten Prozentzahl an. Antworten und Bewertungen werden dafür mit Punkten versehen, die zum Urteil „bestanden“ oder „nicht bestanden“ führen.
  • Nutzbarkeit von Schnittstellen: Laut gesetzlicher Vorgabe müssen alle Daten, die im Unternehmen aufgenommen werden, über einen festen Zeitraum aufbewahrt werden. Kommt es nämlich zu einer Überprüfung, muss ein Betrieb jederzeit Auskunft geben können. Mithilfe der App ist dies leicht möglich, denn die Daten werden in einer zentralen Datenbank aufbewahrt und von hier aus über Schnittstellen bereitgestellt. Andere Systeme im Unternehmen können somit diese Daten nutzen und weiter verarbeiten. Momentan bestehen bei firstaudit Schnittstellen zu SAP und zu verschiedenen weiteren ERP-Systemen. Die Programmierer in der Softwareentwicklung der reinstil GmbH bieten an, weitere Schnittstellen zur Verfügung zu stellen.
  • Funktionalität für alle Standards und Zertifikate: Die hohe Qualität der Apps von firstaudit dokumentiert die Funktionalität nach den Vorgaben wie DIN EN 13549, DIN EN ISO 9001 oder SUVA und weiteren Standards gemäß ISO und dem Ansatz der CMMI zur Verbesserung von Softwareprozessen. Über Checklisten und Einheitsblätter können Mitarbeiter Abweichungen von der Norm feststellen. Tatsächliche Abweichungen werden oft erst erkannt, wenn Anforderungen nicht erfüllt werden oder der Kunden sich beschwert. Hier setzt unsere Software-Qualität an. Qualität beginnt im Kopf. Clevere Apps beziehen alle Daten mit ein und stellen eine gleichbleibende Qualität sicher.